CHƯƠNG I: LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Một số lí luận chung về văn phòng, công tác văn phòng, CNTT 1. Khái niệm Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của công ty, doanh nghiệp, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi công ty, tổ chức. Hoặc có thể hiểu theo những cách khác nhau như: Văn phòng là bộ máy gi甃Āp việc cho thủ trưởng công ty trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của công ty, đơn vị.
Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính trong công ty đơn vị. Quan niệm này đồng nhất văn phòng với bộ phận văn thư của công ty, đơn vị. Từ những định nghĩa trên, ta có thể hiểu “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của công ty, đơn vị; là nơi thu thập, xử lí, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ gi甃Āp cho hoạt động quản lí; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của công ty, đơn vị”. (Nguồn giáo trình Quản trị văn phòng GS.TS Nguyễn Thành Độ) 1.
Chức năng và nhiệm vụ a) Chức năng Dựa trên các thuật ngữ, khái niệm, cũng như các hoạt động của văn phòng mà chia chức năng của văn phòng thành 3 chức năng chính đó là: Chức năng tham mưu – tổng hợp, đây là một trong những chức năng 11 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.com) lOMoARcPSD|38594337 chuyên biệt tạo nên sự khác biệt giữa văn phòng với các bộ phận khác. Trong công tác này, văn phòng thực hiện chủ yếu hai nhiệm vụ trợ gi甃Āp lãnh đạo, thủ trưởng để tìm ra quyết định tối ưu và sàng lọc, phân tích và tổng hợp thông tin để có thể tham vấn cho lãnh đạo. Thực chất vấn đề ở đây là, tổng hợp có vai trò hỗ trợ cho các hoạt động tham mưu. Chức năng hậu cần, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lí sự dụng các trang thiết bị, các phương tiện và cơ sở vật chất nhằm hỗ trợ các hoạt động của văn phòng ngày một hiệu quả hơn.
Chức năng trợ gi甃Āp điều hành được thể hiện qua các công việc: xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác, tiếp đón khách, hội họp,… Mặc dù các chức năng này mang tính độc lập nhưng ch甃Āng cũng hỗ trợ, bổ sung cho nhau để khẳng định tính tất yếu của văn phòng trong mỗi công ty, tổ chức. b) Nhiệm vụ Từ những chức năng được nêu ở trên, văn phòng được chia thành các nhiệm vụ sau: - Tổ chức bộ máy của văn phòng - Tổ chức xây dựng và theo dõi chương trình, kế hoạch công tác của công ty và của bộ phận văn phòng - Tổ chức thu thập, xử lí và đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lí - Tổ chức xây dựng các quy chế hoạt động của công ty và văn phòng - Chủ trì, phối hợp với các đơn vị tổ chức hội họp - Tổ chức quản lí nhân sự thuộc biên chế văn phòng - Tổ chức và quản lí công tác văn thư lưu trữ - Tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo - Tổ chức đảm bảo công tác hậu cần, y tế, sức khỏe vệ sinh môi trường và an toàn lao động trong công ty. - Tổ chức đảm bảo công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết 12 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.com) lOMoARcPSD|38594337 - Tổ chức đảm bảo công tác an ninh trật tự, phòng chống thiên tai, cháy nổ - Tổ chức công tác thi đua khen thưởng - Thực hiện kiểm tra, giám sát theo sự phân cấp của lãnh đạo - Tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của thủ trưởng công ty. Công tác văn phòng 1.Khái niệm công tác văn phòng Từ những thuật ngữ, khái niệm nêu trên ta có thể khái quát công tác văn phòng được duy trì bởi hai hệ thống: Thứ nhất là hệ thống đầu vào, công tác văn phòng bao gồm các hoạt động: thu thập, xử lí và tổng hợp thông tin; xây dựng các chương trình, kế hoạch về tổ chức bộ máy, tổ chức hội họp, khen thưởng, sử dụng tài sản, trang thiết bị,… bằng cách thức khác nhau nhằm đưa ra quyết sách gi甃Āp tổ chức của mình hoạt động ngày càng vững mạnh.
Thứ hai là hệ thống đầu ra, tại hệ thống này các hoạt động truyền tải thông tin được tiến hành cả nội bộ đến bên ngoài tổ chức dựa trên ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, thủ trưởng công ty tổ chức. Nhờ hoạt động truyền phát thông tin mà các bộ phận, cá nhân trong công ty có thể hiểu được mục tiêu sứ mệnh của tổ chức từ đó có gắng hoàn thành mục tiêu đó. Như vậy, công tác văn phòng là một chỉnh thể bao gồm các hoạt động tổng hợp, xử lí và truyền đạt thông tin, dữ liệu nhằm duy trì hoạt hành chính của công ty, tổ chức bất kì để đạt được sứ mệnh mục tiêu của tổ chức 1. Khái niệm công nghệ thông tin Công nghệ thông tin là một từ khóa quen thuộc trong một xã hội thông minh ngày nay.
Xung quanh cuộc sống của ch甃Āng ta, các thiết bị thông minh ngày càng trở nên phổ biến. cuộc sống của ch甃Āng ta cũng trở nên dễ dàng hơn nhờ những chiếc điện thoại thông minh, máy tính thông minh, ti vi thông minh,…. Thay vì phải viết thư chờ đợi hàng tuần, ch甃Āng ta chỉ cần gửi một tin 13 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.com) lOMoARcPSD|38594337 nhắn, email, hay một cuộc gọi là có thể liên lạc đối với đối tượng cần gặp. Bởi vậy, CNTT đang là một ngành công nghiệp mũi nhọn mà mỗi quốc gia hướng tới nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cuộc sống.
Khái niệm: Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện, công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là máy tính điện tử và các mạng viễn thông - nhằm cung cấp các giải pháp toàn thể để tổ chức, khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin phong ph甃Ā và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. Lí luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 1. Một số khái niệm 1. Ứng dụng công nghệ thông tin Như phân tích phần lí luận về CNTT, ta có thể thấy được đặc điểm cũng như những vai trò, giá trị mà CNTT mang lại cho cuộc sống của mỗi người ch甃Āng ta.
CNTT gi甃Āp con người giảm thiểu sức lao động về mặt thể chất thay vào đó nó gi甃Āp con người sử dụng triệt để tư duy của mình. Với những lợi ích mà CNTT mang lại, việc ứng dụng thành tựu của CNTT vào đời sống là một việc tất yếu. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Dựa trên quá trình phân tích tại phần lí luận chung về văn phòng, công tác văn phòng, công nghệ thông tin, ta có thể thấy mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau của các vấn đề trên. Để bộ phận văn phòng hoạt động hiệu quả, các công tác văn phòng phải được làm tốt, để công tác văn phòng thực hiện nhanh chóng, chính xác, chuyên nghiệp cần có sự hỗ trỡ đắc lực của công nghệ thông tin.
Bởi vậy, Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là ứng dụng các thiết bị kĩ thuật hiện đại như máy vi tính và các phần mềm ứng dụng vào hoạt động thu thập, tổng hợp, xử lí và truyền đạt thông tin, dữ liệu nhằm duy trì hoạt động hành chính của công ty, tổ chức bất kì để đạt được sứ mệnh mục tiêu của tổ 14 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.com) lOMoARcPSD|38594337 chức. Vai trò, đặc điểm của ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản trị văn phòng Có thể nói công nghệ thông tin đã mang lại rất nhiều lợi ích không chỉ trong công tác văn phòng mà trong tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội khác. Sự phát triển của các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa các vùng và các đơn vị tổ chức để cùng nhau tìm kiếm lợi ích cho mình và cho nhân loại. Làm thay đổi phương thức hoạt động của văn phòng từ thủ công sang sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại là chủ yếu; chuyển tải nhanh chóng thông tin tới các bộ phận để phân tích, xử lý, thông tin đầu ra được truyền tới các bộ phận cần thiết để thực hiện công việc; tiết kiệm chi phí đi lại cho con người mà vẫn đạt được hiệu quả cao như làm việc tại văn phòng.
Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 1. Cơ chế - chính sách Hiểu rõ được vai trò và những lợi ích mà CNTT mang lại nên nhà nước ta đã đưa những chính sách khuyến khích việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động của con người. Đặc biệt, trong cải cách tổ chức bộ máy hành chính Chính phủ đã có Luật, Quyết định, Nghị quyết riêng quy định về hình thức ứng dụng CNTT vào hoạt công tác văn phòng. Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/Q11 của Quốc hội ngày 29 tháng 6 năm 2006.
Trong bộ luật này có đưa ra những quy định về việc áp dụng, đối tượng, điều kiện ứng dụng CNTT vào quản lí và các lĩnh vực của đời sống xã hội. Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 của Quốc hội ngày 29 tháng 11 năm 2005. Bộ luật này có đưa ra quy định về việc sử dụng thư điện tử, chữ kí điện tử,… Song song với văn bản luật, các nghị quyết, nghị định, thông tư cũng được 15 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.com) lOMoARcPSD|38594337 ban hành nhằm giải thích luật và gi甃Āp các đối tượng có thể hiểu và áp dụng đ甃Āng luật. Nghị định số 71/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 03 tháng 5 năm 2007 quy định chi tiết và hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật công nghệ thông tin về công nghiệp công nghệ thông tin.
Nghị định số 26/2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 15 tháng 02 năm 2007 quy định chi tiết về thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ kí số và dịch vụ chứng thực chữ kí số. Ngoài ra, còn có rất nhiều quyết định, nghị định khác quy định, hướng dẫn việc ứng dụng CNTT vào hoạt động thực tiễn. Ta có thể thấy rằng, CNTT được nước ta coi trọng và có chính sách để gi甃Āp cơ quan tổ chức có thể tiếp cận CNTT, đồng thời cũng có quy định để bảo vệ nguồn thông tin trong môi trường mạng.