Phần mở đầu Phần này thường chiếm khoảng 10% thời gian bạn định dành cho cuộc phỏng vấn. Mục tiêu của bạn trong giai đoạn này là làm cho ứng viên câm thấy thoài mái để bắt đầu. Bạn có thể thực hiện một số điều dể tạo cảm giác thoải mái này. Hãy có mặt đúng giờ, thân thiện, giới thiệu bàn thân và cho ứng viên biết đôl điều về bạn, giải thích cấu trúc buổi phỏng vấn: “Tôi sẻ hỏi về kinh nghiêm của anh." "Tôi muốn tim hiểu về anh với tư cách là một cá nhân." “Chúng tôi muốn tìm hiểu xem liệu có sự phù hợp giữa những mối quan tâm và khà năng của anh với nhu cầu của công ty chúng tôi hay không.” “Tôi sẽ cung cấp cho anh thông tin về công ty của chúng tôi.” “Tôi rất hãn hạnh được tiếp nhận câu hỏi của anh vào cuối buổi phỏng vấn.” Bạn cũng nên dùng giai đoạn phỏng vấn nàv dể thiết ỉập mối quan hệ tốt với ứng viên.
Hãy thừa nhận một sổ khó khăn và bất tiện khi phỏng vấn, chảng hạn nhu' phải gặp quá nhiều người mới hoặc mệt mới váo cuối ngày. Chút ít hái hước sẽ đem lại hiệu quả trong việc giải tỏa căng thẳng vốn ảnh hưởng không tốt đến cuộc giao tiếp. Hãy tìm thõng tin trên hồ sơ xin việc giúp bạn xây dựng mối quan hệ, hoặc khen ngợi người được phỏng vấn một số lĩnh vưc kinh nghiệm trước đây của họ. Hãy bày tỏ những điểm chung giữa bạn và ứng viên, chẳng hạn, như sống cùng thành phố, mối quen biết lẫn nhau, hay cùng chung mối quan tâm ngoài công việc.
Phần chính Hãy lập kế hoạch sừ dụng 80% thời gian ban định dùng cho cuộc phỏng vấn trong giai đoạn này. Hãy dùng thời gian đó để thu thập thông tin mà bạn sẽ cần để đánh giá ứng viên và “mời chào” về công ty của bạn. Trong phần phỏng vấn này, bạn cần đánh giá khả năng, kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm của ứng viên rồi so sánh chúng với bàng mô tà công việc mà bạn đà lập ra. Hãy áp dụng hệ thống câu hỏi dựa trên hồ sơ xin việc.
Hãy xác định các điểm tương đóng và các cách xử sự phù họp) với mầu hồ sơ lý tướng của bạn. Hãy yêu cầu cung cấp các mẫu công việc đã thực hiện và danh sách tham khảo để xem xét sau cuộc phỏng vấn. Các mẫu này {nếu không có tính bảo mật hay độc quyền sử dụng) có thể bao gồm ấn phẩm quảng cáo bán hàng, sàn phẩm, khảo sát khách hàng, hay khóa đào tạo do ứng viên thiết kế. Những mầu này có thể cho bạn biết nhiều điều về nãng lực cùa ứng viên.
Đôi khi thật khó làm cho ứng viên bộc lộ cụ thể về những thành quá đã liệt kê trong hồ sơ xin việc cúa họ. Nhưng đừng cho phép khó khăn chen vào giữa bạn và thông tin mà bạn yêu cầu. Hây nhớ rằng một sai lầm trong quyết đinh tuyển dụng có thể gáy tốn kém và khó giải quyết. Sự tốn kém đó lại cáng trầm trọng nếu người này nộp đơn ứng tuyển cho một vị trí then chốt nám giữ vai trò ra quyết định.
Vi thế hãy trực tiếp yêu cẩu cung cáp thông tin chi tiết và thăm dò các biện pháp thành công xác thực. Bảng 1-1 nêu một số ví dụ về những điều trình bày trong một hồ sơ xin việc điển hình và cách mà bạn có thể phản hồi để có nhiều chi tiết hơn. Bạn cũng nên đánh giá năng lực cá nhân của ứng viên trong giai đoạn này, như khả năng lành đạo, khà nãng giải quyết vấn đề, khả nảng giao tiếp, kỹ năng làm việc theo nhóm, và chí tiến thù. Hãy dùng những câu hỏi dựa trên tình huống để xác định xem ứng viên thường có xu hướng xử lý tình huống như thế nào, chẳng hạn như: • Đối với vị trí trường phòng dịch vụ khách hàng: “Giả sừ công việc của phòng mà anh sẽ quản lý ở cương vị này mất nhiều ho'n hai ngày so với dối thù cạnh tranh để ra quyết định và thông báo với khách háng.
Anh sè làm gì để giải quyết vấn đề?” • Đối vời vị trí trường phóng bán hàng: “Giả sử một trong nhũng nhân viên thuộc khu vực bán hàng cùa anh đã được khách hàng và nhân viên công ty quý mến, có tiềm năng lớn, nhưng lai không chịu nỗ lực sau hai nám làm việc. Anh sẽ xử lý tinh huống này như thế nào?” Câu trả lời cho những câu hỏi tình huống kiều này sè giúp bạn có ý tường về cách ứng viên giải quyết ván đề. Ngoài ra, hãy hỏi ứng viên về cách họ xử lý những tinh huống tưong tự như vậy trước đây: “Hãy kể cho tôi về lần mà anh đã phải [sa thải một nhân vién/làm việc với một khách hàng quan trọng mà anh vừa mất thưong vụ/lãnh đạo một nhóm cải thiện quy trình.” Dù vậy, hãy thận trọng vì một sỏ người đã áp dung những câu trả lời khuôn mẳu và được chuẩn bị trước cho một số câu hỏi tình huống. Duy trì sự kiểm soát trong cuộc phỏng vấn có ý nghĩa quan trọng.
Chìa khóa cho việc biết đặt câu hỏi và lắng nghe. Ban nén nghe 80% thời gian. Bạn cũng có thể duy trì kiểm soát bằng cách áp dụng một hệ thống câu hỏi lô-gíc. Nếu ứng viên lạc đề, hãy đãt lại câu hỏi cho họ.
Nhớ ghi chú trong quá trình phỏng vấn. Những ghi chú này sẻ giúp bạn nhớ lại các dữ kiện quan trọng về ứng viên. Nhưng hãy kín đáo khi làm chuyện đó, và hảy nói trước cho ứng viên biết là bạn sẽ ghi chú. Hãy nhớ rằng những ghi chú trong cuôc phóng vấn cùa bạn cỏ thể trở thành một phần trong hồ sơ tuyển dụng.
Tránh viết ra bất kỳ điều gì có thể được diễn giải là mâu thuần với luật tuyển dụng theo cơ hội công bằng. Phần kết thúc Hãy dành 10% thời gian phỏng vấn cùa bạn để khái quát lại cac vấn đề. Phần kết thúc là cơ hội để bạn: • Cảm ơn ứng viên đã đến dự buổi phỏng vấn • Giãi thích cách thức và thời điểm ứng viên sẽ dược thõng báo về các cuộc phỏng vấn tiếp theo hoặc các quyết định, tùy theo chinh sách cùa công ty bạn và mối quan tâm cùa bạn đối với ứng viên đó. • Hỏi xem liệu ứng viên có muốn đặt câu hỏi nào không, đặc biệt là những câu hỏi có thể ảnh hường đến quyết định của người đó trong việc tham gia các bước tiếp theo của quy trình phỏng vấn.
Nếu đã hết thời gian phỏng vấn, hãy mời ứng viên gọl lạl cho bạn sau đó nếu có thắc mắc thèm. • Hỏi xem liệu có điều gì chưa được trình bày hoặc không rõ ràng không. • Giới thiệu về công ty của bạn. Nhớ tập trung vào những đặc điểm có khả năng lôi cuốn ứng viên nhất.
• Bắt tay và nhìn thẳng vào mắt ứng viên. • Đưa ứng viên ra cửa hoặc tới nơi kế tiếp. Một số ứng viên sẽ đặt câu hỏỉ về lương bổng hay phúc lợi của họ trong giai đoạn này. ở một số công ty, phòng nhân sự sẽ giải quyết những câu hỏi này.
Những công ty khác cho phép người phỏng vấn tiết lộ mức lương hoặc thang lương. Khi ứng viên đà ra về, hãy lập tức viết ra bất kỳ ghi chú hay nhận định bổ sung nào khi chúng vẫn còn rỏ rệt trong tâm thức bạn. Tình huống nghiên cứu: Phỏng ván chi tiết để tìm ứng viển xuát sắc Brad Smart là tiến sĩ chuyên ngành tâm lý công nghiệp, nổi tiếng với phương pháp phỏng vấn C1DS - chronological in - depth structure (phỏng vấn có kết cấu chuyên sâu theo trình tự thời gian) và thuật ngữ "topgrading” (tuyển chọn ứng viên xuất sắc). Đây là thuật ngữ mà ông dành cho quy trình tuyến chọn cấp điều hành dài dòng và gắt gao được áp dụng cho cà nhũng nhà quản lý đương nhiệm lẫn các ứng viên.
Như đã mỏ tà trong một bài phỏng vấn của Fortune, mục tiêu cùa Smart là xác định các úng viên hạng "A" - những người mà ông cho là các cá nhân hàng đầu trong lĩnh vực nghề nghiệp của họ. Theo ỏng, những người này là 10% cá nhân tài năng hàng đầu trong các lĩnh vực nghề nghiệp cụ thể. Phương pháp phỏng vấn của Smart mạnh mẽ và sâu sắc hơn những gì thường diễn ra theo thông lệ. Ví dụ: ông hỏi mọi ứng vièn nghiêm túc hàng trăm câu hỏi về cuộc sống và nghề nghiệp của người đó, quay trờ lại thời đi học của họ.
Ông hỏi về mọi công việc và mọi cõng ty mà ứng viên đã từng làm. Và để đàm bào câu trả lời mà óng nhận được là trung thực, Smart cho họ biết trước là ông sẽ tiếp xúc với bất kỳ ai trong số những người quản lý cùa họ trong mười năm qua, củng như nhiều cấp báo cáo trực tiếp của họ. Vì vậy khi ông hói họ: "Người quản lý trước đây của anh đã mô tả như thế nào về các ưu khuyết điểm và kết quà làm việc tổng thể của anh?" thì họ biết họ phài hoàn toàn trung thực. Smart đã bị thôi thúc phát triền phương pháp chi tiết của mình bằng kinh nghiệm mà ông đã quan sát trong các cuộc phỏng vấn truyền thống.
Như ỏng đã giải thích với Fortune: Tôi đỡ từng sửng sốt khi làm việc cho một công ty tư vấn quản lý nguồn nhân lực cách đày 28 nám. Một ngày nọ sếp yêu cầu tham giơ một cuộc phỏng vấn việc làm để sàng lọc một ứng viên cho một khách hàng đang cần tuyển phó phòng tiếp thị. Tôi để ý thấy cuộc phỏng vấn đã dành một tiếng rưỡi đồng hồ cho những câu hỏi chung chung, không câu nào trong số đó thể hiện cách người này đã phớt triển năng lực trong nghề nghiệp của mình như thế nào. Những câu hỏi đều đại loại như: "Hãy nói cho tôi về bản thân anh " và "Anh giải quyết việc này như thế nào?" Ngay lập tức tôi nhận thấy những sai lồm trong quy trình này.
Sáu nhà điều hành của khách hàng đã có quan điểm khác nhau về công việc cần tuyển này. Họ thực sự đã không phân tích nó. Tôi nhận thấy hầu hết các công ty đều tuyển người theo kiểu này. Vì thế tòi quyết định bắt tay vào vàn đề đó.
Smart ước tính là gần 50% các vị trí ở cáp quản lý được tuyển thông qua những phương pháp thiếu hệ thống và vô nguyên tắc này để cuối cùng mọi người đều thừa nhận là “tuyển nhầm”. Đặt câu hỏi Chúng ta đà nêu một số ví dụ về các câu hỏi phỏng vấn điển hình.