Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt" do sinh viên Nguyễn Văn Quang (lớp K45S1, Khoa Hệ thống thông tin kinh tế) thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Đức Minh. Đề tài tập trung giải quyết bài toán ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị tác nghiệp tại doanh nghiệp thương mại và xây dựng.

Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Liên Việt được thành lập từ năm 2005, có trụ sở chính tại số 95 phố Khương Thượng và văn phòng giao dịch tại số 168 Xã Đàn 2, phường Đống Đa, Hà Nội. Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực: sản xuất và thi công sản phẩm đúc hợp kim nhôm thương hiệu Kim Môn, thiết kế thi công trang trí nội ngoại thất, thi công xây dựng công trình dân dụng - công nghiệp - hạ tầng kỹ thuật, và kinh doanh vật liệu xây dựng. Sau hơn 8 năm hoạt động, quy mô sản xuất kinh doanh của công ty mở rộng đáng kể, kéo theo khối lượng dữ liệu phát sinh ngày càng lớn.

Tuy nhiên, công tác quản lý dữ liệu và lập báo cáo tại công ty vẫn mang tính chất thủ công, ghi chép trên sổ sách giấy tờ, tình trạng tin học hóa chỉ dừng lại ở mức cục bộ, thiếu tính đồng bộ và chưa hình thành một hệ thống thông tin thống nhất. Việc luân chuyển thông tin giữa các phòng ban chủ yếu thực hiện qua trao đổi trực tiếp hoặc điện thoại. Phương thức quản trị này bộc lộ nhiều bất cập: tốn thời gian tổng hợp, nguy cơ sai sót cao khi nhập liệu vào sổ sách khó phát hiện, việc tra cứu hồ sơ chậm chạp, nguy cơ thất lạc tài liệu và không đáp ứng kịp thời các yêu cầu báo cáo đột xuất phục vụ việc ra quyết định của ban lãnh đạo.

Xuất phát từ thực trạng trên, tác giả xác định mục tiêu nghiên cứu cụ thể bao gồm:

  1. Quản lý tốt hồ sơ cán bộ nhân viên, cung cấp thông tin nhân sự có hệ thống, khái quát và chi tiết.
  2. Giúp người quản lý kiểm soát chặt chẽ danh mục, số lượng và giá thành các sản phẩm của công ty.
  3. Quản lý toàn diện dữ liệu thông tin khách hàng.
  4. Giúp người quản lý kiểm soát tốt các báo cáo và số liệu liên quan đến sản phẩm, khách hàng, nhân viên và hóa đơn.
  5. Xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất và hệ thống chương trình ứng dụng trên Microsoft Access để lưu trữ, tra cứu nhanh chóng, chính xác, đồng thời hỗ trợ xem và in ấn các biểu mẫu báo cáo tổng quát, chi tiết cùng hóa đơn bán hàng.

Nhiệm vụ nghiên cứu được triển khai dựa trên cơ sở đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ cụ thể của cán bộ quản lý công ty và đề xuất các giải pháp kỹ thuật nhằm chuẩn hóa quy trình xử lý dữ liệu. Đối tượng nghiên cứu là quy trình xử lý số liệu và lập báo cáo quản lý tác nghiệp (nhân viên, khách hàng, sản phẩm, hóa đơn). Phạm vi không gian nghiên cứu được thực hiện tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Liên Việt; phạm vi thời gian tập trung vào số liệu hoạt động và tài chính giai đoạn 2008 – 2011.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên khung lý thuyết nền tảng về hệ thống thông tin quản lý, cơ sở dữ liệu quan hệ và kỹ thuật tự động hóa văn phòng:

  • Khái niệm phần mềm và tự động hóa: Khái quát về phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng; bản chất của tự động hóa và tự động hóa văn phòng (Office Automation - OA) qua 3 giai đoạn tiến hóa: OA xử lý sự vụ (sử dụng máy móc văn phòng đơn lẻ), OA xử lý tin tức (ghép nối hệ thống máy tính đa chức năng và cơ sở dữ liệu) và OA hỗ trợ quyết sách (mạng hóa diện rộng, luân chuyển thông tin phục vụ chiến lược).
  • Cơ sở dữ liệu và Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS): Khái niệm về cơ sở dữ liệu, các chức năng của DBMS (lưu trữ lâu dài, truy cập hiệu quả, đồng bộ hóa truy cập cạnh tranh, kiểm tra toàn vẹn và phục hồi dữ liệu), thực thể, tập thực thể, thuộc tính (thuộc tính định danh, mô tả, quan hệ) và các loại liên kết (1-1, 1-n, n-n).
  • Lý thuyết Hệ thống thông tin (HTTT): Căn cứ vào Giáo trình Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý của tác giả Thạc Bình Cường (NXB Thống kê, Hà Nội) và Bài giảng Hệ thống thông tin (2011, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân; tài liệu của Nguyễn Minh Hoàng Ngọc). Khung lý thuyết phân loại HTTT thành 4 cấp độ: Hệ xử lý dữ liệu, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Hệ hỗ trợ ra quyết định và Hệ chuyên gia.
  • Quy trình phân tích và thiết kế HTTT: Nghiên cứu chu trình 4 bước gồm Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án -> Phân tích hệ thống (phân tích chức năng qua biểu đồ phân cấp BFD, biểu đồ luồng dữ liệu DFD; phân tích dữ liệu qua mô hình thực thể liên kết ERD) -> Thiết kế hệ thống (chuyển đổi từ mô tả logic sang mô tả vật lý, chuẩn hóa dữ liệu 1NF, 2NF, 3NF, BCNF, thiết kế giao diện, module và cơ sở dữ liệu) -> Cài đặt hệ thống.
  • Công cụ Microsoft Access: Nghiên cứu 6 đối tượng cấu thành hệ quản trị CSDL Access: Bảng (Table), Truy vấn (Query - bao gồm Select Query, Crosstab Query, Make Table Query, Update Query, Append Query, Delete Query), Biểu mẫu (Form), Báo biểu (Report), Tập lệnh (Macro) và Đơn thể (Module viết bằng Access Basic).

Tác giả áp dụng các phương pháp nghiên cứu thực tiễn sau:

  • Phương pháp quan sát: Trực tiếp quan sát các thao tác tác nghiệp, cách thức thu thập số liệu, ghi sổ sách và lập báo cáo của các cán bộ quản lý tại các phòng ban nhằm nhận diện những nút thắt và hạn chế của quy trình hiện hành.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, đối chiếu và phân tích các văn bản, biểu mẫu nghiệp vụ thực tế tại doanh nghiệp như hóa đơn giao dịch, phiếu thanh toán, báo cáo định kỳ tuần/tháng, bảng kê danh mục sản phẩm và lịch làm việc của các bộ phận.

Nguồn dữ liệu của đề tài bao gồm dữ liệu sơ cấp từ phỏng vấn cán bộ nhân viên và dữ liệu thứ cấp trích xuất từ báo cáo tài chính đã được kiểm toán của công ty giai đoạn 2008 – 2011 cùng các tài liệu quản lý nội bộ.

Thiết kế và triển khai hệ thống phần mềm

Trên cơ sở phân tích nhu cầu quản lý của Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Liên Việt, khóa luận đã thiết kế và triển khai ứng dụng quản lý cơ sở dữ liệu trên môi trường Microsoft Access.

1. Khảo sát luồng thông tin vào - ra

  • Thông tin đầu vào (Input): Thông tin nhân viên (trích xuất từ hồ sơ cán bộ nhân viên), thông tin khách hàng (do đối tác/khách hàng cung cấp khi giao dịch), thông tin sản phẩm (danh mục, quy cách, đơn giá do công ty ban hành) và thông tin hóa đơn bán hàng.
  • Thông tin đầu ra (Output): Các bảng tổng hợp dữ liệu, báo cáo định kỳ về tình hình nhân sự, danh sách khách hàng, danh mục sản phẩm tồn - bán, hóa đơn in trực tiếp cho khách hàng và các biểu mẫu phục vụ tra cứu nhanh.

2. Mô hình hóa dữ liệu và quan hệ thực thể

Mô hình thực thể liên kết (ERD) được xác định gồm 4 thực thể chính tham gia vào các mối quan hệ (1-n) thông qua bảng trung tâm HÓA ĐƠN:

  • Liên kết giữa NHÂN VIÊN và HÓA ĐƠN: Một nhân viên có thể lập nhiều hóa đơn (quan hệ 1-n).
  • Liên kết giữa KHÁCH HÀNG và HÓA ĐƠN: Một khách hàng có thể thực hiện nhiều giao dịch hóa đơn (quan hệ 1-n).
  • Liên kết giữa SẢN PHẨM và HÓA ĐƠN: Một loại sản phẩm có thể xuất hiện trên nhiều hóa đơn mua hàng (quan hệ 1-n).

3. Cấu trúc các bảng dữ liệu (Tables)

Hệ thống được thiết kế gồm 4 bảng dữ liệu vật lý với cấu trúc chi tiết như sau:

Tên bảng Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Ghi chú
Bảng nhân viên Mã NV Number 12 Khóa chính (Primary key)
Tên NV Text 29 Tên của nhân viên
Địa chỉ Text 30 Địa chỉ của nhân viên
Số điện thoại Number 12 Số điện thoại liên hệ
Ngày sinh Date/Time 50 Ngày tháng năm sinh
Giới tính Yes/No 5 Giới tính
Lương Number 12 Mức lương của nhân viên
Bảng khách hàng Mã KH Number 7 Khóa chính (Primary key)
Tên khách hàng Text 29 Họ và tên khách hàng
Địa chỉ Text 40 Địa chỉ cư trú/giao dịch
Giới tính Yes/No 5 Giới tính khách hàng
Điện thoại Number 12 Số điện thoại liên hệ
Tài khoản Number 15 Số tài khoản giao dịch
CMT Number 12 Số chứng minh thư nhân dân
Bảng sản phẩm Mã SP Number 10 Khóa chính (Primary key)
Tên SP Text 15 Tên gọi sản phẩm
Đơn vị Text 10 Đơn vị tính
Giá Number 10 Đơn giá sản phẩm
Số lượng Number 8 Số lượng tồn/sản xuất
Bảng hóa đơn Mã hóa đơn Number 10 Khóa chính (Primary key)
Ngày lập Date/Time 10 Ngày lập hóa đơn bán hàng
Mã KH Number 7 Khóa ngoại liên kết bảng Khách hàng
Mã NV Number 12 Khóa ngoại liên kết bảng Nhân viên
Mã Sản phẩm Number 10 Khóa ngoại liên kết bảng Sản phẩm
Số lượng Number 4 Số lượng hàng hóa giao dịch
Đơn giá Number 10 Đơn giá thực tế thanh toán

4. Thiết kế giao diện biểu mẫu (Forms) và báo biểu (Reports)

  • Hệ thống Biểu mẫu (Forms):
    • Giao diện quản lý thông tin nhân viên: Cho phép nhập mới, cập nhật hồ sơ, sửa đổi dữ liệu và xóa thông tin nhân viên thôi việc.
    • Giao diện quản lý thông tin khách hàng: Hỗ trợ lưu trữ, cập nhật và tra cứu thông tin đối tác, khách hàng thân thiết.
    • Giao diện quản lý sản phẩm: Quản lý thông tin kỹ thuật, cập nhật biến động đơn giá và điều chỉnh số lượng sản phẩm.
    • Giao diện quản lý thông tin hóa đơn: Xử lý nhập liệu giao dịch, tính toán thành tiền tự động và lưu trữ dữ liệu bán hàng.
  • Hệ thống Báo biểu (Reports):
    • Lập báo cáo về nhân viên: Kết xuất danh sách hồ sơ nhân sự theo phòng ban/toàn công ty.
    • Lập báo cáo về khách hàng: Kết xuất danh bạ và lịch sử thông tin giao dịch của khách hàng.
    • Lập báo cáo về sản phẩm: Thống kê danh mục sản phẩm, số lượng và bảng báo giá.
    • Lập báo cáo về hóa đơn: Kết xuất và in ấn hóa đơn bán hàng trực tiếp cùng báo cáo doanh thu theo hóa đơn.

Nội dung chính theo từng phần của khóa luận

Phần I: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Phần này trình bày sự cần thiết của tin học hóa quản lý trong các doanh nghiệp xây dựng - thương mại tại Việt Nam. Tác giả tiến hành điểm luận 2 công trình nghiên cứu tiền nhiệm liên quan:

  • Đề tài "Ứng dụng access trong công tác quản lý nhân sự và kế toán tiền lương" của nhóm sinh viên Huỳnh Đức Dũng, Nguyễn Thị Khế, Lê Thị Thu Hiền (Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin): Đề tài đã xây dựng được chương trình cơ bản bằng Access nhưng mới giải quyết được một phần nhỏ của kế toán tiền lương, hệ thống quản lý nhân sự chưa hoàn thiện, giao diện còn hạn chế.
  • Đề tài "Xây dựng ứng dụng Quản lý hàng hóa công nợ tại công ty Nam Mai" của tác giả Nguyễn Chí Cường (2009, Khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM): Đề tài đã hệ thống hóa lý thuyết và xây dựng được phần mềm quản lý hàng hóa, song phạm vi chỉ dừng lại ở phân hệ hàng hóa và công nợ, chưa tích hợp quản lý tổng thể các mặt hoạt động khác.

Trên cơ sở đánh giá khoảng trống nghiên cứu, tác giả xác định rõ mục tiêu xây dựng một phần mềm quản trị tích hợp đa phân hệ (nhân viên, khách hàng, sản phẩm, hóa đơn) phù hợp với quy mô của Công ty Liên Việt.

Phần II: Cơ sở lý luận và thực trạng sử dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt

Tác giả hệ thống hóa các lý thuyết cơ sở về phần mềm, tự động hóa văn phòng, hệ thống thông tin quản lý và quy trình phân tích thiết kế CSDL. Nội dung phân tích thực trạng tại Công ty Liên Việt tập trung vào các khía cạnh:

  • Tổ chức bộ máy: Cơ cấu theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, 5 phòng chức năng (Phòng Kế toán tài chính, Phòng Kinh tế kỹ thuật, Phòng Tư vấn xây dựng, Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính - nhân sự) và Đội thi công trực tiếp.
  • Tình hình tài chính: Vốn điều lệ của công ty đến cuối năm 2011 đạt trên 14 tỷ đồng. Kết quả kinh doanh ghi nhận mức tăng trưởng đều qua các năm:
Năm Tổng tài sản (nghìn đồng) Tổng doanh thu (nghìn đồng) Lợi nhuận trước thuế (nghìn đồng) Lợi nhuận sau thuế (nghìn đồng)
2008 10.000 11.000 1.000 1.000
2011 so với 2010 Tăng trưởng ổn định Tăng 9.000 Tăng 2.000 Tăng 1.000
  • Hiện trạng hạ tầng CNTT:
    • Phần cứng: Gồm 18 máy tính (15 máy để bàn, 3 máy xách tay) phân bố tại 7 phòng ban; 1 máy chủ Samsung (mã hiệu x3500 trang bị từ năm 2008, cấu hình: Mainboard Samsung x3500 M3, vi xử lý Intel Xeon E5620 2.4GHz/12M/80W/1066MHz, bộ nhớ RAM 4GB PC3 DDR3 1333MHz ECC RDIMM, bộ điều khiển ServeRAID M1015 SAS/SATA hỗ trợ RAID 0,1,10, ổ cứng 8x HDD HotSwap).
    • Phần mềm: Sử dụng hệ điều hành Windows, phần mềm kế toán EFFECT và hệ quản trị nội dung website CMS.
    • Hạ tầng mạng: Mạng Internet VNPT, mạng LAN nội bộ kết nối cáp đồng trục (dải thông 2,5 - 10 Mb/s), trang bị Switch, Router và thiết bị Print server phục vụ chia sẻ máy in độc lập.
    • Nhân lực CNTT: Có 2 nhân viên chuyên trách quản trị website và hệ thống mạng nội bộ.
    • Trình độ tin học của nhân viên: 60% cán bộ nhân viên am hiểu và sử dụng thành thạo máy tính; 40% chỉ thực hiện được các thao tác cơ bản.
  • Đánh giá thực trạng: Doanh nghiệp có hạ tầng mạng và phần cứng tương đối tốt, nhân sự trẻ dễ tiếp thu công nghệ mới. Tuy nhiên, công ty chưa có phần mềm chuyên dụng để quản lý số liệu và báo cáo thống nhất, vẫn phụ thuộc vào ghi chép sổ sách giấy tờ thủ công, dẫn đến tình trạng chậm trễ và sai sót trong công tác quản lý.

Phần III: Ứng dụng phần mềm trong việc tự động hóa quá trình xử lý số liệu và lập báo cáo tại công ty TNHH xây dựng và thương mại Liên Việt

Phần này trình bày toàn bộ kết quả phân tích thiết kế hệ thống phần mềm:

  • Khảo sát chi tiết luồng thông tin đầu vào và đầu ra của hệ thống tác nghiệp.
  • Xây dựng mô hình quan hệ thực thể (ERD) và chuẩn hóa cấu trúc 4 bảng dữ liệu quan hệ (Bảng nhân viên, Bảng khách hàng, Bảng sản phẩm, Bảng hóa đơn) trên Microsoft Access.
  • Thiết lập các ràng buộc toàn vẹn và mối quan hệ giữa các trường thuộc tính.
  • Thiết kế giao diện 4 biểu mẫu (Form) phục vụ cập nhật, tra cứu dữ liệu và 4 mẫu báo biểu (Report) phục vụ tự động lập, in ấn báo cáo định kỳ.
  • Đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm tại doanh nghiệp.

Kết quả và đóng góp

1. Kết quả chính

Khóa luận đã khảo sát thực tế và xây dựng thành công ứng dụng quản lý cơ sở dữ liệu trên phần mềm Microsoft Access cho Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Liên Việt:

  • Chuẩn hóa và thiết lập thành công 4 bảng cơ sở dữ liệu quan hệ (Nhân viên, Khách hàng, Sản phẩm, Hóa đơn) đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.
  • Xây dựng 4 giao diện biểu mẫu (Form) thân thiện, hỗ trợ người dùng cập nhật, tra cứu, chỉnh sửa và xóa thông tin dễ dàng.
  • Xây dựng 4 mẫu báo biểu (Report) tự động hóa hoàn toàn quá trình kết xuất dữ liệu và in ấn báo cáo định kỳ về nhân sự, khách hàng, sản phẩm và hóa đơn thanh toán.
  • Loại bỏ các bước ghi chép thủ công trên sổ sách giấy tờ, giúp giảm thiểu sai sót số liệu và rút ngắn đáng kể thời gian tra cứu, lập báo cáo cho ban lãnh đạo.

2. Giải pháp và kiến nghị của tác giả

  • Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng tin học và hướng dẫn sử dụng phần mềm mới cho 40% cán bộ nhân viên chưa thành thạo thao tác máy tính.
  • Tận dụng tối đa công năng của hệ thống máy tính (18 máy), máy chủ Samsung x3500 và hệ thống mạng LAN sẵn có để triển khai vận hành phần mềm đồng bộ giữa các phòng ban.
  • Ban hành quy chế cập nhật dữ liệu thường xuyên, quy định rõ trách nhiệm nhập liệu đối với từng bộ phận nhằm đảm bảo tính chính xác và nhất quán của cơ sở dữ liệu.

3. Đóng góp của đề tài

Tác giả tự xác định đề tài đã khắc phục được những hạn chế của các nghiên cứu trước đây (vốn chỉ dừng lại ở một phân hệ đơn lẻ như kế toán tiền lương hoặc quản lý hàng hóa). Ứng dụng được xây dựng tích hợp đồng thời 4 phân hệ cốt lõi của doanh nghiệp thương mại - xây dựng, bám sát nhu cầu thực tế và giải quyết triệt để bài toán xử lý dữ liệu thủ công tại Công ty Liên Việt.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Căn cứ theo nội dung văn bản, ứng dụng được thiết kế trên nền tảng Microsoft Access ở mức độ cơ bản, chủ yếu sử dụng các công cụ sẵn có (Table, Query, Form, Report) để đáp ứng nhu cầu quản trị nội bộ quy mô nhỏ; chưa phát triển sâu các module mở rộng bằng mã lệnh VBA/Access Basic phức tạp. Hệ thống mới dừng lại ở việc quản lý các dữ liệu tác nghiệp độc lập, chưa liên kết tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán EFFECT hay hệ thống quản trị nội dung website CMS của công ty.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phạm vi phát triển các module chức năng nâng cao; tối ưu hóa giao diện người dùng; nghiên cứu giải pháp tích hợp, đồng bộ cơ sở dữ liệu của phần mềm với hệ thống website doanh nghiệp và các phần mềm quản lý chuyên ngành khác nhằm phục vụ quản trị toàn diện.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên các chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học quản lý, Công nghệ thông tin và Quản trị kinh doanh đang thực hiện đồ án, khóa luận tốt nghiệp về phân tích, thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý doanh nghiệp.
  • Cán bộ quản lý tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực thương mại, xây dựng đang tìm kiếm giải pháp tin học hóa quy trình tác nghiệp với chi phí thấp bằng các công cụ sẵn có của Microsoft Office.
  • Phần đáng tham khảo nhất của khóa luận là quy trình chuẩn hóa lược đồ dữ liệu quan hệ (ERD), thiết kế cấu trúc trường trong các bảng dữ liệu vật lý và phương pháp xây dựng giao diện biểu mẫu - báo biểu liên kết trên Microsoft Access.

Câu hỏi thường gặp

1. Đề tài được nghiên cứu tại doanh nghiệp nào và hoạt động trong lĩnh vực gì?

Đề tài được thực hiện tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Liên Việt (thành lập năm 2005, trụ sở tại Đống Đa, Hà Nội). Doanh nghiệp chuyên về sản xuất và thi công sản phẩm đúc hợp kim nhôm thương hiệu Kim Môn, trang trí nội ngoại thất, thi công các công trình xây dựng dân dụng - công nghiệp - hạ tầng giao thông và kinh doanh vật liệu xây dựng.

2. Hiện trạng hạ tầng phần cứng và mạng máy tính của công ty tại thời điểm nghiên cứu như thế nào?

Công ty được trang bị 18 máy tính (15 máy để bàn, 3 máy xách tay) bố trí tại 7 phòng ban; 1 máy chủ Samsung x3500 (trang bị năm 2008, dùng chip Intel Xeon E5620, RAM 4GB ECC DDR3, card ServeRAID M1015); hệ thống mạng LAN nội bộ kết nối cáp đồng trục tốc độ 2,5 - 10 Mb/s cùng các thiết bị Router, Switch và Print server chia sẻ máy in độc lập.

3. Cơ sở dữ liệu của phần mềm gồm những bảng nào và mối quan hệ giữa chúng ra sao?

Cơ sở dữ liệu gồm 4 bảng: Bảng nhân viên, Bảng khách hàng, Bảng sản phẩm và Bảng hóa đơn. Trong đó, Bảng hóa đơn là bảng trung tâm nhận liên kết quan hệ 1-n từ 3 bảng còn lại (Bảng nhân viên -> Bảng hóa đơn, Bảng khách hàng -> Bảng hóa đơn, Bảng sản phẩm -> Bảng hóa đơn).

4. Khóa luận chỉ ra thực trạng trình độ tin học của nhân viên công ty ra sao trước khi áp dụng phần mềm?

Khảo sát tại doanh nghiệp cho thấy có 60% cán bộ nhân viên am hiểu và sử dụng thông thạo máy tính, 40% nhân viên chỉ thực hiện được các thao tác cơ bản. Mặc dù có máy tính và mạng LAN nhưng công ty chưa có phần mềm CSDL chuyên dụng, mọi việc theo dõi số liệu và lập báo cáo vẫn thực hiện thủ công trên giấy tờ sổ sách.

5. Tác giả đã chỉ ra những hạn chế gì ở các công trình nghiên cứu đi trước?

Tác giả chỉ ra rằng đề tài của nhóm Huỳnh Đức Dũng (CĐ Công nghệ Thông tin) mới chỉ giải quyết được một phần kế toán tiền lương và giao diện chưa hoàn thiện; trong khi đề tài của Nguyễn Chí Cường (2009, ĐH SPKT TP.HCM) chỉ tập trung vào quản lý hàng hóa và công nợ, chưa mở rộng quản lý bao quát các mặt hoạt động khác của doanh nghiệp.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Văn Quang đã hoàn thành mục tiêu nghiên cứu thông qua việc phân tích thực trạng và xây dựng thành công ứng dụng cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access cho Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại Liên Việt. Phần mềm giải quyết hiệu quả bài toán tự động hóa xử lý số liệu và kết xuất báo cáo cho 4 phân hệ quản lý trọng yếu gồm nhân sự, khách hàng, danh mục sản phẩm và hóa đơn bán hàng. Kết quả nghiên cứu thể hiện tính ứng dụng thực tiễn cao, giúp doanh nghiệp khắc phục tình trạng quản lý thủ công trên giấy tờ và nâng cao hiệu quả điều hành tác nghiệp.