Chương 1: Tổng quan: Đặt van dé, giải quyết van đề, mục tiêu và phạm vi của đề tài. Chương 2: Cơ sở lý thuyết: Giới thiệu về BPMN, Camunda BPMN, ASP. Các nghiên cứu liên quan và khảo sát về các quy trình nghiệp vụ. Chương 3: Nghiên cứu thực nghiệm: Thu thập thông tin và xây dựng các quy trình.
Nghiên cứu cơ cau tô chức, các quy trình hiện tại và đề xuất cải tiến các quy trình. Chương 4: Triển khai và kiểm thử: Triển khai các quy trình và đo lường độ hiệu quả, tính chặt chẽ của quy trình.1 Dat van dé Với tốc độ phát triển co sở ha tầng ngày càng mạnh mẽ hiện nay, nhu cầu về dịch vụ công ích càng rộng lớn và đa đạng. Kéo theo sự phát triển và nhu cầu đó thì số lượng nhân sự, nhân công tại các công ty công ích ngày một tăng, nên việc kiểm soát được hồ sơ lưu trữ, sự luân chuyển nhân sự, nhân công giữa các phòng ban, các chi nhánh ngày càng lớn. Với tốc độ phát triển cơ sở hạ tầng ngày càng mạnh mẽ hiện nay, nhu cầu về dịch vụ công ích càng rộng lớn và đa đạng.
Kéo theo sự phát triển và nhu cầu đó thì số lượng nhân sự, nhân công tại các công ty công ích ngày một tăng, nên việc kiểm soát được hồ sơ lưu trữ, sự luân chuyên nhân sự, nhân công giữa các phòng ban, các chi nhánh ngày càng lớn. Nhân sự luôn là yếu tố then chốt dé tạo nên một doanh nghiệp thành công, vì vậy làm sao dé quản lý nhân sự hiệu qua, tận dụng tối đa nguồn nhân lực luôn là một bài toán khó đặt ra cho mỗi nhà quản lý, đặc biệt là khi doanh nghiệp ngày càng mở rộng, số lượng nhân sự ngày càng tăng, số lượng công việc, vấn đề cần giải quyết càng chồng chéo, khó có thé xử lý bằng phương pháp thu công. Lúc này, hầu hết những doanh nghiệp biết đón đầu xu hướng đã chọn HRM như một công cụ đắc lực trong quản trị nhân sự. Vậy HRM là gì? Và tại sao doanh nghiệp lại cần sử dụng phan mềm HRM? Xử lý tự động các công việc nhân sự thông thường Ở nhiều công ty, bộ phận nhân sự phải đối mặt với tình trạng khó xử khi mà các nhà quản lý nhân sự thực sự muốn cải thiện môi trường làm việc tổng thể cho nhân viên, nhưng hau hết thời gian thì họ phải đối phó với thủ tục giấy tờ và các nhiệm vụ quản trị hàng ngày như xử lý thông tin nhân viên và giải đáp các thắc mắc, câu hỏi của nhân viên.
Để giải quyết các nhiệm vụ này, các công ty có thể sử dụng phần mềm HRM. Cụ thé HRM giúp loại bỏ phần lớn các thủ tục giấy tờ liên quan đến hoạt động nhân sự. Nó sô hóa các thông tin liên quan đên nhân viên như lịch sử việc làm, giấy phép, chứng chỉ, giáo dục, kỹ năng, hiệu suất, và thông tin bồi thường, tuyển dụng, thay đổi lương,. Đồng thời, HRM giúp tập trung dữ liệu của nhân viên vào một hệ thống và tạo bất kỳ tài liệu nào một cách nhanh chóng dựa trên thông tin này.
Quản lý nhân viên hiệu quả Phần mềm HRM giúp giảm các nhiệm vụ quản tri lặp đi lặp lại và tự động hóa một số quy trình trong công ty từ đó cải thiện hiệu quả tổng thể cho công ty. Hầu hết các hệ thống HRM giúp dễ dàng tập trung dữ liệu, tự động hóa luồng công việc kinh doanh và có khả năng hiển thị dữ liệu bằng các biểu đồ và đồ thị. Dưới đây là các tính năng chính mà hệ thống quản lý nhân sự có thé cung cấp dé cải thiện hiệu quả quản lý nhân viên và quy trình làm việc: e Quản lý chấm công: Tính năng này theo dõi giờ làm việc của nhân viên và đảm bảo răng nhân viên được trả đúng mức cho việc làm thêm giờ. Nếu không có HRM, rất khó có thé theo dõi chính xác thông tin này.
e Quản lý đảo tạo: Tính năng này theo dõi va báo cáo các chương trình dao tạo và các khóa học cho nhân viên. Nó giúp tổ chức các chương trình đào tạo, phân loại, lưu hồ sơ, lịch sử và lịch trình đảo tạo. e Tính lương: Lỗi tính lương có thé gây ra rac rối lớn cho công ty, do đó điều quan trong là phải quản lý tiền lương tốt. Phan mềm HRM giúp tính toán tiền lương, kiểm soát lịch thanh toán và đảm bảo tính chính xác.
Cải thiện sự hài lòng của nhân viên Nhân viên tự phục vụ là một trong những tính năng được yêu cầu nhiều nhất của phần mềm HRM hiện đại. Nhân viên thường có câu hỏi chỉ tiết về các điều khoản, điều kiện, tiền lương, nghỉ phép, v. Nhưng rất khó cho bộ phận nhân sự trả lời tât cả những câu hỏi này riêng lẻ cho hàng trăm công nhân. Một hệ thống quản lý nhân sự tự động cung cấp cho nhân viên sự phục vụ tot hơn và khiên nhân viên hài lòng hơn.
Với HRM, nêu một nhân viên muôn kiêm tra những thông tin về tiền lương, số ngày nghỉ,. họ có thé dé dàng nắm bắt thông qua một tài khoản cá nhân của riêng họ. Giảm thiểu chi phí và tránh sai sót Thay vì nhập dữ liệu thủ công, công nghệ tự động của HRM giúp tiết kiệm chi phí đáng kể cho công ty. Đồng thời việc tự động hóa cũng giúp doanh nghiệp tránh những lỗi sai không đáng có như các mục nhập kép và cung cấp cho nhân viên khả năng kiểm tra kỹ công việc của họ tránh bat kỳ lỗi chính tả nào có thé xảy ra.
Bảo mật dữ liệu Đầu tư vào phan mềm HRM là một bước quan trọng dé đảm bảo việc bảo vệ dữ liệu của nhân viên. Chủ sử dụng lao động có trách nhiệm ngăn chặn dữ liệu nhân viên cá nhân khỏi bị lạm dụng và bảo vệ dữ liệu này chống lại các mối đe dọa bên ngoài. Hệ thống quản lý nhân sự HRM giúp bảo vệ thông tin cá nhân khỏi tin tặc và người dùng trái phép bằng cách mã hóa nó. Ngoài ra, một phần mềm HRM đi kèm với chức năng tính lương sẽ có cách an toàn hon dé xử lý tiền lương nhờ quyền ủy quyền mật khẩu và lưu trữ thông tin trên phần cứng nội bộ.
Áp dụng HRM tại các công ty công ích Tại các công ty công ích, con người luôn là tài sản quý giá nhất của công ty, nên việc tối ưu hoá được các quy trình nghiệp vụ nhân sự, giảm tải các quy trình hằng ngày trong công việc của nhân viên, rút ngắn thời gian làm, tăng năng suất lao động cần được chú trọng, không những thé việc quan lý năng lực hay tong quát được chỉ số đo lường hiệu quả công việc để có những mức thưởng xứng đáng cho từng cá nhân tạo cho toàn nhân viên cảm giác được trân trọng khả năng đóng góp vào phát triển chung của công ty giúp cho toàn thé cán bộ , nhân viên thoải mái và tận tâm công hiến. Vì thế, việc tối ưu hoá các quy trình nghiệp vụ luôn là một trong những vấn đề được chú trọng và ưu tiên hàng đầu. Hiện nay, tại nhóm công ty công ích đang gặp nhiều khó khăn trong quy trình nghiệp vụ như: việc quản lý ngày phép, quản lý KPI, hay các báo cáo về tiến độ công trình, kế hoạch thu chi luôn có nhiều vấn đề khó khăn. Ví dụ như về quản lý KPI của một nhân sự, hiện tại các nhân sự luôn tự mình đề xuất một kế hoạch công việc theo tuần gửi về cho trưởng bộ phận sau mỗi ngày làm việc, báo cáo đầy đủ về ngày hôm đó làm gì , tiến độ bao nhiêu phan trăm, khó khăn gặp phải nếu có và thời gian hoàn thành.
Dựa vào đó, trưởng bộ phận có trách nhiệm tổng kết công việc từng nhân viên dé cho ra được tháng đó nhân viên có đạt chỉ tiêu không, tiến độ công việc hoàn thành có đúng hạn không? Nhìn vào đó, trưởng phòng có cơ so đánh giá KPI cho từng nhân viên. Ngoài quản lý KPI của nhân viên, quản lý về ngày phép cũng là vấn đề đáng lưu ý, vì tổng công ty chia nhỏ ra thành từng pháp nhân, từng cơ sở, nên việc quản lý ngày phép vẫn chưa được chú trọng và chỉ được thực hiện thủ công bằng cách lọc trên gmail. Chính vi không có việc quan lý ngày phép nên ở các cấp lãnh đạo không thé nam bắt được bộ phận hôm đó có bao nhiêu nhân sự, từ đó gặp khó khăn khi có nhu cầu điều động qua công trình, không nắm bắt được thói quen nghỉ phép của nhân sự sẽ nghỉ nhiều vào thời gian nào, nghỉ vì lý do gì để kịp thời đề phòng và có kế hoạch chuẩn bị cho các giai đoạn cao trào của công việc, tránh vào thời điểm nhân sự hay nghỉ phép. Còn về mặt nhân sự, việc không thống kê được số phép còn lại của từng nhân viên khiến cho việc ra quyết định phê chuẩn diễn ra chậm, nhân sự thường mat rất nhiều thời gian dé lọc trong mail đếm số ngày họ đã nghỉ và khó khăn hỗ trợ trong việc chuyển đổi số ngày phép thành ngày lương.
Ngoài khó khăn về cấp độ quản lý, các cấp lãnh đạo cũng bị hạn chế trong việc đánh giá tổng quan của cả công ty như: báo cáo tổng quan về công trình, báo cáo tông quan về kế hoạch thu chi, hay sự tăng giảm nhân sự của các cấp và nhu cầu tuyển dụng của mỗi khu vực, mỗi chi nhánh. Như việc nhân sự nghỉ việc, hay điều chuyển vẫn chưa có báo cáo tổng quan hay cái nhìn cụ thể và theo như hiện tại các báo cáo đều sẽ đối chiếu 1 tuần 1 lần nên việc chủ động nắm tình hình còn gây nhiều khó khăn. Cũng như việc quản lý kế hoạch thu chi, các khoản phát sinh cho công trình chỉ được cập nhật và đối chứng vào cuối tuần, các hạng mục thi công có rất nhiều và mỗi khi cuối tuần bộ phận tài chính rat vat vả trong việc nhập hàng trăm dòng dữ liệu và đối chứng từ phần mềm với excel dé ra được con số chính xác. Việc các khoản phát sinh nhỏ lẻ làm cho bộ phận tài chính lười trong việc đối chiều chứng thực, thường đợi đến khi có nhiều khoản chi tiêu hay đến cuối tuần mới làm luôn một lần khiến các dữ liệu khi muốn lay tại một thời điểm không chính xác so với thực tế.