Giáo trình Quản lý dự án Công nghệ Thông tin - Trường Đại học Công nghệ Thông tin

• Trường học: Trường Đại học Công Nghệ Thông Tin
• Chuyên ngành: Công nghệ thông tin
• Đề tài: Quản lý dự án công nghệ thông tin
• Loại tài liệu: Giáo trình
• Năm xuất bản: 2010
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan về quản lý dự án công nghệ thông tin tại UIT

Quản lý dự án công nghệ thông tin là lĩnh vực kết hợp kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng tổ chức. Trường Đại học Công nghệ Thông tin (UIT) thuộc Đại học Quốc gia TP.HCM đào tạo chuyên ngành này từ nhiều năm nay. Chương trình tập trung vào chu trình dự án CNTT gồm 7 giai đoạn: xác định, phân tích, thiết kế, thực hiện, kiểm thử hệ thống, kiểm thử chấp nhận và vận hành. Sinh viên học cách lập kế hoạch, ước lượng chi phí, quản lý rủi ro và điều phối nhân lực. Mỗi giai đoạn có tài liệu đầu ra rõ ràng. Giai đoạn xác định cho ra tài liệu nghiên cứu khả thi và danh sách rủi ro. Giai đoạn phân tích tạo ra đặc tả chức năng. Phương pháp tiếp cận tuần tự giúp kiểm soát tiến độ. Quản lý dự án CNTT đòi hỏi hiểu biết sâu về cả quy trình kỹ thuật lẫn nghiệp vụ. Người quản lý dự án phải kết nối nhóm phát triển với các bên liên quan. Đây là nền tảng quan trọng cho mọi chuyên gia CNTT hiện đại.

1.1. Khái niệm dự án và các bên liên quan

Dự án CNTT là tập hợp các hoạt động có mục tiêu, thời hạn và nguồn lực xác định nhằm tạo ra sản phẩm công nghệ thông tin. Các bên liên quan gồm chủ đầu tư, người dùng cuối, nhóm phát triển và quản lý dự án. Mỗi bên có vai trò và trách nhiệm khác nhau. Người dùng cuối cung cấp yêu cầu thực tế từ nghiệp vụ. Chuyên gia CNTT chuyển hóa yêu cầu đó thành giải pháp kỹ thuật. Người quản lý dự án điều phối và đảm bảo tiến độ. Hiểu rõ quan hệ giữa các bên giúp dự án thành công.

1.2. Bảy giai đoạn của chu trình dự án CNTT

Chu trình dự án CNTT tại UIT được phân chia thành 7 giai đoạn tuần tự. Giai đoạn xác định làm rõ phạm vi và tính khả thi. Giai đoạn phân tích xây dựng đặc tả chức năng chi tiết. Giai đoạn thiết kế tạo kiến trúc hệ thống. Giai đoạn thực hiện bao gồm lập trình và tích hợp module. Giai đoạn kiểm thử hệ thống đảm bảo chất lượng kỹ thuật. Giai đoạn kiểm thử chấp nhận xác nhận sản phẩm với người dùng. Cuối cùng là giai đoạn vận hành và bảo trì dài hạn.

II. Phân tích thách thức trong quản lý dự án CNTT tại UIT

Quản lý dự án CNTT đối mặt với nhiều thách thức đặc thù. Ước lượng chi phí và thời gian thường sai lệch do thiếu kinh nghiệm. Yêu cầu người dùng thay đổi liên tục trong quá trình thực hiện. Giao tiếp giữa chuyên gia kỹ thuật và người dùng nghiệp vụ gặp khó khăn về ngôn ngữ chuyên môn. Rủi ro kỹ thuật xuất hiện ở mọi giai đoạn. Tích hợp các module phần mềm và phần cứng đòi hỏi kế hoạch chi tiết. Nhiều dự án thất bại do bắt đầu lập trình khi chưa hoàn tất phân tích và thiết kế. Quản lý nhân lực trong nhóm phát triển đa kỹ năng cũng là bài toán phức tạp. Áp lực tiến độ khiến nhóm bỏ qua kiểm thử đầy đủ. Thiếu tài liệu chuẩn hóa dẫn đến khó bảo trì về sau. Hiểu rõ các thách thức này là bước đầu để xây dựng phương pháp quản lý hiệu quả trong môi trường đào tạo và thực tiễn.

2.1. Vấn đề ước lượng và quản lý rủi ro

Ước lượng không chính xác là nguyên nhân hàng đầu gây chậm trễ dự án. Phương pháp ước lượng theo kinh nghiệm như quy tắc DEC cung cấp cơ sở tham chiếu. Danh sách rủi ro phải được lập từ giai đoạn xác định và cập nhật liên tục. Rủi ro kỹ thuật gồm lỗi tương thích, hiệu năng kém và bảo mật yếu. Rủi ro phi kỹ thuật gồm thay đổi nhân sự, ngân sách bị cắt và yêu cầu thay đổi. Mỗi rủi ro cần có phương án dự phòng cụ thể được ghi vào tài liệu dự án.

2.2. Khó khăn trong giao tiếp với người dùng

Người dùng hiểu rõ nghiệp vụ nhưng khó diễn đạt yêu cầu kỹ thuật. Chuyên gia CNTT không thể tự suy đoán nhu cầu thực sự thay cho người dùng. Quy trình phỏng vấn chuẩn đi từ quy trình thông tin, đầu ra, tần suất đến đầu vào cần thiết. Cần tiếp cận đúng người dùng tiêu biểu có quyền quyết định. Dự án nội bộ dễ giao tiếp hơn dự án có đối tác bên ngoài. Người quản lý dự án phải tạo điều kiện cho hai bên trao đổi thường xuyên và hiệu quả.

III. Phương pháp quản lý dự án CNTT hiệu quả theo UIT

UIT đào tạo các phương pháp quản lý dự án có hệ thống và thực tiễn. Phương pháp cổ điển (Waterfall) áp dụng quy trình tuần tự từ xác định đến vận hành. Phương pháp trình diễn kiểm tra lần lượt từng chức năng giúp phát hiện lỗi sớm. Kế hoạch dự án cuối cùng được xác nhận sau giai đoạn phân tích. Quản lý thực hiện tập trung theo dõi tiến độ và chất lượng mà không đi quá sâu vào chi tiết kỹ thuật nhóm. Tổ chức lập trình module theo kiểu từ trên xuống hoặc từ dưới lên tùy cấu trúc hệ thống. Kiểm thử hồi quy đảm bảo các chức năng cũ không bị ảnh hưởng khi thêm module mới. Công cụ hỗ trợ gồm hệ quản lý kiểm thử, phân tích mã nguồn và phân tích hiệu năng. Tài liệu hóa đầy đủ ở mỗi giai đoạn giúp bảo trì và chuyển giao dễ dàng hơn.

3.1. Lập kế hoạch và kiểm soát tiến độ dự án

Kế hoạch ban đầu được lập từ giai đoạn xác định và điều chỉnh sau mỗi giai đoạn. Kế hoạch dự án cuối cùng được chốt sau khi có đặc tả chức năng đầy đủ. Công cụ lập kế hoạch gồm sơ đồ Gantt, biểu đồ PERT và phân tích đường găng. Kiểm soát tiến độ thực hiện qua các cuộc họp rà soát định kỳ. Rà soát thiết kế chi tiết các module và kế hoạch kiểm thử được thực hiện theo lịch cố định. Mỗi sai lệch tiến độ phải được ghi nhận và có phương án điều chỉnh ngay lập tức.

3.2. Quy trình kiểm thử và đảm bảo chất lượng

Kiểm thử hệ thống gồm tích hợp phần mềm, phần cứng và hệ thống tổng thể. Thứ tự tích hợp phần mềm ảnh hưởng đến hiệu quả phát hiện lỗi. Dữ liệu kiểm thử phải được chuẩn bị kỹ trước khi chạy. Kiểm thử chấp nhận do người dùng thực hiện với sự hỗ trợ của nhóm dự án. Lưu giữ kết quả kiểm thử giúp truy vết lỗi và cải tiến quy trình. Kiểm thử lần cuối xác nhận toàn bộ hệ thống hoạt động đúng trước khi bàn giao.

IV. Ứng dụng và triển vọng nghề nghiệp quản lý dự án CNTT

Chuyên ngành quản lý dự án CNTT tại UIT mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp rộng lớn. Doanh nghiệp công nghệ trong và ngoài nước liên tục tìm kiếm người quản lý dự án có nền tảng kỹ thuật vững. Vai trò Project Manager, Product Owner và Scrum Master đều cần kiến thức từ chương trình này. Kỹ năng lập kế hoạch, quản lý rủi ro và giao tiếp đa bên là lợi thế cạnh tranh lớn trên thị trường. Các dự án CNTT hiện đại áp dụng phương pháp Agile kết hợp với nền tảng quản lý truyền thống. Hiểu chu trình dự án cổ điển giúp làm chủ các framework hiện đại như Scrum hay Kanban. Giai đoạn vận hành và bảo trì tạo ra nhu cầu dịch vụ dài hạn cho doanh nghiệp. Hợp đồng đánh giá sau khi kết thúc dự án giúp rút kinh nghiệm và cải tiến liên tục. Sinh viên UIT tốt nghiệp có thể làm việc tại các công ty phần mềm, tổ chức tài chính và cơ quan nhà nước.

4.1. Cơ hội việc làm cho cử nhân quản lý dự án CNTT

Thị trường CNTT Việt Nam tăng trưởng mạnh tạo nhu cầu lớn về quản lý dự án chuyên nghiệp. Cử nhân UIT có thể đảm nhận vị trí Business Analyst, Project Coordinator hoặc IT Project Manager. Mức lương khởi điểm cạnh tranh so với mặt bằng chung ngành kỹ thuật. Chứng chỉ PMP hoặc PSM bổ sung sau đại học tăng giá trị ứng viên đáng kể. Kinh nghiệm thực tập tại doanh nghiệp trong quá trình học tạo lợi thế khi ra trường.

4.2. Xu hướng phát triển và học tập liên tục

Phương pháp Agile và DevOps đang thay đổi cách quản lý dự án CNTT hiện đại. Tự động hóa quy trình kiểm thử và triển khai giảm thiểu thời gian giao hàng. Quản lý dự án từ xa đòi hỏi công cụ cộng tác trực tuyến và kỹ năng giao tiếp số. AI hỗ trợ ước lượng và phân tích rủi ro ngày càng chính xác hơn. Học tập liên tục qua chứng chỉ quốc tế và dự án thực tế là yêu cầu bắt buộc để duy trì năng lực cạnh tranh trong ngành.

Trích đoạn nội dung tài liệu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP. HỒ CHÍ MINH 3/2010 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Mục lục NHẬP ĐỀ . Khái niệm chung về dự án. Dự án Công nghệ thông tin . Đặc trưng của một dự án . Phân loại dự án . Thế nào là quản lý dự án. Các bên liên quan đến dự án . 15 Phần I - Chu trình dự án và quản lý theo giai đoạn. Tổng quan về các giai đoạn của dự án CNTT .1 Một cách tiếp cận rõ ràng và tuần tự .2 Bẩy giai đoạn của dự án CNTT .3 Minh hoạ cho các giai đoạn của dự án . Giai đoạn xác định.2 Tài liệu nghiên cứu khả thi .3 Tài liệu yêu cầu .4 Danh sách các rủi ro .5 Kế hoạch ban đầu .6 Đề xuất giải pháp cho người dùng. Giai đoạn phân tích .2 Các công việc phải thực hiện.3 Viết tài liệu “đặc tả chức năng” .4 Dàn bài của đặc tả chức năng .5 Xem xét lại kế hoạch.6 Kế hoạch dự án cuối cùng .7 Thiết kế tổng thể. Giai đoạn thiết kế .3 Một số chú ý .4 Đặc tả thiết kế .5 Một số vấn đề trong quá trình thiết kế .1 Đội thiết kế. Rà soát lại bản thiết kế .6 Vấn đề chấp nhận dự án.com https://fb.1 Phương pháp cổ điển:.2 Phương pháp trình diễn hoặc kiểm tra lần lượt tất cả các chức năng: .7 Xem xét lại các ước lượng. Giai đoạn thực hiện . 50 Cài đặt thực hiện .2 Tổ chức lập trình các module cơ bản; ghép nối hệ thống .1 Những nguyễn tắc cơ bản trong quản lý thực hiện và cài đặt hệ thống.2 Các công việc chuẩn bị trước khi tiến hành lập trình, cài đặt .3 Các bước lập trình.4 Các công cụ trợ giúp lập trình .5 Những điểm lưu ý trong tổ chức công việc lập trình.3 Mua sản phẩm.1 Tài liệu gọi thầu: .2 Nhận hồ sơ dự thầu: .3 Đánh giá, thẩm định các hồ sơ dự thầu: .4 Đàm phán và ký hợp đồng .5 Mua sản phẩm .6 Kiểm tra, chấp nhận: .7 Cài đặt tính hợp lệ hệ thống:. Giai đoạn kiểm thử hệ thống.2 Kế hoạch kiểm thử hệ thống .3 Tích hợp hệ thống .1 Thứ tự tích hợp phần mềm: .2 Quá trình tích hợp hệ thống (phần mềm).3 Một vài giải pháp .4 Thứ tự tích hợp phần cứng .5 Thứ tự tích hợp hệ thống (phần cứng + phần mềm) .4 Kiểm thử hồi qui .5 Dữ liệu kiểm thử.6 Tổ chức quá trình kiểm thử.7 Lưu giữ các kết quả kiểm thử .8 Kiểm thử lần cuối .9 Các công cụ kiểm thử hệ thống .2 Hệ quản lý kiểm thử (Test Manager).3 Hệ phân tích mã nguồn (Source Code Analyzer) .4 Hệ phân tích bao quát hiệu năng (Performance Coverage Analyzer) .5 Hệ quản lý Mođun (Module Management System). Giai đoạn kiểm thử chấp nhận .com https://fb.2 Người chấp nhận sản phẩm .3 Vai trò quản lý dự án trong giai đoạn kiểm thử chấp nhận.4 Danh sách các bước kiểm tra chấp nhận .5 Chạy các kiểm thử chấp nhận .6 Kết luận về giai đoạn chấp nhận. Giai đoạn vận hành và khai thác hệ thống.2 Dịch vụ bảo hành .3 Chào hàng bán sản phẩm, thực hiện các dự án tiếp.4 Bảo trì hệ thống.5 Hợp đồng đánh giá sau khi kết thúc dự án.6 Danh sách các công việc trong giai đoạn vận hành .7 Kết thúc vận hành . 85 Lời kết phần một của tài liệu . 86 Phần 2 - Các kĩ năng quản lý dự án .2 Kỹ thuật ước lượng .3 Ước lượng giai đoạn phân tích .5 Qui tắc ước lượng theo kinh nghiệm của DEC (và các công ty lớn khác) .6 Tiến trình ước lượng .7 Kết luận về ước lượng .3 Cấp phát tài nguyên .4 Ràng buộc bộ ba .5 Lịch biểu hay sơ đồ Gantt .6 Tập trung vào đường găng . Quản lý rủi ro . 120 Bước 1: Dự đoán rủi ro . Khử bỏ rủi ro ở mọi nơi có thể . 124 Bước 3: Giảm bớt tác động của rủi ro bằng lập kế hoạch và định giá cho việc bất ngờ. Kiểm soát khi có điều trục trặc . Kiểm soát dự án .2 Phát hiện và giải quyết các vấn đề .com https://fb.3 Kiểm soát thông qua họp định kỳ, họp tổng quan kỹ thuật và các báo cáo134 Các cuộc họp định kỳ . Nhân sự dự án .1 Tổ chức dự án.2 Vai trò của GĐ dự án .3 Vai trò của PGĐ kỹ thuật.4 Vấn đề kiêm nhiệm .5 Vai trò của cán bộ lập trình .6 Vấn đề uỷ nhiệm .7 Vai trò của Trường phòng chuyên môn .8 Vai trò của phía khách hàng .9 Tuyển chọn nhân sự dự án.10 Tính cách của người làm quản lý dự án .11 Giao việc cho từng cá nhân .12 Động cơ thúc đẩy . Đánh giá tài chính và hiệu quả dự án .2 Xác định chi phí dự án .3 Các phương pháp so sánh các phương án.1 Phân tích điểm hoà vốn.2 Phương pháp thời hạn thu hồi vốn đơn giản .3 Phương pháp thời hạn thu hồi vốn có chiết khấu: .4 So sánh theo các chỉ tiêu chất lượng . Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án . Giới thiệu phần mềm Microsoft Project.1 Quản lý dự án bằng Microsoft Project .2 Tạo lập và tổ chức một lịch biểu .3 Lập lịch cho các nhiệm vụ.4 Thêm thông tin nhân lực và phương tiện vào dự án .5 Gán chi phí cho nhiệm vụ và tài nguyên.6 Đánh giá vào điều chỉnh lịch biểu .com https://fb.com/tailieudientucntt NHẬP ĐỀ 1. Khái niệm chung về dự án Dự án là một hoạt động tạo ra - một cách có phương pháp và định tiến, với các phương tiện và nguồn lực đã cho - một sản phẩm mới hoặc một thực tế mới. Theo cách hiểu này, thì dự án phải có tính cụ thể và mục tiêu xác định, nhằm đáp ứng một nhu cầu chuyên biệt (của người dùng). Dự án cũng không phải là một nghiên cứu trừu tượng mà phải cấu trúc nên một thực tế mới chưa tồn tại trước đó. Mặc dù việc nghiên cứu, thử nghiệm và phát triển có thể là một phần nhất định trong dự án, nhưng cũng chỉ đóng vai trò hỗ trợ trong quá trình thực hiện mục tiêu cuối cùng của dự án mà thôi. Do vậy cần phân biệt rõ sự khác nhau giữa dự án và các đề tài nghiên cứu triển khai mà các cơ quan, đơn vị nghiên cứu vẫn thường làm. Dự án Công nghệ thông tin Để góp phần thực hiện mục tiêu “Xây dựng những nền móng bước đầu vững chắc cho một kết cấu hạ tầng về thông tin trong xã hội có khả năng đáp ứng các nhu cầu cơ bản về thông tin trong quản lý nhà nước và trong các hoạt động kinh tế xã hội, đồng thời tích cực xây dựng ngành công nghiệp công nghệ thông tin (CNTT) thành ngành công nghiệp mũi nhọn của đất nước .(Nghị quyết 49/CP ngày 4/8/1996), nhiều dự án CNTT đẫ được phát triển. Các dự án CNTT tập trung chủ yếu vào các nội dung sau: - ứng dụng CNTT trong các hoạt động quản lý và nghiệp vụ, trong đó trọng tâm là Tin học hoá phục vụ điều hành và quản lý Nhà nước; - Xây dựng hệ thống các Cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia và chuyên ngành; - Phát triển tiềm lực và cơ sở hạ tầng về CNTT. Nội dung cơ bản của các dự án đó đều xoay quanh các vấn đề về phần cứng, phần mềm, sự tích hợp giữa phần cứng/ phần mềm và con người. Cụ thể hơn, đó là những công việc liên quan đến chọn mua hoặc/và phân tích, thiết kế, xây dựng và tích hợp hệ thống máy móc, tổ chức thông tin, xây dựng các ứng dụng, đảm bảo trao đổi giữ các hệ thống . cũng như đào tạo người sử dụng vận hành. Cần xác định rõ rằng bản thân các dự án CNTT chỉ tạo ra các công cụ và dịch vụ kỹ thuật mới để hỗ trợ hiệu quả hơn cho hoạt động của các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý và đông đảo người dùng trong xã hội, chứ không thể thay thế và bao quát hết mọi vấn đề về nghiệp vụ ở mọi nơi, mọi chỗ. Do vậy, để đưa CNTT vào ứng dụng thực sự trong các hoạt động của nhà nước, đòi hỏi các cơ quan phải có các hoạt động khác, được thực hiện đồng bộ, để hoàn thiện cơ cấu tổ chức, hợp lý hoá các hệ thống thông tin dữ liệu, lựa chọn và động viên nguồn vốn, hợp lý hoá các hệ thống thông tin dữ liệu, lựa chọn và động viên nguồn vốn để phát triển các hoạt động nghiệp vụ của mình.com https://fb.com/tailieudientucntt Từ đây, khái niệm dự án trong giáo trình này sẽ được hiểu là các dự án CNTT, với sự tuân thủ các khái niệm, định nghĩa chung về dự án, với những nội dung đặc thù về CNTT như đã nêu ở trên. Đặc trưng của một dự án 3.1 Mục tiêu của dự án Mọi dự án đều bắt đầu khi có một vấn đề được đặt ra trong thực tế. Kèm theo đó phải là những yêu cầu cần được giải quyết. Mục tiêu của dự án là giải quyết được vấn đề này. Các mục tiêu của dự án nhất thiết phải được viết ra một cách rõ ràng ngay từ đầu, nếu không khó có thể hoàn thành được Từ các mục tiêu chung của việc phát triển CNTT như đã nêu ở trên, mỗi dự án CNTT cần phải cụ thể hoá các mục tiêu của mình cả về mặt định tính và định lượng. Trên thực tế hiện nay, điều này không đơn giản vì muốn có mục tiêu cụ thể, phải xác định được yêu cầu thật cụ thể. Trong khi đó, có lẽ vì ứng dụng CNTT là công việc tương đối mới mẻ ở nước ta, nên nhiều khi người dùng cũng khó nêu rõ yêu cầu của mình, và do đó các mục tiêu được nêu lên hết sức chung chung. Điều này sẽ ảnh hưởng không ít tới sự thành bại của dự án mà chúng ta sẽ phân tích kỹ về sau này.2 Thời gian dự án Đối với mỗi dự án phải xác định được một thời hạn tối đa phải hoàn thành, cụ thể hơn là phải có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. Thời điểm bắt đầu là khi vấn đề giải quyết được đặt ra. Thời điểm kết thúc là hạn cuối cùng mà dự án phải hoàn thành. Thời điểm này phải được xác định rõ ràng, nếu không dự án có thể sẽ không bao giờ kết thúc. Trong thực tế, dự án luôn gặp phải những yêu cầu thay đổi khi đã ở gần giai đoạn cuối cùng. Nếu các thay đổi đó được coi như là một phần của dự án, thì dự án khó mà hoàn thành đúng hạn được. Vì vậy phải rất rõ ràng về thời điểm kết thúc, và hãy đưa những yêu cầu thay đổi này vào một dự án mới.