Luận văn thạc sĩ về hệ thống thông tin quản lý và triển khai ERP tại công ty PNJ

• Tác giả: Pham Hai Thoai
• Người hướng dẫn: TS. Nguyen Thanh Binh
• Trường học: Đại học Bách Khoa - Đại học Quốc Gia TP.HCM
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý
• Đề tài: Xây Dựng Mô Hình Triển Khai ERP Tại Công Ty PNJ
• Loại tài liệu: luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2012
• Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• TÓM TẮT NỘI DUNG LUẬN VĂN
• ABSTRACT
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI
• 1.1. HÌNH THÀNH VẤN ĐỀ
• 1.2. NỘI DUNG ĐỀ TÀI
• 1.3. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
• 1.4. GIỚI HẠN VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
• 2. CHƯƠNG 2: CÁC NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN VÀ HIỆN TRẠNG CÔNG TY PNJ
• 2.1. HỆ THỐNG ERP
• 2.2. CÁC MODULE TRONG HỆ THỐNG ERP
• 2.3. LỢI ÍCH VÀ THÁCH THỨC KHI TRIỂN KHAI ERP
• 2.4. CÁC ĐẶC ĐIỂM CHÍNH CỦA HỆ THỐNG ERP
• 3. CHƯƠNG 3: MÔ HÌNH ĐỀ XUẤT
• 3.1. CÁC YÊU CẦU ĐẶT RA
• 3.2. MÔ HÌNH HIỆN TẠI TRƯỚC KHI TRIỂN KHAI ERP
• 3.3. ĐỀ XUẤT QUI TRÌNH TRIỂN KHAI TỔNG QUÁT CHO HỆ THỐNG ERP
• 3.3.1. Thực hiện tiền đánh giá / Pre-Evaluation screening
• 3.3.2. Lựa chọn giải pháp ERP / Package Evaluation
• 3.3.3. Lập kế hoạch dự án / Project Planning
• 3.3.4. Phân tích sự khác biệt / Gap Analysis
• 3.3.5. Tái cấu trúc qui trình / Business Process Re-engineering
• 3.3.6. Cấu hình hệ thống / Configuration
• 3.3.7. Đào tạo đội ngũ triển khai / Implementation team training
• 3.3.8. Thử nghiệm và kiểm tra / Testing
• 3.3.9. Đào tạo người sử dụng cuối / End-user training
• 3.3.10. Đưa hệ thống vào vận hành chính thức / GO-Live
• 3.3.11. Hậu triển khai / Post-Implementation
• 3.4. ĐỀ XUẤT QUI TRÌNH PHÂN HỆ KINH DOANH
• 3.5. MÔ HÌNH PHÂN HỆ MUA HÀNG
• 3.6. MÔ HÌNH PHÂN HỆ BÁN HÀNG
• 3.7. MÔ HÌNH PHÂN HỆ ĐẶT HÀNG
• 3.8. KẾT QUẢ DỰ KIẾN ĐẠT ĐƯỢC
• 4. CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ
• 4.1. TRƯỚC KHI TRIỂN KHAI ERP FBS MODULE KINH DOANH
• 4.1.1. Kết quả mẫu của bảng khảo sát
• 4.1.2. Kết quả khảo sát khả năng triển khai ERP và chấp thuận mô hình đề xuất triển khai ERP phân hệ kinh doanh
• 4.2. KẾT QUẢ ÁP DỤNG MÔ HÌNH ĐỀ XUẤT KHI TRIỂN KHAI ERP FBS MODULE KINH DOANH
• 4.3. ĐÁNH GIÁ MÔ HÌNH
• 4.4. ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH TIẾP THEO CHO CÔNG TY PNJ
• 4.4.1. Phân hệ Kế toán tài chính
• 4.4.2. Đánh giá kết quả
• 5. CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
• 5.1. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
• 5.2. NỘI DUNG ĐÃ THỰC HIỆN
• 5.3. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
• 5.4. HƯỚNG PHÁT TRIỂN MỞ RỘNG
• LÝ LỊCH TRÍCH NGANG
• TỪ ĐIỂN THUẬT NGỮ VIẾT TẮT
• DANH MỤC HÌNH VÀ BẢNG

I. Giới thiệu về triển khai ERP tại công ty PNJ

Việc triển khai ERP tại công ty PNJ là một bước đi quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp. Công ty PNJ, một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành nữ trang tại Việt Nam, đã nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý. Luận văn thạc sĩ này tập trung vào việc xây dựng mô hình triển khai ERP cho các phân hệ kinh doanh, kế toán và sản xuất. Mục tiêu chính là đánh giá hiệu quả của mô hình đã triển khai và đề xuất các giải pháp cải tiến. Theo tác giả, việc quản lý doanh nghiệp hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào công nghệ mà còn vào quy trình và con người. "Cách duy nhất có thể làm cho công ty của mình khác với đối thủ cạnh tranh là phải biết xử lý thông tin hiệu quả" - Bill Gates.

1.1. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quản lý doanh nghiệp. Việc áp dụng phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí và nâng cao năng suất. Theo nghiên cứu, các doanh nghiệp áp dụng ERP có khả năng truy cập thông tin nhanh chóng và chính xác hơn, từ đó đưa ra quyết định kịp thời. "Hệ thống ERP giúp giảm chi phí và nâng cao tính chính xác của quy trình kinh doanh" - Hisham Alhirz. Điều này cho thấy rằng việc cải tiến quy trình thông qua ERP không chỉ là một lựa chọn mà là một yêu cầu bắt buộc trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay.

II. Quy trình triển khai ERP tại công ty PNJ

Quy trình triển khai ERP tại công ty PNJ được thực hiện qua nhiều bước quan trọng. Đầu tiên, công ty cần xác định rõ các phân hệ cần triển khai, bao gồm phân hệ kinh doanh, kế toán và sản xuất. Mỗi phân hệ có những đặc thù riêng, do đó cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Tác giả đã đề xuất mô hình triển khai tổng quát cho hệ thống ERP, bao gồm các bước như lựa chọn giải pháp ERP, lập kế hoạch dự án và phân tích sự khác biệt. "Qui trình hóa một cách rõ ràng các giai đoạn thực hiện là một yêu cầu hết sức cần thiết để đạt được những kết quả như mong muốn". Việc quản lý dự án cũng cần được chú trọng để đảm bảo rằng các mục tiêu đề ra được thực hiện đúng tiến độ.

2.1. Các bước trong quy trình triển khai

Quy trình triển khai ERP tại PNJ bao gồm các bước như: thực hiện tiền đánh giá, lựa chọn giải pháp ERP, lập kế hoạch dự án, phân tích sự khác biệt và tái cấu trúc quy trình. Mỗi bước đều có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của dự án. Theo tác giả, "Đào tạo đội ngũ triển khai là một yếu tố then chốt để đảm bảo rằng hệ thống ERP được áp dụng hiệu quả". Việc đào tạo không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ về hệ thống mà còn tạo ra sự đồng thuận trong tổ chức, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

III. Đánh giá hiệu quả triển khai ERP

Đánh giá hiệu quả của việc triển khai ERP là một phần không thể thiếu trong quá trình này. Tác giả đã thực hiện khảo sát để thu thập ý kiến từ các nhân viên và quản lý tại công ty PNJ. Kết quả cho thấy rằng việc áp dụng ERP đã giúp cải thiện đáng kể quy trình làm việc và giảm thiểu thời gian xử lý thông tin. "Hệ thống ERP giúp các tổ chức giảm chi phí điều hành và cải thiện quản lý quá trình kinh doanh". Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng không phải tất cả các dự án ERP đều thành công, và việc thiếu hụt nhân sự hay kiến thức chuyên môn có thể gây ra nhiều thách thức.

3.1. Những thách thức trong quá trình triển khai

Trong quá trình triển khai ERP, công ty PNJ đã gặp phải một số thách thức như thiếu hụt nhân sự và kiến thức chuyên môn. Theo khảo sát, 38% các đội dự án gặp khó khăn do thiếu nhân lực, trong khi 33% cho rằng thiếu kiến thức chuyên môn là vấn đề lớn nhất. "98% dự án ERP bị kéo dài hơn dự kiến, chỉ 7% hoàn thành đúng thời gian". Điều này cho thấy rằng việc chuẩn bị kỹ lưỡng và đào tạo nhân viên là rất cần thiết để đảm bảo sự thành công của dự án ERP.

IV. Kết luận và khuyến nghị

Luận văn đã chỉ ra rằng việc triển khai ERP tại công ty PNJ là một bước đi quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý. Tuy nhiên, để đạt được thành công, công ty cần chú trọng đến việc đào tạo nhân viên và chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng bước trong quy trình triển khai. Tác giả khuyến nghị rằng công ty nên tiếp tục nghiên cứu và cải tiến mô hình ERP để phù hợp với nhu cầu thực tế. "Việc ứng dụng ERP ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và doanh nghiệp sớm đi vào nề nếp". Điều này sẽ giúp PNJ duy trì vị thế cạnh tranh trong ngành nữ trang tại Việt Nam.

4.1. Đề xuất cho các doanh nghiệp khác

Các doanh nghiệp trong ngành nữ trang nên học hỏi từ kinh nghiệm của PNJ trong việc triển khai ERP. Việc xác định rõ các phân hệ cần triển khai và chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng bước là rất quan trọng. Tác giả cũng đề xuất rằng các doanh nghiệp nên đầu tư vào đào tạo nhân viên để đảm bảo rằng họ có đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để sử dụng hệ thống ERP một cách hiệu quả. "Hệ thống ERP không chỉ là công cụ mà còn là một phần không thể thiếu trong chiến lược phát triển bền vững của doanh nghiệp".

Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc quản lý thông tin hiệu quả trở thành yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp. Theo báo cáo của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam năm 2006, chỉ khoảng 1.1% doanh nghiệp Việt Nam áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Tuy nhiên, đến năm 2009, nhận thức về tầm quan trọng của ERP đã tăng lên rõ rệt, đặc biệt trong các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn. Công ty Cổ phần Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận (PNJ), một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành nữ trang tại Việt Nam, đã nhận thấy cơ hội nâng cao năng lực quản lý và cạnh tranh thông qua triển khai ERP.

Luận văn tập trung xây dựng mô hình triển khai ERP cho phân hệ kinh doanh tại PNJ, đánh giá ưu khuyết điểm của mô hình này khi áp dụng thực tế, từ đó đề xuất mô hình triển khai cho các phân hệ kế toán và sản xuất. Nghiên cứu được thực hiện trong vòng 6 tháng, với phạm vi tập trung tại công ty PNJ, nhằm cung cấp giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp ngành nữ trang tại Việt Nam. Mục tiêu chính là chuẩn hóa quy trình triển khai ERP, giúp giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả vận hành doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai lý thuyết chính: lý thuyết quản lý quy trình kinh doanh (Business Process Management - BPM) và mô hình triển khai hệ thống ERP. BPM giúp phân tích, thiết kế và tối ưu hóa các quy trình nội bộ doanh nghiệp, trong khi mô hình ERP tập trung vào tích hợp các phân hệ chức năng như kinh doanh, kế toán, sản xuất nhằm đồng bộ dữ liệu và quy trình.

Ba khái niệm trọng tâm được sử dụng gồm:

• Quy trình triển khai ERP: các bước từ tiền đánh giá, lựa chọn giải pháp, lập kế hoạch, phân tích sự khác biệt, tái cấu trúc quy trình, cấu hình hệ thống, đào tạo, thử nghiệm đến vận hành chính thức và hậu triển khai.
• Phân hệ ERP: bao gồm phân hệ kinh doanh (mua hàng, bán hàng, đặt hàng), kế toán tài chính và sản xuất, mỗi phân hệ có đặc thù và mức độ phức tạp riêng.
• Tái cấu trúc quy trình kinh doanh: điều chỉnh hoặc thiết kế lại quy trình để phù hợp với giải pháp ERP, tận dụng các best practices nhằm nâng cao hiệu quả và kiểm soát.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu được thực hiện theo hai giai đoạn chính:

1. Phỏng vấn sơ bộ: thu thập ý kiến từ các nhà quản lý, chuyên gia ERP và cán bộ dự án tại PNJ qua các hình thức trực tiếp và trực tuyến nhằm xây dựng bảng câu hỏi khảo sát.
2. Khảo sát bằng bảng câu hỏi: gửi đến các nhân viên tham gia dự án ERP tại PNJ để thu thập dữ liệu về mức độ áp dụng, ưu khuyết điểm của mô hình triển khai phân hệ kinh doanh.

Mẫu nghiên cứu gồm khoảng 50-70 nhân viên chủ chốt tại PNJ, được chọn theo phương pháp chọn mẫu thuận tiện (convenience sampling) nhằm đảm bảo tính đại diện cho nhóm người dùng cuối. Dữ liệu thu thập được xử lý bằng phần mềm thống kê để phân tích mối quan hệ giữa các biến và đánh giá mô hình triển khai. Thời gian nghiên cứu kéo dài 6 tháng, từ tháng 5 đến tháng 11 năm 2012.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

1. Mức độ áp dụng mô hình triển khai ERP phân hệ kinh doanh: Khoảng 85% người dùng tại PNJ đánh giá mô hình đề xuất giúp chuẩn hóa quy trình mua hàng, bán hàng và đặt hàng, giảm thiểu sai sót và tăng tính đồng bộ dữ liệu.
2. Ưu điểm của mô hình: 78% phản hồi cho biết mô hình giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban. Tỷ lệ lỗi dữ liệu giảm khoảng 30% so với trước khi triển khai.
3. Khuyết điểm và thách thức: 40% người dùng gặp khó khăn trong giai đoạn đầu do chưa quen với quy trình mới và công cụ ERP, dẫn đến giảm hiệu suất làm việc tạm thời. Ngoài ra, việc đào tạo chưa đồng đều cũng là rào cản lớn.
4. So sánh với các nghiên cứu ngành khác: Tỷ lệ thành công và mức độ hài lòng tại PNJ cao hơn mức trung bình của các doanh nghiệp Việt Nam (chỉ khoảng 21% doanh nghiệp thực hiện được 50% lợi ích mong đợi từ ERP). Điều này cho thấy mô hình triển khai tại PNJ có tính khả thi và hiệu quả hơn.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân thành công của mô hình triển khai ERP tại PNJ chủ yếu do quy trình được chuẩn hóa rõ ràng, có sự tham gia tích cực của ban lãnh đạo và đội ngũ nhân sự chủ chốt. Việc áp dụng các bước tiền đánh giá, lựa chọn giải pháp phù hợp và tái cấu trúc quy trình kinh doanh giúp giảm thiểu sự xáo trộn trong hoạt động nghiệp vụ. Kết quả khảo sát có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ hài lòng và mức độ giảm lỗi dữ liệu trước và sau triển khai.

So với các nghiên cứu khác trong ngành nữ trang và các doanh nghiệp Việt Nam, PNJ đã vượt qua nhiều thách thức phổ biến như thiếu hụt nhân lực chuyên môn (38% doanh nghiệp gặp phải), thiếu kiến thức ERP (33%) và rủi ro kéo dài dự án (98%). Điều này khẳng định tính hiệu quả của mô hình đề xuất trong việc giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa nguồn lực.

Ý nghĩa của nghiên cứu không chỉ giúp PNJ nâng cao năng lực quản lý mà còn cung cấp mô hình tham khảo cho các doanh nghiệp ngành nữ trang khác tại Việt Nam, góp phần thúc đẩy ứng dụng ERP rộng rãi và thành công hơn.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Tăng cường đào tạo và hỗ trợ người dùng cuối: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu cho từng nhóm người dùng, đặc biệt là super users, nhằm nâng cao kỹ năng sử dụng ERP và giảm thiểu kháng cự trong giai đoạn đầu. Thời gian thực hiện trong 3 tháng, do phòng nhân sự phối hợp với nhà cung cấp ERP đảm nhiệm.
2. Xây dựng quy trình quản lý thay đổi (Change Management): Thiết lập cơ chế truyền thông nội bộ và hỗ trợ kỹ thuật liên tục để người dùng dễ dàng thích nghi với quy trình mới, giảm thiểu gián đoạn công việc. Thực hiện song song với đào tạo, kéo dài 6 tháng.
3. Áp dụng mô hình triển khai chuẩn cho các phân hệ kế toán và sản xuất: Dựa trên kết quả đánh giá phân hệ kinh doanh, triển khai mô hình tương tự cho các phân hệ còn lại nhằm đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả toàn diện. Thời gian dự kiến 12 tháng, do Ban dự án ERP và các phòng ban liên quan phối hợp thực hiện.
4. Tăng cường giám sát và đánh giá sau triển khai: Thiết lập hệ thống báo cáo và phản hồi định kỳ để phát hiện sớm các vấn đề phát sinh, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Thực hiện liên tục trong vòng 1 năm sau khi go-live, do Ban quản lý dự án ERP chịu trách nhiệm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp ngành nữ trang: Nắm bắt quy trình triển khai ERP hiệu quả, từ đó đưa ra quyết định đầu tư và chỉ đạo phù hợp nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh.
2. Nhân viên quản lý dự án ERP: Áp dụng mô hình triển khai chuẩn, hiểu rõ các bước và thách thức trong quá trình triển khai để quản lý dự án hiệu quả hơn.
3. Chuyên gia tư vấn ERP và nhà cung cấp giải pháp: Tham khảo mô hình và kết quả thực tế để điều chỉnh dịch vụ tư vấn, hỗ trợ khách hàng ngành nữ trang tại Việt Nam.
4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành Hệ thống thông tin quản lý: Học tập mô hình nghiên cứu thực tiễn, phương pháp khảo sát và phân tích dữ liệu trong lĩnh vực ERP, từ đó phát triển các đề tài nghiên cứu liên quan.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao doanh nghiệp ngành nữ trang nên triển khai ERP?
   ERP giúp đồng bộ dữ liệu, tối ưu quy trình kinh doanh và nâng cao hiệu quả quản lý, đặc biệt trong ngành nữ trang có quy trình sản xuất và phân phối phức tạp. Ví dụ, PNJ đã giảm 30% lỗi dữ liệu sau khi áp dụng ERP phân hệ kinh doanh.

2. Mô hình triển khai ERP tại PNJ có điểm gì nổi bật?
   Mô hình tập trung vào chuẩn hóa quy trình, tái cấu trúc phù hợp với đặc thù ngành và có sự tham gia chặt chẽ của ban lãnh đạo cùng đội ngũ nhân sự chủ chốt, giúp giảm thiểu rủi ro và tăng tỷ lệ thành công.

3. Những thách thức lớn nhất khi triển khai ERP là gì?
   Thiếu hụt nhân lực chuyên môn (38%), thiếu kiến thức ERP (33%) và rủi ro kéo dài dự án (98%) là những thách thức phổ biến. PNJ đã vượt qua nhờ quy trình chuẩn và đào tạo bài bản.

4. Làm thế nào để giảm thiểu kháng cự của người dùng khi triển khai ERP?
   Tăng cường đào tạo, truyền thông nội bộ và hỗ trợ kỹ thuật liên tục giúp người dùng làm quen và chấp nhận hệ thống mới nhanh hơn, giảm thiểu gián đoạn công việc.

5. Phân hệ sản xuất và kế toán có khó triển khai hơn phân hệ kinh doanh không?
   Đúng, phân hệ sản xuất có quy trình phức tạp nhất do đặc thù ngành nữ trang, kế toán cũng phức tạp do liên quan đến số liệu tổng hợp. Do đó, cần có kinh nghiệm và mô hình chuẩn từ phân hệ kinh doanh để triển khai hiệu quả.

Kết luận

• Luận văn đã xây dựng và kiểm định thành công mô hình triển khai ERP phân hệ kinh doanh tại PNJ, với tỷ lệ hài lòng người dùng đạt khoảng 85%.
• Mô hình giúp chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu lỗi dữ liệu 30% và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng.
• Đề xuất mô hình triển khai cho phân hệ kế toán và sản xuất dựa trên kết quả đánh giá ưu khuyết điểm.
• Khuyến nghị tăng cường đào tạo, quản lý thay đổi và giám sát hậu triển khai để đảm bảo thành công dự án ERP.
• Nghiên cứu mở ra hướng phát triển ứng dụng ERP hiệu quả cho doanh nghiệp ngành nữ trang tại Việt Nam trong vòng 1-2 năm tới.

Hành động tiếp theo: Các doanh nghiệp ngành nữ trang nên áp dụng mô hình chuẩn này, đồng thời đầu tư vào đào tạo và quản lý thay đổi để tối ưu hóa lợi ích từ ERP. Ban lãnh đạo PNJ và các đơn vị liên quan cần triển khai đề xuất cho các phân hệ tiếp theo nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý tổng thể.