CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẠI HUY 1.Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần thương mại Đại Huy Công ty CPTM Đại Huy được thành lập với chức năng nhiệm vụ chính là mua bán và phá dỡ tàu, xà lan cũ. Các sản phẩm chủ yếu của Công ty là các sản phẩm thu được khi phá dỡ các con tàu và xà lan cũ, chủ yếu là sắt, thép cung cấp nguyên liệu cho ngành công nghiệp thép. Sản phẩm chủ yếu bao gồm: - Đồng vàng, đồng đỏ - Thép tấm, thép hình ống các loại - Sắt thép dạng phế liệu - Thiết bị vật tư tháo dỡ từ tàu - Máy thủy,. Công ty CPTM Đại Huy là doanh nghiệp luôn đi đầu về chất lượng và giá cả cạnh tranh.
Công ty luôn cố gắng hoàn thiện và trở thành một trong những nhà cung cấp các sản phẩm phá dỡ từ tàu hàng đầu ở Việt Nam. Với hệ thống kho bãi, cầu cảng, hệ thống máy móc thiết bị hiện đại, cùng đội ngũ cán bộ, công nhân lành nghề, Công ty luôn đáp ứng mọi yêu cầu đa dạng của khách hàng. Do đó công ty có rất nhiều khách hàng thân thiết và tiềm năng, được sự tín nhiệm cao của khách hàng. Sản phẩm của Công ty thường chỉ tiêu thụ ở thị trường trong nước, chủ yếu là ở Hải Phòng và các tỉnh miền Bắc.
Các khách hàng truyền thống của Công ty CPTM Đại Huy là: Nhà máy thép Thái Nguyên, Công ty TNHH vận tải xuyên việt, Công ty Cổ phần thép Phạm Thị Hiến – KT2K11 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế Quốc dân Anh Vũ, Công ty CPTM & DV Việt Hùng, Công ty TNHH Tiến Anh,. Trong đó nhà máy thép Thái Nguyên là một khách hàng tiềm năng và lớn nhất của Công ty, hàng năm tiêu thụ cho Công ty hàng triệu tấn thép, mang lại lợi nhuận đáng kể cho Công ty. * Phương thức bán hàng Công ty - Phương thức tiêu thụ trực tiếp: Tiêu thụ trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho bãi của Công ty. Sản phẩm sau khi bàn giao cho khách hàng được coi là tiêu thụ và Công ty mất quyền sở hữu về số hàng này.
- Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng: Theo phương thức này Công ty chuyển hàng cho người mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty. Khi được người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao (một phần hay toàn bộ) thì số hàng chấp nhận này mới được coi là tiêu thụ. Khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết phòng kế toán của Công ty lập hoá đơn GTGT.
Hoá đơn được lập thành ba liên: liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dùng để thanh toán. Phòng kế toán lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên. Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn GTGT được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ tiền hàng. Khi đã kiểm tra số tiền đủ theo hoá đơn GTGT của nhân viên bán hàng, kế toán công nợ và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu.
Nếu khách hàng yêu cầu cho 1 liên phiếu thu thì tùy theo yêu cầu kế toán sẽ viết 3 liên phiếu thu, sau đó xé 1 liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán đã hoàn tất. Phạm Thị Hiến – KT2K11 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế Quốc dân * Phương thức thanh toán Công ty CPTM Đại Huy hạch toán kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, do đó để phù hợp với những phương thức bán hàng đang áp dụng Công ty cũng ghi nhận những hình thức thanh toán khác nhau. - Bán hàng khách hàng đã ứng trước tiền hàng: Đây là trường hợp khách hàng đặt trước tiền để đảm bảo mua được hàng của Công ty. - Bán hàng thu tiền ngay: Sau khi khách hàng nhận được hàng hóa thì thực hiện thanh toán ngay giá trị hàng mua cho Công ty.
Phương thức này có hai hình thức thanh toán. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt: Theo hình thức này, với số tiền mua trên hóa đơn nhỏ hơn 20 triệu đồng, kế toán công nợ viết phiếu thu và thu tiền trực tiếp từ khách hàng và giao cho thủ quỹ. Hình thức thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: Phương thức thanh toán trung gian này được thanh toán trên các tài khoản mà công ty mở tại ngân hàng. Hình thức này chủ yếu áp dụng cho khách hàng mua với lượng hàng hóa lớn có giá trị trên 20 triệu đồng hay không cùng trên địa bàn Công ty.
Những khách hàng thường xuyên mua hàng của Công ty và giao dịch không cùng địa bàn kinh doanh nên sẽ chuyển khoản cho Công ty sau khi đến hạn thanh toán ghi trên hợp đồng. - Bán hàng chấp nhận thanh toán sau: Sau khi khách hàng nhận hàng thì chấp nhận thanh toán cho Công ty giá trị lô hàng đã mua, sau một thời gian thoả thuận trong hợp đồng thì thực hiện thanh toán với Công ty. Đối tượng là những khách hàng truyền thống của Công ty và làm cho khoản doanh thu của Công ty chiếm một tỷ trọng lớn trên tổng nguồn doanh thu của Công ty. Những khách hàng này có thể được hưởng chiết khấu thanh toán của Phạm Thị Hiến – KT2K11 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế Quốc dân Công ty.
Đây là hình thức khuyến khích thanh toán với những khách hàng trả chậm.Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần thương mại Đại Huy Công ty CPTM Đại Huy bán hàng theo hai phương thức là bán hàng theo phương thức tiêu thụ trực tiếp và phương thức chuyển hàng theo hợp đồng. Khách hàng có nhu cầu sẽ liên hệ với phòng kinh doanh của Công ty để đặt mua hàng. Phòng kinh doanh báo cáo với ban Giám đốc và thảo hợp đồng kinh tế gửi qua bên khách hàng và thực hiện đàm phán trực tiếp hoặc gián tiếp để đi đến thống nhất và ký kết hợp đồng. Sau khi hợp đồng kinh tế được kí kết, phòng kế toán lập hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho làm căn cứ để thanh toán và vào sổ kế toán.
Thủ kho xuất hàng và giao cho khách hàng trực tiếp tại kho hoặc giao cho bộ phận giao hàng để chuyển hàng tới cho khách hàng theo hợp đồng. Về đặc điểm bộ máy quản lý, Công ty CPTM Đại Huy có quy mô quản lý gọn nhẹ, bộ máy gián tiếp được sắp xếp phù hợp với khả năng và có thể kiêm nhiệm nhiều việc. Trong đó phòng kinh doanh và phòng kế toán có chức năng, nhiệm vụ quan trọng trong việc tổ chức và quản lý hoạt động bán hàng tại Công ty. * Phòng Kinh doanh: Có các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Tổ chức xây dựng và tổ chức các hoạt động kinh doanh và tham mưu cho Ban giám đốc để định hướng phát triển lâu dài về chiến lược kinh doanh.
- Trên cơ sở kế hoạch của từng phòng ban, phòng sẽ lập kế hoạch kinh doanh cụ thể trong từng quý, từng năm để trình duyệt Ban giám đốc cũng như các phòng chức năng có liên quan. Phạm Thị Hiến – KT2K11 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế Quốc dân - Nghiên cứu điều tra thị trường, xây dựng chính sách giá cả cũng như mạng lưới thông tin quảng cáo tiếp thị hỗ trợ xúc tiến phát triển sản phẩm. - Tổ chức thu thập thông tin và nắm bắt thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty. - Tổ chức thực hiện và quản lý về việc thiết lập, cập nhật hệ thống cơ sở dữ liệu liên quan đến mọi mặt hoạt động của phòng Kinh doanh theo đúng quy định.
- Tham mưu và thực hiện các kế hoạch, phương án đầu tư, chủ động tìm kiếm khách hàng, phát hiện thị trường khách hàng. - Phối hợp với phòng kế toán tài chính để tổ chức thực hiện thu hồi công nợ, kiểm soát công việc quản lý công nợ theo đúng quy định, đào tạo huấn luyện cho nhân viên. Quản lý bán hàng: Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về kế hoạch bán hàng hóa để nắm bắt được khả năng tiêu thụ hàng hóa của Công ty kịp thời, đề xuất những mặt hàng đầu vào một cách kịp thời nhất. - Theo dõi thực hiện các hợp đồng mua bán của công ty.
- Xây dựng và triển khai thực hiện các hợp đồng được Ban giám đốc và phòng Kinh doanh xét duyệt. - Kết hợp với phòng kinh doanh để lưu trữ hồ sơ kinh doanh khi cần thiết. Nhân viên kinh doanh: thực hiện những nhiệm vụ cơ bản sau: - Tìm kiếm các hợp đồng kinh tế, các khách hàng tiềm năng cho Công ty. - Hỗ trợ và theo dõi các hợp đồng chính của công ty như hợp đồng mua bán, kinh doanh của công ty.
- Lập và quản lý các hóa đơn hàng tháng. - Thực hiện các nhiệm vụ do phòng kinh doanh bàn giao Phạm Thị Hiến – KT2K11 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế Quốc dân Nhân viên giao hàng: Chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa cho khách hàng theo địa chỉ ghi trên hợp đồng. Phạm Thị Hiến – KT2K11 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế Quốc dân *Phòng kế toán: - Ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ bán hàng phát sinh. - Giúp ban Giám đốc kiểm tra các điều khoản của hợp đồng kinh tế, hướng dẫn và chỉ đạo phòng bộ phận kinh doanh và bộ phận kho ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ ban đầu đúng chế độ.
- Tổ chức công tác thông tin về hoạt động tiêu thụ, kết quả hoạt động bán hàng, báo cáo doanh thu bán hàng từng tháng cho ban Giám đốc để có các chiến lược bán hàng thích hợp cho tháng tiếp theo - Thủ quỹ chịu trách nhiệm lập phiếu thu thu tiền hàng khi khách hàng thanh toán hoặc vào sổ quỹ tiền gửi ngân hàng khi có giấy báo Có của ngân hàng. - Kế toán kho hàng ngày theo dõi phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, vào sổ chi tiết, theo dõi hàng hóa nhập, xuất, tồn trong kho cả về mặt số lượng và mặt giá trị. Phạm Thị Hiến – KT2K11 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trường ĐH Kinh tế Quốc dân CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐẠI HUY 2.1 Kế toán bán hàng của Công ty CPTM Đại Huy 2.