Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt và tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế, các doanh nghiệp thương mại phải không ngừng tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận và bảo toàn vốn. Hoạt động bán hàng là khâu then chốt trong chu chuyển vốn, quyết định trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Để quản lý hiệu quả khâu tiêu thụ, kiểm soát doanh thu và chi phí, kế toán được xác định là công cụ quản lý kinh tế - tài chính chủ yếu giúp cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho ban giám đốc đưa ra các quyết định điều hành.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp "Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty Cổ phần thương mại Đại Huy" được thực hiện bởi sinh viên Phạm Thị Hiến (lớp KT2K11, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân) dưới sự hướng dẫn của TS. Phan Trung Kiên, nhằm giải quyết các yêu cầu thực tiễn trong công tác hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại doanh nghiệp.

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định gồm ba nội dung chính:

  1. Hệ thống hóa và phân tích đặc điểm hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần thương mại Đại Huy.
  2. Khảo sát, mô tả và đánh giá thực trạng công tác kế toán bán hàng, kế toán giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và quy trình xác định kết quả kinh doanh tại đơn vị.
  3. Đánh giá những ưu điểm, tồn tại trong công tác hạch toán và đề xuất các nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, bao gồm hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính liên quan.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần thương mại Đại Huy (Địa chỉ: Km7, đường Hùng Vương, quận Hồng Bàng, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian và dữ liệu: Số liệu kế toán thực tế thu thập trong niên độ kinh doanh năm 2012, trọng tâm là số liệu chi tiết tháng 03 năm 2012.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung pháp lý và chuẩn mực kế toán áp dụng

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và chế độ kế toán hiện hành tại thời điểm nghiên cứu:

  • Chế độ Kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư số 161/2007/TT-BTC ngày 31/12/2007.
  • Hệ thống 26 Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) và các văn bản hướng dẫn thi hành do Bộ Tài chính ban hành.
  • Căn cứ pháp lý về hợp đồng kinh tế và hoạt động thương mại: Bộ luật Dân sự số 33/2005/QH11 ngày 14/06/2005 (và Quyết định số 45/2005/QH11 thi hành Bộ luật Dân sự); Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005.
  • Tài liệu học thuật tham khảo: Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp (GS. Đặng Thị Loan), Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính (TS. Nguyễn Văn Công), Giáo trình Phân tích báo cáo tài chính và Kế toán quản trị doanh nghiệp (TS. Nguyễn Năng Phúc), Kế toán trong doanh nghiệp thương mại và dịch vụ (TS. Nguyễn Phú Giang), Kế toán quản trị (Phan Đức Dũng).

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu kế toán chuyên ngành:

  • Phương pháp thu thập và xử lý chứng từ: Thu thập trực tiếp hệ thống chứng từ gốc phát sinh tại doanh nghiệp (hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, giấy báo Có, chứng từ thanh toán).
  • Phương pháp tài khoản kế toán và ghi sổ kép: Sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC để phân loại và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
  • Phương pháp tính giá: Áp dụng phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) để tính toán giá vốn hàng xuất kho.
  • Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán: Phản ánh từ sổ chi tiết lên Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
  • Phương pháp so sánh, đối chiếu: Đối chiếu số liệu giữa thẻ kho của thủ kho với sổ kế toán chi tiết hàng hóa của phòng kế toán; đối chiếu công nợ khách hàng và kết chuyển doanh thu, chi phí xác định kết quả kinh doanh.

Nguồn dữ liệu

Dữ liệu sử dụng trong chuyên đề là dữ liệu kế toán thực tế trích xuất từ sổ sách kế toán, chứng từ và báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần thương mại Đại Huy trong quý I năm 2012 (đặc biệt là tháng 03/2012).

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần thương mại Đại Huy

Chương 1 trình bày khái quát về lịch sử hình thành, chức năng kinh doanh và cơ cấu quản lý hoạt động bán hàng của doanh nghiệp:

  • Chức năng và mặt hàng kinh doanh chính: Công ty CPTM Đại Huy hoạt động trong lĩnh vực mua bán và phá dỡ tàu, xà lan cũ nhằm cung cấp nguyên liệu cho ngành công nghiệp luyện thép. Danh mục sản phẩm chủ yếu gồm: đồng vàng, đồng đỏ, thép tấm (độ dày 6÷16mm), thép hình ống các loại, sắt thép phế liệu, máy thủy và các thiết bị vật tư tháo dỡ từ tàu.
  • Thị trường và khách hàng: Thị trường tiêu thụ của công ty tập trung nội địa, chủ yếu tại Hải Phòng và các tỉnh phía Bắc. Các khách hàng truyền thống lớn gồm: Nhà máy thép Thái Nguyên (khách hàng lớn nhất, tiêu thụ hàng triệu tấn thép mỗi năm), Công ty TNHH Vận tải Xuyên Việt, Công ty Cổ phần Thép Anh Vũ, Công ty CPTM & DV Việt Hùng, Công ty TNHH Tiến Anh.
  • Phương thức bán hàng áp dụng:
    1. Phương thức tiêu thụ trực tiếp: Giao hàng trực tiếp cho người mua tại kho bãi của công ty; quyền sở hữu hàng hóa chuyển giao ngay khi hoàn tất bàn giao.
    2. Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng: Công ty vận chuyển hàng hóa đến địa điểm thỏa thuận trong hợp đồng; hàng hóa chỉ được ghi nhận là tiêu thụ khi khách hàng nhận hàng và chấp nhận thanh toán.
  • Phương thức thanh toán áp dụng:
    • Bán hàng khách hàng ứng trước tiền hàng qua hợp đồng.
    • Bán hàng thu tiền ngay: Bằng tiền mặt (với hóa đơn dưới 20 triệu đồng) hoặc chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng Vietbank - Chi nhánh Hải Phòng (với hóa đơn trên 20 triệu đồng hoặc khách hàng ngoài địa bàn).
    • Bán hàng chấp nhận thanh toán sau (trả chậm): Áp dụng cho khách hàng truyền thống với chính sách chiết khấu thanh toán theo thỏa thuận hợp đồng.
  • Bộ máy quản lý hoạt động bán hàng: Cơ cấu gọn nhẹ với sự phối hợp trực tiếp giữa Ban Giám đốc, Phòng Kinh doanh (nghiên cứu thị trường, đàm phán hợp đồng, theo dõi tiến độ giao hàng và đôn đốc công nợ) và Phòng Kế toán (kiểm tra hợp đồng, lập hóa đơn, theo dõi xuất kho, ghi nhận doanh thu - công nợ và lập báo cáo quản trị).

Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty Cổ phần thương mại Đại Huy

Chương 2 mô tả chi tiết quy trình hạch toán kế toán các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại đơn vị theo hình thức kế toán Nhật ký chung:

1. Kế toán doanh thu bán hàng

  • Thời điểm ghi nhận doanh thu: Ghi nhận khi xuất giao hàng và khách hàng trả tiền ngay hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán đối với hình thức trả chậm.
  • Hệ thống chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01 GTKT-3LL), Phiếu xuất kho (Mẫu số 04 HDL-3LL), Phiếu thu, Giấy báo Có ngân hàng, Sổ chi tiết bán hàng (Mẫu S35-DN), Sổ chi tiết thanh toán với người mua (TK 131 - Mẫu S06-SKT/DNN).
  • Tài khoản sử dụng: TK 5111 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ), TK 131 (Phải thu của khách hàng), TK 111, TK 112, TK 33311 (Thuế GTGT đầu ra phải nộp).
  • Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ:
    • Căn cứ Hợp đồng số 0503/ĐH-AV/2012 ký ngày 05/03/2012 với Công ty CP Thép Anh Vũ, kế toán lập Phiếu xuất kho số 64 và xuất Hóa đơn GTGT số 0000043 (Thép tấm 6÷16mm: 130.000 kg, Thép phế liệu: 80.000 kg).
    • Nghiệp vụ được phản ánh vào Sổ chi tiết bán hàng sản phẩm thép tấm (Biểu 2.3), Sổ chi tiết bán hàng thép phế liệu (Biểu 2.4), Sổ chi tiết thanh toán với người mua TK 131 (Biểu 2.5), Bảng tổng hợp chi tiết doanh thu (Biểu 2.6), sau đó ghi vào Sổ Nhật ký chung (Biểu 2.7) và Sổ Cái TK 5111.
STT Tên sản phẩm tiêu thụ (Tháng 03/2012) Số lượng xuất bán Đơn vị tính
01 Đồng vàng 5.000 Kg
02 Thép tấm 6÷16mm 130.000 Kg
03 Thép phế liệu 120.000 Kg
04 Thép hình ống các loại 138.000 Kg
05 Sắt phế liệu các loại 332.000 Kg

2. Kế toán giá vốn hàng bán

  • Phương pháp hạch toán tồn kho: Áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên.
  • Phương pháp tính giá xuất kho: Áp dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO).
  • Kế toán chi tiết: Áp dụng phương pháp Thẻ song song. Tại kho, thủ kho ghi chép số lượng nhập - xuất - tồn trên Thẻ kho (Mẫu S12-VT). Tại phòng kế toán, kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị trên sổ chi tiết, thực hiện đối chiếu định kỳ cuối tháng.
  • Hạch toán tổng hợp: Sử dụng TK 632 (Giá vốn hàng bán). Hằng ngày ghi nhận nợ TK 632 / có TK 155 (hoặc TK 156). Cuối tháng lập Bảng tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán (Biểu 2.11) và kết chuyển toàn bộ giá vốn hàng bán sang bên Nợ TK 911 (Biểu 2.12 - Sổ Cái TK 632).

3. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Doanh nghiệp áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ (QĐ 48/2006/QĐ-BTC), hệ thống tài khoản chi phí được tổ chức như sau:

  • Chi phí bán hàng (TK 6421): Tập hợp các chi phí liên quan đến tiêu thụ gồm chi phí thuê kho bãi (TK 112), chi phí vận chuyển (TK 111), chi phí nhân viên bán hàng (TK 334), trích bảo hiểm (TK 338), trích khấu hao TSCĐ (TK 214) và chi phí dịch vụ mua ngoài (Hóa đơn GTGT dịch vụ viễn thông). Số liệu phát sinh được theo dõi trên Sổ chi tiết chi phí bán hàng (Biểu 2.14) và Sổ Cái TK 6421 (Biểu 2.15). Cuối tháng 03/2012, tổng số tiền kết chuyển sang TK 911 là 439.000.000 đồng.
  • Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 6422): Tập hợp chi phí quản lý chung gồm chi phí văn phòng phẩm (TK 111), tiền lương nhân viên văn phòng (TK 334), tiền điện thoại, chi phí tiếp khách (TK 111). Số liệu được ghi chép vào Sổ chi tiết chi phí QLDN (Biểu 2.16) và Sổ Cái TK 6422 (Biểu 2.17). Cuối tháng 03/2012, tổng số tiền kết chuyển sang TK 911 là 680.000.000 đồng.

4. Kế toán xác định kết quả hoạt động bán hàng

  • Công thức xác định: $$\text{Kết quả bán hàng và CCDV} = \text{Doanh thu thuần} - \text{Giá vốn hàng bán} - \text{Chi phí bán hàng} - \text{Chi phí QLDN}$$
  • Hệ thống tài khoản xác định kết quả:
    • TK 911: Xác định kết quả kinh doanh.
    • TK 821: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp (TK 8211 - Chi phí thuế TNDN hiện hành; TK 8212 - Chi phí thuế TNDN hoãn lại).
    • TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối (TK 4211 - Lợi nhuận chưa phân phối năm trước; TK 4212 - Lợi nhuận chưa phân phối năm nay).
  • Trình tự kết chuyển cuối kỳ:
    1. Kết chuyển doanh thu thuần từ bên Nợ TK 511 sang bên Có TK 911.
    2. Kết chuyển giá vốn hàng bán từ bên Có TK 632 sang bên Nợ TK 911.
    3. Kết chuyển chi phí bán hàng từ bên Có TK 6421 sang bên Nợ TK 911.
    4. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp từ bên Có TK 6422 sang bên Nợ TK 911.
    5. Tính toán lợi nhuận trước thuế, chi phí thuế TNDN và kết chuyển số lãi thuần sang bên Có TK 421 (hoặc kết chuyển lỗ sang bên Nợ TK 421).

Chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty Cổ phần thương mại Đại Huy

Chương 3 tổng kết các đánh giá thực trạng và đề xuất phương hướng, giải pháp hoàn thiện:

  • Đánh giá thực trạng:
    • Ưu điểm: Doanh nghiệp tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, phân công công việc rõ ràng; áp dụng đúng mẫu biểu cơ bản theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC; kiểm soát chặt chẽ hợp đồng kinh tế và luân chuyển chứng từ với các bạn hàng lớn.
    • Nhược điểm/Tồn tại: Việc phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đôi khi chưa chi tiết theo từng khoản mục; phương pháp tính giá FIFO đòi hỏi theo dõi lô hàng chi tiết nhưng gây áp lực đối chiếu khi khối lượng hàng tháo dỡ lớn; việc theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu và chiết khấu thanh toán chưa được tách bạch trên các tài khoản riêng biệt.
  • Phương hướng và giải pháp hoàn thiện do tác giả đề xuất:
    1. Về công tác quản lý bán hàng: Nâng cao hiệu quả phối hợp giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán trong kiểm soát thu hồi công nợ đến hạn.
    2. Về tài khoản và phương pháp tính giá: Hoàn thiện việc mở các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 để theo dõi riêng biệt từng nhóm mặt hàng (thép tấm, phế liệu, kim loại màu); xem xét phương pháp tính giá xuất kho phù hợp với đặc thù hàng phá dỡ tàu cũ.
    3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ giữa bộ phận kho và phòng kế toán, hạn chế chậm trễ trong việc cập nhật thẻ kho và phiếu xuất.
    4. Về sổ kế toán chi tiết và tổng hợp: Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán chi tiết bán hàng, sổ theo dõi chi tiết thanh toán công nợ theo từng đối tượng khách hàng.
    5. Về báo cáo kế toán: Tăng cường lập các báo cáo quản trị phân tích doanh thu, chi phí theo từng mặt hàng định kỳ hằng tháng để phục vụ quyết định điều hành của Ban Giám đốc.

Kết quả và đóng góp

  1. Kết quả hạch toán thực tế: Khóa luận đã hệ thống hóa và minh họa tường tận số liệu kế toán tháng 03/2012 của Công ty CPTM Đại Huy với các nghiệp vụ xuất bán lớn cho đối tác (như hợp đồng bán thép tấm và sắt phế liệu cho Công ty CP Thép Anh Vũ với tổng thanh toán có thuế GTGT là 2.818.332.000 đồng).
  2. Làm rõ quy trình thực hiện theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC: Phản ánh chính xác việc áp dụng hệ thống tài khoản đặc thù của doanh nghiệp vừa và nhỏ, bao gồm việc ghi nhận chi phí bán hàng vào TK 6421 và chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 6422 (thay vì TK 641 và TK 642 như ở Quyết định 15/2006/QĐ-BTC).
  3. Đóng góp về mặt ứng dụng: Đề xuất 06 nhóm giải pháp hoàn thiện gắn liền với thực tiễn hoạt động kinh doanh kim loại và vật tư phá dỡ tàu cũ tại doanh nghiệp, hỗ trợ hoàn thiện quy trình lập chứng từ, ghi sổ và lập báo cáo tài chính.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế về phạm vi dữ liệu: Đề tài nghiên cứu tình huống cụ thể tại một doanh nghiệp thương mại phá dỡ tàu cũ (Công ty CPTM Đại Huy) với số liệu phân tích tập trung chủ yếu vào tháng 03 năm 2012, chưa bao quát biến động doanh thu - chi phí qua nhiều năm tài chính liên tiếp.
  • Hướng nghiên cứu mở rộng: Nghiên cứu so sánh công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả giữa doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ với doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC; mở rộng nghiên cứu công tác kế toán quản trị doanh thu, chi phí trong các doanh nghiệp kinh doanh phế liệu và tháo dỡ tàu biển quy mô lớn.

Giá trị tham khảo

  • Đối với sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Là tài liệu tham khảo chi tiết về cách trình bày một chuyên đề thực tập tốt nghiệp đại học, phương pháp trích xuất chứng từ (hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, thẻ kho) và quy trình hạch toán trên Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và Sổ chi tiết.
  • Đối với người làm kế toán tại doanh nghiệp vừa và nhỏ: Cung cấp mẫu biểu thực tế và quy trình kết chuyển doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng (TK 6421), chi phí QLDN (TK 6422) sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Câu hỏi thường gặp

1. Hoạt động kinh doanh chính của Công ty Cổ phần thương mại Đại Huy là gì?

Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực mua bán và phá dỡ tàu, xà lan cũ; cung cấp các sản phẩm sắt thép, đồng vàng, đồng đỏ, thép tấm (6÷16mm), thép hình ống, sắt thép phế liệu và máy thủy cho các nhà máy luyện thép và đơn vị vận tải.

2. Doanh nghiệp áp dụng hình thức ghi sổ kế toán và phương pháp kế toán hàng tồn kho nào?

Công ty CPTM Đại Huy áp dụng hình thức kế toán Sổ Nhật ký chung và thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, sử dụng phương pháp thẻ song song trong kế toán chi tiết hàng tồn kho.

3. Phương pháp tính giá vốn hàng xuất bán tại công ty là phương pháp nào?

Công ty áp dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO) để tính giá vốn hàng xuất bán trong kỳ.

4. Hệ thống tài khoản tập hợp chi phí kinh doanh của doanh nghiệp gồm những tài khoản nào?

Theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC, doanh nghiệp sử dụng tài khoản TK 6421 để theo dõi chi phí bán hàng và tài khoản TK 6422 để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp, cuối kỳ kết chuyển toàn bộ số phát sinh sang TK 911.

5. Công thức xác định kết quả hoạt động bán hàng được doanh nghiệp áp dụng như thế nào?

Kết quả bán hàng được tính bằng công thức: $$\text{Kết quả bán hàng} = \text{Doanh thu thuần} - \text{Giá vốn hàng bán} - \text{Chi phí bán hàng (TK 6421)} - \text{Chi phí QLDN (TK 6422)}$$

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Phạm Thị Hiến đã phản ánh toàn diện thực trạng tổ chức hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần thương mại Đại Huy theo hình thức Nhật ký chung và Quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Thông qua hệ thống chứng từ, sổ chi tiết và sổ tổng hợp minh họa cụ thể trong tháng 03/2012, nghiên cứu đã làm rõ dòng vận động của doanh thu, giá vốn và các khoản chi phí thời kỳ. Các giải pháp hoàn thiện được tác giả xây dựng xuất phát từ thực tiễn hoạt động phá dỡ tàu cũ của công ty, mang lại giá trị ứng dụng cụ thể cho công tác quản lý tài chính - kế toán tại đơn vị.