Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

1. Lý do chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn

Cùng với sự phát triển của xã hội và mức sống gia tăng, nhu cầu về thực phẩm sạch, thực phẩm hữu cơ có nguồn gốc rõ ràng và đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm ngày càng trở thành mối quan tâm hàng đầu của người tiêu dùng tại các đô thị lớn. Nắm bắt xu hướng này, Công ty TNHH Thương mại Laria đã phát triển chuỗi siêu thị thực phẩm sạch Farmers Market (F&M). Trong cơ cấu kinh doanh của công ty, nhóm hàng trái cây nhập khẩu là nhóm sản phẩm chủ lực, đóng góp tỷ trọng doanh thu cao nhất.

Tuy nhiên, do đặc thù hàng tươi sống có hạn sử dụng ngắn và yêu cầu điều kiện bảo quản nghiêm ngặt, việc kiểm soát số lượng tồn kho của nhóm hàng này gặp nhiều khó khăn. Mặc dù công ty đã áp dụng quy trình kiểm soát nội bộ và quản lý dữ liệu qua hệ thống phần mềm, thực tế tại chi nhánh trọng điểm FM01 (496 Nguyễn Thị Minh Khai) vẫn xảy ra tình trạng lượng tồn kho thực tế vượt xa nhu cầu tiêu thụ, công tác dự báo chưa bám sát biến động thị trường, dẫn đến tỷ lệ hàng hư hỏng, hết hạn và chi phí lưu kho tăng cao, trực tiếp làm suy giảm hiệu quả kinh doanh. Xuất phát từ thực trạng trên, đề tài "Tối ưu hóa chi phí tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại Laria" được thực hiện nhằm hoàn thiện mô hình quản trị dự trữ và cắt giảm các khoản tổn thất cho doanh nghiệp.

2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Khóa luận xác định 3 mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

  1. Phân tích thực trạng và đánh giá tính hiệu quả trong công tác kiểm soát mức độ tồn kho mặt hàng trái cây nhập khẩu tại chi nhánh FM01 thuộc Công ty TNHH Thương mại Laria.
  2. Phân tích các ưu điểm và xác định những nguyên nhân gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kiểm soát số lượng tồn kho của mặt hàng nghiên cứu.
  3. Đề xuất mô hình tồn kho tối ưu và các giải pháp điều chỉnh mức tồn kho an toàn phù hợp theo từng giai đoạn, nhằm duy trì mức độ dịch vụ kỳ vọng 95%, tối ưu hóa chi phí lưu trữ và giảm thiểu tỷ lệ hàng hủy.

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý tồn kho và chi phí tồn trữ đối với nhóm mặt hàng trái cây nhập khẩu.
  • Phạm vi không gian: Chi nhánh siêu thị Farmers Market Nguyễn Thị Minh Khai (FM01), địa chỉ tại 496 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 2, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh.
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động kinh doanh, tồn kho từ tháng 03/2022 đến tháng 07/2023 (kết hợp theo dõi thực tế đến tháng 10/2023).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

1. Khung lý thuyết và mô hình ứng dụng

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng và kiểm soát hàng tồn kho:

  • Khái niệm và vai trò tồn kho: Tiếp cận quan điểm cân bằng tài chính giữa chi phí duy trì hàng tồn kho và chi phí thiếu hụt hàng hóa nhằm duy trì liên tục hoạt động kinh doanh.
  • Mức độ dịch vụ (Customer Service Level): Xác định xác suất đáp ứng kịp thời đơn hàng từ lượng tồn kho sẵn có. Mức độ dịch vụ mục tiêu được lựa chọn cho mô hình là 95% ($Z = 1{,}645$ hoặc $Z = 1{,}65$).
  • Cơ cấu chi phí tồn kho: Phân loại và phân tích 3 nhóm chi phí cốt lõi:
    • Chi phí không gian lưu trữ: Bao gồm định phí (chi phí thuê mặt bằng kho) và biến phí (chi phí điện năng vận hành kho lạnh, vật tư bảo quản).
    • Chi phí thất thoát: Tổng hợp tổn thất từ hàng hóa bị hỏng hóc, dập nát, quá hạn sử dụng phải tiêu hủy và mất cắp.
    • Chi phí cơ hội: Thiệt hại kinh tế phát sinh khi xảy ra tình trạng thiếu hàng làm mất doanh thu tiềm năng, hoặc vốn bị ứ đọng do tồn kho vượt định mức.
  • Phương pháp dự báo bước đi ngẫu nhiên (Random Walk Simulation): Ứng dụng mô hình toán học bước đi ngẫu nhiên có độ dịch chuyển ($X_t = X_{t-1} + e_t$) để mô phỏng biến động nhu cầu ngẫu nhiên của mặt hàng trái cây nhập khẩu qua các chu kỳ kinh doanh kế tiếp dựa trên dữ liệu lịch sử.
  • Công thức tính mức tồn kho an toàn (Safety Stock - SS): Áp dụng công thức tính toán dựa trên mức độ dịch vụ mục tiêu, độ lệch chuẩn của nhu cầu ($\sigma_D$), thời gian đặt hàng ($LT$) và chu kỳ tính toán ($T$): $$SS = Z \times \sqrt{\frac{LT}{T}} \times \sigma_D$$ Đồng thời xem xét mở rộng mô hình khi có sự biến động đồng thời của thời gian giao hàng ($\sigma_{LT}$) và nhu cầu trung bình ($D_{avg}$).

2. Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

  • Thu thập dữ liệu thứ cấp: Trích xuất báo cáo doanh thu, sản lượng tiêu thụ từng ngày, lượng hàng hủy định kỳ, chi phí vận hành kho từ hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp SAP và hệ thống quản lý bán lẻ POS của Công ty Laria giai đoạn 03/2022 – 07/2023.
  • Thu thập dữ liệu sơ cấp: Thực hiện phỏng vấn sâu trực tiếp Trưởng phòng Kiểm soát nội bộ và Cửa hàng trưởng chi nhánh FM01 để làm rõ quy trình lập kế hoạch đặt hàng, vận hành kho lạnh, phương thức kiểm kê và quy trình xử lý tiêu hủy hàng hỏng.
  • Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, lập bảng tổng hợp số liệu và biểu đồ so sánh xu hướng; áp dụng thuật toán mô phỏng ngẫu nhiên để xác định tham số dự báo và kiểm nghiệm mô hình tồn kho an toàn đề xuất.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu Công ty TNHH Thương mại Laria

Chương 1 khái quát quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức và năng lực vận hành của doanh nghiệp:

  • Thông tin doanh nghiệp: Công ty TNHH Thương mại Laria (tên thương hiệu: Farmers Market - F&M), thành lập năm 2017 với cửa hàng đầu tiên tại 496 Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3. Đến thời điểm nghiên cứu, F&M sở hữu 2 kho tổng diện tích 3.000 m², 5 chi nhánh cửa hàng truyền thống tại TP.HCM (FM1: Quận 3, FM2: Phú Nhuận, FM3: Quận 7, FM4: Bình Thạnh, FM5: Quận 1), 5 gian hàng trực tuyến trên các nền tảng thương mại điện tử (Shopee Food, GrabMart, Tiki, Lazada, TikTok Shop), quy mô trên 300 nhân sự và kinh doanh hơn 3.500 mặt hàng.
  • Cơ cấu tổ chức: Doanh nghiệp vận hành theo mô hình phòng ban chức năng gồm Ban Giám đốc, Trợ lý BGĐ, Phòng Nhân sự, Kế toán - Tài chính, Công nghệ thông tin, Phát triển hệ thống, Thương mại điện tử, Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng, Phòng DC (Kho vận) và Hệ thống chuỗi cửa hàng.
  • Hệ thống Kiểm soát nội bộ: Cơ cấu chuyên trách gồm Trưởng phòng Kiểm soát nội bộ, Chuyên viên dữ liệu & kiểm kê, Chuyên viên kiểm soát tuân thủ - PCCC - Camera - Vệ sinh an toàn thực phẩm.
  • Phân tích thực trạng hoạt động (SWOT): Doanh nghiệp có thế mạnh về nhận diện thương hiệu, sản phẩm có xuất xứ rõ ràng và bắt kịp thị hiếu tiêu dùng sạch; tuy nhiên đang gặp hạn chế lớn trong công tác quản trị tồn kho dẫn đến chi phí lưu trữ và hàng hủy cao, bảo quản thực phẩm tươi sống chưa tối ưu.

Chương 2: Cơ sở lý thuyết

Chương 2 thiết lập nền tảng khoa học cho việc phân tích thực trạng và xây dựng mô hình định lượng:

  • Hệ thống hóa các khái niệm về kiểm soát tồn kho trong chuỗi bán lẻ bán lẻ hiện đại; phân định ranh giới giữa chi phí lưu kho và rủi ro đứt gãy nguồn hàng.
  • Phân tích cơ chế đánh đổi chi phí khi thiết lập mức độ dịch vụ khách hàng từ 90% đến 99%.
  • Luận giải cơ chế dự báo định lượng và sự phù hợp của mô hình bước đi ngẫu nhiên đối với các biến dữ liệu ngẫu nhiên của thị trường tiêu dùng nhanh.
  • Trình bày hệ thống công thức toán học tính toán mức tồn kho an toàn tương ứng với từng giả định về tính biến thiên của thời gian giao hàng và biến thiên của nhu cầu thị trường.

Chương 3: Thực trạng mô hình tồn kho tại Công ty TNHH Thương mại Laria

Chương 3 tập trung phân tích thực trạng hoạt động lưu kho mặt hàng trái cây nhập khẩu tại chi nhánh FM01:

  • Đặc tính sản phẩm và doanh thu: Trái cây nhập khẩu được chia thành 4 nhóm (theo mùa, theo ký hiệu tem nhãn, độc lạ, chủ lực). Giai đoạn 03/2022 - 07/2023, doanh thu trái cây nhập khẩu luôn chiếm tỷ trọng trên 50% tổng doanh thu của toàn chi nhánh FM01 (mặc dù tổng mức tiêu thụ có xu hướng giảm trong năm 2023 do áp lực suy thoái kinh tế).
  • Quy trình vận hành kho và bảo quản: Chi nhánh trang bị 1 kho lạnh dung tích 15 m³ với sức chứa 2,5 - 3,5 tấn; áp dụng nguyên tắc nhập trước - xuất trước (FIFO). Hàng nhập kho được dán nhãn thông tin xuất xứ và ghi chú ngày nhập. Thời hạn lưu kho quy định tối đa cho trái cây nhập khẩu là 7 ngày. Thời gian đặt và nhận hàng bình quân ($LT$) là 1,5 ngày; đơn hàng được duyệt trước 9h00 sáng hàng ngày.
  • Quy trình xử lý hàng hủy: Kiểm tra cảm quan hàng ngày; tách hàng dập, úng, mốc; lập phiếu hủy trình Cửa hàng trưởng phê duyệt và tiến hành tiêu hủy lúc 17h00 tại khu vực giám sát của camera. Định mức chi phí hàng hủy cho phép là 1,9% - 2,9% trên doanh thu.
  • Sự mất cân đối trong định mức tồn kho: Số liệu thống kê 17 tháng cho thấy khoảng cách chênh lệch rất lớn giữa lượng tồn kho thực tế và nhu cầu tiêu thụ trung bình ngày.
Thời gian Mức dự trữ tối đa (kg) Mức dự trữ tối thiểu (kg) Nhu cầu trung bình (kg)
03/2022 1.829,0 950,0 875,4
04/2022 1.593,0 733,1 746,8
05/2022 1.655,2 1.185,8 744,1
06/2022 1.662,9 706,2 672,9
07/2022 1.447,0 793,0 610,0
08/2022 1.541,9 793,7 623,9
09/2022 1.614,8 727,2 588,1
10/2022 2.404,4 758,5 665,0
11/2022 1.617,0 726,5 620,3
12/2022 2.771,4 1.308,6 684,3
01/2023 3.040,6 559,3 626,9
02/2023 1.285,7 685,7 531,4
03/2023 2.139,1 803,4 726,8
04/2023 1.400,6 796,3 575,4
05/2023 1.034,0 656,0 471,5
06/2023 987,8 652,5 441,7
07/2023 934,5 692,0 449,9
  • Hạn chế trong công tác quản lý tồn kho: Lượng tồn kho tối đa tại nhiều thời điểm gấp 3 - 4 lần nhu cầu tiêu thụ trung bình (điển hình tháng 12/2022 tồn tối đa đạt 2.771,4 kg, tháng 01/2023 đạt 3.040,6 kg trong khi nhu cầu chỉ dao động 626 - 684 kg). Tồn kho dư thừa dẫn đến chi phí lưu trữ tăng cao, trái cây bị suy giảm độ tươi (chiếm 4,6% trong tổng số 12% khiếu nại sản phẩm của cửa hàng) và tỷ lệ chi phí hàng hủy thực tế liên tục vượt ngưỡng định mức 2,9%.

Chương 4: Xây dựng mô hình tồn kho an toàn mặt hàng trái cây nhập khẩu chi nhánh FM01

Chương 4 trình bày phương án ứng dụng mô hình định lượng nhằm tối ưu hóa chi phí dự trữ:

  • Quy trình tính toán: Trích xuất chuỗi dữ liệu lịch sử từ phần mềm SAP, thực hiện dự báo nhu cầu tương lai bằng mô hình mô phỏng bước đi ngẫu nhiên qua 10 lần lặp.
  • Thiết lập mức tồn kho an toàn mới: Căn cứ vào độ lệch chuẩn nhu cầu sau mô phỏng, thời gian cung ứng chuẩn 1,5 ngày và hệ số phục vụ kỳ vọng 95% ($Z = 1{,}645$), tính toán lại ngưỡng tồn kho an toàn tối ưu cho từng giai đoạn kinh doanh.
  • Đánh giá hiệu quả: So sánh đối chiếu giữa mô hình tồn kho cũ và mô hình tồn kho mới cho thấy việc tái lập mức dự trữ giúp thu hẹp đáng kể độ chênh lệch giữa lượng hàng tồn và nhu cầu thực tế, giảm áp lực dung tích kho lạnh và cắt giảm tỷ lệ thất thoát do tiêu hủy hàng hư hỏng.

Kết quả và đóng góp

1. Kết quả chính từ số liệu nghiên cứu

  • Phân tích chi tiết biến động cung - cầu của nhóm trái cây nhập khẩu tại chi nhánh FM01 trong 17 tháng, chỉ ra nguyên nhân gốc rễ khiến chi phí vận hành tăng là do duy trì mức tồn kho đệm quá lớn (mức trữ tối đa có tháng lên tới 3.040,6 kg so với mức tiêu thụ ngày trung bình 626,9 kg).
  • Xác lập được bộ thông số vận hành thực tế tại chi nhánh: dung tích kho lạnh 15 m³ (chứa tối đa 3,5 tấn), thời gian hàng lưu kho tối đa 7 ngày, thời gian giao hàng từ khi duyệt đơn là 1,5 ngày, mục tiêu phục vụ khách hàng đạt 95%.
  • Ứng dụng thành công mô hình bước đi ngẫu nhiên (Random Walk) kết hợp thuật toán tồn kho an toàn để thiết lập lại mức dự trữ linh hoạt theo từng tháng thay cho định mức cứng nhắc trước đây.

2. Giải pháp và kiến nghị của tác giả

  • Đổi mới phương pháp dự báo và đặt hàng: Chuyển đổi từ cơ chế đặt hàng theo trực giác và định mức cố định sang phương pháp dự báo định lượng định kỳ, cập nhật biến động nhu cầu thực tế trên hệ thống SAP.
  • Kiểm soát nghiêm ngặt quy trình kho: Duy trì nguyên tắc FIFO, giám sát chặt chẽ nhãn xuất xứ và tem ghi chú ngày nhập kho; tăng cường kiểm tra chất lượng cảm quan hàng ngày để phát hiện sớm dấu hiệu hư hỏng.
  • Tối ưu hóa chính sách xúc tiến thương mại: Khi hàng hóa đạt 70 - 80% thời hạn lưu kho tối đa (ngày thứ 5 - 6), cần chủ động kích hoạt các chương trình khuyến mãi, giảm giá hoặc tạo combo để giải phóng tồn kho trước khi phát sinh chi phí hủy hàng.

3. Đóng góp của đề tài

Khóa luận đã chuyển hóa các lý thuyết quản trị tồn kho và mô hình toán ngẫu nhiên thành công cụ tính toán định lượng cụ thể cho chuỗi siêu thị thực phẩm sạch; cung cấp cho Ban quản lý Công ty TNHH Thương mại Laria căn cứ khoa học để điều chỉnh định mức tồn trữ, vừa đảm bảo mức độ phục vụ 95% vừa cắt giảm chi phí thất thoát và chi phí điện lạnh.


Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

1. Hạn chế của đề tài

  • Phạm vi khảo sát: Dữ liệu nghiên cứu và mô hình tính toán mới chỉ tập trung triển khai thực nghiệm trên nhóm mặt hàng trái cây nhập khẩu tại một chi nhánh duy nhất (FM01 - Nguyễn Thị Minh Khai), chưa bao quát toàn bộ 5 chi nhánh và các kho tổng của chuỗi.
  • Yếu tố tác động: Mô hình mô phỏng bước đi ngẫu nhiên chủ yếu dựa vào chuỗi dữ liệu quá khứ, chưa tích hợp đầy đủ các biến số ngoại cảnh phức tạp như biến động tỷ giá nhập khẩu, tình trạng gián đoạn chuỗi cung ứng quốc tế hoặc sự thay đổi đột biến của thời tiết.

2. Hướng phát triển nghiên cứu

  • Mở rộng ứng dụng mô hình tồn kho an toàn cho các nhóm hàng tươi sống khác có giá trị cao và vòng đời ngắn tại F&M như thịt tươi, thủy hải sản và rau củ quả hữu cơ.
  • Phát triển thuật toán dự báo tự động tích hợp trực tiếp vào hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (SAP ERP) để tính toán mức tồn kho an toàn theo thời gian thực cho toàn bộ chuỗi hệ thống cửa hàng.

Giá trị tham khảo

1. Đối tượng tham khảo

  • Sinh viên và học viên ngành Quản lý công nghiệp, Logistics và Quản trị chuỗi cung ứng: Tài liệu tham khảo về phương pháp tiếp cận và giải quyết bài toán quản trị dự trữ hàng mau hỏng (Perishable Inventory Management) trong môi trường doanh nghiệp bán lẻ thực phẩm.
  • Cán bộ quản lý kho vận và kiểm soát nội bộ tại các chuỗi bán lẻ: Nguồn tài liệu tham khảo thực tế về quy trình kiểm soát xuất - nhập - hủy hàng tươi sống và phương pháp tính toán định mức tồn kho an toàn dựa trên mức độ dịch vụ.

2. Nội dung đáng tham khảo

  • Bộ số liệu thực tế về sản lượng tồn trữ, mức tiêu thụ bình quân và tỷ lệ chi phí hàng hủy mặt hàng trái cây nhập khẩu qua 17 tháng liên tục.
  • Quy trình kiểm soát chất lượng, dán nhãn ghi chú ngày nhập, quản trị nhiệt độ kho lạnh dung tích 15 m³ và quy trình hủy hàng dưới sự giám sát của bộ phận kiểm soát nội bộ.
  • Phương pháp luận kết hợp giữa mô phỏng bước đi ngẫu nhiên (Random Walk) và công thức tồn kho an toàn ($SS$) trong việc xác định điểm đặt hàng tối ưu.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao mặt hàng trái cây nhập khẩu tại chi nhánh FM01 lại có chi phí thất thoát cao mặc dù doanh thu luôn đứng đầu?

Trái cây nhập khẩu là mặt hàng tươi sống có hạn sử dụng ngắn (quy định lưu kho tối đa 7 ngày) và nhạy cảm với điều kiện bảo quản. Do công tác dự báo trước đây chưa chuẩn xác và duy trì định mức tồn kho tối đa quá cao so với nhu cầu thực tế (có tháng lượng trữ cao gấp 3 - 4 lần nhu cầu trung bình ngày), hàng hóa bị lưu kho quá lâu dẫn đến suy giảm độ tươi, dập úng, hư hỏng và buộc phải tiêu hủy, làm chi phí hàng hủy thường xuyên vượt định mức cho phép 1,9% - 2,9% doanh thu.

2. Doanh nghiệp áp dụng quy định bảo quản và thời gian lưu trữ tối đa đối với trái cây nhập khẩu như thế nào?

Công ty trang bị tại mỗi cửa hàng 1 kho lạnh dung tích 15 m³ với sức chứa 2,5 - 3,5 tấn để duy trì nhiệt độ bảo quản chuẩn. Hàng hóa khi nhập kho phải được dán nhãn xuất xứ, dán ghi chú ngày nhập và sắp xếp theo nguyên tắc FIFO. Thời gian lưu trữ tối đa cho phép đối với trái cây nhập khẩu tại cửa hàng là 7 ngày; trước thời hạn này cửa hàng phải thực hiện các biện pháp bán hàng hoặc khuyến mãi để giải phóng tồn kho.

3. Thông số thời gian giao hàng ($LT$) và mức độ dịch vụ kỳ vọng ($Z$) trong mô hình được xác định là bao nhiêu?

Theo thực tế vận hành tại F&M, đơn hàng bổ sung được trình duyệt trước 9h00 sáng hàng ngày và thời gian nhà cung cấp vận chuyển hàng đến chi nhánh trung bình là 1,5 ngày ($LT = 1{,}5$). Mức độ dịch vụ kỳ vọng mà công ty thiết lập để đáp ứng nhu cầu khách hàng là 95%, tương ứng với hệ số phục vụ $Z \approx 1{,}645$.

4. Quy trình xử lý và tiêu hủy hàng trái cây hư hỏng tại cửa hàng FM01 diễn ra như thế nào?

Quy trình tiêu hủy diễn ra hàng ngày gồm 4 bước chính:

  1. Nhân viên kiểm tra trực quan, lọc các quả bị dập, mốc, thối ra khỏi khay trưng bày.
  2. Lập phiếu đề nghị hủy hàng theo mẫu quy định.
  3. Trình phiếu hủy cho Cửa hàng trưởng kiểm tra và phê duyệt.
  4. Đúng 17h00 hàng ngày, nhân viên thực hiện tiêu hủy thực tế tại khu vực có gắn camera giám sát với sự chứng kiến của Cửa hàng trưởng hoặc nhân viên an ninh.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đặng Ngọc Cẩm Nhi đã phản ánh toàn diện thực trạng quản trị tồn kho đối với nhóm hàng trái cây nhập khẩu tại chi nhánh FM01 - Công ty TNHH Thương mại Laria (Farmers Market). Thông qua việc phân tích chuỗi dữ liệu thực tế 17 tháng từ hệ thống SAP và POS, tác giả đã làm rõ các nguyên nhân dẫn đến tình trạng tồn kho dư thừa và tỷ lệ hàng hủy vượt ngưỡng cho phép. Đề tài đã ứng dụng thành công phương pháp mô phỏng bước đi ngẫu nhiên kết hợp công thức tồn kho an toàn nhằm thiết lập định mức dự trữ tối ưu tại mức độ dịch vụ 95%, mang lại giải pháp thực tiễn giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu kho, hạn chế hư hỏng và nâng cao hiệu quả kinh doanh chuỗi bán lẻ.