Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh ngành y tế Việt Nam ngày càng phát triển, hoạt động cung ứng thuốc và vật tư y tế giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo chất lượng khám chữa bệnh. Theo ước tính, chi phí thuốc và vật tư y tế chiếm tỷ lệ lớn trong tổng chi phí hoạt động của các cơ sở y tế công lập, ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn thu và hiệu quả tài chính. Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, tỉnh Bình Định, với quy mô 300 giường bệnh và hơn 1.000 lượt khám ngoại trú mỗi ngày, là một trong những đơn vị y tế hạng II có vai trò quan trọng trong chăm sóc sức khỏe cộng đồng. Tuy nhiên, việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại đây còn nhiều hạn chế, đặc biệt trong việc tích hợp và đồng bộ dữ liệu giữa các phần mềm quản lý chuyên môn và kế toán.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại các cơ sở y tế, khảo sát thực trạng tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn và đề xuất giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và cung ứng. Nghiên cứu tập trung vào dữ liệu thu thập trong năm 2019, với phạm vi nghiên cứu tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn, góp phần nâng cao chất lượng quản trị và sử dụng nguồn lực tài chính trong lĩnh vực y tế công lập.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai lý thuyết trọng tâm: lý thuyết hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) và mô hình tổ chức theo chu trình cung ứng. HTTTKT được hiểu là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán nhằm hỗ trợ quản lý và ra quyết định, bao gồm các yếu tố như dữ liệu đầu vào, quy trình xử lý và đầu ra thông tin kế toán. Mô hình tổ chức theo chu trình nhấn mạnh sự phối hợp liên bộ phận trong các hoạt động lặp đi lặp lại, đảm bảo tính liên tục và hiệu quả trong quản lý chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế.

Các khái niệm chính bao gồm:

  • Chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế: bao gồm lập kế hoạch, đấu thầu, tiếp nhận, bảo quản, theo dõi và thanh toán.
  • Tổ chức thông tin kế toán theo phần hành và theo chu trình: phân chia nhiệm vụ kế toán theo từng phần hành chuyên biệt hoặc theo chu trình liên kết các bộ phận.
  • Hệ thống phần mềm quản lý: ứng dụng CNTT trong quản lý khám chữa bệnh và kế toán, như Viettel-HIS và MISA.NET.
  • Danh mục thuốc (DMT): cơ sở để lập kế hoạch và tổ chức cung ứng thuốc phù hợp với nhu cầu điều trị và nguồn lực tài chính.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp thu thập và phân tích dữ liệu thực tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn trong năm 2019. Cỡ mẫu gồm lãnh đạo, cán bộ quản lý khoa/phòng chức năng và nhân viên kế toán tham gia phỏng vấn trực tiếp nhằm thu thập thông tin về quy trình, tổ chức và thực trạng công tác kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế.

Phương pháp thu thập tài liệu được áp dụng để tổng hợp cơ sở lý luận và các quy định pháp luật liên quan như Nghị định số 85/2012/NĐ-CP và Thông tư số 11/2016/TT-BYT. Phân tích dữ liệu dựa trên so sánh thực trạng với các tiêu chuẩn quản lý, đánh giá hiệu quả tổ chức thông tin kế toán và ứng dụng CNTT. Timeline nghiên cứu kéo dài trong năm 2019, tập trung khảo sát, phân tích và đề xuất giải pháp phù hợp với điều kiện thực tế của Trung tâm.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng tổ chức thông tin kế toán còn phân tán và thiếu đồng bộ: Trung tâm sử dụng hai phần mềm độc lập là Viettel-HIS cho quản lý khám chữa bệnh và MISA.NET cho kế toán hành chính sự nghiệp, dẫn đến dữ liệu kế toán không kế thừa, thiếu liên kết giữa các bộ phận, gây chồng chéo và tốn kém thời gian nhân lực.

  2. Quy trình lập kế hoạch cung ứng thuốc chủ yếu thủ công, chưa ứng dụng CNTT hiệu quả: Việc lập dự trù thuốc, vật tư y tế dựa trên ước tính nhu cầu và số liệu sử dụng thực tế nhưng thực hiện qua Excel thủ công, chưa có hệ thống tự động hóa, làm tăng nguy cơ sai sót và thiếu kịp thời.

  3. Công tác đấu thầu và lựa chọn nhà cung cấp được thực hiện theo quy định chặt chẽ của Bộ Y tế và Sở Y tế Bình Định: Danh mục thuốc đấu thầu tập trung, vật tư y tế được lựa chọn nhà cung cấp riêng biệt, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả chi phí. Tuy nhiên, việc phối hợp thông tin giữa các bộ phận còn hạn chế, ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng cung ứng.

  4. Theo dõi công nợ và thanh toán nhà cung cấp chưa đồng bộ, gây khó khăn trong kiểm soát tài chính: Kế toán dược và kế toán vật tư theo dõi công nợ riêng biệt, chưa có hệ thống tổng hợp và báo cáo kịp thời, dẫn đến rủi ro thanh toán chậm hoặc sai sót trong quản lý công nợ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ việc chưa tích hợp hệ thống thông tin kế toán và quản lý chuyên môn trong cùng một nền tảng CNTT, làm giảm hiệu quả trao đổi dữ liệu và phối hợp công việc. So với các nghiên cứu trong ngành y tế tại các tỉnh khác, Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn có quy mô lớn và đa dạng dịch vụ, đòi hỏi hệ thống thông tin kế toán phải linh hoạt và đồng bộ hơn để đáp ứng nhu cầu quản lý phức tạp.

Việc tổ chức thông tin kế toán theo chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế giúp tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận, nâng cao tính chính xác và kịp thời của thông tin kế toán, từ đó hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả hơn. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ luồng quy trình cung ứng, bảng tổng hợp nhập xuất tồn thuốc và báo cáo công nợ chi tiết theo nhà cung cấp, giúp lãnh đạo dễ dàng theo dõi và ra quyết định.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và triển khai hệ thống thông tin kế toán tích hợp: Kết nối phần mềm quản lý khám chữa bệnh Viettel-HIS với phần mềm kế toán MISA.NET hoặc phát triển hệ thống ERP chuyên biệt cho y tế nhằm đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu nhập liệu trùng lặp, nâng cao hiệu quả quản lý. Thời gian thực hiện dự kiến 12-18 tháng, do Ban Giám đốc và phòng CNTT chủ trì.

  2. Ứng dụng công nghệ tự động hóa trong lập kế hoạch cung ứng: Phát triển module tự động dự trù thuốc, vật tư y tế dựa trên dữ liệu sử dụng thực tế và mô hình bệnh tật, giảm sai sót và tăng tính kịp thời. Thời gian triển khai 6-9 tháng, phòng Dược phối hợp phòng Kế hoạch tổng hợp thực hiện.

  3. Hoàn thiện quy trình theo dõi công nợ và thanh toán nhà cung cấp: Thiết lập hệ thống báo cáo công nợ chi tiết, phân quyền truy cập và kiểm soát nội bộ chặt chẽ nhằm đảm bảo thanh toán đúng hạn, nâng cao uy tín với nhà cung cấp. Thời gian thực hiện 3-6 tháng, phòng Tài chính - Kế toán chịu trách nhiệm.

  4. Tăng cường đào tạo và nâng cao năng lực nhân sự kế toán: Tổ chức các khóa đào tạo về ứng dụng CNTT, quản lý chu trình cung ứng và kỹ năng phân tích báo cáo kế toán nhằm nâng cao chất lượng công tác kế toán. Thời gian liên tục hàng năm, do phòng Tổ chức phối hợp phòng Tài chính - Kế toán thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Lãnh đạo các cơ sở y tế công lập: Nhận diện các điểm yếu trong tổ chức thông tin kế toán, từ đó xây dựng chiến lược cải tiến quản lý tài chính và cung ứng thuốc, vật tư y tế hiệu quả hơn.

  2. Nhân viên kế toán và quản lý tài chính y tế: Áp dụng các phương pháp tổ chức thông tin kế toán theo chu trình, nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm và quản lý dữ liệu kế toán trong môi trường y tế.

  3. Chuyên gia và nhà nghiên cứu trong lĩnh vực quản lý y tế và kế toán: Tham khảo mô hình tổ chức thông tin kế toán tích hợp, các giải pháp ứng dụng CNTT trong quản lý chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại cơ sở y tế công lập.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước về y tế và tài chính công: Sử dụng kết quả nghiên cứu để xây dựng chính sách, hướng dẫn và quy định về quản lý tài chính, đấu thầu và cung ứng thuốc, vật tư y tế phù hợp với thực tiễn các cơ sở y tế tuyến tỉnh, thành phố.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao cần tổ chức thông tin kế toán theo chu trình trong cơ sở y tế?
    Tổ chức theo chu trình giúp tăng cường phối hợp giữa các bộ phận, đảm bảo thông tin kế toán được ghi nhận, xử lý và cung cấp kịp thời, chính xác, hỗ trợ quản lý hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế.

  2. Việc sử dụng hai phần mềm độc lập ảnh hưởng thế nào đến công tác kế toán?
    Sử dụng phần mềm riêng biệt gây ra tình trạng dữ liệu không đồng bộ, thiếu tính kế thừa, làm tăng khối lượng công việc nhập liệu, khó kiểm tra đối chiếu và giảm hiệu quả quản lý tài chính.

  3. Làm thế nào để lập kế hoạch cung ứng thuốc hiệu quả?
    Lập kế hoạch dựa trên dữ liệu sử dụng thực tế, mô hình bệnh tật, nhu cầu điều trị và khả năng tài chính, đồng thời ứng dụng công nghệ thông tin để tự động hóa và cập nhật kịp thời kế hoạch cung ứng.

  4. Quy trình đấu thầu thuốc được tổ chức như thế nào?
    Đấu thầu thuốc được thực hiện tập trung theo quy định của Bộ Y tế và Sở Y tế, bao gồm xây dựng kế hoạch đấu thầu, lựa chọn nhà cung cấp dựa trên năng lực và giá cả, ký kết hợp đồng và giám sát thực hiện.

  5. Giải pháp nào giúp nâng cao hiệu quả quản lý công nợ nhà cung cấp?
    Thiết lập hệ thống theo dõi công nợ chi tiết, phân quyền truy cập, kiểm soát nội bộ chặt chẽ và báo cáo kịp thời giúp đảm bảo thanh toán đúng hạn, giảm rủi ro tài chính và duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.

Kết luận

  • Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại Trung tâm Y tế thành phố Quy Nhơn còn nhiều hạn chế do thiếu đồng bộ và tích hợp phần mềm.
  • Việc tổ chức thông tin kế toán theo chu trình giúp nâng cao hiệu quả phối hợp, kiểm soát và cung cấp thông tin kế toán chính xác, kịp thời.
  • Ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa trong lập kế hoạch cung ứng và quản lý công nợ là giải pháp then chốt để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
  • Đào tạo nâng cao năng lực nhân sự kế toán và hoàn thiện quy trình thanh toán, đấu thầu thuốc góp phần giảm thiểu rủi ro và tăng tính minh bạch.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai hệ thống tích hợp CNTT, hoàn thiện quy trình và đào tạo nhân sự trong vòng 12-18 tháng, nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý hiện đại và nâng cao chất lượng dịch vụ y tế.

Quý độc giả và các đơn vị y tế được khuyến khích áp dụng các giải pháp nghiên cứu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế, góp phần phát triển bền vững ngành y tế công lập.