Tổng quan nghiên cứu

Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường được thành lập từ năm 1976 trên nền tảng Đoàn Địa chất 45 có lịch sử từ năm 1965. Trải qua gần 40 năm xây dựng và phát triển tính đến năm 2014, Viện đã tích lũy một khối lượng đồ sộ lên tới khoảng 1.000 mét giá tài liệu chuyên ngành. Tuy nhiên, hơn 80% khối lượng hồ sơ địa chất, trắc địa, địa chất thủy văn và khoáng sản tại đây vẫn tồn tại ở dạng bó gói, cuộn tròn thủ công, bảo quản trong điều kiện kho tàng chật hẹp, thiếu quy chuẩn kỹ thuật.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm đặt ra là tình trạng tích đống cơ học chưa qua chỉnh lý khoa học, gây khó khăn lớn cho công tác tra cứu và tiềm ẩn nguy cơ hư hỏng tài liệu gốc có giá trị cao. Mục tiêu của đề tài là hệ thống hóa cơ sở lý luận, khảo sát toàn diện thực trạng công tác lưu trữ tại Viện, từ đó xây dựng hệ thống giải pháp nghiệp vụ tối ưu hóa việc phân loại, bảo quản và khai thác tài liệu chuyên môn đặc thù.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào toàn bộ tài liệu chuyên ngành địa chất và khoáng sản hình thành từ năm 1976 đến năm 2014 tại trụ sở Viện. Đề tài mang ý nghĩa thực tiễn to lớn khi giúp chuẩn hóa quy trình quản lý 100% hồ sơ khoa học công nghệ, bảo tồn nguồn dữ liệu nền tảng từng đóng góp vào việc lập hồ sơ công nhận 2 Di sản Thiên nhiên Thế giới gồm Vịnh Hạ Long và Vườn quốc gia Phong Nha - Kẻ Bàng, cũng như Công viên địa chất toàn cầu Cao nguyên đá Đồng Văn.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu vận dụng lý thuyết phân loại tài liệu lưu trữ học kinh điển theo nguyên tắc xuất xứ và phương pháp phông lưu trữ quốc gia, kết hợp mô hình quản lý vòng đời tài liệu khoa học công nghệ. Ba khái niệm then chốt được phân tích chuyên sâu gồm: tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, tài liệu chuyên môn đặc thù ngành địa chất và giá trị hiện hành của hồ sơ nghiên cứu. Tổ chức khoa học tài liệu được định nghĩa là hệ thống các khâu nghiệp vụ khép kín từ thu thập, xác định giá trị, phân loại, chỉnh lý đến xây dựng công cụ tra cứu tự động. Đối với tài liệu địa chất khoáng sản, các văn bản như báo cáo đo vẽ bản đồ tỷ lệ từ 1:500 đến 1:1.000.000, nhật ký thực địa và mẫu lõi khoan mang tính kế thừa liên tục qua nhiều thập kỷ, đòi hỏi lý thuyết lưu trữ phải gắn liền với đặc tính toán học, ký hiệu thạch học và quy chuẩn hệ tọa độ không gian VN-2000.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu triển khai phương pháp khảo sát thực địa toàn phần đối với cỡ mẫu gồm 1.000 mét giá tài liệu hiện hữu tại 2 kho lưu trữ cơ quan và toàn bộ hồ sơ chuyên môn tại 12 phòng ban chuyên ngành trực thuộc Viện. Phương pháp chọn mẫu điển hình được áp dụng để khảo sát sâu các bộ tài liệu đại diện từ đề tài cấp Nhà nước, cấp Bộ và cấp cơ sở với trần kinh phí 300 triệu đồng. Nghiên cứu kết hợp phương pháp sử liệu học để thẩm định tính chân xác của văn bản gốc, phương pháp thống kê mô tả để phân tích cơ sở vật chất với 6 tủ bảo quản và hệ thống máy tính, cùng phương pháp phỏng vấn chuyên sâu đối với cán bộ quản lý và nghiên cứu viên. Lý do lựa chọn tổ hợp phương pháp này nhằm đảm bảo tính toàn diện, biện chứng giữa lý luận văn thư lưu trữ và đặc thù khoa học địa chất. Toàn bộ quá trình thu thập và xử lý số liệu được tiến hành liên tục trong giai đoạn từ tháng 9 năm 2013 đến tháng 5 năm 2014.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thực trạng tổ chức tài liệu tại Viện bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng qua 4 phát hiện căn bản:

Thứ nhất, nguồn nhân lực lưu trữ thiếu hụt và chưa đáp ứng chuẩn chuyên môn khi chỉ có duy nhất 01 cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ cho toàn bộ 1.000 mét giá tài liệu, trong khi cán bộ này chỉ có trình độ sơ cấp qua đào tạo hàm thụ ngắn hạn.

Thứ hai, hạ tầng kho tàng xuống cấp khi toàn bộ tài liệu lưu trữ tập trung tại 2 phòng kho tầng 4 nhà C với 6 tủ chứa thông thường, thiếu hoàn toàn hệ thống kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm tự động và chưa có phòng đọc riêng biệt phục vụ độc giả.

Thứ ba, mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ đạt 0% khi chưa trang bị bất kỳ phần mềm quản lý văn thư lưu trữ chuyên dụng nào, dù tỷ lệ máy tính kết nối mạng internet và mạng LAN nội bộ đạt 100% tại 12 đơn vị chuyên môn.

Thứ tư, tỷ lệ chỉnh lý tài liệu rất thấp khi ước tính khoảng 75% đến 80% hồ sơ chuyên môn đặc thù vẫn ở tình trạng sơ bộ, bó gói, thiếu công cụ tra cứu khoa học như mục lục hồ sơ hoàn chỉnh hay hệ thống thẻ tra tìm đồng bộ.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chủ yếu của các hạn chế trên bắt nguồn từ nhận thức chưa đồng bộ của các cấp quản lý, xem nhẹ công tác lưu trữ và chưa áp dụng đúng các chế độ phụ cấp độc hại theo quy định ngành tài nguyên môi trường. So sánh với các cơ quan lưu trữ kỹ thuật ngành điện lực hoặc xây dựng cùng thời kỳ, nơi tỷ lệ văn bản hóa danh mục hồ sơ đạt trên 60%, công tác phân loại tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản vẫn còn mang tính chất giải quyết tình thế.

Dữ liệu khảo sát thực trạng trang thiết bị và tiến độ chỉnh lý có thể được mô tả trực quan thông qua bảng đối sánh cơ sở vật chất gồm 10 danh mục kỹ thuật và biểu đồ hình cột phân bổ tỷ lệ phần trăm tài liệu chưa xử lý tại từng phòng chuyên môn. Biểu đồ tròn thể hiện cơ cấu tài liệu sẽ làm nổi bật sự chênh lệch lớn giữa tài liệu hành chính chỉ chiếm khoảng 15% và tài liệu chuyên môn chiếm tới 85% tổng khối lượng kho. Việc tổ chức khoa học chậm trễ không chỉ đe dọa trực tiếp đến tuổi thọ của tài liệu bản đồ khổ lớn và băng đĩa dữ liệu mà còn làm giảm 50% hiệu suất tra cứu trong các dự án khảo sát tai biến địa chất và thẩm định an toàn công trình quốc gia.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, kiện toàn bộ máy nhân sự bằng việc tuyển dụng bổ sung ít nhất 02 cán bộ có trình độ đại học chuyên ngành Lưu trữ học và tổ chức tập huấn nghiệp vụ định kỳ hàng quý cho 100% cán bộ các phòng chuyên môn, hoàn thành trước quý 4 năm 2015 do Phòng Tổ chức Hành chính chủ trì thực hiện.

Thứ hai, nâng cấp cơ sở vật chất thông qua việc đầu tư mở rộng diện tích kho lưu trữ đạt chuẩn tối thiểu 150 mét vuông, trang bị 10 tủ sắt chuyên dụng chống cháy cho tài liệu bản vẽ khổ lớn và lắp đặt 100% hệ thống đo nhiệt ẩm tự động trong giai đoạn 2015 đến 2016 do Phòng Tài chính Kế toán phối hợp các đơn vị liên quan triển khai.

Thứ ba, chuẩn hóa hệ thống văn bản quản lý nội bộ bằng việc ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ sửa đổi và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn địa chất khoáng sản đạt tỷ lệ bao phủ 100% các loại hình hồ sơ trước tháng 12 năm 2015 do Viện trưởng chỉ đạo ban hành.

Thứ tư, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin bằng việc triển khai phần mềm quản lý lưu trữ điện tử, số hóa 100% mục lục hồ sơ và tối thiểu 40% tài liệu bản đồ địa chất quan trọng tỷ lệ 1:50.000 trong giai đoạn 2016 đến 2018 do Phòng Viễn thám và Toán địa chất phụ trách kỹ thuật.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Thứ nhất, cán bộ quản lý và nhân viên lưu trữ tại các viện nghiên cứu chuyên ngành: Giúp nắm vững phương pháp phân loại, chỉnh lý các loại tài liệu phức tạp như bản đồ địa hình hệ quy chiếu VN-2000, mặt cắt địa chất và báo cáo thăm dò khoáng sản, ứng dụng trực tiếp vào việc tái cấu trúc kho lưu trữ cơ quan.

Thứ hai, các nhà khoa học, chủ nhiệm đề tài và chuyên gia địa chất khoáng sản: Hỗ trợ tối ưu hóa quy trình lập hồ sơ đề tài nghiên cứu từ cấp cơ sở có trần kinh phí 300 triệu đồng đến cấp Nhà nước, giúp việc giao nộp và tra cứu dữ liệu gốc diễn ra nhanh chóng, chính xác.

Thứ ba, nhà hoạch định chính sách thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường: Cung cấp cơ sở thực tiễn vững chắc để rà soát, bổ sung Thông tư số 11/2013/TT-BTNMT và hoàn thiện khung pháp lý về quản lý hồ sơ khoa học công nghệ chuyên ngành.

Thứ tư, giảng viên, học viên cao học và sinh viên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng: Đóng vai trò là tài liệu tham khảo học thuật chuyên sâu về tổ chức tài liệu kỹ thuật đặc thù, cung cấp bộ công cụ khảo sát thực tế và phương pháp luận nghiên cứu điển hình.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao tài liệu lưu trữ ngành địa chất khoáng sản lại có tính chất đặc thù so với tài liệu hành chính thông thường? Tài liệu địa chất chứa đựng nhiều bản đồ tỷ lệ lớn như 1:50.000, ký hiệu thạch học, công thức toán học và nhật ký thực địa mang giá trị khoa học kế thừa qua hàng chục năm. Khác với tài liệu hành chính ngắn hạn, tài liệu địa chất phục vụ trực tiếp cho các dự án thăm dò tài nguyên và xử lý sự cố công trình như khảo sát vết nứt đập Ban Tiện năm 2010.

Khối lượng tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản hiện nay là bao nhiêu? Theo số liệu khảo sát thực tế trong luận văn, kho lưu trữ của Viện đang quản lý khoảng 1.000 mét giá tài liệu hình thành từ năm 1976. Khối lượng này chủ yếu là tài liệu chuyên môn đặc thù thuộc các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ và cấp cơ sở của 12 phòng ban chuyên môn.

Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ tại Viện gặp rào cản gì lớn nhất? Mặc dù 100% cán bộ đều có máy tính cá nhân kết nối internet và mạng LAN nội bộ, Viện vẫn chưa đầu tư phần mềm quản lý lưu trữ chuyên dụng nào khiến tỷ lệ ứng dụng đạt 0%. Việc tra cứu hiện nay chủ yếu dựa vào sổ sách thủ công, gây chậm trễ trong việc chia sẻ dữ liệu nghiên cứu địa chất.

Tài liệu nghiên cứu của Viện đã đóng góp cụ thể như thế nào cho các di sản văn hóa và thiên nhiên? Dữ liệu điều tra địa chất của Viện là luận cứ khoa học then chốt để lập hồ sơ đệ trình UNESCO công nhận 2 Di sản Thiên nhiên Thế giới là Vịnh Hạ Long và Vườn quốc gia Phong Nha - Kẻ Bàng. Ngoài ra, tài liệu còn đóng góp quyết định vào việc công nhận Công viên địa chất toàn cầu Cao nguyên đá Đồng Văn.

Luận văn đề xuất giải pháp trọng tâm nào để giải quyết tình trạng thiếu nhân lực lưu trữ? Luận văn đề xuất kiện toàn nhân sự bằng cách tuyển dụng bổ sung 02 cán bộ chuyên ngành Lưu trữ học thay vì chỉ duy trì 01 cán bộ sơ cấp như hiện tại. Đồng thời, cơ quan cần chi trả đầy đủ chế độ phụ cấp độc hại và tổ chức tập huấn nghiệp vụ lưu trữ cho 100% phòng ban trong Viện.

Kết luận

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu chuyên môn đặc thù ngành địa chất và khoáng sản.
  • Khảo sát và chỉ rõ thực trạng 1.000 mét giá tài liệu tại Viện với những điểm nghẽn lớn về nhân sự khi chỉ có 01 cán bộ sơ cấp phụ trách và hạ tầng kho tàng xuống cấp.
  • Đánh giá chính xác mức độ ứng dụng công nghệ thông tin chưa đồng bộ khi tỷ lệ phần mềm chuyên dụng đạt 0% dù 100% máy tính có kết nối mạng LAN.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp mang tính khả thi cao về nhân sự, mở rộng kho lưu trữ, hoàn thiện thể chế nội bộ và số hóa dữ liệu bản đồ địa chất.
  • Khẳng định giá trị thực tiễn to lớn của tài liệu địa chất đối với an toàn công trình, phát triển kinh tế và bảo tồn di sản thế giới.

Đóng góp chính của luận văn là xây dựng khung phương pháp luận và quy trình nghiệp vụ chuẩn hóa cho khối tài liệu kỹ thuật phức tạp, giải quyết triệt để bài toán tích đống tài liệu tồn đọng. Kế hoạch triển khai tiếp theo cần được hoàn thành theo lộ trình từ năm 2015 đến năm 2018 nhằm hiện đại hóa toàn diện kho lưu trữ. Các cơ quan nghiên cứu và đơn vị quản lý tài nguyên môi trường hãy chủ động áp dụng mô hình tổ chức khoa học này ngay hôm nay để bảo tồn và phát huy tối đa giá trị di sản dữ liệu quốc gia.