Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động thanh toán công nợ là một mắt xích trọng yếu phản ánh tình hình luân chuyển vốn, năng lực tài chính và uy tín thương mại của doanh nghiệp. Đối với các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải (logistics) và dịch vụ cảng biển tại Hải Phòng, hoạt động mua bán dịch vụ diễn ra liên tục với khối lượng giao dịch lớn. Việc theo dõi, hạch toán và kiểm soát các khoản thanh toán với người mua (khách hàng) và người bán (nhà cung cấp) quyết định trực tiếp đến tính thanh khoản, khả năng bảo toàn vốn lưu động cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đỗ Quỳnh Anh (ngành Kế toán kiểm toán, Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng, dưới sự hướng dẫn của Th.S Trần Thị Thanh Thảo) tập trung nghiên cứu thực tiễn công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh (NL Logistics).

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm:

  1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán thanh toán các khoản phải thu của khách hàng và phải trả cho người bán tại Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh.
  3. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng tại đơn vị, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện quy trình hạch toán và nâng cao hiệu quả quản trị công nợ.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán thanh toán với người mua (Tài khoản 131) và người bán (Tài khoản 331), bao gồm hệ thống chứng từ, tài khoản, trình tự luân chuyển sổ sách và báo cáo kế toán.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh (Địa chỉ: Tầng 6 tòa nhà ACB, số 15 Hoàng Diệu, Phường Minh Khai, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian: Đề tài sử dụng số liệu kế toán thực tế phát sinh trong năm tài chính 2019; thời gian thực hiện nghiên cứu từ ngày 30/03/2020 đến ngày 30/06/2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống cơ sở lý thuyết chuẩn mực của ngành Kế toán tài chính, kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực chứng tại đơn vị thực tập.

Khung pháp lý và cơ sở lý luận

Nghiên cứu vận dụng quy định của Luật Kế toán và Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính:

  • Khái niệm và hình thức thanh toán: Phân định rõ thanh toán bằng tiền mặt (áp dụng cho giao dịch giá trị dưới 20 triệu đồng) và thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, thư tín dụng L/C, nhờ thu phiếu trơn, nhờ thu kèm chứng từ).
  • Nguyên tắc hạch toán Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng): Theo dõi chi tiết theo từng đối tượng nợ, từng lần phát sinh và thời hạn thanh toán; không bù trừ số dư Nợ và số dư Có của TK 131 khi lập Bảng cân đối kế toán; phản ánh cả số tiền khách hàng ứng trước (dư Có) và số nợ phải thu (dư Nợ).
  • Nguyên tắc hạch toán Tài khoản 331 (Phải trả cho người bán): Theo dõi chi tiết từng nhà cung cấp, phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán (dư Nợ) và số tiền còn nợ nhà cung cấp (dư Có); xử lý tạm tính khi hàng hóa/dịch vụ đã nhận nhưng chưa có hóa đơn.
  • Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái: Hướng dẫn quy đổi ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế và tỷ giá ghi sổ; ghi nhận lãi chênh lệch tỷ giá vào TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính) hoặc lỗ chênh lệch tỷ giá vào TK 635 (Chi phí tài chính).
  • Hệ thống 5 hình thức sổ kế toán: Khóa luận hệ thống hóa quy trình luân chuyển chứng từ và sổ sách của 5 hình thức: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ và Kế toán máy.
Hình thức sổ kế toán Đặc điểm luân chuyển chứng từ Sổ kế toán tổng hợp chủ yếu Ưu điểm Nhược điểm
Nhật ký chung Ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế; từ Nhật ký chung ghi vào Sổ Cái. Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái (TK 131, 331) Mẫu sổ đơn giản, dễ phân công lao động, thuận tiện kiểm tra và áp dụng tin học hóa. Khối lượng ghi chép nhiều nếu làm thủ công.
Nhật ký - Sổ Cái Kết hợp ghi chép theo thời gian và nội dung kinh tế trên một quyển sổ duy nhất. Sổ Nhật ký - Sổ Cái Trực quan, dễ kiểm tra đối chiếu bảng cân đối số phát sinh. Chỉ phù hợp quy mô nhỏ, ít tài khoản, khó phân công nhiều người ghi chép.
Chứng từ ghi sổ Căn cứ lập chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký và Sổ Cái. Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, Sổ Cái Mẫu biểu đơn giản, phân công công việc rõ ràng trong kỳ. Ghi chép trùng lặp nhiều, tăng khối lượng công việc kế toán.
Nhật ký - Chứng từ Kết hợp hạch toán tổng hợp và chi tiết, ghi theo bên Có của các tài khoản. Nhật ký - Chứng từ (số 5, 11), Bảng kê, Sổ Cái Giảm nhẹ công việc ghi chép cuối tháng, kiểm tra chặt chẽ. Mẫu sổ phức tạp, đòi hỏi kế toán có trình độ chuyên môn cao.
Kế toán máy Nhập liệu từ chứng từ gốc vào phần mềm; máy tự động xử lý và xuất sổ sách, báo cáo. Sổ kế toán tổng hợp và chi tiết do phần mềm tự động xuất Xử lý nhanh chóng, chính xác cao, tiết kiệm nhân lực và thời gian. Phụ thuộc vào phần mềm và trình độ sử dụng máy tính của nhân sự.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

  • Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu: Thu thập dữ liệu thực tế từ hồ sơ, chứng từ gốc phát sinh năm 2019 tại Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh (Hóa đơn GTGT, Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Biên bản giao nhận, Hợp đồng kinh tế).
  • Phương pháp hạch toán và tổng hợp số liệu: Thực hiện định khoản các nghiệp vụ kinh tế, lập Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết công nợ, Sổ Cái TK 131, TK 331 và Bảng tổng hợp công nợ theo đúng chuẩn mực kế toán.
  • Phương pháp so sánh, đối chiếu: Đối chiếu số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp, so sánh giữa thực tế vận dụng tại doanh nghiệp với các quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC nhằm nhận diện các điểm chưa phù hợp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong các doanh nghiệp theo TT 200/2014 - BTC

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán thanh toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam:

  • Làm rõ bản chất của quan hệ thanh toán, vai trò của kế toán trong việc giám sát kỷ luật thanh toán và bảo toàn vốn kinh doanh.
  • Trình bày chi tiết kết cấu và nội dung phản ánh của TK 131 và TK 331, nguyên tắc trích lập dự phòng phải thu khó đòi và hạch toán chênh lệch tỷ giá phát sinh.
  • Mô tả chi tiết sơ đồ hạch toán tổng hợp và quy trình luân chuyển chứng từ của 5 hình thức sổ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính, phân tích ưu nhược điểm của từng hình thức để làm cơ sở đối chiếu thực tế.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh

Chương 2 phản ánh toàn diện bức tranh hoạt động và quy trình hạch toán tại doanh nghiệp khảo sát:

  1. Khái quát về đơn vị:

    • Tên đơn vị: Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh (Mã số thuế: 0200260005), thành lập ngày 20/06/1998, đại diện pháp luật là bà Nguyễn Thị Thúy Hương.
    • Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH một thành viên; ngành nghề kinh doanh chính là Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải (Mã ngành H5229 - Chính), vận tải hàng hóa đường bộ (H4933), vận tải đường thủy nội địa (H5022), kho bãi và lưu giữ hàng hóa (H5210).
    • Cơ cấu tổ chức: Vận hành theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm Ban Giám đốc, Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Tổ chức Nhân sự và Đội Vận tải.
    • Bộ máy kế toán: Tổ chức tập trung gồm Kế toán trưởng, Kế toán tiền lương và BHXH, Kế toán TSCĐ và tổng hợp, Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ, Thủ quỹ.

  2. Chế độ và chính sách kế toán áp dụng:

    • Chế độ kế toán: Thông tư 200/2014/TT-BTC.
    • Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung.
    • Phương pháp kế toán: Thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ; Hàng tồn kho hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập; Khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.

  3. Thực trạng kế toán thanh toán với người mua (TK 131):

    • Chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế, Hóa đơn GTGT (mẫu 01GTKT3/001, ký hiệu AA/19P), Phiếu thu, Giấy báo Có ngân hàng.
    • Quy trình ghi sổ: Hằng ngày kế toán vào Sổ Nhật ký chung, ghi Sổ chi tiết TK 131 cho từng khách hàng; từ Nhật ký chung vào Sổ Cái TK 131. Cuối kỳ lập Bảng tổng hợp công nợ phải thu và Bảng cân đối số phát sinh.
    • Nghiệp vụ thực tế minh họa trong năm 2019:
      • Ngày 10/10/2019: Cung cấp dịch vụ hải quan lô hàng QS236 cho Công ty CP XNK Đức Nguyễn theo Hóa đơn GTGT số 000767: Giá dịch vụ chưa thuế là 5.200.000 đồng, thuế GTGT 10% là 520.000 đồng, tổng thanh toán là 5.720.000 đồng (chưa thu tiền). Ghi nhận: Nợ TK 131: 5.720.000 đồng / Có TK 511: 5.200.000 đồng / Có TK 3331: 520.000 đồng.
      • Ngày 15/10/2019: Cung cấp dịch vụ vận chuyển thép theo Hợp đồng số 06/Nosco-NL cho Công ty CP Thép Miền Bắc theo Hóa đơn GTGT số 0000770: Doanh thu 19.800.000 đồng, thuế GTGT 10% là 1.980.000 đồng, tổng tiền là 21.780.000 đồng (chưa thu tiền). Ghi nhận: Nợ TK 131: 21.780.000 đồng / Có TK 511: 19.800.000 đồng / Có TK 3331: 1.980.000 đồng.
      • Ngày 18/10/2019: Công ty CP XNK Đức Nguyễn thanh toán chuyển khoản toàn bộ 5.720.000 đồng qua VietinBank (Giấy báo Có số GD 125). Ghi nhận: Nợ TK 112 / Có TK 131: 5.720.000 đồng.
      • Ngày 25/10/2019: Công ty CP Thép Miền Bắc chuyển khoản thanh toán 21.780.000 đồng. Ghi nhận: Nợ TK 112 / Có TK 131: 21.780.000 đồng.

  4. Thực trạng kế toán thanh toán với người bán (TK 331):

    • Theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp như Công ty TNHH Thương mại Xăng dầu Hoàng Lâm Petrol, Công ty Bảo hiểm BSH Hải Phòng...
    • Quy trình ghi sổ phản ánh các nghiệp vụ mua nguyên liệu xăng dầu chạy xe, phí bảo hiểm phương tiện vận tải qua Giấy báo Nợ ngân hàng BIDV Chi nhánh Hải Phòng, lập Sổ chi tiết TK 331, Sổ cái TK 331 và Bảng tổng hợp phải trả người bán.

Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh

Tác giả tổng kết các ưu điểm (chấp hành đúng chế độ chứng từ, hạch toán rõ ràng theo Thông tư 200) và khuyết điểm tồn tại tại doanh nghiệp, từ đó đề xuất 2 giải pháp trọng tâm:

  1. Kiến nghị 1: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi: Doanh nghiệp chưa thực hiện trích lập dự phòng cho các khoản công nợ quá hạn hoặc khó có khả năng thu hồi. Tác giả kiến nghị xây dựng quy trình rà soát nợ định kỳ, lập Báo cáo tình hình công nợ, phân loại tuổi nợ và trích lập dự phòng vào tài khoản 2293 (tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642) theo đúng quy định tài chính để phản ánh trung thực giá trị tài sản trên Báo cáo tài chính.
  2. Kiến nghị 2: Tin học hóa công tác kế toán: Đơn vị vẫn còn ghi chép kết hợp thủ công trên bảng tính, gây tốn thời gian đối chiếu và hạn chế trong kết xuất báo cáo quản trị. Tác giả kiến nghị đầu tư và áp dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp theo hình thức kế toán máy, giúp tự động hóa nhập liệu, cập nhật số liệu công nợ tức thời và hỗ trợ đắc lực cho ban giám đốc trong điều hành vốn lưu động.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

Khóa luận đã phản ánh chi tiết toàn bộ chu trình kế toán thanh toán thực tế của một doanh nghiệp dịch vụ logistics tại Hải Phòng. Các phát hiện và kết quả cụ thể bao gồm:

Nội dung kiểm tra / Hạch toán Quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC Thực tế tại Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh Đánh giá tính tuân thủ
Hình thức sổ kế toán Cho phép 5 hình thức sổ kế toán Áp dụng hình thức Nhật ký chung Phù hợp quy định và đặc thù doanh nghiệp
Theo dõi công nợ chi tiết Mở sổ chi tiết theo từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp Sử dụng Sổ chi tiết TK 131, TK 331 theo từng đối tác (Đức Nguyễn, Thép Miền Bắc, Hoàng Lâm Petrol...) Thực hiện đầy đủ, đúng nguyên tắc
Hình thức thanh toán Bắt buộc qua ngân hàng với hóa đơn từ 20 triệu đồng Tiền mặt (< 20 triệu đồng), chuyển khoản qua ngân hàng (VietinBank, BIDV) Tuân thủ nghiêm ngặt quy định thuế và thanh toán
Trích lập dự phòng nợ phải thu (TK 2293) Định kỳ cuối năm trích lập dự phòng nợ khó đòi vào chi phí Chưa trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Tồn tại hạn chế cần hoàn thiện
Phương tiện ghi sổ Khuyến khích ứng dụng kế toán máy Còn phụ thuộc vào ghi chép sổ sách bán thủ công Cần nâng cấp tin học hóa

Giải pháp và đóng góp của đề tài

  • Hoàn thiện công tác quản lý tài chính: Cung cấp quy trình trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi kèm mẫu biểu Báo cáo tình hình công nợ (Biểu 3.1) và Bảng trích lập dự phòng (Biểu 3.2), giúp công ty hạn chế rủi ro thất thoát vốn.
  • Tối ưu hóa quy trình luân chuyển dữ liệu: Đề xuất mô hình ứng dụng kế toán máy vi tính, rút ngắn thời gian xử lý chứng từ từ khâu lập hóa đơn cung cấp dịch vụ cảng/vận tải đến khâu lập báo cáo tài chính.
  • Giá trị thực tiễn đối với đơn vị: Các kiến nghị xuất phát trực tiếp từ số liệu hạch toán thực tế năm 2019, có tính ứng dụng trực tiếp cho Ban Giám đốc và Phòng Tài chính - Kế toán Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu: Khóa luận tập trung nghiên cứu số liệu năm tài chính 2019 tại một doanh nghiệp cụ thể thuộc phân khúc vận tải - giao nhận quy mô vừa và nhỏ; các nghiệp vụ minh họa chủ yếu xoay quanh dịch vụ khai thuê hải quan và vận chuyển đường bộ nội địa. Các nghiệp vụ thanh toán ngoại thương phức tạp (thanh toán quốc tế đa ngoại tệ qua L/C, tỷ giá biến động liên tục) chưa được khai thác sâu do đặc thù phân công nghiệp vụ tại đơn vị.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo: Mở rộng nghiên cứu sang mô hình kế toán quản trị công nợ tích hợp hệ thống quản lý vận tải (TMS - Transport Management System) với phần mềm kế toán; nghiên cứu giải pháp quản trị rủi ro thanh toán trong các hợp đồng logistics quốc tế và vận tải đa phương thức.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tư liệu thực tế phục vụ cho các nhóm đối tượng sau:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tham khảo cách xây dựng một khóa luận tốt nghiệp hoàn chỉnh từ lý luận Thông tư 200/2014/TT-BTC đến việc giải quyết hồ sơ chứng từ, bảng biểu, sổ chi tiết, sổ tổng hợp trên số liệu thực tế của doanh nghiệp logistics.
  • Cán bộ kế toán tại các doanh nghiệp vận tải, giao nhận kho bãi: Tham khảo quy trình luân chuyển chứng từ từ Hóa đơn GTGT dịch vụ logistics, Giấy báo Có, Giấy báo Nợ đến cách thức mở sổ chi tiết theo dõi nợ khách hàng và nhà cung cấp.
  • Người làm đề tài về hoàn thiện công tác kế toán công nợ: Tham khảo phương pháp xây dựng giải pháp trích lập dự phòng nợ khó đòi và tin học hóa hệ thống kế toán.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?

Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, với hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên và phương pháp tính thuế GTGT là khấu trừ.

2. Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh được tổ chức như thế nào?

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, đứng đầu là Kế toán trưởng, phụ trách các bộ phận chức năng gồm: Kế toán tiền lương và BHXH; Kế toán TSCĐ và tổng hợp; Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ; và Thủ quỹ.

3. Nghiệp vụ kế toán thanh toán công nợ thực tế năm 2019 được minh họa bằng các chứng từ nào?

Khóa luận minh họa các nghiệp vụ thực tế qua Hóa đơn GTGT số 000767 ngày 10/10/2019 (dịch vụ khai hải quan cho Công ty CP XNK Đức Nguyễn, tổng tiền 5.720.000 đồng), Hóa đơn GTGT số 0000770 ngày 15/10/2019 (vận chuyển thép cho Công ty CP Thép Miền Bắc, tổng tiền 21.780.000 đồng), Giấy báo Có ngân hàng VietinBank số GD 125 ngày 18/10/2019 và ngày 25/10/2019, cùng các Giấy báo Nợ ngân hàng BIDV đối với các nhà cung cấp như Công ty TNHH TM Xăng dầu Hoàng Lâm Petrol và Công ty Bảo hiểm BSH Hải Phòng.

4. Tác giả đã chỉ ra những tồn tại chính nào và đề xuất giải pháp gì ở Chương 3?

Tác giả chỉ ra hai tồn tại lớn: công ty chưa thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và công tác kế toán còn phụ thuộc vào phương pháp ghi chép bán thủ công. Hai giải pháp được đề xuất là: (1) Xây dựng quy trình đánh giá tuổi nợ và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi (TK 2293) theo quy định; (2) Đầu tư chuyển đổi sang hình thức kế toán máy bằng phần mềm kế toán chuyên dụng.

5. Theo lý luận trình bày trong khóa luận, nguyên tắc lấy số dư TK 131 và TK 331 khi lập Bảng cân đối kế toán là gì?

Tuyệt đối không được bù trừ số dư bên Nợ và số dư bên Có của TK 131 cũng như TK 331. Kế toán phải căn cứ vào số dư chi tiết của từng đối tượng khách hàng và nhà cung cấp để ghi nhận đồng thời vào hai chỉ tiêu riêng biệt bên phần "Tài sản" (đối với số dư Nợ) và bên phần "Nguồn vốn" (đối với số dư Có) của Bảng cân đối kế toán.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Đỗ Quỳnh Anh đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán thanh toán với người mua, người bán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, đồng thời phản ánh chi tiết thực trạng luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán tại Công ty TNHH Tiếp vận Nhật Linh năm 2019. Bằng việc phân tích cụ thể các nghiệp vụ kinh tế phát sinh gắn với ngành dịch vụ tiếp vận cảng biển, tác giả đã chỉ rõ những mặt đạt được và hạn chế trong công tác quản lý công nợ tại đơn vị. Hai nhóm giải pháp về trích lập dự phòng nợ khó đòi và ứng dụng kế toán máy được đề xuất có giá trị thực tiễn cao, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị tài chính và kiểm soát dòng tiền.