CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Khái niệm văn phòng Ở Việt Nam, từ “Văn phòng” xuất hiện khá sớm trong các văn bản hành chính và được sử dụng phổ biến trong thực tế. Từ năm 1945 và đến nay, trong cơ cấu bộ máy cơ quan nhà nước từ trung ương cho đến địa phương đều có tổ chức văn phòng.
Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, là thực thể hiện hữu trong tất cả các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp Trong cuốn Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng, tác giả Vương Hoàng Tuấn (2000) cho rằng: “Văn phòng hiểu theo nghĩa hẹp là trụ sở làm việc của cơ quan. Theo nghĩa rộng, đó là bộ máy giúp việc của cơ quann” Từ góc độ nghiên ccuuws về khoa học tổ chức, trong bài viết năm 2005, PGS. Nguyễn Hữu Tri cho rằng, có thể xác định cách hiểu từ “Văn phòng” theo hai nghĩa sau: - Văn phòng theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. - Văn phòng theo nghĩa hẹp: Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại.
Mặc dù các giáo trình tài liệu đều đưa ra những định nghĩa về văn phòng từ nhiều góc độ khác nhau nhưng tựu trung lại có một số điểm chung về văn phòng đã được thừa nhận bao gồm các vấn đề sau: 15 Luan van - Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc cho lãnh đạo có chức năng thu thập xử lý cung cấp thông tin, thực hiện các thủ tục hành chính chăm lo các công việc hậu cần của cơ quan. - Văn phòng là trụ sở chính là trung tâm giao dịch của cơ quan tổ chức. Khái niệm tổ chức Tuy có nhiều quan niệm khác nhau về tổ chức nhưng cơ bản có ba cách hiểu sau đây: Tổ chức (động từ) là một loạt các hoạt động sắp xếp thiết lập phối hợp các yếu tố hoặc bộ phận hoạt động thành một chỉnh thể theo một trật tự hoặc một hệ thống nhất định để đảm bảo mục tiêu đề ra. Tổ chức (danh từ) là một tập hợp trong đó bao gồm nhiều cá thể hoặc gồm nhiều yếu tố được thiết lập sắp xếp thành một hệ thống với mục tiêu chung hoặc đặc điểm chung.
Ví dụ: các tổ chức đoàn thể, tổ chức phi chính phủ… Tổ chức (tính từ) để chỉ những hoạt động hoặc những thiết chế những hệ thống đã được sắp đặt điều hành theo một trật tự nhất định có tính khoa học và quan hệ chặt chẽ với nhau. Ví dụ: cơ quan là một tập thể có tổ chức, làm việc có tổ chức. Khái niệm tổ chức bộ máy văn phòng Trên cơ sở hai khái niệm “tổ chức” (theo nghĩa động từ) và “văn phòng” (theo nghĩa rộng) có thể hiểu: Tổ chức bộ máy văn phòng là tư duy và các biện pháp mà nhà quản trị cần áp dụng để thiết lập, sắp xếp, quy định chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận, đơn vị trong bộ máy văn phòng, sao cho bụng mày đó được tổ chức khoa học, hợp lý và hiệu quả Về bản chất, bộ máy văn phòng (theo nghĩa rộng) là một tổ chức có hệ thống gồm nhiều bộ phận được điều phối một cách có ý thức nhằm thực hiện mục tiêu của văn phòng và của tổ chức. Do đó tổ chức bộ máy văn phòng là 16 Luan van hoạt động thiết lập hệ thống cấu trúc bao gồm thiết kế xây dựng và vận hành bộ máy văn phòng nhằm đạt được mục tiêu của nhà quản trị Về quy mô, nếu tiếp cận ở góc độ cơ cấu tổ chức chức năng văn phòng được hiểu theo hai nghĩa bộ máy văn phòng (nghĩa rộng) và bộ phận văn phòng (nghĩa hẹp) để đảm nhận những chức năng nhiệm vụ được giao văn phòng dù ở quy mô nào cũng phải được tổ chức theo một cấu trúc nhất định với tên gọi cụ thể và phạm vi chức trách rõ ràng - Xét theo nghĩa rộng: tổ chức bộ máy văn phòng là việc thiết lập hệ thống các đơn vị bộ phận của bộ máy tham mưu giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo theo nghĩa này tổ chức bộ máy văn phòng chính là tổ chức bộ máy quản lý của cơ quan hay doanh nghiệp trong cơ cấu tổ chức của bộ máy văn phòng thông thường có hai nhóm/khối các đơn vị, bộ phận, gồm: + Khối quản lý chức năng đây là các bộ phận phòng ban có chức năng giúp lãnh đạo tham mưu quản lý các lĩnh vực mà bất cứ cơ quan, doanh nghiệp nào cũng cần có như hành chính, tổ chức cán bộ, tài chính, kế hoạch, quản lý cơ sở vật chất, thanh tra.
+ Khối quản lý chuyên môn bao gồm các bộ phận/ phòng/ ban có chức năng giúp lãnh đạo tham mưu quản lý các lĩnh vực chuyên môn riêng của từng cơ quan, doanh nghiệp. - Xét theo nghĩa hẹp: Tổ chức văn phòng được hiểu là việc thiết lập cấu trúc bên trong của bộ phận văn phòng. Cơ cấu tổ chức của bộ phận này được các cơ quan doanh nghiệp khá tương đồng chỉ khác nhau về số lượng đơn vị tùy theo quy mô và phạm vi hoạt động của cơ quan. Thông thường cơ cấu tổ chức bộ phận Văn phòng có thể được thiết kế thành các phòng ban nhỏ bên trong hoặc chị phân định thành các tổ chuyên môn để đảm nhận các nhiệm vụ như văn thư lưu trữ, công nghệ thông tin, lễ tân, điện - nước, lái xe, tạp vụ, y tế nội bộ, cải cách hành chính….
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1. Chức năng nhiệm vụ của bộ máy văn phòng * Chức năng của bộ máy văn phòng Với vai trò là bộ máy tham mưu giúp việc cho hoạt động lãnh đạo và quản lý điều hành bộ máy văn phòng có ba chức năng chính là đảm bảo thông tin tham mưu và giúp việc Để thực hiện tốt các chức năng trên tất cả các bộ phận thuộc bộ máy văn phòng phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Thu thập xử lý các thông tin liên quan đến chức năng nhiệm vụ được giao và cung cấp cho lãnh đạo hoặc cán bộ khác trong hệ thống - Trên cơ sở phân tích tổng hợp thông tin cần phát hiện vấn đề và đề suất với lãnh đạo các phương án cách thức giải quyết - Sau khi lãnh đạo ban hành quyết định quản lý các bộ phận trong bộ máy văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch để triển khai thực hiện cũng như tổ chức phổ biến hướng dẫn và phân công cho các đơn vị các cá nhân thực hiện các quy định đó * Nhiệm vụ của bộ máy văn phòng Sau khi hoàn thành công việc được giao các bộ phận trong bộ máy văn phòng có nhiệm vụ tổng hợp, đánh giá kết quả hoàn thành công việc và báo cáo cho lãnh đạo, đồng thời tiếp tục tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp tiếp theo phục vụ hoạt động trong văn phòng. Chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn phòng Bộ phận văn phòng cũng có chức năng đảm bảo thông tin tham mưu giúp việc bởi lẽ văn phòng theo định nghĩa này là một bộ phận trong bộ máy văn phòng nhưng chức năng nhiệm vụ của bộ phận văn phòng có một số điểm khác biệt so với các bộ phận khác trong bộ máy văn phòng cụ thể như sau: * Chức năng của bộ phận văn phòng 18 Luan van - Với chức năng đảm bảo thông tin: Bộ phận văn phòng có nhiệm vụ tổ chức quản lý hệ thống thông tin văn bản của cơ quan phục vụ cho lãnh đạo. Bao gồm thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và những thông tin từ văn bản nội bộ, để thực hiện chức năng này bộ phận văn phòng được giao trực tiếp tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ.
Ngoài ra văn phòng cũng là đau nối tiếp nhận nguồn thông tin trực tiếp qua hệ thống điện thoại chung, qua hoạt động tiếp dân, … Thông qua việc quản lý theo dõi những nguồn thông tin cơ bản này bộ phận văn phòng sẽ bao quát được tình hình hoạt động chung của cơ quan cũng như tiếp nhận những yêu cầu của cấp trên gửi xuống. Từ đó bộ phận văn phòng có thể cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ cho lãnh đạo và các bộ phận chức năng trong bộ máy văn phòng. - Với chức năng tham mưu: Sự khác biệt của bộ phận văn phòng là tham mưu tổng hợp, có nghĩa là việc tham mưu được thực hiện trên cơ sở tổng hợp các nguồn thông tin cơ bản của cơ quan. Để thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp bộ phận văn phòng có nhiệm vụ sau đây: tổng hợp và cung cấp thông tin về tình hình hoạt động của cơ quan hàng ngày, hàng tuần, trong tháng cho lãnh đạo đồng thời đề suất với lãnh đạo những vấn đề đặt ra cũng như thời hạn và yêu cầu cần giải quyết.
Chức năng tham mưu của bộ phận văn phòng có phạm vi rộng vì liên quan đến rất nhiều vấn đề nhiều lĩnh vực và là kết quả từ việc tổng hợp các nguồn thông tin từ văn bản đi văn bản đến văn bản nội bộ qua các báo cáo từ cấp dưới gửi lên. * Nhiệm vụ của bộ phận văn phòng - Về đảm bảo điều kiện phương tiện làm việc, bộ phận văn phòng có nhiệm vụ tổ chức việc bố trí và tổ chức nơi làm việc cho lãnh đạo các cơ quan đơn vị, thiết kế tổ chức cảnh quan và môi trường làm việc mua sắm Bảo dưỡng sửa 19 Luan van chữa các thiết bị điều kiện làm việc như bàn ghế máy móc văn phòng phẩm phương tiện đi lại phục vụ công việc văn phòng. - Về duy trì hệ thống thông tin liên lạc, bộ phận văn phòng có nhiệm vụ thiết lập hệ thống thông tin nội bộ thông tin liên lạc qua điện thoại với các cơ quan tổ chức với đối tác khách hàng.