Chương I: Cơ sở lý luận. Chương II: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. 9 Luan van CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.
Tổng quan về hồ sơ công chức 1. Một số khái niệm 1.1 Khái niệm tài liệu và hồ sơ: - Khái niệm tài liệu: Theo Luật Lưu trữ năm 2011, khái niệm tài liệu được đinh nghĩa và giải thích như sau: Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học; nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác. Giá trị của tài liệu là khả năng đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng thông tin tài liệu của con người đối với các mặt hoạt động xã hội.
Trong xã hội có rất nhiều lĩnh vực hoạt động, do vậy giá trị của tài liệu cũng đa dạng và được tổ hợp thành các nhóm khác nhau. Về mặt lý luận cũng như trong thực tiễn công tác lưu trữ, người ta chia giá trị tài liệu ra làm hai nhóm chính là: Giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử. Giá trị thực tiễn của tài liệu là khả năng phục vụ sử dụng thông tin của tài liệu cho các hoạt động hiện hành, đang diễn ra trong xã hội như: hoạt động về chính trị, hành chính, quân sự, kinh tế, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học, kỹ thuật… Giá trị lịch sử của tài liệu là khả năng đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin tài liệu cho việc nghiên cứu quá khứ, nghiên cứu lịch sử. 10 Luan van - Khái niệm hồ sơ: Theo Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
Phân tích nội dung của định nghĩa về hồ sơ cho thấy: + Hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Ý này khẳng định rằng hồ sơ là sản phẩm của toàn bộ quá trình giải quyết công việc chứ không phải sau khi công việc kết thúc, tài liệu tấp thành đống với các bó, gói chờ có đợt chỉnh lý mới được đưa ra để lập thành hồ sơ. + Hồ sơ được tạo nên từ những văn bản có giá trị pháp lý. Do đó, hồ sơ là các căn cứ pháp lý cơ bản để lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và thực hiện các công việc theo qui định.
+ Công việc được lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân. Như vậy, hồ sơ là sản phẩm của cả quá trình giải quyết công việc. Có nghĩa là hồ sơ được bắt đầu hình thành ngay từ thời điểm công việc được bắt đầu. Lập hồ sơ không phải là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu (có thể được hiểu là đã) hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ mà là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ (tài liệu được hình thành đến đâu thì phải lập ngay đến đó).
Thống nhất được quan điểm này không chỉ có ý nghĩa về học thuật mà còn và rất quan trọng để chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cũng như tiến hành công tác kiểm tra, thanh tra đối với công tác lập hồ sơ ở nước ta hiện nay. Chỉ cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền (có chức năng nhiện vụ thực thi công việc) mới được phép lập ra hồ sơ tương ứng, không được phép làm sai lệch hồ sơ trong quá trình lập hồ sơ. 11 Luan van - Phân loại hồ sơ: Thực tiễn trong động của cơ quan, tổ chức có rất nhiều hồ sơ được hình thành với nhiều nội dung, nhiều hình thức khác nhau. Phổ biến ở mọi cơ quan, tổ chức, hồ sơ hiện hành được chia thành có ba loại cơ bản, gồm: + Hồ sơ công việc: Là tập tài liệu theo dõi, xử lý một việc nào đó.
Trong hồ sơ công việc thường có tài liệu khởi đầu công việc, cho đến tài liệu (văn bản) kết thúc công việc. Ví dụ: Hồ sơ giải quyết công việc (giải quyết khiếu nại, bình xét thi đua, khen thưởng, xét nâng lương cho cán bộ, công chức,…). + Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản quy phạm pháp luật về vấn đề, lĩnh vực nào đó. Mỗi cán bộ, công chức dựa vào chức năng, nhiệm vụ được giao, tuỳ theo từng mặt nghiệp vụ công tác của mình phụ trách mà thu thập những văn bản quy phạm pháp luật để lập thành hồ sơ nguyên tắc để phục vụ tra cứu, nghiên cứu giải quyết công việc hành ngày.
Tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc không nhất thiết là bản chính, có thể là bản sao, hoặc bản chính, nhưng còn hiệu lực pháp lý. Ví dụ : Tập tài liệu là các văn bản quy phạm pháp luật quy định về chế độ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức. + Hồ sơ nhân sự: Là một tập tài liệu có liên quan, phản ánh các thông tin về một cá nhân cụ thể. Ví dụ hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ công chức, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh.
+ Hồ sơ chuyên ngành: Hồ sơ các vụ án của ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ của cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân… - Vị trí, vai trò của quản lý hồ sơ, tài liệu trong cơ quan: Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng có một lĩnh vực công tác vô cùng quan trọng, đó là công tác quản lý hồ sơ, tài liệu. Công tác này bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt 12 Luan van động của các cơ quan, tổ chức cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử. Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ. Trong thời đại bùng nổ thông tin, mỗi cơ quan, tổ chức muốn tồn tại và phát triển bền vững phải có năng lực nhanh nhạy trong xử lý thông tin nói chung và thông tin tài liệu nói riêng.
Chính vì vậy, quản lý hồ sơ, tài liệu có một vị trí đặc biệt quan trọng. Nó được ví như những huyết quản trong thân thể con người bảo đảm cho dòng máu tốt được chảy đều, đúng, chính xác, đầy đủ và kịp thời và liên tục trong cơ thể và lên bộ não, không để xảy ra ùn tắc, rò rỉ. Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trò, tác dụng rất lớn, giúp cơ quan, tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn bản (thông tin tài liệu) phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan. Vai trò công tác quản lý hồ sơ, tài liệu được thể hiện như sau: + Là công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan.
+ Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc công tác của nhà quản lý. + Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản. + Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra và giám sát. + Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Khái niệm công chức: Theo Luật Cán bộ, công chức năm 2008, công chức định nghĩa là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân 13 Luan van quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập thì lương được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật. Khái niệm hồ sơ công chức: Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và trên cơ sở thực tế quản lý, chúng ta có thể thấy rằng hồ sơ công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về công chức, bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của công chức, thể hiện ở sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ và các văn bản tài liệu có liên quan khác, được cập nhật trong quá trình công tác của công chức kể từ khi được tuyển dụng. Hiểu một cách ngắn gọn nhất, hồ sơ công chức là toàn bộ tài liệu pháp lý liên quan đến quá trình công tác của người công chức. Thành phần hồ sơ công chức Hồ sơ công chức là tài liệu về chính người công chức đó, được hình thành do yêu cầu nhiệm vụ quản lý cán bộ, công chức.
Hồ sơ công chức là những tài liệu liên quan đến quá trình công tác của công chức. Chính vì vậy nguồn gốc hình thành các tài liệu đó rất phong phú và đa dạng, gồm những thành phần như sau: * Đối với công chức tuyển dụng lần đầu, hồ sơ gồm các tài liệu: - Nhóm tài liệu về sơ yếu lý lịch, gồm: 14 Luan van + Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”: Đây là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ công chức, phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của công chức. Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” do công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận.