Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong giai đoạn chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước sau Đại hội Đảng lần thứ VI, việc tổ chức và sắp xếp lại bộ máy quản lý trở thành yếu tố mang tính quyết định đối với sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Thực tiễn giai đoạn này cho thấy nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là khối doanh nghiệp nhà nước, bộc lộ sự trì trệ do bộ máy cồng kềnh, tỷ lệ lao động gián tiếp cao, độ tuổi cán bộ bình quân lớn và phương pháp quản trị còn mang tính bao cấp. Trước yêu cầu hội nhập và cạnh tranh, việc tinh gọn cơ cấu tổ chức, nâng cao hiệu lực điều hành và phân công lao động quản lý khoa học là đòi hỏi cấp thiết.

Chuyên đề tốt nghiệp "Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý Doanh Nghiệp: Lý Luận và Thực Tiễn" do tác giả Hà Trọng Hải (Lớp Q7T1) thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về quản lý, chức năng quản trị, các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và các nhân tố ảnh hưởng trong doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, phân tích toàn diện thực trạng mô hình tổ chức, phân bổ nhân sự và cơ chế vận hành của các phòng ban tại Công ty Cổ phần Dệt 10/10 sau khi chuyển đổi mô hình sở hữu.
  3. Đánh giá những ưu điểm, tồn tại trong việc bố trí lao động quản lý tại đơn vị, từ đó xác định phương hướng và các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý phù hợp với cơ chế thị trường.
  • Đối tượng nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, chức năng nhiệm vụ của các cấp quản trị và mối quan hệ phối hợp giữa các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Công ty Cổ phần Dệt 10/10 (địa bàn hoạt động phân tán tại ba khu vực: số 6 Ngô Văn Sở, số 203 Minh Khai và số 26 Trần Quý Cáp, Hà Nội).
    • Thời gian: Tiến trình phát triển từ khi thành lập xí nghiệp năm 1974, qua các mốc chuyển đổi năm 1982, cổ phần hóa năm 1999 đến thời điểm thu thập dữ liệu tổ chức nhân sự đầu năm 2003.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của chuyên đề được xây dựng dựa trên các học thuyết quản trị kinh điển kết hợp với lý thuyết điều khiển hệ thống và nguyên tắc tổ chức kinh tế:

  • Khái niệm quản lý: Đề tài tiếp cận định nghĩa của F.W. Taylor ("Quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất") và quan điểm điều khiển hệ thống ("Quản lý là một sự tác động có mục đích đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi từ một trạng thái này sang một trạng thái khác").
  • Hệ thống 8 chức năng quản trị kinh doanh: Bao gồm chức năng định hướng, chức năng tổ chức và phối hợp, chức năng điều khiển, chức năng kiểm tra, chức năng điều chỉnh, chức năng quản trị sản xuất, chức năng quản trị nhân sự và chức năng quản trị tài chính.
  • Nguyên tắc thiết kế bộ máy: Đảm bảo 4 yêu cầu cốt lõi gồm tính tối ưu (số cấp quản lý ít nhất, không chồng chéo), tính linh hoạt (thích ứng với biến động thị trường), tính kinh tế (tương quan giữa chi phí quản lý và kết quả thu về) và nguyên tắc chế độ một thủ trưởng (gắn liền với nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ ủy quyền có trách nhiệm liên đới).
  • Phân loại mô hình cơ cấu: Hệ thống hóa các dạng mô hình tổ chức gồm cơ cấu chức năng, cơ cấu trực tuyến (đường thẳng), cơ cấu trực tuyến - chức năng, cơ cấu trực tuyến - tham mưu, cơ cấu chính thức và không chính thức, cơ cấu theo chương trình mục tiêu, và cơ cấu ma trận (ma trận đồ án, ma trận chức năng).
  • Phân cấp quản lý: Phân định quyền hạn và trách nhiệm theo 3 cấp quản trị (cấp cao, cấp trung gian, cấp cơ sở) kết hợp quy trình định biên, tuyển mộ và sử dụng nhân sự.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng bao gồm:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết quản trị học.
  • Phương pháp thống kê mô tả, phân loại số liệu nhân sự theo trình độ, thâm niên, cơ cấu lao động trực tiếp/gián tiếp.
  • Phương pháp phân tích thực chứng tại doanh nghiệp thông qua sơ đồ bộ máy, bản mô tả chức năng nhiệm vụ phòng ban và quy trình công nghệ sản xuất.

Nguồn dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu:

  • Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Dệt 10/10.
  • Các quyết định pháp lý của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội: Quyết định số 262 ngày 23/12/1973; Quyết định số 2768 QĐ/UB ngày 10/11/1982; Quyết định số 5784/QĐ-UB ngày 29/12/1999.
  • Báo cáo số liệu nhân sự, định biên lao động, hồ sơ thiết bị kỹ thuật của đơn vị tính đến đầu năm 2003.

Nội dung chính theo từng chương

Phần I: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp

Phần này tập trung phân tích bản chất của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý như một hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản trị, phản ánh và tác động tương hỗ đến cơ cấu sản xuất.

Tác giả phân tích cụ thể 8 chức năng quản trị kinh doanh:

  • Định hướng: Ấn định mục tiêu và lựa chọn phương án hành động tương lai.
  • Tổ chức và phối hợp: Định hình vai trò, nhiệm vụ và xây dựng quy chế phối hợp giữa các thành viên.
  • Điều khiển: Tác động có chủ đích để người lao động tự nguyện thực hiện mục tiêu.
  • Kiểm tra: Đo lường, rà soát tiến độ và chấn chỉnh sai sót so với kế hoạch.
  • Điều chỉnh: Giám sát và tái lập trạng thái bình thường của hệ thống khi phát sinh rối loạn.
  • Quản trị sản xuất: Kết hợp các yếu tố đầu vào (vật chất, tài chính, thông tin) để chế tạo sản phẩm đáp ứng thị trường.
  • Quản trị nhân sự: Bố trí con người gắn với máy móc thiết bị và quản lý công việc hàng ngày.
  • Quản trị tài chính: Quản lý thu, chi, lỗ, lãi, huy động vốn và các mối quan hệ thị trường tài chính.

Về nguyên tắc chế độ một thủ trưởng, chuyên đề tổng hợp bảng phân cấp vị trí và quyền hạn quản trị:

Cấp bậc thủ trưởng Chức danh Phạm vi phụ trách Đối tượng chịu sự quản lý Bộ phận giúp việc
Cấp cao nhất doanh nghiệp Giám đốc Toàn doanh nghiệp Mọi người trong doanh nghiệp Các Phó Giám đốc
Cấp cao nhất phân xưởng Quản đốc Toàn phân xưởng Mọi người trong phân xưởng Các Phó Quản đốc
Cấp cao nhất ca làm việc Đốc công Toàn ca làm việc Mọi người trong ca -
Cấp cao nhất tổ Tổ trưởng Toàn tổ Mọi người trong tổ Tổ phó
Cấp cao nhất phòng ban Trưởng phòng Toàn phòng ban Mọi người trong phòng ban Phó phòng ban

Phần lý thuyết cũng phân tích ưu - nhược điểm của 7 dạng cơ cấu tổ chức, chỉ ra 2 nhóm nhân tố ảnh hưởng đến bộ máy quản lý (nhóm thuộc đối tượng quản lý: công nghệ, đặc điểm sản phẩm, quy mô; nhóm thuộc lĩnh vực quản lý: sở hữu, chuyên môn hóa, tự động hóa, trình độ cán bộ, chế độ đãi ngộ).

Đồng thời, tác giả phản ánh bức tranh chung của doanh nghiệp Việt Nam: tỷ lệ lao động gián tiếp trước đây là 20% đã giảm xuống còn 8–15%, cá biệt có đơn vị đạt 6%; tuy nhiên bộ máy quản lý tại nhiều đơn vị vẫn còn cồng kềnh, độ tuổi cán bộ cao (trên 45 tuổi) và khả năng tiếp cận kinh tế thị trường còn hạn chế.

Phần II: Thực trạng công tác tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Dệt 10/10

Chuyên đề trình bày lịch sử phát triển của công ty qua 4 giai đoạn:

  1. Giai đoạn 1973 - 6/1975: Thành lập Ban nghiên cứu máy dệt KOKETT, hoàn thành xây dựng mặt bằng sản xuất tại 3 khu vực (số 6 Ngô Văn Sở, số 203 Minh Khai, số 26 Trần Quý Cáp).
  2. Giai đoạn 7/1975 - 1982: Hoạt động theo kế hoạch nhà nước giao, sản xuất và tiêu thụ ổn định.
  3. Giai đoạn 1982 - 1999: Thành lập Doanh nghiệp Nhà nước theo QĐ 2768 QĐ/UB (ngày 10/11/1982) với tổng vốn 86.000 đồng (vốn kinh doanh 4.000 đồng, gồm vốn cố định 2.000 đồng, vốn lưu động 2.000 đồng); chuyển dần sang cơ chế tự hạch toán, tự trang trải.
  4. Giai đoạn từ 29/12/1999 đến nay: Cổ phần hóa theo QĐ 5784/QĐ-UB với vốn điều lệ 8.000 đồng (vốn cố định 4.000 đồng, vốn lưu động 3.000 đồng). Cơ cấu sở hữu gồm: Nhà nước nắm 30% (2.000 đồng bằng máy móc thiết bị) và CBCNV nắm 70% (5.000 đồng). Quy mô lao động phát triển từ 71 người ban đầu lên 502 người vào đầu năm 2003.

Về đặc điểm kinh tế - kỹ thuật:

  • Sản phẩm: Vải tuyn và màn tuyn các loại (màn đôi, màn cá nhân, màn chụp trẻ em) dệt từ sợi tổng hợp (polyamit, polyeste, petex, chủ yếu là petex 75D).
  • Quy trình công nghệ khép kín: Sợi petex $\rightarrow$ Mắc sợi $\rightarrow$ Dệt vải $\rightarrow$ Tẩy trắng $\rightarrow$ Văng sấy $\rightarrow$ Cắt $\rightarrow$ May $\rightarrow$ Kiểm tra chất lượng (KCS) $\rightarrow$ Đóng gói $\rightarrow$ Nhập kho.
  • Thiết bị và vật tư: Tỷ lệ cơ giới hóa đạt 90%. Thiết bị công tác gồm 48 máy dệt KOKETT, 30 máy mắc FAVORIT, 230 máy khâu chuyên dụng. Toàn bộ máy móc, phụ tùng (kim rãnh, kim lỗ, kim ép, flatin) và sợi tổng hợp nhập khẩu từ Đức, Nhật Bản, Hồng Kông, Hà Lan.

Về đặc điểm lao động và cơ cấu nhân sự quản lý (đầu năm 2003):

  • Tổng số CBCNV: 502 người (Lao động trực tiếp: 437 người; Cán bộ quản lý kỹ thuật: 41 người; Cán bộ quản lý hành chính: 24 người). Tỷ lệ lao động gián tiếp là 13%.
  • Trình độ và độ tuổi: 41 người có trình độ đại học, 30 người có trình độ trung cấp. Bậc thợ bình quân đạt 3,5/5. Tuổi đời bình quân là 32 (lao động thanh niên chiếm 3/4).

Cơ cấu quản lý điều hành gồm Đại hội cổ đông, Ban Kiểm soát (3 thành viên), Hội đồng quản trị (5 thành viên, đều tốt nghiệp đại học chính quy, Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc) và Ban Giám đốc (Giám đốc và 2 Phó Giám đốc).

Bảng thống kê định biên và cơ cấu chuyên môn tại các phòng ban chủ chốt:

Tên phòng ban Định biên (người) Trình độ & Chuyên môn cán bộ chủ chốt Thâm niên công tác
Ban Giám đốc 03 - 01 Giám đốc (Cử nhân Kinh tế - ĐH)
- 01 Phó GĐ Kinh tế (Cử nhân Kinh tế - ĐH)
- 01 Phó GĐ Sản xuất (Kỹ sư Cơ khí - ĐH)		 Cả 3 đều là thành viên thường trực HĐQT
Ban Kiểm soát 03 - 01 Trưởng ban (Cử nhân Kinh tế - ĐH)
- 01 Kiểm soát viên (Kế toán - ĐH tại chức)
- 01 Kiểm soát viên (Cử nhân Kinh tế - ĐH)		 -
Phòng Tổ chức - Bảo vệ 28 - 01 Trưởng phòng, 02 Phó phòng (ĐH Kinh tế)
- 01 Cán bộ tiền lương, 01 Cán bộ BHLĐ (ĐH)
- 23 Nhân viên bảo vệ		 >20 đến >30 năm
Phòng Kỹ thuật cơ điện 10 - 01 Trưởng phòng, 02 Phó phòng (Kỹ sư Hóa - ĐH)
- 03 Tổ trưởng điện, cơ, bảo dưỡng (Trung cấp)
- 02 Cán bộ tạo mẫu (ĐH - Trung cấp)
- 02 Cán bộ công nghệ (Kỹ sư ĐH)		 Cán bộ lãnh đạo >20 năm; Tổ trưởng >15 năm
Phòng Kế hoạch sản xuất 09 - 01 Trưởng phòng, 01 Phó phòng (ĐH Kinh tế)
- 03 Chuyên viên XNK, thống kê, kế hoạch mẫu (ĐH)
- 02 Thủ kho, 01 Theo dõi kho (ĐH), 01 XDCB (Trung cấp)		 Lãnh đạo >20–25 năm; Chuyên viên >15–20 năm
Phòng Đảm bảo chất lượng 10 - 01 Trưởng phòng (ĐH Kinh tế), 01 Phó phòng (ĐH QLCL)
- 03 Cán bộ chất lượng văng sấy, dệt (ĐH QLCL)
- 04 Cán bộ chất lượng cắt, thành phẩm (Thợ bậc cao)
- 01 Phụ trách mạng máy tính (ĐH)		 Lãnh đạo & chuyên viên >10–15 năm; Thợ bậc cao >15–20 năm
Phòng Kinh doanh 30 - 01 Trưởng phòng, 01 Phó phòng (ĐH Kinh tế)
- 01 Kế toán bán hàng (ĐH), 05 Thủ kho (Trung cấp)
- 02 Thu mua vật tư (Trung cấp), 01 Kỹ thuật vật tư
- 13 Nhân viên bán hàng, 06 Vận chuyển hàng		 Lãnh đạo & kế toán >10–15 năm

Kết quả và đóng góp

Kết quả khảo sát thực tế

  • Khóa luận làm rõ mô hình quản lý của Công ty Cổ phần Dệt 10/10 vận hành theo cơ cấu trực tuyến - chức năng kết hợp chế độ điều hành của công ty cổ phần. Tỷ lệ lao động gián tiếp đạt 13% (65 người/502 người), nằm trong khung định mức chung của các doanh nghiệp cùng thời kỳ (8–15%).
  • Đội ngũ quản lý cấp cao và trưởng các phòng ban có thâm niên công tác dày dặn (hầu hết trên 15 đến 30 năm kinh nghiệm), 100% thành viên Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc có trình độ đại học.
  • Tác giả chỉ rõ các điểm nghẽn trong tổ chức:
    1. Mặt bằng sản xuất phân tán tại 3 địa điểm gây phát sinh lao động gián tiếp, khó khăn cho công tác vận chuyển nguyên vật liệu và điều hành tập trung.
    2. Bố trí nhân sự chưa thật sự tương xứng với tính chất công việc: mảng an toàn - bảo hộ lao động cho hơn 500 người chỉ do 01 cán bộ kiêm nhiệm; mảng xây dựng cơ bản (XDCB) tại Phòng Kế hoạch giao cho nhân sự có trình độ trung cấp; Phó Giám đốc phụ trách sản xuất tốt nghiệp kỹ sư cơ khí - chế tạo chưa được bồi dưỡng kiến thức kinh tế thị trường.
    3. Phòng Kỹ thuật cơ điện đảm nhiệm đồng thời cả khâu tạo mẫu thiết kế lẫn kỹ thuật sản xuất, làm giảm tính khách quan trong đánh giá mẫu mã.

Giải pháp và kiến nghị đề xuất

  • Hoàn thiện cơ cấu tổ chức: Rà soát, sắp xếp các khâu quản lý theo hướng tinh gọn, phân định rõ ràng giữa chức năng điều hành của Ban Giám đốc và chức năng giám sát của Hội đồng quản trị khi có sự kiêm nhiệm.
  • Bố trí và chuẩn hóa cán bộ: Sắp xếp nhân sự đúng chuyên môn đào tạo; tăng cường cán bộ chuyên trách bảo hộ lao động; nâng chuẩn nhân sự phụ trách công tác xây dựng cơ bản và kế hoạch.
  • Đào tạo và bồi dưỡng: Tổ chức các chương trình đào tạo lại về quản trị kinh tế thị trường cho cán bộ khối kỹ thuật; tạo điều kiện cho đội ngũ trung cấp nâng cao trình độ đại học để làm chủ công nghệ và thiết bị hiện đại nhập khẩu từ Đức.
  • Cải thiện điều kiện lao động: Tăng cường trang bị an toàn lao động, xây dựng quy chế làm việc dân chủ, thực hiện chế độ khen thưởng - kỷ luật công minh nhằm kích thích năng suất lao động.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Các phân tích thực trạng của chuyên đề gắn liền với số liệu tổ chức và sản xuất tại thời điểm đầu năm 2003, khi công ty mới hoàn thành cổ phần hóa được hơn 3 năm. Nội dung phân tích tập trung chủ yếu vào mặt định tính và định biên nhân sự của các phòng ban, chưa có các bảng hạch toán chi tiết về chi phí quản lý doanh nghiệp qua các năm tài chính.
  • Hướng phát triển: Nghiên cứu tiếp theo có thể đánh giá tác động dài hạn của việc sáp nhập hoặc tinh giảm các phòng ban sau khi công ty hoàn thành quy hoạch mặt bằng sản xuất tập trung; đồng thời khảo sát ứng dụng công nghệ thông tin trong việc liên kết dữ liệu giữa phòng Kinh doanh, Kế hoạch và Đảm bảo chất lượng.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo thực tiễn hữu ích cho sinh viên, học viên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân lực và Kinh tế phát triển khi nghiên cứu về:

  • Phương pháp phân tích định biên, mô tả chức năng nhiệm vụ của hệ thống phòng ban trong doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nhẹ.
  • Bài học kinh nghiệm trong quá trình tái cơ cấu và cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước tại Việt Nam giai đoạn chuyển đổi kinh tế.
  • Khung lý thuyết tổng hợp về 8 chức năng quản lý và các mô hình cơ cấu tổ chức (đường thẳng, chức năng, tham mưu, ma trận).

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Dệt 10/10 có cơ cấu vốn điều lệ như thế nào sau khi cổ phần hóa năm 1999?
Theo Quyết định số 5784/QĐ-UB ngày 29/12/1999 của UBND TP Hà Nội, vốn điều lệ của công ty là 8.000 đồng (vốn cố định 4.000 đồng, vốn lưu động 3.000 đồng). Trong đó, Nhà nước nắm giữ 30% (tương đương 2.000 đồng bằng máy móc thiết bị) và cán bộ công nhân viên (cổ đông) nắm giữ 70% (tương đương 5.000 đồng).

2. Quy mô và cơ cấu lao động của công ty tại thời điểm khảo sát đầu năm 2003 ra sao?
Tổng số CBCNV là 502 người, gồm: 437 lao động trực tiếp, 41 cán bộ quản lý kỹ thuật và 24 cán bộ quản lý hành chính. Tỷ lệ lao động gián tiếp chiếm 13%. Toàn doanh nghiệp có 41 người trình độ đại học, 30 người trình độ trung cấp; bậc thợ bình quân 3,5/5; tuổi đời bình quân là 32.

3. Dây chuyền công nghệ và trang thiết bị sản xuất chính của đơn vị gồm những gì?
Quy trình sản xuất khép kín gồm: Mắc sợi $\rightarrow$ Dệt vải $\rightarrow$ Tẩy trắng $\rightarrow$ Văng sấy $\rightarrow$ Cắt may $\rightarrow$ KCS $\rightarrow$ Đóng gói $\rightarrow$ Nhập kho. Thiết bị đạt mức cơ giới hóa 90%, gồm 48 máy dệt KOKETT, 30 máy mắc FAVORIT và 230 máy khâu chuyên dụng, chủ yếu nhập khẩu từ Đức.

4. Tác giả chỉ ra những bất cập cụ thể nào trong việc bố trí nhân sự tại các phòng ban?
Bất cập gồm: toàn bộ công tác bảo hộ lao động cho hơn 500 người chỉ do 01 cán bộ kiêm nhiệm; mảng xây dựng cơ bản tại Phòng Kế hoạch giao cho cán bộ trình độ trung cấp; Phó Giám đốc sản xuất là kỹ sư cơ khí chế tạo chưa được bồi dưỡng sâu về quản lý kinh tế; và việc bố trí cơ sở sản xuất phân tán tại 3 địa điểm làm lãng phí lao động gián tiếp.

Kết luận

Chuyên đề tốt nghiệp của tác giả Hà Trọng Hải đã hệ thống hóa toàn diện các lý luận nền tảng về tổ chức bộ máy quản lý và 8 chức năng quản trị doanh nghiệp. Thông qua nghiên cứu điển cứu tại Công ty Cổ phần Dệt 10/10, tác giả đã phản ánh chân thực thực trạng cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự và sự chuyển dịch của một doanh nghiệp dệt may trong giai đoạn đầu hậu cổ phần hóa. Các phát hiện về sự phân tán mặt bằng và hạn chế trong phân công lao động chuyên trách là cơ sở thực tiễn xác đáng cho các đề xuất hoàn thiện bộ máy quản trị tinh gọn, hiệu quả.