Phần mở đầu Chƣơng 2. Cơ sở lý thuyết về tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán Chƣơng 3. Tìm hiểu về các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán sử dụng tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa - nghiên cứu trên địa bàn Quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh Chƣơng 4. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán áp dụng phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa - nghiên cứu trên địa bàn Quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh Ngoài ra, trong đề tài còn có các phụ lục nhằm minh họa hoặc bổ trợ cho nội dung luận văn, danh sách doanh nghiệp phản hồi phiếu khảo sát, kết quả khảo sát, và phiếu khảo sát.
6 CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TIÊU CHÍ LỰA CHỌN PHẦN MỀM KẾ TOÁN 2. TỔNG QUAN VỀ CÁC NGHIÊN CỨU TRƢỚC ĐÂY LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI Xác định tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán đã đƣợc nhiều tác giả nghiên cứu. Qua tìm hiểu, chúng tôi chọn lọc một số đề tài có liên quan đến vấn đề nghiên cứu mà chúng tôi đang thực hiện. Sau đây là các nội dung đề tài nghiên cứu nói trên.
Tầm quan trọng của các hoạt động lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ - Bryan D. Sisson, 2003 Mục đích nghiên cứu của tác giả Bryan D. Sisson (2003) là xác định và đánh giá tầm quan trọng gắn liền với hoạt động lựa chọn phần mềm kế toán trong cộng đồng doanh nghiệp nhỏ. Để làm đƣợc điều này, tác giả đã tổng kết các khuyến nghị (Bryan D.
Sisson đã lựa chọn những ý tƣởng rõ ràng và chính xác) từ nhóm tác giả của các tài liệu nhƣ tạp chí, sách,. Một đề xuất với 20 hoạt động lựa chọn phần mềm đƣợc bao gồm: thuê nhà tƣ vấn độc lập, lập danh sách các nhà cung cấp phần mềm, sử dụng thử với dữ liệu thực tế, mời các nhà cung cấp, đánh giá hệ thống hiện tại, phát triển công cụ để đánh giá /đo lƣờng của hệ thống phần mềm, xem xét thời gian đào tạo và chi phí, xem xét việc mở rộng hệ thống trong tƣơng lai, xác định công suất của hệ thống, sử dụng các công cụ lựa chọn phần mềm thông minh, chuẩn bị và gửi yêu cầu báo giá đến danh sách nhà cung cấp, xem xét và phân tích phản ứng nhà cung cấp, xem xét chƣơng trình dễ sử dụng, sử dụng nhân viên có kinh nghiệm, kiểm tra độ tin cậy và hỗ trợ của nhà cung cấp, xem xét các vấn đề giao diện hệ thống, chuẩn bị ngân sách hệ thống mới, xây dựng kế hoạch thực hiện, giám sát thực hiện, tài liệu hƣớng dẫn sử dụng rõ ràng. 7 Đặc điểm và sự lựa chọn phần mềm kế toán của công ty quốc tế - Ajay Adhikaria và cộng sự, 2004 Các công ty quốc tế Hoa Kỳ đƣợc tác giả Ajay Adhikaria và cộng sự (2004) nghiên cứu khảo sát tập trung vào việc lựa chọn phần mềm kế toán quốc tế. Kết quả điều tra - các mối quan hệ giữa các đặc điểm, tính năng và tiêu chí lựa chọn phần mềm chung công ty - cho thấy các công ty quốc tế ƣu tiên các tính năng khác nhau tuỳ thuộc vào qui mô và mức độ quốc tế hóa.
Tuy nhiên, mối quan hệ giữa các đặc điểm công ty và tiêu chí lựa chọn chung - nhƣ hỗ trợ và bảo mật, phần cứng và nền tảng điều hành, và tính linh hoạt và chi phí - là không đáng kể. Từ kết quả trên đã chỉ ra rằng: đặc điểm công ty là một yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn và thiết kế phần mềm kế toán quốc tế. Yếu tố quyết định lựa chọn phần mềm kế toán: Một mô hình đề xuất - Abu-Musa, Ahmad A., 2005 Mục tiêu của bài nghiên cứu “Yếu tố quyết định lựa chọn phần mềm kế toán: Một mô hình đề xuất” ( Abu-Musa, Ahmad A., 2005) là phát triển một khuôn khổ lý thuyết tích hợp cho các yếu tố quyết định chính. Các tiêu chí này sẽ hƣớng dẫn và giúp một tổ chức trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp.
Tác giả đã đƣa ra bốn yếu tố chính ảnh hƣởng đến lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp (xem hình 2.1) bao gồm: nhu cầu của ngƣời sử dụng, các tính năng phần mềm kế toán, môi trƣờng và cơ sở hạ tầng CNTT, độ tin cậy của nhà cung cấp. Yếu tố chính đầu tiên đƣợc đề cập là nhu cầu của ngƣời sử dụng. Các phần mềm phải đáp ứng tốt nhất các nhu cầu hiện tại và dễ dàng thích ứng với hầu hết các nhu cầu trong tƣơng lai của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên quyết định số lƣợng dự kiến ngƣời sử dụng phần mềm, kể cả dự đoán ngƣời sử dụng bổ sung khi qui mô kinh doanh mở rộng.
Xác định doanh nghiệp kinh doanh thuộc loại hình thông thƣờng hay chuyên ngành thì chọn phần mềm về loại hình đó. Lựa chọn phần mềm kế toán xem xét đến kế hoạch kinh doanh cho 3-5 năm đƣợc là một lựa chọn chiến lƣợc về sự linh hoạt để đáp ứng nhu cầu trong tƣơng lai. 8 Yếu tố chính thứ hai là các tính năng của phần mềm kế toán. Tính năng quan trọng trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp là khả năng tuỳ biến và lập báo cáo tài chính.
Bên cạnh đó cũng cần đƣợc xem xét các tính năng nhƣ: cấu trúc tài khoản kế toán, tính năng web và thƣơng mại điện tử, ngoại tệ, hỗ trợ cơ sở dữ liệu, các module, giá cả của 8 đơn vị cốt lõi của phần mềm, tính năng bảo mật của phần mềm, tính năng khác của phần mềm.1: Yếu tố quyết định lựa chọn phần mềm kế toán (Nguồn: Abu-Musa, Ahmad A., 2005) Yếu tố chính thứ ba là môi trƣờng và hạ tầng CNTT. Trƣớc tiên, nên tìm sản phẩm phần mềm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp sau đó mới tìm những phần cứng tốt nhất để chạy phần mềm. Nếu doanh nghiệp đã có sẵn và đang sử dụng, 9 doanh nghiệp có thể nâng cấp thiết bị dựa trên các yêu cầu khả năng tƣơng thích hệ thống phần mềm mới (Soukup, 2000). Yếu tố chính cuối cùng là độ tin cậy của nhà cung cấp.
Phần mềm tốt đến thế đâu thì ngƣời dùng vẫn phải tiếp tục cần đến dịch vụ tƣ vấn cũng nhƣ hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp phần mềm. Do vậy, trong việc lựa chọn phần mềm kế toán nên đảm bảo các nhà cung cấp đáng tin cậy, có nguồn lực để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và luôn sẵn sàng khi cần thiết. Lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ: phƣơng pháp AHP 2 (Analytical Hierarchy Process) - Sharad K. Maheshwari and Michael P.
McLain, 2006 Theo tác giả Sharad K. Maheshwari và Michael P. McLain (2006) thì hầu hết các phƣơng pháp đánh giá chung cho các phần mềm kế toán ở các doanh nghiệp nhỏ đƣợc thực hiện theo hai phƣơng pháp. Phƣơng pháp thứ nhất là xem xét gói cá nhân và thứ hai là đánh giá so sánh.
Tuy nhiên, mỗi phƣơng pháp tồn tại các vấn đề nhƣ: cung cấp cơ chế không phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ và cơ chế không rõ ràng về xếp hạng nhiều nhu cầu của ngƣời dùng. Do đó, cần có kỹ thuật đánh giá toàn diện hơn và dễ sử dụng trong lĩnh vực phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ. Nghiên cứu này đề xuất một mô hình phân cấp - kết hợp nhu cầu ngƣời dùng và đánh giá / xem xét dữ liệu phần mềm - để lựa chọn một gói phần mềm kế toán cho doanh nghiệp. Các tác giả đã chia quá trình ra quyết định thành nhiều cấp độ của tiêu chí trung gian có ảnh hƣởng đến quyết định cuối cùng.
Mô hình đƣợc thiết lập thành hệ thống gồm bốn cấp độ với bốn giai đoạn chính của quá trình ra quyết 2 AHP đƣợc phát triển bởi Saaty (1980). Kỹ thuật này đã đƣợc sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực nhƣ quy hoạch kinh tế, chính sách của chính phủ, giải quyết xung đột, lựa chọn dự án,. AHP chia quá trình ra quyết định thành nhiều cấp độ của tiêu chí trung gian có ảnh hƣởng đến quyết định cuối cùng. 10 định trong việc lựa chọn phần mềm.
Cấp độ 1 - mục tiêu chính, là lựa chọn một gói phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ. Cấp độ 2 - tiêu chí chính, có 4 tiêu chí chính bao gồm chi phí, tính năng, hỗ trợ, và hiệu suất. Cấp độ 3 - tiểu tiêu chí, bao gồm các tính năng kế toán, các tính năng kỹ thuật, và chi phí hỗ trợ gián tiếp. Cấp độ 4 - tiểu tiêu chí dễ sử dụng (xem hình 2.
Mô hình lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ Lựa chọn phần mềm kế kế toán và sự hài lòng của ngƣời sử dụng - Elikai (Nguồn: và cộng Sharad sự, 2007 and Michael P. Maheshwari 11 Mục đích nghiên cứu của tác giả Elikai và cộng sự (2007) về “Lựa chọn phần mềm kế toán và sự hài lòng của ngƣời sử dụng” là cung cấp cái nhìn sâu sắc về những yếu tố (factors) và chức năng (features) quan trọng nhất cho ngƣời sử dụng trong việc lựa chọn, giữ lại hoặc thay thế phần mềm kế toán đóng gói. Cuộc khảo sát trên trang web Abebooks, đáp viên đƣợc yêu cầu xác định các chức năng (features 3) đem lại sự thoả mãn nhất thì hầu hết cho là nhu cầu cải tiến (need improverment). Khi hỏi PMKT đóng gói đang đƣợc họ sử sụng thì có tất cả 63 gói phần mềm khác nhau (đƣợc trả lời trên Abebooks) và không có cái nào chiếm ƣu thế.
Để đánh giá sự hài lòng, các đáp viên đƣợc yêu cầu xếp hạng 5 chức năng của phần mềm đang sử dụng theo thứ tự ƣu tiên. Khu vực thƣờng đƣợc xác định nhiều cho nhu cầu cải tiến là chức năng lập báo cáo (report-writing functions), tiếp theo là linh hoạt (flexility), chi phí hoạt động hàng năm (annual operating cost), tài liệu hƣớng dẫn sử dụng (user manuals), và khả năng tƣơng thích với các phần mềm khác (compatibility with other software). Qua việc đánh giá dữ liệu, Elikai và cộng sự đã tìm ra một số điểm nổi bậc, đó là chức năng/khả năng của phần mềm là yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn phần mềm cho ngƣời sử dụng, kế đến là chi phí và khả năng tƣơng thích. Chức năng chi tiết của các chức năng chính thức nhƣ: tính linh hoạt, chi phí và khả năng tƣơng thích.
Đối với tính linh hoạt: Xử lý thời gian thực (Real-time processing), thân thiện với ngƣời dùng (user friendliness), bảo mật (security 4), có khả năng 3 “Một khả năng của chƣơng trình. Có nhiều trƣờng hợp, chƣơng trình có chứa cả những tính năng không có trong tài liệu.