Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải không ngừng khẳng định vị thế thông qua uy tín thương hiệu, năng lực tài chính và chất lượng sản phẩm dịch vụ. Trong đó, quản trị tài chính đóng vai trò quyết định đến sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc tổ chức một bộ máy kế toán khoa học giúp doanh nghiệp phát huy tối đa các chức năng giám đốc tài chính, kiểm soát chi phí, nắm bắt chính xác nguồn lực hiện có nhằm đưa ra các quyết định đầu tư và kinh doanh hiệu quả.

Nghiệp vụ kế toán các khoản nợ phải thu và nợ phải trả là mắt xích trọng yếu trong việc quản lý dòng tiền vào - ra, bảo toàn vốn lưu động và duy trì mối quan hệ kinh tế lành mạnh với khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan quản lý nhà nước và nội bộ doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng này, đề tài "Thực trạng công tác kế toán các khoản phải thu - phải trả tại Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh giai đoạn 2013 - 2015" được tác giả thực hiện nhằm hệ thống hóa lý luận và phân tích thực tiễn công tác hạch toán tại đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài bao gồm 3 nhiệm vụ cụ thể:

  1. Hệ thống hóa và mở rộng các kiến thức lý thuyết về kế toán các khoản nợ phải thu, nợ phải trả được đào tạo trong nhà trường để đối chiếu, vận dụng vào thực tế doanh nghiệp.
  2. Thu thập chứng từ, số liệu thực tế nhằm mô tả và đánh giá thực trạng quy trình hạch toán kế toán các khoản nợ phải thu và nợ phải trả tại Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh.
  3. Phân tích ưu điểm, hạn chế trong công tác kế toán tại đơn vị, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện quy trình hạch toán và nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Toàn bộ các hoạt động thanh toán và quy trình nghiệp vụ kế toán liên quan đến các khoản nợ phải thu, nợ phải trả tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh (Trụ sở: A20 Tân Phong, Đường Nguyễn Hữu Thọ, Phường Tân Phong, Quận 7, TP. Hồ Chí Minh).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu nghiên cứu tổng thể giai đoạn 2013 - 2015 cùng hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán chi tiết minh họa trong năm tài chính 2016 (trọng tâm là tháng 04/2016).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và chuẩn mực áp dụng

Đề tài xây dựng trên nền tảng hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) và Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính cùng các Thông tư hướng dẫn thi hành liên quan. Hệ thống tài khoản và nguyên tắc hạch toán tập trung vào hai nhóm nghiệp vụ cốt lõi:

Nhóm nghiệp vụ Tài khoản kế toán sử dụng Nội dung phản ánh chính
Kế toán nợ phải thu TK 131 - Phải thu của khách hàng
TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
TK 136 - Phải thu nội bộ (1361, 1368)
TK 138 - Phải thu khác (1381, 1388)
TK 141 - Tạm ứng		 Phản ánh các nghĩa vụ tài sản mà khách hàng, đơn vị nội bộ, cá nhân người lao động hoặc đối tác bên ngoài chưa thanh toán cho doanh nghiệp phát sinh từ bán hàng, cung cấp dịch vụ, tạm ứng công tác, tổn thất tài sản chờ xử lý.
Kế toán nợ phải trả TK 331 - Phải trả cho người bán
TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)
TK 336 - Phải trả nội bộ (3361, 3368)
TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384, 3386, 3388)		 Ghi nhận các nghĩa vụ nợ của doanh nghiệp phát sinh đối với người bán vật tư/hàng hóa/dịch vụ, nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước, lương và phụ cấp của người lao động, các khoản trích theo lương (KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN) và thanh toán nội bộ giữa công ty mẹ - chi nhánh.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả kết hợp đồng bộ các phương pháp nghiên cứu định tính và phương pháp kế toán nghiệp vụ:

  • Phương pháp thu thập và thống kê số liệu: Tập hợp hệ thống chứng từ gốc (hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ/báo Có ngân hàng, biên bản bàn giao, bảng thanh toán lương) và các báo cáo tài chính, sổ cái, sổ chi tiết từ phòng kế toán của công ty.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phân tích quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp ghi sổ kế toán đối với từng tài khoản công nợ cụ thể.
  • Phương pháp so sánh số tuyệt đối và tương đối: Đánh giá biến động công nợ, quy mô dòng tiền và đối chiếu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp.
  • Phương pháp chứng từ - tài khoản - ghi kép: Sử dụng các mối quan hệ đối ứng tài khoản theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu về đề tài

Chương 1 thiết lập khung nghiên cứu tổng quát của khóa luận tốt nghiệp. Tác giả trình bày tính cấp thiết của đề tài xuất phát từ vai trò quản lý công nợ tại doanh nghiệp thương mại - dịch vụ thiết bị văn phòng. Nội dung chương nêu rõ mục đích nghiên cứu, đối tượng, phạm vi thời gian - không gian, các phương pháp thu thập dữ liệu và kết cấu 5 chương của khóa luận.

Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán nợ phải thu – nợ phải trả

Chương 2 trình bày toàn diện các nguyên tắc, chứng từ, kết cấu tài khoản và sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu theo quy định:

  • Kế toán nợ phải thu:
    • TK 131: Chi tiết theo từng khách hàng, từng lần thanh toán; ghi nhận doanh thu theo giá chưa thuế, tách riêng thuế GTGT đầu ra (TK 3331); hạch toán chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán (TK 521), chiết khấu thanh toán (TK 635) và hàng bán bị trả lại (TK 531).
    • TK 133: Phân định thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (TK 1331, TK 1332), phương pháp kết chuyển bù trừ định kỳ với thuế GTGT đầu ra (TK 33311) và hoàn thuế.
    • TK 136, 138, 141: Hạch toán chi tiết các khoản cấp vốn, chi hộ - trả hộ giữa cấp trên và cấp dưới; xử lý tài sản thiếu chờ xử lý (TK 1381), bồi thường vật chất (TK 1388); quy trình tạm ứng công tác, thanh toán tạm ứng và thu hồi tạm ứng thừa (TK 141).
  • Kế toán nợ phải trả:
    • TK 331: Theo dõi chi tiết từng nhà cung cấp, xử lý nghiệp vụ mua hàng nhập kho, mua dịch vụ, hàng về trước hóa đơn về sau (dùng giá tạm tính), chiết khấu thanh toán được hưởng (TK 515).
    • TK 333: Quy tắc xác định nghĩa vụ thuế GTGT (3331), thuế TNDN (3334), thuế TNCN (3335), thuế môn bài và tiền thuê đất (3337).
    • TK 334 & TK 338: Quy trình tính lương, các khoản phụ cấp, trích các khoản bảo hiểm xã hội (3383), bảo hiểm y tế (3384), bảo hiểm thất nghiệp (3386), kinh phí công đoàn (3382) vào chi phí hoạt động (TK 627, TK 641, TK 642) và trừ vào lương người lao động.

Chương 3: Tổng quan về Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh

Chương 3 khái quát lịch sử hình thành, năng lực tài chính, mô hình quản trị và tổ chức công tác kế toán của đơn vị khảo sát:

  • Quá trình phát triển:
    • Tiền thân là Công ty TNHH DV Siêu Thanh thành lập năm 1994 với số vốn ban đầu 300 triệu đồng và 9 nhân viên; trở thành nhà phân phối chính thức sản phẩm thiết bị văn phòng Ricoh tại Việt Nam từ năm 1996.
    • Năm 2000 đạt chứng chỉ ISO 9002 (do tổ chức BVQI cấp ngày 09/03/2000) và đạt chứng chỉ ISO 9001 phiên bản 2000 ngày 18/03/2004.
    • Tháng 8/2002 chuyển đổi mô hình sang Công ty Cổ phần Siêu Thanh với quy mô vốn 43 tỷ đồng, nhân sự trên 365 người.
    • Ngày 15/01/2007, công ty chính thức niêm yết cổ phiếu trên Sở Giao dịch Chứng khoán TP.HCM (HOSE) với mã chứng khoán ST8.
    • Vốn điều lệ đạt 60.549.990.000 đồng, tương ứng 6.054.999 cổ phần (mệnh giá 10.000 đồng/cổ phần).
  • Ngành nghề kinh doanh chính: Mua bán thiết bị văn phòng (máy photocopy, máy vi tính, vật tư ngành in), dịch vụ sửa chữa bảo dưỡng, cho thuê thiết bị văn phòng, sản xuất mực in - giấy in dùng cho máy photocopy, đại lý ký gửi hàng hóa, kinh doanh thiết bị chữa cháy, xây dựng và kinh doanh bất động sản.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy: Hội đồng quản trị và Ban Tổng Giám đốc điều hành các phòng ban chức năng gồm Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, Phòng Marketing và Bộ phận PR.
  • Tổ chức bộ máy kế toán:
    • Tổ chức theo mô hình tập trung gồm: Kế toán trưởng, Kế toán tổng hợp, Kế toán thanh toán (tiền mặt, ngân hàng), Kế toán công nợ, Kế toán hóa đơn, Kế toán kho, Kế toán xuất nhập khẩu và Thủ quỹ.
    • Niên độ kế toán: Từ 01/01 đến 31/12 hàng năm; đơn vị tiền tệ ghi sổ: Đồng Việt Nam (VNĐ).
    • Hình thức kế toán: Nhật ký chung, thực hiện xử lý dữ liệu tự động trên máy vi tính qua phần mềm kế toán ACSOFT.

Chương 4: Thực trạng công tác kế toán nợ phải thu – nợ phải trả tại Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh

Chương 4 là phần nội dung thực nghiệm trọng tâm, mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ và phương pháp định khoản thực tế tại công ty qua các nghiệp vụ cụ thể phát sinh trong tháng 04/2016:

  1. Kế toán nợ phải thu khách hàng (TK 131):

    • Nghiệp vụ xuất bán thiết bị: Căn cứ Hợp đồng số 08/04/HĐ/DSE/CT/16 ký với Trường Tiểu học - THCS và Quốc tế Châu Á (Mã đối tượng: QTAC) về việc cung cấp 01 máy photocopy Ricoh MP 4054 (giá chưa thuế: 73.197.743 VNĐ), mực in (2.940.000 VNĐ), bộ nạp đảo bản gốc tự động (9.747.725 VNĐ), chân máy (5.297.784 VNĐ). Hóa đơn GTGT số 000774 ngày 22/04/2016 được phát hành với tổng doanh thu chưa thuế 83.181.818 VNĐ, thuế GTGT 10% là 8.818.182 VNĐ, tổng giá trị thanh toán 92.000.000 VNĐ.
      • Hạch toán: Nợ TK 131 (QTAC): 92.000.000 VNĐ / Có TK 511: 83.181.818 VNĐ / Có TK 33311: 8.818.182 VNĐ.
    • Nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng: Ngày 27/04/2016, Trường Quốc tế Châu Á thanh toán chuyển khoản qua giấy báo Có:
      • Hạch toán: Nợ TK 1121 / Có TK 131 (QTAC): 92.000.000 VNĐ.
    • Nghiệp vụ thu hồi công nợ đối tác khác: Ngày 30/04/2016, Công ty CP Tư vấn Xây dựng Điện 3 (XDĐ3) chuyển khoản thanh toán 259.000.000 VNĐ cho Hóa đơn số 000880 ngày 29/04/2016 (cung cấp máy MP W2401 với doanh thu chưa thuế 236.818.182 VNĐ, thuế GTGT 23.181.818 VNĐ):
      • Hạch toán: Nợ TK 1121 / Có TK 131 (XDĐ3): 259.000.000 VNĐ.
    • Tác giả trích xuất bảng Sổ chi tiết TK 131, Sổ tổng hợp nợ phải thu và Sổ Cái TK 131 tháng 04/2016 tại công ty (ghi nhận số dư đầu kỳ, phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư cuối kỳ đối chiếu với báo cáo tài chính).

  2. Kế toán thuế GTGT được khấu trừ (TK 133):

    • Hóa đơn chi phí nhân công: Căn cứ Hóa đơn số 0001642 ngày 20/04/2016 về chi phí nhân công lắp đặt bên ngoài, hạch toán: Nợ TK 627 (3.024.500 VNĐ), Nợ TK 1331 (302.450 VNĐ) / Có TK 331 (3.326.950 VNĐ).
    • Kết chuyển thuế GTGT cuối tháng 04/2016: Tổng hợp thuế GTGT đầu vào hợp lệ trong kỳ là 461.315.408 VNĐ, tổng thuế GTGT đầu ra phát sinh là 196.788.625 VNĐ. Kế toán lập bút toán khấu trừ thuế:
      • Hạch toán: Nợ TK 33311 / Có TK 133: 196.788.625 VNĐ. Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau phản ánh qua số dư Nợ TK 133.

  3. Kế toán các khoản phải thu nội bộ và chi phí xã hội (TK 136, TK 6428):

    • Phiếu thu số ST/16/04/04 ngày 04/04/2016 thu hộ Chi nhánh Hà Nội tiền thăm hỏi thai sản (chị Phạm Thị Hà và anh Nguyễn Tuấn Sơn): Nợ TK 1111 / Có TK 1368: 3.000.000 VNĐ.
    • Phiếu thu số ST/16/04/08 ngày 06/04/2016 thu hộ Chi nhánh Cần Thơ tiền thăm hỏi thai sản (chị Nguyễn Thị Nữ Ý): Nợ TK 1111 / Có TK 1368: 2.000.000 VNĐ.
    • Phiếu kế toán số ST/16/04/13 ngày 17/04/2016 căn cứ Biên bản xác nhận tài trợ giáo dục số 13/2016/NĐN cho Hội bảo trợ Hoa Văn TP. Cần Thơ (Trường phổ thông dân lập Việt Hoa) phục vụ thiết bị giảng dạy: Nợ TK 6428 / Có TK 1111: 100.000.000 VNĐ.

  4. Kế toán các khoản nợ phải trả (TK 331, 333, 334, 338):

    • Minh họa quy trình lập chứng từ, sổ chi tiết thanh toán cho nhà cung cấp linh kiện máy văn phòng (TK 331), đối chiếu công nợ từng đợt giao hàng.
    • Theo dõi trích nộp thuế TNDN, thuế TNCN (TK 333) và bảng thanh toán lương nhân viên (TK 334).
    • Trích nộp các khoản trích theo lương tháng 04/2016 chi tiết theo các tiểu khoản: KPCĐ (TK 3382), BHXH (TK 3383), BHYT (TK 3384), BHTN (TK 3386).

Chương 5: Nhận xét và kiến nghị

Chương 5 đúc kết đánh giá tổng thể về tổ chức bộ máy và quy trình xử lý kế toán tại Siêu Thanh, đồng thời đưa ra các đề xuất hoàn thiện nghiệp vụ.

Kết quả và đóng góp

Kết quả ghi nhận từ thực tế nghiên cứu

  • Về hệ thống tổ chức: Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh được tổ chức theo mô hình tập trung, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng phần hành (kế toán tiền mặt, ngân hàng, công nợ, hóa đơn, kho, XNK).
  • Về chấp hành chế độ kế toán: Đơn vị tuân thủ đầy đủ các Chuẩn mực Kế toán Việt Nam và Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC; mở đầy đủ hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết (Sổ cái, Sổ chi tiết TK 131, TK 133, TK 136, TK 331, TK 333, TK 334, TK 338).
  • Về ứng dụng công nghệ thông tin: Việc ứng dụng phần mềm kế toán ACSOFT theo hình thức Nhật ký chung giúp tự động hóa quá trình nhập liệu từ chứng từ gốc lên các sổ cái và lập báo cáo tài chính, đảm bảo tính kịp thời và giảm thiểu sai sót toán học.

Các đề xuất và kiến nghị của tác giả

Dựa trên các hạn chế thực tế phát hiện trong quá trình khảo sát số liệu giai đoạn 2013 - 2015 và chứng từ năm 2016, tác giả đề xuất các nhóm giải pháp:

  • Tăng cường kiểm soát tuổi nợ khách hàng (TK 131): Lập bảng phân tích tuổi nợ định kỳ (nợ trong hạn, nợ quá hạn 30, 60, 90 ngày), phân loại khách hàng theo hạn mức tín dụng để áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán linh hoạt và đôn đốc thu hồi nợ kịp thời.
  • Hoàn thiện công tác đối chiếu công nợ nội bộ (TK 136, TK 336): Tăng cường tần suất lập biên bản đối chiếu bù trừ công nợ giữa trụ sở chính tại TP.HCM và các chi nhánh (Hà Nội, Cần Thơ...) vào cuối mỗi tháng thay vì để dồn vào cuối quý hoặc cuối năm tài chính.
  • Nâng cao hiệu quả khai thác phần mềm kế toán: Kiến nghị đơn vị thường xuyên cập nhật các phân hệ phần mềm ACSOFT để tích hợp sâu hơn giữa quản lý kho, bộ phận bán hàng và kế toán công nợ, phục vụ báo cáo quản trị tức thời cho Ban Giám đốc.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế về phạm vi dữ liệu: Do yêu cầu bảo mật thông tin tài chính của công ty niêm yết, một số chứng từ và sổ sách chi tiết chỉ được trích xuất minh họa trong phạm vi tháng 04/2016 thay vì công bố chi tiết toàn bộ các tháng của giai đoạn 2013 - 2015.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang phân tích các chỉ số tài chính chuyên sâu phản ánh hiệu quả quản trị khoản phải thu (vòng quay khoản phải thu, kỳ thu tiền bình quân) và khoản phải trả (vòng quay nợ phải trả, kỳ trả tiền bình quân) trong mối tương quan với dòng tiền thuần từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán - Tài chính: Tham khảo phương pháp trình bày một khóa luận tốt nghiệp về đề tài công nợ, quy trình luân chuyển chứng từ thực tế, mẫu biểu sổ chi tiết và sổ tổng hợp (TK 131, TK 133, TK 136, TK 331, TK 338).
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp thương mại - dịch vụ: Tham khảo mô hình xử lý các nghiệp vụ đặc thù trong ngành kinh doanh thiết bị văn phòng (bán máy kèm linh kiện, khấu trừ thuế đầu vào, các khoản chi hộ/thu hộ chi nhánh, hạch toán tài trợ giáo dục).

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận nghiên cứu tại đơn vị nào và mã chứng khoán của công ty là gì?
Khóa luận nghiên cứu thực tế tại Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh (Trụ sở: A20 Tân Phong, Đường Nguyễn Hữu Thọ, P. Tân Phong, Q.7, TP.HCM), doanh nghiệp niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán TP.HCM (HOSE) với mã chứng khoán là ST8.

2. Công ty Siêu Thanh áp dụng chế độ kế toán và phần mềm kế toán nào trong giai đoạn nghiên cứu?
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, hình thức kế toán Nhật ký chung và xử lý số liệu trên máy vi tính thông qua phần mềm kế toán ACSOFT.

3. Trong tháng 04/2016, số thuế GTGT đầu vào và đầu ra của công ty phát sinh bao nhiêu và số thuế được kết chuyển khấu trừ là bao nhiêu?
Cuối tháng 04/2016, kế toán tổng hợp được tổng số thuế GTGT đầu vào (TK 133) là 461.315.408 VNĐ và số thuế GTGT đầu ra (TK 3331) là 196.788.625 VNĐ. Do số thuế đầu vào lớn hơn đầu ra, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển khấu trừ đúng bằng số thuế đầu ra là 196.788.625 VNĐ (Nợ TK 33311 / Có TK 133: 196.788.625 VNĐ).

4. Nghiệp vụ bán máy photocopy Ricoh MP 4054 cho Trường Quốc tế Châu Á ngày 22/04/2016 được ghi nhận giá trị như thế nào?
Nghiệp vụ xuất bán theo Hóa đơn GTGT số 000774 gồm máy photocopy và các phụ kiện (mực, bộ nạp đảo bản gốc tự động, chân máy) với tổng doanh thu chưa thuế là 83.181.818 VNĐ, thuế GTGT 10% là 8.818.182 VNĐ, tổng giá trị thanh toán ghi nhận vào nợ phải thu (Nợ TK 131) là 92.000.000 VNĐ. Khách hàng đã thanh toán toàn bộ qua ngân hàng vào ngày 27/04/2016.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đặng Thu Ngân đã phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức công tác kế toán các khoản nợ phải thu và nợ phải trả tại Công ty Cổ phần Thiết bị văn phòng Siêu Thanh giai đoạn 2013 - 2015. Đề tài kết hợp giữa lý luận kế toán doanh nghiệp theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC với hệ thống sổ sách, chứng từ thực tế phát sinh tại một công ty cổ phần quy mô lớn niêm yết trên sàn chứng khoán. Các đánh giá và kiến nghị hoàn thiện quản trị công nợ được tác giả xây dựng xuất phát từ thực tiễn hoạt động của đơn vị khảo sát.