Thực trạng công tác kế toán phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp tại Khách sạn Moonlight

Khóa luận kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp tại Khách sạn Moonlight Huế

• Tác giả: Lê Thị Ngọc Phú
• Người hướng dẫn: ThS. Trần Phan Khánh Trang
• Trường học: Đại học Huế - Trường Đại học Kinh tế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Thực trạng công tác kế toán phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp tại Khách sạn Moonlight
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán phải thu phải trả tại Khách sạn Moonlight

Khách sạn Moonlight là đơn vị kinh doanh dịch vụ lưu trú và ẩm thực quy mô 4 sao tại thành phố Huế. Cơ sở hạ tầng gồm 90 phòng nghỉ tiêu chuẩn quốc tế cùng hệ thống nhà hàng, quầy bar và dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Khách hàng mục tiêu bao gồm du khách nội địa, khách quốc tế và các đoàn đại biểu tham quan di sản. Trong mô hình vận hành dịch vụ nghỉ dưỡng, quan hệ mua bán chịu diễn ra liên tục mỗi ngày. Kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp tại Khách sạn Moonlight giữ vai trò điều phối huyết mạch tài chính của doanh nghiệp. Đội ngũ kế toán chịu trách nhiệm theo dõi chi tiết từng đối tượng công nợ, đối chiếu chứng từ gốc và lập báo cáo thanh toán định kỳ. Quy trình hạch toán rõ ràng giúp ban giám đốc nắm bắt chính xác khả năng thanh khoản hiện thời. Hệ thống sổ sách kế toán phản ánh chân thực các luồng tiền thu vào từ đại lý lữ hành cũng như các khoản chi trả nguồn nguyên liệu thực phẩm, điện nước và đồ dùng buồng phòng. Quản trị tốt nợ phải thu và nợ phải trả tạo nền tảng vững chắc giúp đơn vị duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường du lịch miền Trung.

1.1. Đặc điểm nghiệp vụ kế toán công nợ tại khách sạn

Hoạt động kinh doanh khách sạn mang tính chất mùa vụ rõ rệt. Nguồn thu của đơn vị phát sinh chủ yếu từ dịch vụ phòng nghỉ, hội nghị và dịch vụ ẩm thực. Khách hàng thường thanh toán qua thẻ tín dụng, tiền mặt hoặc ký hợp đồng công nợ thông qua các công ty lữ hành. Thời hạn cho phép trả chậm thường dao động từ 15 đến 30 ngày. Về phía đầu vào, khách sạn nhập nguyên vật liệu chế biến món ăn và hàng hóa tiêu hao mỗi ngày. Đội ngũ phụ trách phải kiểm soát chặt chẽ hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho và điều khoản thanh toán với đối tác cung ứng. Việc phân loại công nợ theo thời hạn giúp bộ phận tài chính chủ động nguồn vốn lưu động.

1.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại Khách sạn Moonlight

Bộ máy kế toán tại khách sạn Moonlight vận hành theo mô hình tập trung dưới sự chỉ đạo của Kế toán trưởng. Cơ cấu nhân sự gồm kế toán thanh toán, kế toán thuế, kế toán kho và thủ quỹ. Nhân sự kế toán thanh toán trực tiếp quản lý hồ sơ theo dõi công nợ đối tác và khách hàng. Từng giao dịch kinh tế đều trải qua khâu kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ trước khi nhập liệu vào phần mềm chuyên dụng. Sự phối hợp giữa kế toán thanh toán và thủ quỹ bảo đảm luồng tiền chi trả người bán diễn ra đúng cam kết hợp đồng. Quy trình khép kín giúp hạn chế thất thoát tài sản, đồng thời cung cấp số liệu kịp thời cho báo cáo tài chính hàng tháng.

II. Thực trạng kế toán phải thu phải trả tại Khách sạn Moonlight

Thực tế ghi nhận công tác quản lý công nợ tại khách sạn Moonlight bộc lộ nhiều điểm nghẽn nghiêm trọng. Tỷ trọng nợ phải thu từ các đại lý du lịch và công ty lữ hành chiếm mức cao trong tổng tài sản ngắn hạn. Nhiều đối tác chậm trễ chuyển tiền quá hạn hợp đồng từ 30 đến 60 ngày. Tình trạng này khiến vòng quay vốn lưu động của khách sạn bị suy giảm đáng kể. Quy trình đôn đốc và đối chiếu nợ chưa diễn ra đồng bộ giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán. Nhiều biên bản xác nhận công nợ cuối kỳ bị thiếu chữ ký xác nhận của đại diện hợp pháp từ phía khách hàng. Song song với đó, khâu thanh toán cho nhà cung cấp thực phẩm và đồ dùng buồng phòng cũng phát sinh bất cập. Việc chậm thanh toán tiền hàng gây áp lực lên uy tín thương mại của khách sạn. Đối tác cung ứng có xu hướng tăng giá bán hoặc thắt chặt điều kiện giao nhận hàng hóa. Hồ sơ lưu trữ chứng từ thanh toán đôi khi còn thất lạc hoặc chậm cập nhật số liệu vào phần mềm quản lý nội bộ.

2.1. Hạn chế trong công tác quản lý phải thu khách hàng

Công tác thẩm định khả năng tài chính của các công ty lữ hành trước khi ký hợp đồng còn lỏng lẻo. Bộ phận kinh doanh chú trọng mở rộng doanh số nên chấp nhận cấp hạn mức tín dụng thương mại vượt mức an toàn. Nhiều hợp đồng lữ hành thiếu điều khoản ràng buộc trách nhiệm bồi thường khi phát sinh nợ quá hạn. Bên cạnh đó, kế toán chưa lập bảng phân loại tuổi nợ định kỳ theo từng tháng. Nhân viên phụ trách chỉ liên hệ nhắc nợ khi khoản tiền đã quá hạn nghiêm trọng. Việc thiếu chế tài xử lý nợ đọng kéo dài làm tăng nguy cơ phát sinh tổn thất tài chính và nợ khó đòi cho khách sạn.

2.2. Khó khăn trong quản lý nợ phải trả nhà cung cấp

Kế toán thanh toán thường xuyên đối mặt áp lực cân đối dòng tiền chi trả cho người bán. Do đặc thù ngành ẩm thực, số lượng hóa đơn mua hàng tươi sống phát sinh rải rác mỗi ngày với giá trị nhỏ lẻ. Quy trình kiểm tra đối chiếu giữa phiếu nhập kho, biên bản giao nhận và hóa đơn tài chính tiêu tốn nhiều thời gian. Sự chậm trễ trong luân chuyển chứng từ từ các bộ phận dịch vụ về phòng kế toán làm sai lệch thời hạn thanh toán cam kết. Khách sạn chưa xây dựng chính sách ưu tiên thanh toán rõ ràng đối với từng nhóm nhà cung ứng chiến lược. Tình trạng trả chậm kéo dài làm giảm lòng tin của đối tác cung ứng.

III. Giải pháp kế toán phải thu phải trả tại Khách sạn Moonlight

Hoàn thiện công tác kế toán công nợ đòi hỏi khách sạn Moonlight áp dụng đồng bộ các giải pháp quản trị tài chính. Ban điều hành cần chuẩn hóa quy trình phân tích và đánh giá xếp hạng tín dụng đối tác. Mọi hợp đồng bán dịch vụ trả chậm phải kèm theo điều khoản phạt nợ quá hạn và yêu cầu đặt cọc tối thiểu. Đội ngũ kế toán cần ứng dụng bảng tính tuổi nợ tự động trên phần mềm để phát hiện sớm các khoản nợ tiềm ẩn rủi ro. Đối với công tác thanh toán nợ người bán, bộ phận tài chính cần thiết lập kế hoạch dòng tiền tuần và tháng chi tiết. Việc cân đối các khoản chi tiêu theo mức độ ưu tiên giúp đơn vị chủ động thanh toán đúng hạn và tận dụng tối đa chiết khấu thương mại. Đồng thời, doanh nghiệp cần đẩy mạnh chuyển đổi số trong quản lý chứng từ điện tử. Mọi dữ liệu về biên bản nghiệm thu dịch vụ và hóa đơn mua bán cần được đồng bộ hóa tức thì giữa các bộ phận lễ tân, nhà hàng, kho bãi và kế toán trung tâm.

3.1. Phương pháp thu hồi công nợ khách hàng hiệu quả

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình thu hồi nợ qua ba giai đoạn cảnh báo độc lập. Giai đoạn một bắt đầu trước hạn thanh toán 5 ngày bằng thư nhắc tự động gửi đến đại lý lữ hành. Giai đoạn hai triển khai khi nợ quá hạn dưới 15 ngày thông qua cuộc gọi trực tiếp từ kế toán thanh toán. Giai đoạn ba áp dụng biện pháp đình chỉ cung cấp dịch vụ mới nếu nợ vượt quá 30 ngày. Khách sạn nên trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi đúng nguyên tắc kế toán để giảm thiểu sốc tài chính. Chính sách thưởng doanh số cho nhân viên kinh doanh cũng cần gắn liền với tỷ lệ thu hồi tiền thực tế từ khách hàng.

3.2. Tối ưu quy trình thanh toán cho nhà cung cấp

Khách sạn cần thiết lập lịch biểu thanh toán cố định vào hai ngày cụ thể trong tháng. Quy trình này giúp bộ phận kế toán tập trung xử lý hồ sơ chứng từ một cách khoa học. Kế toán viên có trách nhiệm rà soát chặt chẽ bộ ba chứng từ gồm đơn đặt hàng, phiếu giao nhận và hóa đơn giá trị gia tăng. Việc đàm phán kéo dài kỳ hạn nợ từ 30 ngày lên 45 ngày với các nhà cung cấp quen thuộc sẽ giúp khách sạn giảm áp lực ngân quỹ. Doanh nghiệp cũng nên tận dụng chiết khấu thanh toán sớm khi nguồn tiền nhàn rỗi cho phép nhằm tiết giảm chi phí đầu vào.

IV. Kết luận về kế toán phải thu phải trả tại Khách sạn Moonlight

Kế toán các khoản phải thu và phải trả là mắt xích sống còn bảo đảm an toàn tài chính tại Khách sạn Moonlight. Kiểm soát công nợ chặt chẽ mang lại nguồn tiền dồi dào, hỗ trợ tái đầu tư cơ sở vật chất và nâng cao chất lượng dịch vụ du lịch. Những giải pháp từ việc phân loại tuổi nợ, kiểm soát chứng từ chặt chẽ đến đàm phán gia hạn công nợ đều có tính thực tiễn cao đối với mô hình khách sạn 4 sao. Sự liên kết thông tin thông suốt giữa kế toán thanh toán, bộ phận kinh doanh và ban giám đốc tạo nên hệ thống quản trị rủi ro hoàn chỉnh. Việc duy trì cán cân công nợ hài hòa giúp khách sạn bảo vệ uy tín với đối tác cung ứng hàng hóa, đồng thời củng cố mối quan hệ lâu dài cùng các đối tác lữ hành. Trong bối cảnh ngành du lịch cạnh tranh ngày càng khốc liệt, quản trị công nợ bài bản sẽ là đòn bẩy vững chắc thúc đẩy doanh thu, tối đa hóa lợi nhuận và khẳng định thương hiệu khách sạn bền vững tại miền Trung.

4.1. Bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp khách sạn

Doanh nghiệp lưu trú cần xem quản lý công nợ là nhiệm vụ chung của toàn bộ máy kinh doanh chứ không riêng phòng kế toán. Sự phối hợp giữa bộ phận lễ tân, nhà hàng và bộ phận kinh doanh đóng vai trò then chốt trong việc thu thập chứng từ gốc đầy đủ. Khách sạn cần thiết lập chính sách tín dụng minh bạch ngay từ khâu ký kết hợp đồng dịch vụ ban đầu. Việc kiểm tra định kỳ hạn mức nợ giúp ngăn chặn nguy cơ chiếm dụng vốn trái phép. Doanh nghiệp cần duy trì quỹ dự phòng tài chính để ứng phó linh hoạt trước các biến động tiêu cực từ thị trường du lịch.

4.2. Xu hướng tự động hóa kế toán công nợ hiện đại

Ứng dụng phần mềm kế toán tích hợp hệ thống quản lý khách sạn PMS là xu thế tất yếu của ngành dịch vụ hiện đại. Công nghệ tự động hóa cho phép đối chiếu giao dịch tức thời giữa quầy lễ tân và hệ thống sổ cái kế toán. Hóa đơn điện tử và chứng từ số hóa giúp loại bỏ nguy cơ thất lạc chứng từ trong khâu lưu chuyển giấy tờ. Hệ thống phân tích dữ liệu tự động lập báo cáo cảnh báo nợ đến hạn gửi thẳng đến điện thoại của nhà quản lý. Ứng dụng công nghệ giúp kế toán tiết kiệm thời gian xử lý thủ công, tập trung vào phân tích tài chính chiến lược.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp dịch vụ và du lịch luôn phải đối mặt với áp lực duy trì thanh khoản, kiểm soát dòng tiền và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Trong chu trình hoạt động sản xuất kinh doanh, mối quan hệ mua bán - cung ứng tất yếu dẫn đến tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau giữa doanh nghiệp với khách hàng và nhà cung cấp. Việc phát sinh và tồn đọng các khoản công nợ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thanh toán, phản ánh tiềm năng kinh tế và sức khỏe tài chính của đơn vị. Do đó, việc theo dõi, giám sát và tổ chức công tác kế toán các khoản phải thu, phải trả có ý nghĩa quan trọng nhằm tránh tình trạng thất thoát, ứ đọng vốn và đảm bảo an toàn tài chính.

Đối với Khách sạn Moonlight (thuộc Chi nhánh Công ty Cổ phần Bốn Phương tại Huế) – một đơn vị hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực lưu trú, nhà hàng và dịch vụ du lịch, các giao dịch với đối tác lữ hành, khách hàng cá nhân và hệ thống nhà cung cấp thực phẩm, vật tư diễn ra thường xuyên với khối lượng lớn. Việc tổ chức công tác kế toán nợ phải thu, nợ phải trả cẩn trọng, chính xác là yêu cầu cấp thiết để bảo vệ nguồn vốn và duy trì uy tín kinh doanh. Xuất phát từ thực tiễn đó, tác giả Lê Thị Ngọc Phú đã lựa chọn đề tài "Thực trạng công tác kế toán phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp tại Khách sạn Moonlight" làm khóa luận tốt nghiệp ngành Kế toán tại Trường Đại học Kinh tế – Đại học Huế (năm 2024).

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định cụ thể như sau:

1. Mục tiêu chung: Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp tại Khách sạn Moonlight.
2. Mục tiêu cụ thể:
   • Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp tại doanh nghiệp thương mại dịch vụ.
   • Đánh giá thực trạng công tác kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp tại Khách sạn Moonlight.
   • Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán đối với hai phần hành công nợ này tại đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng công tác kế toán các khoản phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp tại Khách sạn Moonlight.
• Phạm vi không gian: Phòng Kế toán của Chi nhánh Công ty Cổ phần Bốn Phương (Khách sạn Moonlight), số 20 Phạm Ngũ Lão, phường Phú Hội, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế.
• Phạm vi thời gian: Dữ liệu báo cáo tài chính và kết quả kinh doanh được thu thập, phân tích trong giai đoạn 3 năm (2020, 2021, 2022). Các tài liệu minh họa nghiệp vụ và chứng từ kế toán thực tế được trích xuất trong tháng 10/2023. Thời gian thực hiện đề tài diễn ra từ ngày 02/10/2023 đến ngày 07/01/2024.

Khóa luận có kết cấu gồm 3 phần chính: Phần I: Đặt vấn đề; Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu (gồm 3 chương); Phần III: Kết luận và kiến nghị.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các tài liệu học thuật và văn bản pháp quy hiện hành về kế toán doanh nghiệp tại Việt Nam:

• Khung lý thuyết và khái niệm: Tác giả trích dẫn định nghĩa các khoản phải thu từ Giáo trình Kế toán tài chính (Ngô Thế Chi, 2013, tr. 54), phân loại theo kỳ hạn (ngắn hạn, dài hạn) và theo đối tượng (nội bộ, bên ngoài). Khái niệm nợ phải trả và nguyên tắc ghi nhận nghĩa vụ hiện tại được dẫn chiếu từ Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01) – Chuẩn mực chung.
• Văn bản pháp luật áp dụng: Nghiên cứu căn cứ trực tiếp vào chế độ kế toán ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính:
  • Điều 18: Nguyên tắc kế toán Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng (hạch toán chi tiết theo từng đối tượng, từng lần thanh toán, theo dõi thời hạn thu hồi, phân loại nợ khó đòi để trích lập dự phòng, xử lý các khoản giảm giá/hàng bán trả lại và đánh giá lại chênh lệch tỷ giá ngoại tệ theo tỷ giá mua thực tế).
  • Điều 51: Nguyên tắc kế toán Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán (hạch toán chi tiết từng chủ nợ, theo dõi số tiền trả trước, ghi nhận hàng về chưa có hóa đơn theo giá tạm tính, hạch toán chiết khấu thương mại/giảm giá và xử lý chênh lệch tỷ giá theo tỷ giá bán thực tế).
• Hệ thống chứng từ và sổ sách: Văn bản nêu rõ danh mục chứng từ phục vụ hạch toán nợ phải thu (Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Giấy báo Có, Biên bản bù trừ công nợ) và nợ phải trả (Hợp đồng mua bán, Hóa đơn GTGT, Phiếu chi, Phiếu nhập kho); hệ thống sổ sách gồm Sổ Cái và Sổ chi tiết TK 131, TK 331.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả triển khai kết hợp 4 phương pháp chính:

1. Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập giáo trình, chuẩn mực, thông tư kế toán và các tài liệu nội bộ, quy chế của doanh nghiệp để hệ thống hóa lý luận và đối chiếu với thực tế hạch toán.
2. Phương pháp quan sát: Trực tiếp thâm nhập thực tế tại phòng kế toán của khách sạn để ghi nhận quy trình luân chuyển chứng từ, các thao tác nhập liệu trên máy tính và phỏng vấn trực tiếp nhân viên phụ trách từng phần hành.
3. Phương pháp so sánh: Đánh giá xu hướng tăng, giảm tuyệt đối và tương đối của các chỉ tiêu tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và biến động lao động qua 3 năm (2020–2022).
4. Phương pháp phân tích và tổng hợp số liệu: Hệ thống hóa số liệu từ báo cáo tài chính và sổ sách chi tiết để nhận xét tình hình quản lý công nợ và hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp tại doanh nghiệp thương mại dịch vụ

Chương này làm rõ bản chất kinh tế và nội dung pháp lý của hai khoản mục công nợ trọng yếu:

• Lý luận về kế toán nợ phải thu: Phân tích chi tiết khái niệm, phân loại công nợ theo thời hạn (ngắn hạn dưới 1 năm, dài hạn trên 1 năm) và theo đối tượng (bên trong, bên ngoài). Tác giả trình bày kết cấu Tài khoản 131 (bên Nợ ghi nhận số tiền phải thu phát sinh, bên Có ghi nhận số tiền đã thu hoặc các khoản giảm trừ; số dư có thể nằm cả hai bên). Nêu rõ quy tắc hạch toán đối với các trường hợp khách hàng ứng trước tiền, hàng hóa dịch vụ bị chiết khấu, giảm giá và phương pháp quy đổi tỷ giá ngoại tệ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Lý luận về kế toán nợ phải trả: Trình bày định nghĩa nợ phải trả theo VAS 01, phân loại theo thời hạn trả nợ và nội dung kinh tế (phải trả người bán, thuế, lương nhân viên, vay nợ, chi phí phải trả). Tác giả trình bày kết cấu Tài khoản 331, nguyên tắc phản ánh số tiền đã trả/ứng trước ở bên Nợ và số tiền phải trả phát sinh ở bên Có. Đồng thời, chương 1 hệ thống hóa quy trình hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau (dùng giá tạm tính để ghi sổ và điều chỉnh khi có hóa đơn chính thức) và trích dẫn sơ đồ hạch toán tổng hợp tài khoản 131 và 331 theo quy định của Bộ Tài chính.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp tại Khách sạn Moonlight

Chương 2 trình bày bức tranh toàn diện về tổ chức hoạt động, nguồn lực và thực tế hạch toán tại đơn vị:

• Tổng quan đơn vị: Khách sạn Moonlight thuộc Chi nhánh Công ty Cổ phần Bốn Phương, địa chỉ tại 20 Phạm Ngũ Lão, thành phố Huế; mã số thuế 3200134983-002; bắt đầu đi vào hoạt động từ tháng 10/2013 dưới sự quản lý của Cục Thuế tỉnh Thừa Thiên Huế. Khách sạn do ông Trần Văn Tư làm chủ đầu tư với tổng vốn khoảng 120 tỷ đồng và vốn vay; đạt chuẩn 4 sao với quy mô 90 phòng ngủ (15 tầng) chia thành các hạng phòng Superior (28m²), Deluxe City/River View (34m²), Signature Suite (50m²), Junior King Suite (75m²) và King Suite (100m²), cùng các tiện ích quầy bar (Sirius Bar), dịch vụ Spa, phòng Gym, nhà hàng Âu - Á và dịch vụ hội nghị.
• Tổ chức bộ máy quản lý và kế toán: Bộ máy quản lý gồm Hội đồng quản trị, Giám đốc chi nhánh (Nguyễn Thị Phương), Tổng quản lý và 10 bộ phận chức năng (Lễ tân, Buồng phòng, Nhân sự, Kinh doanh, Kế toán, Nhà hàng, Bếp, Spa & Massage, Bảo trì, An ninh). Bộ máy kế toán gồm 4 nhân sự: Kế toán trưởng (Nguyễn Thị Thanh Thúy), Kế toán doanh thu (Đinh Văn Sơn), Kế toán thuế (Trần Văn Phúc) và Kế toán thanh toán (Nguyễn Thị Yến). Doanh nghiệp sử dụng phần mềm "Kế toán Việt Nam" để xử lý dữ liệu.
• Tình hình lao động (2020–2022): Tổng số lao động năm 2020 là 63 người, năm 2021 giảm xuống 57 người (giảm 9,52% do tác động của đại dịch Covid-19) và năm 2022 tăng lên 75 người (tăng 31,58% khi hoạt động phục hồi). Tỷ lệ lao động nữ chiếm ưu thế (từ 63,16% đến 69,33%) do tính chất ngành dịch vụ; lao động có trình độ Đại học – Cao đẳng chiếm từ 47,37% đến 53,33%; lao động trực tiếp chiếm trên 75%.
• Tình hình tài sản và nguồn vốn (2020–2022): Tổng tài sản và nguồn vốn có xu hướng giảm liên tục: năm 2020 đạt trên 55 tỷ đồng, năm 2021 giảm 4,55% và năm 2022 giảm tiếp 13,07% xuống còn 46,686 tỷ đồng. Trong đó:
  • Tài sản ngắn hạn: Chiếm tỷ trọng 44,94% - 50,51% tổng tài sản. Tiền và các khoản tương đương tiền sụt giảm mạnh, đặc biệt năm 2022 giảm 77,49% so với năm 2021 (từ mức 15,21% xuống chỉ còn 3,94% tài sản ngắn hạn). Các khoản phải thu ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tài sản (33,57% năm 2020; 34,60% năm 2021; 39,70% năm 2022). Phải thu khách hàng giảm 42,35% trong năm 2021 và giảm tiếp 7,2% trong năm 2022. Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng rất nhỏ, duy trì ổn định năm 2020–2021 và tăng vọt 475,75% vào năm 2022 khi hoạt động du lịch mở cửa trở lại.
  • Tài sản dài hạn: Chủ yếu là tài sản cố định, giảm đều qua các năm (năm 2021 giảm 4,86%, năm 2022 giảm 3,29%) do trích khấu hao và thanh lý một số thiết bị hư hỏng, xuống cấp.
  • Nguồn vốn: Vốn chủ sở hữu chiếm tỷ trọng áp đảo (73,75% đến 87,73%). Nợ phải trả toàn bộ là nợ ngắn hạn; năm 2021 nợ phải trả giảm nhẹ 1,13% và năm 2022 giảm sâu 59,38%. Khoản mục phải trả người bán ngắn hạn giảm 12,94% trong năm 2021 và giảm tiếp 31,11% trong năm 2022.
• Tình hình kết quả kinh doanh (2020–2022): Năm 2020 và 2021, doanh nghiệp chịu ảnh hưởng nặng nề bởi dịch bệnh (năm 2020 chỉ hoạt động 6 tháng, năm 2021 chỉ mở cửa 3 tháng cuối năm). Doanh thu năm 2021 giảm 89,44% so với 2020; lợi nhuận sau thuế năm 2020 lỗ hơn 2,323 tỷ đồng, năm 2021 lỗ hơn 2,146 tỷ đồng. Bước sang năm 2022, doanh thu tăng trưởng đột biến 923,89% so với 2021, đưa lợi nhuận sau thuế đạt mức dương (lãi trên 1 tỷ đồng, tăng 156,52%) và không phát sinh thuế TNDN phải nộp do thực hiện chuyển lỗ từ các năm trước. Chi phí tài chính (lãi vay) giảm dần và được tất toán hoàn toàn 100% trong năm 2022.
• Thực tế hạch toán kế toán công nợ tháng 10/2023:
  • Kế toán phải thu khách hàng (TK 131): Minh họa quy trình lập chứng từ doanh thu không thu tiền ngay trên phần mềm qua Phiếu định khoản số 00002106 và số 00002117; hạch toán chi tiết cho khách hàng EX01 (Sổ chi tiết và Sổ cái TK 131 - EX01) và khách hàng VN06 (Sổ chi tiết và Sổ cái TK 131 - VN06).
  • Kế toán phải trả nhà cung cấp (TK 331): Minh họa quy trình hạch toán chứng từ mua vào và dịch vụ qua Phiếu định khoản số 00009586 và số 1353886; phản ánh chi tiết trên Sổ chi tiết và Sổ cái TK 331 cho nhà cung cấp DV01 và nhà cung cấp CN01.

Chương 3: Đánh giá và giải pháp hoàn thiện công tác khoản phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp tại Khách sạn Moonlight

• Đánh giá thực trạng: Phân tích các ưu điểm của bộ máy kế toán (phân công công việc rõ ràng, theo dõi chi tiết từng đối tượng công nợ, ứng dụng phần mềm kế toán giúp giảm bớt thủ tục thủ công). Đồng thời chỉ ra các hạn chế còn tồn tại trong việc quản lý chứng từ, thời gian đối chiếu công nợ và biện pháp thu hồi nợ đến hạn nhằm tránh nguy cơ bị chiếm dụng vốn.
• Giải pháp hoàn thiện: Đề xuất các biện pháp hoàn thiện công tác quản trị và hạch toán kế toán nợ phải thu, nợ phải trả, bao gồm tối ưu hóa quy trình luân chuyển chứng từ mua bán, tăng cường kiểm tra, rà soát nợ quá hạn và hoàn thiện việc vận dụng các chức năng theo dõi công nợ trên phần mềm kế toán.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và lượng hóa chi tiết bức tranh tài chính và biến động nhân sự của Khách sạn Moonlight qua giai đoạn khủng hoảng và phục hồi (2020–2022):

Chỉ tiêu	Năm 2020	Năm 2021	Năm 2022	Biến động 2021/2020 (%)	Biến động 2022/2021 (%)
Tổng lao động (người)	63	57	75	-9,52%	+31,58%
- Lao động nữ (%)	63,49%	63,16%	69,33%	-	-
- Trình độ ĐH - CĐ (%)	49,21%	47,37%	53,33%	-	-
Tổng nguồn vốn/Tài sản	55.xxx	53.057	46.686	-4,55%	-13,07%
- Phải thu ngắn hạn / TSNH (%)	33,57%	34,60%	39,70%	-	-
- Phải trả người bán ngắn hạn	680.911	592.792	Giảm tiếp	-12,94%	-31,11%
- Tỷ trọng Vốn chủ sở hữu (%)	74,66%	73,75%	87,73%	-	-
Kết quả kinh doanh
- Doanh thu thuần	Có giảm trừ	Giảm sâu	Tăng vọt	-89,44%	+923,89%
- Giá vốn hàng bán	Cao	Thấp	Tăng lại	-68,40%	+106,54%
- Chi phí tài chính (lãi vay)	772.000	190.000	0	-75,41%	-100,00%
- Chi phí quản lý doanh nghiệp	Cao	Giảm	584.769	-10,36%	-42,04%
- Lợi nhuận sau thuế	-2.323	-2.146	+1.xxx	-5,03% (giảm lỗ)	+156,52% (lãi)

Ghi chú: Đơn vị tính và số liệu chi tiết trích xuất theo báo cáo tài chính nội bộ được trình bày tại Chương 2 của văn bản.

Về mặt đóng góp, nghiên cứu đã minh chứng rõ nét quy trình hạch toán thực tế trên phần mềm Kế toán Việt Nam tại một doanh nghiệp kinh doanh khách sạn 4 sao, phản ánh trung thực bộ chứng từ nghiệp vụ phát sinh tháng 10/2023. Tác giả đã làm rõ cơ chế luân chuyển chứng từ từ khâu phát sinh doanh thu lưu trú/dịch vụ ăn uống đến việc ghi nhận sổ chi tiết TK 131, cũng như từ khâu mua nguyên vật liệu, dịch vụ đầu vào đến sổ chi tiết TK 331, giúp doanh nghiệp nhận diện các điểm nghẽn trong công tác thu hồi công nợ và cân đối dòng tiền.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Theo tự nhận định của tác giả trong lời cảm ơn và phần phạm vi, thời gian thực tập tại doanh nghiệp có giới hạn (khoảng 3 tháng, từ tháng 10/2023 đến tháng 01/2024), kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên các phân tích chuyên sâu về kỹ thuật kiểm soát rủi ro tín dụng khách hàng chưa được đào sâu toàn diện. Ngoài ra, việc nghiên cứu chứng từ minh họa chỉ tập trung tại một thời điểm ngắn (tháng 10/2023) tại phạm vi hẹp là văn phòng kế toán Chi nhánh Công ty Cổ phần Bốn Phương tại Huế.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu số liệu chuỗi thời gian dài hơn sau khi ngành du lịch Huế hồi phục hoàn toàn sau năm 2023; khảo sát tích hợp thêm công tác quản trị rủi ro công nợ, quy trình trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và phân tích sâu mối quan hệ giữa chính sách bán chịu với việc tối ưu hóa vòng quay các khoản phải thu tại các khách sạn quy mô tương đương.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu học thuật và thực tiễn hữu ích cho các nhóm đối tượng:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán: Cung cấp tài liệu tham khảo trực quan về cấu trúc một khóa luận chuyên ngành kế toán tài chính tại doanh nghiệp dịch vụ; nắm bắt được phương pháp phân tích báo cáo tài chính giai đoạn khủng hoảng (ảnh hưởng Covid-19) và cách thức hạch toán phần hành TK 131, TK 331 trên phần mềm kế toán thực tế.
• Kế toán viên và nhà quản trị tại các doanh nghiệp kinh doanh khách sạn, nhà hàng: Tham khảo mô hình phân công bộ máy kế toán 4 vị trí (Kế toán trưởng, Kế toán doanh thu, Kế toán thanh toán, Kế toán thuế) cùng quy trình kiểm soát chứng từ doanh thu không thu tiền ngay và chứng từ mua vào dịch vụ.
• Các nghiên cứu tương tự: Sử dụng hệ thống chỉ tiêu phân tích biến động tài sản, nguồn vốn và lao động tại địa bàn thành phố Huế làm dữ liệu đối sánh cho các đề tài về quản trị tài chính doanh nghiệp du lịch.

Câu hỏi thường gặp

1. Khách sạn Moonlight có quy mô cơ sở vật chất và ngành nghề kinh doanh chính là gì?
Khách sạn Moonlight thuộc Chi nhánh Công ty Cổ phần Bốn Phương, tọa lạc tại số 20 Phạm Ngũ Lão, thành phố Huế, đạt tiêu chuẩn 4 sao với vốn đầu tư ban đầu khoảng 120 tỷ đồng và vốn vay. Khách sạn có quy mô 90 phòng ngủ (15 tầng) chia thành 5 hạng phòng (Superior, Deluxe City/River View, Signature Suite, Junior King Suite, King Suite). Ngành nghề kinh doanh chính gồm dịch vụ lưu trú ngắn ngày (mã ngành 5510), nhà hàng và ăn uống lưu động (5610), điều hành tua du lịch (7912), cùng các tiện ích bổ trợ như quầy bar (Sirius Bar), dịch vụ Spa, phòng Gym và hội nghị.

2. Bộ máy kế toán của Khách sạn Moonlight được tổ chức như thế nào và sử dụng phần mềm kế toán nào?
Phòng Kế toán của khách sạn gồm 4 nhân sự đảm nhiệm các vai trò chuyên biệt: Kế toán trưởng (bà Nguyễn Thị Thanh Thúy), Kế toán doanh thu (ông Đinh Văn Sơn), Kế toán thuế (ông Trần Văn Phúc) và Kế toán thanh toán (bà Nguyễn Thị Yến). Doanh nghiệp sử dụng phần mềm "Kế toán Việt Nam" để nhập liệu chứng từ, xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh và kết xuất hệ thống Sổ Cái, Sổ chi tiết các tài khoản.

3. Tình hình kinh doanh và tài chính của khách sạn chịu ảnh hưởng thế nào trong giai đoạn 2020–2022?
Trong hai năm 2020 và 2021, hoạt động kinh doanh bị đình trệ do dịch Covid-19 (khách sạn chỉ hoạt động 6 tháng năm 2020 và 3 tháng năm 2021), doanh thu năm 2021 giảm 89,44% so với năm 2020, lợi nhuận sau thuế bị âm liên tục (lỗ trên 2,323 tỷ đồng năm 2020 và lỗ trên 2,146 tỷ đồng năm 2021). Đến năm 2022, khi du lịch phục hồi, doanh thu tăng vọt 923,89% so với năm 2021, lợi nhuận sau thuế chuyển sang dương (lãi trên 1 tỷ đồng) và không phải nộp thuế TNDN do được bù lỗ từ các năm trước.

4. Khóa luận sử dụng các chứng từ kế toán thực tế nào để minh họa cho phần hành TK 131 và TK 331?
Tác giả trích xuất dữ liệu thực tế phát sinh trong tháng 10/2023:

• Phần hành phải thu khách hàng (TK 131) được minh họa bằng Phiếu định khoản chứng từ số 00002106 và 00002117 (nhập giao diện chứng từ doanh thu không thu tiền ngay), đối chiếu lên Sổ chi tiết và Sổ Cái TK 131 của khách hàng mã EX01 và khách hàng mã VN06.
• Phần hành phải trả nhà cung cấp (TK 331) được minh họa bằng Phiếu định khoản chứng từ số 00009586 và số 1353886, đối chiếu lên Sổ chi tiết và Sổ Cái TK 331 của nhà cung cấp mã DV01 và mã CN01.

5. Cơ cấu nợ phải trả của khách sạn có đặc điểm gì nổi bật qua 3 năm khảo sát?
Toàn bộ nợ phải trả của khách sạn đều là nợ ngắn hạn (không phát sinh nợ dài hạn) và chiếm tỷ trọng rất nhỏ so với vốn chủ sở hữu (vốn chủ sở hữu chiếm từ 73,75% đến 87,73% tổng nguồn vốn). Khoản mục phải trả người bán ngắn hạn giảm đều qua các năm (năm 2021 giảm 12,94% và năm 2022 giảm 31,11%). Đặc biệt, chi phí tài chính (lãi vay) đã giảm mạnh 75,41% trong năm 2021 và được công ty thanh toán, tất toán toàn bộ 100% các khoản vay trong năm 2022 nhằm cắt giảm chi phí vốn.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Lê Thị Ngọc Phú đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán các khoản phải thu và phải trả theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, đồng thời phản ánh chi tiết thực trạng công tác hạch toán tại Khách sạn Moonlight (Huế). Thông qua việc phân tích dữ liệu tài chính 3 năm (2020–2022) và bộ chứng từ thực tế tháng 10/2023 trên phần mềm Kế toán Việt Nam, công trình đã làm rõ nét tác động của biến động kinh tế đến dòng tiền và công nợ của một doanh nghiệp lưu trú 4 sao. Các giải pháp do tác giả đề xuất góp phần định hướng hoàn thiện quy trình kiểm soát công nợ, hạn chế chiếm dụng vốn và nâng cao năng lực quản trị tài chính cho đơn vị trong giai đoạn phục hồi kinh doanh.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Cơ sở lý luận về về kế toán phải thu khách hàng và phải trả nhà cung cấp tại doanh nghiệp thương mại dịch vụ. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp tại khách sạn Moonlight. Chương 3: Đánh giá và giải pháp hoàn thiện công tác khoản phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp tại khách sạn Moonlight. Phần III: Kết luận và kiến nghị 3 PHẦ II: ỘI DU G VÀ KẾT QUẢ GHIÊ CỨU CHƯƠ G 1: CƠ SỞ LÝ LUẬ VỀ KẾ TOÁ PHẢI THU KHÁCH HÀ G VÀ PHẢI TRẢ HÀ CU G CẤP TẠI DOA H GHIỆP THƯƠ G MẠI DNCH VỤ 1.1 Lý luận về các khoản phải thu 1.1 Tổng quan về các khoản phải thu 1.

Khái niệm “Các khoản phải thu là khoản nợ của các cá nhân, các tổ chức đơn vị bên trong và bên ngoài doanh nghiệp về số tiền mua sản phNm, hàng hoá, vật tư và các khoản dịch vụ khác chưa thanh toán cho doanh nghiệp” (N gô Thế Chi (2013), Giáo trình Kế toán tài chính Trang 54) N ội dung một số các khoản phải thu bao gồm: Phải thu khách hàng là khoản cần phải thu do công ty bán chịu hàng hóa, sản phNm hoặc dịch vụ. Thuế GTGT được khấu trừ là số thuế GTGT đầu vào của những vật tư, hàng hóa, thiết bị mà công ty mua vào để sử dụng trong hoạt động kinh doanh. Phải thu nội bộ là khoản nợ phát sinh trong quan hệ thanh toán giữa đơn vị cấp trên với đơn vị cấp dưới, hoặc giữa các đơn vị nội bộ với tổ chức kế toán riêng trong một công ty, tập đoàn về luân chuyển vốn, bán hàng nội bộ, về các khoản chi hộ, các khoản phân phối trong nội bộ. phù hợp với quy định tài chính của từng đơn vị.

Tạm ứng là khoản tiền hoặc vật chất mà công ty giao cho công nhân viên của mình để mua hàng hóa, dụng cụ hay đi công tác,v. Phải thu khác là các khoản thu nằm ngoài những nội dung trên như tài sản thiếu chưa rõ nguyên nhân, bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra làm mất mát hư hỏng tài sản, các khoản phí, lệ phí, nộp phạt, … Trong các khoản phải thu trên thì khoản phải thu khách hàng chiếm vị trí quan trọng trong tổng giá trị tài sản của công ty, vì vậy việc theo dõi các khoản mục này được các công ty quan tâm để ý rất sát sao và tỉ mỉ để đảm bảo tài sản tránh bị hao hụt, mất mát không rõ nguyên nhân.2 Phân loại − Phân loại theo kỳ hạn thu hồi: N ợ ngắn hạn và N ợ dài hạn N N H là các khoản nợ có thời gian thu hồi dưới một năm hoặc trong một chu kỳ 4 kinh doanh thông thường. N DH là khoản nợ có thời gian thu hồi trên một năm hoặc dài hơn một chu kỳ kinh doanh thông thường. − Phân loại các khoản phải thu theo đối tượng, bao gồm phải thu trong nội bộ doanh nghiệp và phải thu bên ngoài công ty.

Phải thu trong doanh nghiệp là các khoản phải thu của cá nhân, tổ chức bên trong đơn vị doanh nghiệp. Cá nhân và tổ chức nội bộ của công ty bao gồm người lao động và các người quản lý các đơn vị trực thuộc, công ty con, chi nhánh. Phải thu bên ngoài doanh nghiệp là các khoản phải thu của cá nhân, tổ chức bên ngoài công ty. Các cá nhân và tổ chức bên ngoài công ty là người mua hàng, công ty được cung cấp dịch vụ và bán vật tư, hàng hóa.2 Khái quát về khoản phải thu khách hàng 1.