CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Mục đích của chương: Sau khi học xong chương này, người học cần đạt được những yêu cầu sau đây: 1. Có hiểu biết cơ bản về các khái niệm: thông tin, dữ liệu, hệ thống thông tin quản lý, các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin nói chung và hệ thống thông tin quản lý nói riêng. Có kiến thức về các mức quản lý trong một tổ chức và nhu cầu thông tin hỗ trợ quá trình ra quyết định của mỗi mức. Đánh giá được tầm quan trọng của hệ thống thông tin khi áp dụng vào từng cấp quản lý trong tổ chức.
Có khả năng phân loại hệ thống thông tin theo các tiêu thức khác nhau, biết được đặc điểm của từng loại. Đánh giá được vai trò của hệ thống thông tin trong các tổ chức. Đánh giá được chức năng của hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức. Nhận định được xu hướng phát triển của hệ thống thông tin quản lý.
Giới thiệu chung về hệ thống thông tin 1. Thông tin và dữ liệu Dữ liệu (Data) là những sự kiện hoặc các quan sát về các hiện tượng vật lý hoặc các giao dịch kinh doanh. Cụ thể hơn, dữ liệu là những phản ánh khách quan về thuộc tính (đặc điểm) của các thực thể như người địa điểm hoặc các sự kiện. Dữ liệu có thể ở dạng số hoặc văn bản và bản thân dữ liệu thường mang tải giá trị thông tin.
Khi các yếu tố này được tổ chức hoặc sắp xếp theo một cách có nghĩa thì chúng trở thành thông tin. TT Vùng Mã Tên hàng Đơn giá Số Doanh thu hàng lượng 1 01 Miền Bắc 422 Máy ĐH Panasonic C9 6.000 2 01 Miền Bắc 500 Máy giặt LG T2 9.000 3 12 Miền Bắc 477 Tủ lạnh Philps 14.000 4 12 Miền Trung 422 Máy ĐH Panasonic C9 6.000 5 15 Miền Nam 477 Tủ lạnh Philips 14.000 6 12 Miền Nam 422 Máy ĐH Panasonic C9 6.1 : Dữ liệu bán hàng 2 Doanh thu TT Mã hàng Tên hàng Số lượng (đồng) 1 422 Máy điều hòa Panasonic C9 54 324.000 2 477 Tủ lạnh Philips 7 88.2 : Thông tin tổng hợp bán hàng theo mặt hàng Thông tin (Information) là một bộ các dữ liệu được tổ chức theo một cách sao cho chúng mang lại một giá trị gia tăng so với giá trị vốn có của bản thân các dữ liệu đó. Để tổ chức dữ liệu thành thông tin có ích và có giá trị, người ta phải sử dụng các quy tắc và các mối quan hệ giữa các dữ liệu. Việc biến đổi dữ liệu thành thông tin thực sự là một quá trình, một tập hợp các công việc có quan hệ logic với nhau để đạt được một kết quả đầu ra mong muốn.
Có thể nói thông tin là những dữ liệu được chuyển đổi thành dạng có giá trị sử dụng hơn thông qua việc ứng dụng tri thức. Thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình được gọi là thông tin quản lý. Như vậy có thể hiểu thông tin quản lý là những dữ liệu có ích đã được lựa chọn, tổ chức và xử lý theo một cách sao cho trên cơ sở đó có thể ra được những quyết định đúng đắn. Tất cả các tổ chức đều cần thông tin phục vụ các mục đích khác nhau.
- Lập kế hoạch: Để có thể lập kế hoạch cần phải có các thông tin và hiểu biết về các nguồn lực hiện có. Trên thực tế có thể có nhiều kịch bản khác nhau trong việc phân bổ các nguồn lực vốn dĩ hạn hẹp và trong ngữ cảnh này thông tin được cần đến để hỗ trợ quá trình ra quyết định. - Kiểm soát: Một khi kế hoạch đã được đưa vào triển khai, cần kiểm soát kết quả thực hiện kế hoạch đó trên thực tế. Thông tin được sử dụng để đánh giá xem kế hoạch có thực hiện đúng như dự kiến hay có sự xê dịch không lường trước.
Trên cơ sở thông tin kiểm soát, có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết. - Ghi nhận các giao dịch: Việc thu thập các thông tin giao dịch hoặc sự kiện là cần thiết vì nhiều lý do khác nhau thông tin có giá trị như một minh chứng, vì yêu cầu mang tính pháp lý, hay phục vụ mục đích kiểm soát. - Đo lường năng lực: Thông tin về chi phí, doanh thu, lợi nhuận,… cho phép đo lường năng lực kinh doanh của các tổ chức doanh nghiệp. - Hỗ trợ ra quyết định: Với sự trợ giúp của các thông tin có chất lượng, người làm công tác quản lý có cơ hội ra những quyết định hiệu quả và đúng đắn.
3 Trong ngữ cảnh một tổ chức doanh nghiệp, trên cơ sở phân tích thông tin thu được qua quá trình xử lý thông tin, người ta có thể tạo ra tri thức kinh doanh (Business Intelligence) đó là những tri thức và hiểu biết về các khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đối tác kinh doanh, môi trường cạnh tranh và về bản thân hoạt động của doanh nghiệp. Tri thức kinh doanh giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định hiệu quả, quan trọng và thường mang tầm chiến lược. Nó cho phép doanh nghiệp trích rút ra được ý nghĩa đích thực của thông tin nhằm thực hiện các bước đi mang tính sáng tạo và mạnh mẽ, nhằm tạo ra ưu thế cạnh tranh. Đặc trưng của thông tin có giá trị: Để có giá trị sử dụng đối với những người làm công tác quản lý và ra quyết định, thông tin cần phải có những thuộc tính sau: - Tính chính xác: Thông tin chính xác là những thông tin không chứa lỗi.
Thông tin không chính xác thường được tạo ra từ những dữ liệu không chính xác được nhập vào hệ thống trước đó. - Tính đầy đủ: Thông tin đầy đủ là thông tin chứa mọi dữ liệu quan trọng. Một báo cáo đầu tư bị xem là không đầy đủ nếu nó không liệt kê được các chi phí có liên quan. - Tính kinh tế: Thông tin được xem là kinh tế khi giá trị của nó mang lại cao hơn chi phí tạo ra nó.
- Tính mềm dẻo: Thông tin được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, ví dụ thông tin hàng tồn kho có thể được sử dụng cho quản lý bán hàng, đồng thời cũng có giá trị sử dụng cho quản lý sản xuất và quản lý tài chính. - Tính tin cậy: Tính tin cậy của TT phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Nó có thể phụ thuộc vào phương pháp thu thập dữ liệu, cũng có thể phụ thuộc vào nguồn gốc thông tin. - Tính phù hợp: Tính phù hợp của thông tin đối với người ra quyết định là rất quan trọng, thể hiện ở chỗ nó có hướng đến đúng đối tượng nhận tin, có mang lại giá trị sử dụng cho đối tượng nhận tin hay không.
- Tính đơn giản: Thông tin đến tay người sử dụng cần ở dạng giản đơn, không quá phức tạp. Nhiều khi quá nhiều thông tin sẽ gây khó khăn cho người sử dụng trong việc lựa chọn thông tin. - Tính kịp thời: Thông tin được coi là kịp thời nếu nó đến với người sử dụng vào thời điểm cần thiết. - Tính kiểm tra được: Thông tin cho phép người ta kiểm định để chắc chắn rằng nó hoàn toàn chính xác (bằng cách kiểm tra nhiều nguồn cho cùng một thông tin).
- Tính dễ khai thác: Đó là những thông tin có thể tra cứu dễ dàng đối với người sử dụng có thẩm quyền, theo đúng dạng, vào đúng thời điểm mà họ cần. - Tính an toàn: Thông tin cần được bảo vệ trước những người sử dụng không có thẩm quyền. 4 Các tính chất này cũng làm cho thông tin trở nên giá trị hơn nhiều đối với tổ chức. Với thông tin thiếu chính xác hoặc không đầy đủ có thể dẫn đến những quyết định không hiệu quả, gây thiệt hại cho tổ chức rất nhiều về tiền bạc, hoặc một dự báo sai về cầu trong tương lai đối với một sản phẩm có thể dẫn đến việc tiêu tốn rất nhiều tiền của để đầu tư vào một nhà máy mới mà lại không được đưa vào khai thác.
Ngoài ra nếu thông tin không được cung cấp đúng lúc hay thông tin quá phức tạp cũng đều ít có giá trị sử dụng đối với tổ chức. Trong những ngữ cảnh khác nhau, tính hữu ích của thông tin được đánh giá theo những cách khác nhau căn cứ trên giá trị của những thuộc tính trên. Ví dụ đối với dữ liệu về nghiên cứu thị trường thì một chút thiếu chính xác hoặc thiếu đồng bộ có thể chấp nhận được, nhưng tính kịp thời lại là hết sức cần thiết. Thông tin loại này có tác dụng cảnh báo tổ chức về những khả năng đối thủ cạnh tranh đang thực hiện giảm giá và giá được giảm cụ thể là bao nhiêu, lúc này việc cảnh báo trước cho tổ chức để lập kế hoạch đối phó là quan trọng hơn cả.
Ngược lại, tính chính xác, tính kiểm tra được và tính đầy đủ lại là một trong những thuộc tính hết sức cơ bản của TT được sử dụng trong hạch toán kế toán việc sử dụng các tài sản của tổ chức như tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định. Giá trị của thông tin được thể hiện ở chỗ: Thông tin đó giúp các nhà quản lý đạt được mục tiêu của tổ chức như thế nào? Giá trị của thông tin có thể đo được thông qua thời gian cần đề ra một quyết định hoặc thông qua lợi nhuận tăng thêm cho tổ chức. Các thông tin có giá trị cũng giúp các nhà quản lý ra quyết định có nên đầu tư cho HTTT và công nghệ thông tin hay không. Một hệ thống đặt hàng tự động có thể đòi hỏi một chi phí 100 nghìn USD nhưng nó có thể mang lại lợi ích đạt đến 250 nghìn USD, như vậy giá trị gia tăng do HTTT mang lại là 150 nghìn USD.
Tổ chức dưới góc độ quản lý a. Sơ đồ quản lý một tổ chức Hình 1.1: Các mức quản lý trong một tổ chức 5 Dưới góc độ quản lý, một tổ chức được cấu thành từ ba mức, mỗi mức thực hiện những hoạt động khác nhau và có những nhu cầu thông tin khác nhau. Ba mức quản lý ở đây là: chiến lược, chiến thuật và tác nghiệp. Những người chịu trách nhiệm điều hành ở mức chiến lược có nhiệm vụ xác thực mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức.
Trong một DN sản xuất thông thường thì đỉnh chiến lược cho Chủ tịch – Tổng giám đốc hoặc các phó chủ tịch hãng phụ trách.
