phần mở đầu và phần kết luận, nội dung chính của luận văn được chia làm ba chương,như sau: 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chƣơng 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng trong các cơ quan, tổ chức Trong chương này chúng tôi hệ thống và làm rõ một số vấn đề lý luận về văn phòng như: khái niệm văn phòng; chức năng, nhiệm vụ và vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức; tầm quan trọng của việc thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng trong những doanh nghiệp nhỏ mới thành lập; các quy định pháp lý về tổ chức và hoạt động của bộ phận văn phòng; yêu cầu và một số khó khăn của những doanh nghiệp nhỏ khi thiết lập và tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng. Chƣơng 2: Nghiên cứu xây dựng quy trin ̀ h và phƣơng pháp thiế t lâ ̣p bô ̣ phâ ̣n văn phòng ta ̣i mô ̣t số doanh nghiệp nhỏ mới thành lập Trong chương này chúng tôi đặt ra và giải quyết các vấn đề: xác định căn cứ, cơ sở để thiết lập bộ phận văn phòng; xác định chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn phòng; đặt tên cho bộ phận văn phòng; xác định nhân sự, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn phòng; ra quyết định thành lập. Nghiên cứu xây dựng quy trin ̀ h và phƣơng pháp tổ chƣ́c hoạt động của bộ phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập Trong chương này chúng tôi đặt ra và giải quyếtcác vấn đề: nội dung, phương pháp tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng thông qua các quy chế, quy định; phổ biến, hướng dẫn các quy chế, quy định; kiểm tra, đánh giá và cải tiến tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng ngày càng nâng cao chất lượng và hiệu quả. Luận văn“Quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập” là luận văn nghiên cứu bước đầu, nên còn những hạn chế nhất định xuất phát từ nhận thức, từ thực tiễn của bản thân chưa nhiều nên mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý Thầy, Cô để có thể hoàn thiện luận văn.
10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN, THỰC TIỄN CỦA VIỆC THIẾT LẬP,TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN VĂN PHÒNG TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1. Định nghĩa văn phòng Ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng vậy, để giúp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được điều hành một cách suôn sẻ và giúp cho nhà quản lý có thể lãnh đạo tốt tổ chức thì đều cần có sự hiện diện của văn phòng. Văn phòng tồn tại gắn với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức và để trợ giúp cho các nhà quản trị nên việc xác định phạm vi của văn phòng đôi khi chỉ mang tính chất tương đối.
Hiện nay, có rất nhiều các định nghĩa về văn phòng ở các góc độ khác nhau1: Thứ nhất, Văn phòng là trụ sở, nơi làm việccủa lãnh đạo và bộ máy tham mưu, giúp việc; là trung tâm giao dịch, liên lạc chính thức của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Theo định nghĩa này, từ“Văn phòng” (Tiếng Anh là Office), được dùng theo nghĩa chỉ nơi chốn, địa điểm. Trên thực tế, bất cứ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng cần có một hoặc nhiều địa điểm làm việc. Tuy nhiên, lãnh đạo/ người đứng đầu và bộ máy tham mưu, giúp việc cho họ thường làm việc trong cùng một nơi, và đây được coi là trụ sở làm việc chính.
Hầu hết các hoạt động của lãnh đạo (bàn thảo, ban hành quyết định quản lý) và bộ máy tham mưu, giúp việc cũng như những hoạt động giao dịch, liên lạc với các cơ quan, tổ chức khác đều diễn ra ở trụ sở chính. Ngoài ra, do phạm vi hoạt động rộng, nên một số cơ quan có thể đặt các văn phòng đại diện tại các địa phương khác hoặc ở nước ngoài. Nếu xem xét ở góc độ này, trong phạm vi nhất định, từ“Văn phòng” có thể được hiểu đồng nghĩa với từ “công sở” hoặc “cơ quan”. Trong cuốn “Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở”, GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm cho rằng: “Công sở là nơi để tổ chức các cơ chế kiểm soát công việc hành chính,.
là nơi 1 Các định nghĩa dưới đây được chúng tôi tham khảo trong bài viết “ Văn phòng - các góc độ tiếp cận và định nghĩa” của PGS.TS Vũ Thị Phụng đăng trong Tạp chí Dấu ấn thời gian số 3 năm 2018. 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com soạn thảo và xử lý các văn bản để phục vụ cho công việc chung, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước”2. Tuy nhiên, nếu áp dụng định nghĩa trên với các doanh nghiệp thì cần phân biệt Văn phòng - nơi diễn ra các hoạt động quản lý hành chính với các khu vực sản xuất hoặc khu vực kinh doanh (bán hàng). Thứ hai, Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc, có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành; đồng thời tổ chức thực hiện hoặc theo dõi kết quả thực hiện những quyết định quản lý đã ban hành.
Ở định nghĩa này, từ Văn phòng được dùng để chỉ tất cả những bộ phận có chức năng tham mưu, giúp việc cho bộ máy lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Trừ những người đứng đầu một doanh nghiệp tư nhân quá nhỏ (từ 1-2 người), còn lại hầu hết những người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều cần đến các bộ phận tham mưu, giúp việc. Điều này là tất yếu, bởi lẽ, các nhà lãnh đạo dù tài giỏi đến đâu cũng không thể làm việc một mình, không thể ban hành các quyết định quản lý mà không có đủ thông tin. Thứ ba, Văn phòng là bộ phận có chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc cho lãnh đạo và bộ máy tham mưu, giúp việc của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Đây là định nghĩa được sử dụng phổ biến nhất ở Việt Nam. Sở dĩ như vậy là vì trong cơ cấu tổ chức của các cơ quan, hầu như ở đâu cũng có bộ phận Văn phòng. Tuy tên gọi có thể khác nhau (các cơ quan có quy mô lớn thường gọi là Văn phòng, cơ quan hoặc doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường gọi là Phòng Hành chính, Phòng Hành chính - Tổ chức, Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Hành chính - Tổng hợp…), nhưng chức năng, nhiệm vụ thì đều có điểm chung là tham mưu tổng hợp và đảm bảo các điều kiện làm việc (hậu cần).TSKH Nguyễn Văn Thâm (2001), Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Thứ tư, văn phòng là từ để chỉ những công việc, hoạt động quản lý hành chính của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thông qua hệ thống văn bản, giấy tờ, thủ tục, quy chế, quy định, quy chuẩn, quy trình… Theo định nghĩa trên, hoạt động quản lý hành chính (còn được gọi là quản lý gián tiếp) là hoạt động ban hành các chủ trương, biện pháp, quy chế, quy chuẩn cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức; đồng thời phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra và đánh giá việc thực hiện trên thực tế thông qua các văn bản, giấy tờ, thủ tục. Trong tiếng Anh, những hoạt động như vậy được gọi là “Paperwork”.
Như vậy, khái niệm “Văn phòng” có thể được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau, tùy theo góc độ tiếp cận. Việc định minh khái niệm văn phòng sẽ là cơ sở lý luận cho việc xác định các khái niệm phái sinh tiếp theo như: quản trị văn phòng, hoạt động văn phòng, công việc văn phòng, nhân viên văn phòng… Trong thực tế, do quy mô và đặc điểm hoạt động của các doanh nghiệp nhỏ (sẽ được trình bày cụ thể ở mục 1.1), nên bộ phận văn phòng sẽ đảm nhiệm nhiều vai trò và chức năng để tiết kiệm nhân lực và chi phí. Vì vậy trong luận văn này khái niệm bộ phận văn phòng được dùng theo nghĩa tổng hợp cả bốn định nghĩa nói trên. Nói cách khác, văn phòng của các doanh nghiệp nhỏ chính là: + Địa điểm /trụ sở làm việc và giao dịch chính của doanh nghiệp + Là bộ máy tham mưu giúp việc cho lãnh đạo + Là bộ phận đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; đảm bảo các phương tiện, điều kiện làm việc + Là nơi đặt ra những quy định, biểu mẫu về văn bản, giấy tờ được lưu hành trong hoạt động của doanh nghiệp.
Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trong các cơ quan, tổ chức Như đã phân tích ở mục trên, do có nhiều cách định nghĩa về văn phòng, nên việc xác định chức năng, nhiệm vụ của văn phòng phải tùy thuộc vào từng định nghĩa. Tuy nhiên, theo định nghĩa (1), Văn phòng được hiểu là địa điểm, trụ sở làm việc; theo định nghĩa (4), văn phòng là loại hình, tính chất công việc, nên nếu xem xét chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, chúng ta cần sử dụng định nghĩa (2) và (3). 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Theo PGS.TS Vũ Thị Phụng (2018), văn phòng trong các cơ quan tổ chức có những chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau đây: Theo định nghĩa thứ hai, văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho hoạt động lãnh đạo và quản lý, điều hành. Ở góc độ này, văn phòng có hai chức năng chính là thu thập, xử lý, cung cấp thông tin để tham mưu (đề xuất các phương án, cách thức giải quyết vấn đề) và giúp việc (tổ chức triển khai và theo dõi, báo cáo kết quả thực hiện các quyết định quản lý).
Để thực hiện tốt các chức năng trên, tất cả các bộ phận thuộc bộ máy tham mưu, giúp việc đều phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau đây: Một là, Thu thập, xử lý các thông tin liện quan đến chức năng, nhiệm vụ được giao và cung cấp cho lãnh đạo hoặc các bộ phận khác trong hệ thống (nếu cần). Ví dụ: Một doanh nghiệp lưu trữ có nhiều dự án, phải thu thập thông tin tình hình triển khai các dự án sau đó báo cáo lãnh đạo, tiếp đến bộ phận dự án cũng phải có trách nhiệm quản lý các dự án mà doanh nhiệp triển khai và phải báo cáo công việc về cho lãnh đạo.