Tổng quan nghiên cứu

Văn hóa doanh nghiệp (VHDN) ngày càng được xem là tài sản vô hình quan trọng, góp phần tạo nên bản sắc riêng và lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong bối cảnh hội nhập và cạnh tranh toàn cầu. Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đã nhận thức rõ vai trò của VHDN trong việc phát triển bền vững, trong đó Công ty Cổ phần Tập đoàn SCI là một điển hình với hơn 12 năm hình thành và phát triển. Tập đoàn SCI hiện sở hữu 5 bệnh viện và 23 chi nhánh trên toàn quốc, hoạt động đa ngành trong lĩnh vực thẩm mỹ và chăm sóc sức khỏe, với hơn 1.000 cán bộ nhân viên. Tuy nhiên, việc xây dựng và tổ chức thực hiện VHDN tại SCI vẫn còn nhiều hạn chế, đặc biệt là vai trò của bộ phận văn phòng trong việc triển khai các giá trị văn hóa chưa được phát huy tối đa.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn tập trung vào ba nội dung chính: hệ thống hóa lý thuyết về VHDN và vai trò của văn phòng; khảo sát, đánh giá trách nhiệm của văn phòng trong xây dựng và tổ chức thực hiện VHDN tại Tập đoàn SCI từ năm 2011 đến 2022; đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong lĩnh vực này. Nghiên cứu có phạm vi nội dung tập trung vào sáu nhiệm vụ trọng tâm liên quan đến trách nhiệm của văn phòng, phạm vi không gian tại Tập đoàn SCI và phạm vi thời gian từ 2011 đến 2022, giai đoạn có nhiều bước phát triển quan trọng của VHDN tại tập đoàn.

Việc nghiên cứu có ý nghĩa thiết thực trong việc nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng, góp phần xây dựng và phát triển VHDN bền vững, từ đó tăng cường sự gắn kết nội bộ, nâng cao năng suất lao động và tạo dựng hình ảnh thương hiệu uy tín cho Tập đoàn SCI.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình nghiên cứu về văn hóa doanh nghiệp và quản trị văn phòng, trong đó:

  • Lý thuyết văn hóa doanh nghiệp: Theo PGS.TS Nguyễn Mạnh Quân, VHDN là hệ thống các giá trị, niềm tin, chuẩn mực và hành vi được mọi thành viên trong tổ chức thống nhất và ảnh hưởng đến cách thức hành động. Edger Schein phân tích VHDN qua ba lớp: hữu hình (kiến trúc, logo, đồng phục), tuyên bố (sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi) và quan niệm chung (niềm tin, thái độ, lý tưởng).

  • Lý thuyết quản trị văn phòng: Văn phòng được định nghĩa là bộ máy tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, đảm bảo thông tin và điều kiện làm việc, hỗ trợ tổ chức và kiểm soát công việc. Chức năng chính gồm đảm bảo thông tin, tham mưu và hậu cần.

Ba khái niệm chính được tập trung nghiên cứu gồm: văn hóa doanh nghiệp, văn phòng và trách nhiệm của văn phòng trong xây dựng và tổ chức thực hiện VHDN.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp kết hợp đa dạng nhằm đảm bảo tính khách quan và toàn diện:

  • Phương pháp hệ thống: Hệ thống hóa các lý luận cơ bản về VHDN và vai trò của văn phòng.

  • Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phân tích chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của văn phòng trong phát triển VHDN tại Tập đoàn SCI.

  • Phương pháp điều tra xã hội học: Khảo sát thực tế với 100 cán bộ nhân viên tại SCI, vượt kế hoạch dự kiến 60 bảng hỏi, nhằm thu thập dữ liệu về nhận thức và đánh giá trách nhiệm của văn phòng.

  • Phương pháp phỏng vấn sâu: Phỏng vấn lãnh đạo và nhân viên văn phòng để khai thác quan điểm, thái độ và đóng góp về vai trò của văn phòng trong xây dựng và tổ chức thực hiện VHDN.

Thời gian nghiên cứu tập trung vào giai đoạn 2011-2022, đặc biệt chú trọng từ năm 2020 khi SCI bắt đầu đẩy mạnh phát triển VHDN. Cỡ mẫu khảo sát 100 cán bộ nhân viên được chọn ngẫu nhiên từ các phòng ban, đảm bảo đại diện cho các khối chức năng và thương hiệu trong tập đoàn.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Vai trò tổng hợp và đánh giá thực trạng VHDN của văn phòng còn hạn chế: Văn phòng SCI là đầu mối thu thập và tổng hợp thông tin về VHDN, nhưng việc đánh giá thực trạng chưa toàn diện, dẫn đến các giá trị văn hóa chưa được điều chỉnh kịp thời. Khảo sát cho thấy khoảng 65% nhân viên đánh giá văn phòng chưa thực sự chủ động trong việc tổng hợp phản hồi về VHDN.

  2. Chức năng tham mưu chiến lược xây dựng VHDN chưa phát huy tối đa: Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong xây dựng kế hoạch và chính sách VHDN, nhưng chỉ khoảng 58% cán bộ nhân viên đồng tình rằng văn phòng đã tham mưu hiệu quả các chiến lược phát triển văn hóa. Việc thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa văn phòng và các phòng ban khác là nguyên nhân chính.

  3. Tổ chức thực hiện VHDN chưa đồng bộ và thiếu kiểm soát chặt chẽ: Các kế hoạch chi tiết và quy định về VHDN được xây dựng nhưng chưa được phổ biến rộng rãi và thực hiện đồng bộ. Khoảng 40% nhân viên cho biết chưa nhận được đầy đủ thông tin về các quy định và hoạt động văn hóa doanh nghiệp.

  4. Theo dõi, kiểm tra và đo lường hiệu quả VHDN còn yếu: Văn phòng chưa xây dựng hệ thống đo lường hiệu quả VHDN bài bản. Chỉ số Employee Turnover Rate (ETR) tại SCI trong năm 2022 là khoảng 12%, chỉ số Employee Net Promoter Scores (eNPS) và Employee Satisfaction Index (ESI) chưa được đo lường thường xuyên, gây khó khăn trong việc đánh giá và điều chỉnh văn hóa.

Thảo luận kết quả

Kết quả khảo sát và phỏng vấn cho thấy văn phòng SCI đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và tổ chức thực hiện VHDN nhưng còn nhiều hạn chế trong việc phối hợp, kiểm soát và đo lường hiệu quả. Nguyên nhân chủ yếu là do thiếu sự phân công rõ ràng, thiếu nguồn lực chuyên trách và chưa có hệ thống đánh giá định kỳ.

So sánh với các nghiên cứu trong ngành, vai trò của văn phòng trong quản trị văn hóa doanh nghiệp được khẳng định là then chốt, đặc biệt trong việc tham mưu chiến lược và tổ chức thực hiện. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp cũng gặp khó khăn tương tự trong việc duy trì sự đồng bộ và kiểm soát chất lượng thực thi văn hóa.

Việc xây dựng hệ thống đo lường hiệu quả VHDN dựa trên các chỉ số như ETR, eNPS và ESI là cần thiết để SCI có thể đánh giá chính xác mức độ gắn kết và hài lòng của nhân viên, từ đó điều chỉnh các chính sách phù hợp. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ hài lòng theo từng phòng ban hoặc bảng so sánh các chỉ số qua các năm để theo dõi tiến độ cải thiện.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường vai trò tổng hợp và đánh giá thực trạng VHDN của văn phòng
    Văn phòng cần thiết lập hệ thống thu thập phản hồi định kỳ từ các phòng ban và nhân viên, sử dụng khảo sát trực tuyến và phỏng vấn sâu để đánh giá toàn diện. Mục tiêu đạt được là có báo cáo đánh giá thực trạng VHDN hàng quý, giúp lãnh đạo nắm bắt kịp thời các vấn đề. Thời gian thực hiện: trong 6 tháng tới. Chủ thể thực hiện: Ban Văn phòng phối hợp với phòng Nhân sự.

  2. Nâng cao chất lượng tham mưu chiến lược xây dựng VHDN
    Văn phòng cần phối hợp chặt chẽ với các phòng ban chuyên môn để xây dựng kế hoạch phát triển văn hóa doanh nghiệp cụ thể, khả thi và phù hợp với từng giai đoạn phát triển của tập đoàn. Mục tiêu là tăng tỷ lệ đồng thuận của nhân viên về các chính sách văn hóa lên trên 80% trong năm tới. Chủ thể thực hiện: Ban Văn phòng, Ban Lãnh đạo Tập đoàn.

  3. Đồng bộ hóa tổ chức thực hiện VHDN và phổ biến quy định
    Xây dựng và triển khai chương trình đào tạo, truyền thông nội bộ về VHDN cho toàn bộ cán bộ nhân viên, đảm bảo 100% nhân viên được tiếp cận và hiểu rõ các quy định, kế hoạch văn hóa. Thời gian thực hiện: 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng Nhân sự phối hợp với Ban Văn phòng.

  4. Xây dựng hệ thống đo lường và đánh giá hiệu quả VHDN
    Thiết lập bộ chỉ số đo lường hiệu quả văn hóa doanh nghiệp dựa trên ETR, eNPS, ESI và các chỉ số nội bộ khác. Thực hiện đánh giá định kỳ 6 tháng/lần để theo dõi tiến độ và điều chỉnh kịp thời. Chủ thể thực hiện: Ban Văn phòng phối hợp với phòng Quản lý chất lượng và Nhân sự.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp
    Giúp hiểu rõ vai trò của văn phòng trong xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, từ đó có chính sách hỗ trợ phù hợp để nâng cao hiệu quả quản trị văn hóa.

  2. Bộ phận văn phòng và quản trị hành chính
    Cung cấp kiến thức và giải pháp thực tiễn để nâng cao trách nhiệm và hiệu quả trong việc tham mưu, tổ chức thực hiện văn hóa doanh nghiệp.

  3. Phòng nhân sự và truyền thông nội bộ
    Tham khảo các phương pháp phối hợp với văn phòng trong việc phổ biến, đào tạo và đo lường hiệu quả văn hóa doanh nghiệp, góp phần xây dựng môi trường làm việc tích cực.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành quản trị văn phòng, quản trị doanh nghiệp
    Là tài liệu tham khảo có giá trị về lý thuyết và thực tiễn trong lĩnh vực quản trị văn hóa doanh nghiệp từ góc nhìn quản trị văn phòng, bổ sung cho các nghiên cứu trước đây.

Câu hỏi thường gặp

  1. Văn phòng có vai trò gì trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp?
    Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện và kiểm soát văn hóa doanh nghiệp, đồng thời là đầu mối tổng hợp thông tin và phổ biến các giá trị văn hóa đến toàn bộ nhân viên.

  2. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả văn hóa doanh nghiệp?
    Hiệu quả văn hóa doanh nghiệp có thể được đánh giá qua các chỉ số như tỷ lệ nghỉ việc (ETR), mức độ gắn kết nhân viên (eNPS) và chỉ số hài lòng nhân viên (ESI), kết hợp với khảo sát định kỳ và phản hồi từ nhân viên.

  3. Những yếu tố cấu thành văn hóa doanh nghiệp là gì?
    Văn hóa doanh nghiệp gồm ba lớp: yếu tố hữu hình (kiến trúc, logo, đồng phục), yếu tố được tuyên bố (sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi) và các quan niệm chung (niềm tin, thái độ, lý tưởng).

  4. Tại sao văn phòng cần phối hợp với các phòng ban khác trong xây dựng VHDN?
    Vì văn hóa doanh nghiệp là hệ thống giá trị chung, việc phối hợp giúp đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất trong xây dựng và thực hiện, tránh manh mún, rời rạc, từ đó nâng cao hiệu quả và sự lan tỏa văn hóa.

  5. Làm thế nào để văn phòng nâng cao trách nhiệm trong tổ chức thực hiện VHDN?
    Văn phòng cần xây dựng kế hoạch chi tiết, phổ biến quy định, tổ chức đào tạo, theo dõi tiến độ thực hiện và đánh giá định kỳ, đồng thời đề xuất các chính sách hỗ trợ lãnh đạo và nhân viên trong việc duy trì văn hóa doanh nghiệp.

Kết luận

  • Văn phòng đóng vai trò trung tâm trong xây dựng và tổ chức thực hiện văn hóa doanh nghiệp tại Tập đoàn SCI, nhưng còn nhiều hạn chế trong việc phối hợp, kiểm soát và đo lường hiệu quả.
  • Việc hệ thống hóa lý thuyết và khảo sát thực trạng đã giúp làm rõ trách nhiệm và vai trò của văn phòng trong phát triển VHDN.
  • Các giải pháp đề xuất tập trung vào tăng cường tổng hợp, tham mưu chiến lược, đồng bộ tổ chức thực hiện và xây dựng hệ thống đo lường hiệu quả.
  • Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn cao, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng và phát triển bền vững văn hóa doanh nghiệp tại SCI.
  • Các bước tiếp theo gồm triển khai các giải pháp đề xuất trong 6-12 tháng tới, đồng thời xây dựng hệ thống đánh giá định kỳ để điều chỉnh phù hợp.

Hành động ngay hôm nay: Ban lãnh đạo và bộ phận văn phòng Tập đoàn SCI nên phối hợp triển khai các giải pháp nâng cao trách nhiệm văn phòng trong xây dựng và tổ chức thực hiện văn hóa doanh nghiệp để tạo nền tảng phát triển bền vững cho tương lai.