CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC PHẢI THU TRONG KIỂM TOÁN BCTC 1. Khái quát về khoản mục phải thu khách hàng trên báo cáo tài chính 1. Khái niệm, phân loại và vai trò khoản mục phải thu khách hàng Các khoản phải thu là khoản nợ của các cá nhân, các tổ chức đơn vị bên trong và bên ngoài doanh nghiệp về số tiền mua sản phẩm, hàng hóa, vật tư và các khoản dịch vụ khác chưa thanh toán cho doanh nghiệp. Các khoản phải thu bao gồm: Phải thu của khách, phải thu nội bộ và phải thu khác.
Khoản mục phải thu khách hàng là một khoản mục quan trọng trên BCĐKT của doanh nghiệp. Phải thu khách hàng phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng phát sinh chủ yếu trong quá trình bán sản phẩm, vật tư, hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ, bàn giao thanh toán khối lượng thi công mà khách hàng đã nhận của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán tiền. Người mua trả tiền trước phản ánh số tiền nhận trước của khách hàng hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng. Phải thu khó đòi là các khoản nợ mà người mắc nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ đúng kì hạn trong năm kế hoạch.
Lập dự phòng phải thu khó đòi là việc doanh nghiệp tính trước vào chi phí của doanh nghiệp một khoản chi để có các khoản nợ khó đòi, không đòi được thì tình hình tài chính của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng. Các thông tin liên quan tới khoản mục phải thu khách hàng được trình bày trên BCTC bao gồm các chỉ tiêu sau: - Phải thu khách hàng (Thuộc phần “Tài sản ngắn hạn”) SV: Trần Thị Thúy Hằng Lớp: CQ50/22.09 Luan van GVHD: PGS.TS Nguyễn Vũ Việt 5 Luận văn tốt nghiệp - Dự phòng các khoản phải thu khó đòi (Thuộc phần “Tài sản ngắn hạn”) - Phải thu khách hàng dài hạn (Thuộc phần “Tài sản dài hạn”) - Người mua trả tiền trước (Thuộc phần “Nợ phải trả”) 1. Đặc điểm của khoản mục PTKH ảnh hưởng đến công tác kiểm toán Trên BCTC, nợ phải thu khách hàng là một trong những khoản mục trọng yếu, phản ánh tài sản của doanh nghiệp. Nợ phải thu khách hàng luôn chiểm tỉ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp và là một trong những tài sản nhạy cảm mà khả năng sảy ra gian lận là rất lớn như tham ô, khai khống… Do đó, thực hiện kiểm toán khoản mục này sẽ giúp kiểm tra tính trung thực của các loại tài sản trong doanh nghiệp cũng như khả năng hoạt động liên tục trong tương lai của doanh nghiệp thông qua các tỷ suất phản ánh khả năng thanh toán.
Khoản mục PTKH là khoản mục thường xuyên xuất hiện trong kì kinh doanh của doanh nghiệp, gắn liền với các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên và không thường xuyên của doanh nghiệp đối với khách hàng. Vì vậy việc xử lý, hạch toán và theo dõi nợ PTKH tại doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán (trọng yếu, thận trọng,…). Nếu doanh nghiệp không tuân thủ sẽ dẫn đến phát sinh các gian lận, sai sót ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu kiểm toán đánh giá và phân loại. Đánh giá nợ PTKH phụ thuộc vào chính sách, quy định của doanh nghiệp như chính sách trích lập khoản dự phòng phải thu khó đòi.
Từ đó dẫn đến nguy cơ xảy ra rủi ro tăng cao, đặc biệt là rủi ro tiềm tàng ảnh hưởng trực tiếp đến công tác kiểm toán. Nợ PTKH phản ánh một giai đoạn trong chu trình bán hàng thu tiền của doanh nghiệp, chu trình này khá phức tạp và thường xảy ra những sai phạm hoặc cố tình hoặc chỉ vô tình. Việc quản lý nợ PTKH là phức tạp, doanh nghiệp phải thiết kế nhiều quy chế kiểm soát nội bộ kết hợp với nguyên tắc SV: Trần Thị Thúy Hằng Lớp: CQ50/22.09 Luan van GVHD: PGS.TS Nguyễn Vũ Việt 6 Luận văn tốt nghiệp kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo cho các bước công việc trong chu kỳ bán hàng và thu tiền được thực thi đúng đắn và có hiệu quả. Do vậy khi triển khai thực hành kiểm toán, đòi hỏi KTV khi nghiên cứu đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ phải khảo sát để thu thập các bằng chứng kiểm toán làm cơ sở để đánh giá lại hiệu lực của hệ thống KSNB của đơn vị được kiểm toán nói chung, đánh giá hiệu lực của khâu kiểm soát đối với mua hàng, thanh toán nói riêng.
Cụ thể là đánh giá về tính thích hợp của việc thiết kế các bước kiểm soát, các thủ tục kiểm soát đối với chu kỳ mua hàng thanh toán tại đơn vị được kiểm toán. Khoản phải thu khách hàng có quan hệ chặt chẽ với các chỉ tiêu khác trong chu kì bán hàng thu tiền như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, thuế GTGT phải nộp, doanh thu, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại… Nếu nợ phải thu khách hàng bị đánh giá sai sẽ ảnh hưởng trọng yếu đến nhiều chỉ tiêu trong Báo cáo tài chính khiến người đọc hiểu sai về tài sản và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy khi tiến hành kiểm toán khoản phải thu khách hàng, đòi hỏi KTV phải tập trung kiểm tra chi tiết nhiều hơn so với các khoản mục khác. Do đó, kiểm toán khoản PTKH có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính, kết quả của công việc này giúp KTV đưa ra ý kiến xác thực hơn về BCTC của đơn vị được kiểm toán.
Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đối với khoản PTKH Trong các doanh nghiệp, chức năng kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống KSNB của doanh nghiệp. Phải thu khách hàng là khoản mục chứa nhiều rủi ro tiềm tàng, do vậy mỗi đơn vị cần thiết lập cho mình một hệ thống KSNB đủ mạnh để giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả quản lý các khoản phải thu, hạn chế nguy cơ xảy ra sai phạm của khoản mục này. SV: Trần Thị Thúy Hằng Lớp: CQ50/22.09 Luan van GVHD: PGS.TS Nguyễn Vũ Việt 7 Luận văn tốt nghiệp Một hệ thống KSNB được coi là hiệu quả phải dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản: bất kiêm nhiệm, phân công phân nhiệm, phê chuẩn ủy quyền. Hệ thống KSNB phải đảm bảo việc ghi nhận các khoản phải thu là đúng đắn, trích lập dự phòng đầy đủ, các chính sách tín dụng thương mại được tuân thủ, cuối kì tiến hành đối chiếu công nợ đầy đủ với khách hàng.
Khoản PTKH có mối quan hệ mật thiết với chu kỳ bán hàng và thu tiền. Các bước công việc chủ yếu trong chu kỳ này bao gồm: Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng; Kiểm soát tín dụng và phê duyệt bán chịu; Chuyển giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ; Chuyển hóa đơn cho người mua, theo dõi và ghi sổ nợ PTKH Xử lý, tính toán và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Nội dung công việc KSNB đối với khoản mục PTKH bao gồm: - Doanh nghiệp xây dựng và ban hành các quy định về quản lý liên quan tới khoản PTKH như quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của người, bộ phận có liên quan tới kiểm soát tín dụng và phê chuẩn bán chịu, ghi nhận các khoản PTKH, ghi sổ các khoản thu tiền bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu, quản lý các khoản nợ phải thu, thực hiện thu hồi nợ và xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi,…; các quy định liên quan tới trình tự, thủ tục thực hiện xử lý công việc như trình tự, thủ tục kiểm soát tín dụng, phê chuẩn bán chịu, trình tự ghi sổ kế toán các khoản phải thu và khoản thanh toán tiền hàng,… - Doanh nghiệp tổ chức triển khai thực hiện các quy định về quản lý và kiểm soát đã đưa ra: tổ chức phân công; bố trí nhân sự; phổ biến quán triệt về chức năng, nhiệm vụ; kiểm tra, đôn đốc thực hiện quy định,… - Doanh nghiệp tổ chức và kiểm soát hệ thống, sổ sách chứng từ kế toán SV: Trần Thị Thúy Hằng Lớp: CQ50/22.09 Luan van GVHD: PGS.TS Nguyễn Vũ Việt 8 Luận văn tốt nghiệp Đảm bảo cho chứng từ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, kí chứng từ theo quy định của Luật kế toán và Nghị định của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đên chứng từ kế toán và các quy định của chế độ kế toán. Tài khoản sử dụng: TK 131 – Phải thu khách hàng Sổ sách, chứng từ liên quan: đơn đặt hàng của khách hàng, hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển, phiếu thu, giấy báo có, sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ cái tài khoản phải thu khách hàng, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trù công nợ,… Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp đối với phải thu khách hàng được thực hiện tốt sẽ góp phần quan trọng trong kinh doanh của đơn vị nói chung và góp phần đảm bảo thông tin tài chinh có liên quan được tin cậy hơn.
Quy trình kiểm toán khoản mục PTKH 1. Ý nghĩa của quy trình kiểm toán khoản mục PTKH Khoản mục nợ phải thu khách hàng là một khoản mục có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với các hoạt động của doanh nghiệp nói chung cũng như công việc của các KTV khi thực hiện kiểm toán BCTC. Ý nghĩa đặc biệt này được thể hiện cụ thể qua những nội dung sau: Khoản mục nợ PTKH chính là một trong những khoản mục phản ánh tài sản của doanh nghiệp. Do đó, thực hiện kiểm toán khoản mục này sẽ giúp kiểm tra tính trung thực của các tài sản trong doanh nghiệp cũng như khả năng hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp qua các tỷ suất phản ánh khả năng thanh toán.
Khoản mục NPTKH trên BCĐKT liên quan trực tiếp đến khoản mục doanh thu trên BCKQHĐKD. Chính vì vậy, kiểm toán nợ phải thu khách SV: Trần Thị Thúy Hằng Lớp: CQ50/22.09 Luan van GVHD: PGS.TS Nguyễn Vũ Việt 9 Luận văn tốt nghiệp hàng góp phần kiểm tra tính chính xác của các khoản doanh thu và doanh thu bán chịu trong kỳ. Kiểm toán khoản mục nợ phải thu khách hàng bao gồm cả đánh giá việc lập dự phòng phải thu khó đòi và các chi phí phát sinh liên quan. Do vậy, qua kiểm toán nợ phải thu khách hàng, KTV sẽ thu thập được các bằng chứng về việc ghi tăng (hoặc giảm) chi phí trong kỳ phát do phát sinh các khoản phải thu khó đòi hoặc không thể thu hồi được, từ đó kiểm tra thêm về tính chính xác của lợi nhuận trong kỳ.