CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 1. Khái niệm về quản trị khoản phải thu khách hàng: 1.Các khái niệm cơ bản. - Theo định nghĩa của Kế toán, Khoản phải thu là khoản nợ của các cá nhân tổ chức đơn vị bên trong và bên ngoài doanh nghiệp về số tiền mua sản phẩm, hàng hóa, vật tư và các khoản dịch vụ khác chưa thanh toán cho doanh nghiệp. Khoản phải thu khách hàng là bao gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán, như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, gồm cả các khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh, liên kết).
Khoản phải thu này gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác. Số liệu về khoản phải thu khách hàng được biểu thị trên TK 131 ( Tài khoản Phải thu khách hàng) có kết cấu: Bên Nợ là số tiền phải thu của khách hàng; Bên Có là số tiền đã thu của khách hàng, số tiền đã giảm trừ cho khách hàng do chiết khấu, giảm giá và hàng bán bị trả lại, số tiền khách hàng ứng trước cho doanh nghiệp. - Theo định nghĩa trong Tài chính doanh nghiệp, Khoản phải thu là giá trị của tất cả hàng hoá và dịch vụ mà khách hàng còn nợ công ty, đây thực chất là nguồn vốn mà công ty bị khách hàng chiếm dụng. Khoản phải thu khách hàng là khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, cung cấp dịch vụ.
Khái niệm quản trị khoản phải thu khách hàng Quản trị khoản phải thu là hoạt động nhằm mục tiêu cơ bản là tìm ra giới hạn hợp lý cho việc mở tín dụng và cách thức huy động các nguồn lực cho công tác thu nợ. Quyết định liên quan đến công tác quản trị khoản phải thu gồm: Xác định các tiêu chuẩn tín dụng, Thời hạn tín dụng, Thủ thuật đánh giá tín dụng, Chính sách thu nợ. Các quyết định này quan trọng với doanh số, lợi nhuận cũng 4 như độ lớn của khoản phải thu trong công ty. Như vậy, nhà quản trị tài chính cần hết sức thận trọng trong công tác quản trị khoản phải thu.
Quản trị khoản phải thu là làm sao phải giảm tối đa được các khoản phải thu để có thể giảm thiểu rủi ro ở mức thấp nhất có thể gặp phải. Khách hàng là những người đưa doanh nghiệp vào những tình huống và nguy cơ bị mất mát cao khi họ cố tình kéo dài thời hạn thanh toán hoặc là không chịu thanh toán. Khi đó buộc doanh nghiệp phải thêm các khoản phát sinh như: Doanh nghiệp phải sử dụng nhiều nguồn lực hơn trong việc thu nợ, Doanh nghiệp phải đầu tư nhiều hơn vào tài sản lưu động. Do đó quản trị khoản phải thu là doanh nghiệp phải đưa ra được công tác thu hồi nợ mềm dẻo, linh hoạt để tránh mất lòng tin với khách hàng nhưng làm sao cũng phải giảm thiểu được tỷ lệ mất mát ở mức có thể chấp nhận được.
Nội dung lý thuyết liên quan đến quản trị khoản phải thu: 1.Phân loại khoản phải thu. Khoản phải thu có liên quan đến các đối tác có quan hệ kinh tế đối với doanh nghiệp bao gồm các khoản: Phải thu của khách hàng: Là khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư. Phải thu nội bộ: Là các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với đơn vị cấp trên, giữa các đơn vị trực thuộc, hoặc các đơn vị phụ thuộc trong một doanh nghiệp độc lập, các doanh nghiệp độc lập trong Tổng công ty về các khoản vay mượn, chi hộ, trả hộ, thu hộ, hoặc các khoản mà doanh nghiệp cấp dưới có nghĩa vụ nộp lên đơn vị cấp trên hoặc cấp trên phải cấp cho cấp dưới.
Đối tượng phải thu là đơn vị cấp trên, hoặc đơn vị cấp dưới trong quan hệ thanh toán nội bộ. 5 Phải thu khác: Là khoản phải thu ngoài phạm vi các khoản phải thu khách hàng, thu nội bộ. Các khoản thu khác bao gồm: Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý; Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn,. đã được xử lý bắt bồi thường; Khoản cho vay, cho mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời không lấy lãi; Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi; Các khoản đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu chi hộ cho đơn vị uỷ thác xuất khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác; Tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính; Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa công ty nhà nước, như: Chi phí cổ phần hoá, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hoá,.
Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên. Chức năng, vai trò, mục tiêu của quản trị khoản phải thu. - Chức năng của quản trị khoản phải thu: Kiểm soát nợ xấu và những khoản phải thu hiện hành nhằm duy trì khả năng linh hoạt về tài chính. Từ việc theo dõi, kiểm soát khoản phải thu một cách chặt chẽ, khoa học sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt khoản phải thu trong hạn và kịp thời phát hiện các khoản nợ xấu, từ đó có những chính sách thu tiền thích hợp nhằm đảm bảo khả năng tài chính của doanh nghiệp.
Tối ưu hóa cơ cấu tài sản công ty, chuyển khoản phải thu thành tiền đúng thời hạn. Thông qua việc theo dõi, quản lý khoản phải thu, doanh nghiệp sẽ xác định được thời điểm khoản thu đến hạn. Qua đó sẽ tối ưu hóa cơ cấu tài sản của công ty bằng việc thu hồi các khoản nợ để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Phân tích rủi ro khách hàng và quyết định đáp ứng nhu cầu mua chịu của khách hàng.
Bằng việc phân tích đánh giá khách hàng, doanh nghiệp sẽ xác định được mức độ rủi ro của từng khách hàng từ đó đưa ra quyết định. Tuy nhiên, việc cho khách hàng mua chịu giúp cho doanh số tăng lên, tăng tính cạnh tranh trên thị trường nhưng cũng chứa đựng nhiều 6 rủi ro. Vì vậy doanh nghiệp cần phải chú trọng vào công tác phân tích đánh giá khách hàng. - Vai trò của quản trị khoản phải thu: Khoản phải thu thường chiếm tỷ trọng rất đáng kể trong tổng tài sản lưu động của các doanh nghiệp.
Do đó, quản trị tốt khoản phải thu thì vòng quay vốn của doanh nghiệp sẽ tốt. Từ đó, kích thích hoạt động kinh doanh thay đổi.Tổ chức hệ thống kiểm soát nợ phải thu chuyên nghiệp, đầy đủ thông tin, kịp thời, nhanh chóng sẽ giúp cho các doanh nghiệp hạn chế đến mức thấp nhất các rủi ro không thu hồi được nợ và chi phí thu hồi nợ sẽ thấp. - Mục tiêu của quản trị khoản phải thu: Việc theo dõi khoản phải thu khách hàng nhằm những mục đích sau: Xác định đúng thực trạng của khoản phải thu: Theo dõi khoản phải thu giúp doanh nghiệp biết được tình hình hiện tại của khoản phải thu về: giá trị, thời gian nợ.từ đó nhận biết được đó là khoản phải thu quan trọng; chưa đến hạn, đến hạn hay quá hạn để thực hiện các chính sách thu hồi nợ kịp thời, hợp lý. Đánh giá tính hữu hiệu của chính sách thu tiền của doanh nghiệp: Thông qua việc theo dõi, thu hồi các khoản phải thu của khách hàng, doanh nghiệp sẽ đánh giá được tính hiệu quả của chính sách thu tiền của mình đang đặt ra.
Bởi nếu có chính sách thu tiền hợp lý thì doanh nghiệp sẽ thu hồi các khoản nợ đến hạn kịp thời. Nếu các khoản phải thu khó đòi còn quá lớn thì chính sách thu tiền cần phải được thay đổi để tránh rủi ro có thể xảy ra cho doanh nghiệp. Chính sách tín dụng thương mại ( Chính sách bán chịu hàng hóa) và các nhân tố ảnh hưởng đến chính sách tín dụng thương mại. Sự cần thiết của chính sách tín dụng Trong mối quan hệ tài chính giữa các doanh nghiệp, những doanh nghiệp đóng vai trò là người bán thường phải bán chịu hàng hoá của mình trong một thời gian nhất định và những doanh nghiệp đóng vai trò người mua lại thường cố gắng kéo dài thời hạn thanh toán.
Mỗi doanh nghiệp đều có các khoản mua chịu và bán chịu hàng hoá từ đó hình thành nên khoản phải thu của doanh nghiệp 7 Khoản phải thu của doanh nghiệp phát sinh nhiều hay ít phụ thuộc vào các yếu tố như tình hình nền kinh tế, giá cả sản phẩm, chất lượng sản phẩm, và chính sách bán chịu của doanh nghiệp. Trong các yếu tố này, chính sách bán chịu ảnh hưởng mạnh nhất đến khoản phải thu và sự kiểm soát của giám đốc tài chính. Giám đốc tài chính có thể thay đổi mức độ bán chịu để kiểm soát khoản phải thu sao cho phù hợp với sự đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu có thể kích thích được nhu cầu dẫn tới gia tăng doanh thu và lợi nhuận, nhưng vì bán chịu sẽ làm phát sinh khoản phải thu, và do bao giờ cũng có chi phí đi kèm theo khoản phải thu nên giám đốc tài chính cần xem xét cẩn thận sự đánh đổi này.
Chính sách tín dụng thương mại a. Tiêu chuẩn tín dụng. Tiêu chuẩn tín dụng là những yếu tố liên quan tới sức mạnh tài chính và mức độ tín nhiệm mà mỗi khách hàng phải đảm bảo để có quyền hưởng mức tín dụng mà công ty cấp cho họ. Nếu khách hàng không đáp ứng được yêu cầu với thời hạn tín dụng thông thường, họ vẫn có thể mua hàng của công ty nhưng với thời hạn khắt khe hơn.
Tiêu chuẩn này được sử dụng để xác định những khách hàng nào được đảm bảo tiêu chuẩn tín dụng bình thường và mức tín dụng họ có thể được hưởng.