MỞ ĐẦU Ngày nay vẫn còn nhiều ngƣời cho rằng thƣ viện là một nơi yên tĩnh trong đó sách đƣợc cất giữ và ngƣời ta đánh giá thƣ viện theo tiêu chí số lƣợng sách đƣợc cất giữ nhiều hay ít. Đối với những ngƣời quản thủ thƣ viện có chuyên môn thì thƣ viện là một cơ sở có tổ chức để bảo quản tài liệu, sƣu tập và để truy cập đến những thƣ viện khác; không những chỉ sách mà còn có phim ảnh, băng đĩa âm thanh, mẫu vật thực vật, sản phẩm văn hoá, vv… Đối với nhà nghiên cứu, thƣ viện là một mạng lƣới cung cấp việc truy cập đến tri thức nhân loại đƣợc lƣu giữ khắp mọi nơi. Thƣ viện số ngày càng hoàn thiện việc tổ chức đển ngƣời sử dụng tự hình thành tri thức với phƣơng châm "Thƣ viện số là nơi sử dụng công nghệ để chuyển câu hỏi thành câu trả lời". Và “thƣ viện số” đã ra đời, ngày càng phát triển lớn mạnh.
Và cũng xuất phát từ nhu cầu thực tế trong công tác lƣu trữ, khai thác và xử lý thông tin về tài liệu trong thƣ viện. Qua quá trình khảo sát hệ thống tại Trung tâm Tƣ liệu trƣờng Đại học Hàng hải. Em đã lựa chọn đề tài “Nghiên cứu giải pháp xây dựng thư viện tài liệu điện tử cho phòng đọc ”. Đồ án gồm 3 chƣơng: Chƣơng1 : Khảo sát hiện trạng hệ thống Chƣơng 2 : Phân tích và thiết kế hệ thống Chƣơng 3 : Lựa chọn giải pháp và triển khai ứng dụng 3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ án tốt nghiệp Quản lý tài liệu điện tử CHƢƠNG I : KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ PHÁT BIỂU BÀI TOÁN 1.1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG 1.1 Giới thiệu vài nét về Trung tâm thông tin tƣ liệu- Đại học Hàng Hải Địa chỉ: Tầng 4 nhà A4 - Trƣờng Đại học Hàng Hải – 484 Lạch Tray – Ngô Quyền - Hải Phòng Ngày 1/4/1956 Trƣờng sơ cấp lái tàu đầu tiên đƣợc thành lập.
Ngày 01/07/1956 Trƣờng trung cấp lái tàu đƣợc thành lập. Năm 1957 hai Trƣờng sát nhập bằng Hàng hài Việt Nam. Ngày 02/03/1984 Bộ giao thông vận tải quyết định số 449 sát nhập hai Trƣờng Đại học Giao Thông Đƣờng Thuỷ và Đại Học Hàng Hải. _ Đai Học Hàng Hải Việt Nam hiện nay.
Thƣ viện Đại học Hàng Hải Việt Nam hiện nay ra đời trên cơ sơ hợp nhất của hai thƣ viện độc lập là: Thƣ viện trƣờng Đại học Giao Thông Đƣờng Thuỷ và thƣ viện Đại học Hàng Hải Trung tâm thông tin tƣ liệu Trƣờng Đại học Hàng Hải đƣợc thành lập trên cơ sở sát nhập Thƣ viện Trƣờng và Xƣởng in. Nhƣ vậy, Thƣ viện trƣờng đƣợc đặt trong Trung tâm Thông tin tƣ liệu Đội ngũ cán bộ: 15 Ngƣời Cơ sở hạ tầng: Gồm tầng 4 và tầng 5 nhà A4 Cơ sở vật chất: Tính đến cuối 2008 có: Tổng số ấn phẩm đơn bản: 13547 Tổng số xếp giá: 116000 Tổng ấn bản định kỳ(báo, tạp chí): 158 Vai trò chức năng, nhiệm vụ Thƣ viện Trung tâm Thông tin – Tƣ liệu Trƣờng Đại học Hàng hải đóng vai trò là trung tâm thông tin khoa học kỹ thuật Hàng hải, góp phần nâng cao chất lƣợng giảng dạy, học tập và nghiên cứu cho đội ngũ cán bộ, giảng viên và sinh viên trong Trƣờng. Trung tâm có những nhiệm vụ cụ thể sau: Khai thác, cập nhật thƣờng xuyên các thông tin, tài liệu, sách báo để phục vụ yêu cầu nghiên cứu khoa học, giảng dạy, học tập của cán bộ, giảng viện, công nhân viên và sinh viên của trƣờng. 4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ án tốt nghiệp Quản lý tài liệu điện tử Quản lý, khai thác, sử dụng có hiệu quả nguồn lực và trang thiết bị của Trung tâm.
Phục vụ tốt nhu cầu tra cứu tài liệu, sách báo của cán bộ quản lý, giảng viên và sinh viên. Chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nƣớc và nhiệm vụ ghi trong giấy phép số 04/GP-IN của Bộ Văn hoá thông tin và văn bản Quy định tạm thời của Hiệu trƣởng về nhiệm vụ và tổ chức hoạt động của Xƣởng in số 1414/TCCB- LĐ ngày 12/12/1997. Với vai trò, chức năng và nhiệm vụ trên, Trung tâm Thông tin – Tƣ liệu Trƣờng Đại học Hàng hải có một vị trí vô cùng quan trọng, ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trƣờng. Các nguồn tài nguyên chủ yếu của tiếng Việt.
Sách báo, tạp chí…. Tiếng Việt và Tiếng khác Tƣ liệu tra cứu: Từ điể Bách Khoa, từ điển chuyên ngành… Thiết kế tốt nghiệp, luận văn… Tƣ liệu điện tử: Cơ sở dữ liệu toàn văn trên máy Cơ cấu tổ chức của thƣ viện: 1. Phòng đọc sinh viên. Phòng đọc sau Đại học.
Phòng tra cứu luận văn 4. Phòng báo tạp chí. Phòng mƣợn giáo trình. Phòng mƣợn sách tham khảo 7.
Phòng đọc điện tử. Trung tâm mạng 9. Phòng giám sát 10. Phòng phục vụ bán tài liệu.
Phòng photo tài liệu 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ án tốt nghiệp Quản lý tài liệu điện tử 1.2 Đánh giá hiện trạng hệ thống Hiện nay thƣ viện đang tiến hành phục vụ bạn đọc theo hai hình thức song song: Tra cứu truyềng thống: Tra cứu trên phích theo chủ đề Tra cứu tin học: Tra cứu tìm tin trên máy * Hệ thống tra cứu tìm tin hiện đại (Tìm tin trên máy tính ) phần mềm Libol 5.5 Đây là phần mềm quản lý Thƣ viện điện tử do Công ty Công nghệ tin họcTinh Vân viết Phần mềm bao gồm 8 phân hệ là: Bổ sung, Biên mục, Ấn phẩm định kỳ, Bạn đọc, Lƣu thông, OPAC, ILL, Tƣ liệu điện tử * Tra cứu tìm tin bằng phần mềm Libol 5.5 (Phân hệ tra cứu - OPAC) Giúp bạn đọc và thƣ viện giao tiếp với nhau một cách hiệu qủa và tiện lợi. Tính năng tra cứu liên thƣ viện theo giúp thƣ viện có thể kết nối khai thác, chia sẻ tài nguyên và dịch vụ của mình với các thƣ viện khác trong và ngoài nƣớc. Khả năng tìm kiếm mạnh, hỗ trợ đa ngôn ngữ theo bảng mã và phông chữ UNICODE. Hỗ trợ mọi bảng mã Tiếng Việt, tra cứu mọi thể loại tài liệu.
6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ án tốt nghiệp Quản lý tài liệu điện tử - .2 GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT VÀ PHÁT BIỂU BÀI TOÁN 1.1 Giải pháp đề xuất V. 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ án tốt nghiệp Quản lý tài liệu điện tử 1.2 Phát biểu bài toán thay vì việc tra cứu truyền thống c đăng nhập hệ thống thƣ viên tài liệu điện tử ở bất cứ đâu theo tên đăng nhập và mật khẩu của mình để tài liệu , theo .Các thông tin User đƣợc hệ thống tự động đẩy vào danh sách User trong cơ sở dữ liệu. th , từng ngành. lưu trong danh mục : đề.
ng trong do , u trong. thống kê về tài liệu và lƣợng độc giả gửi theo mỗi. danh mục nhóm User 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ án tốt nghiệp Quản lý tài liệu điện tử 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ án tốt nghiệp Quản lý tài liệu điện tử 1.3 CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA ĐỀ TÀI 1.1 Đại cƣơng về phân tích thiết kế hệ thống Hệ thống quản lý là hệ thống hoạt động có mục đích, xử lý, lƣu trữ và xuất dữ liệu. Một hệ thống quản lý thƣờng chia thành ba hệ thống con: Hệ thao tác, hệ quyết định, hệ thông tin.
Hệ thông tin có vai trò kết nối quan hệ giữa các bộ phận của hệ thống, cung cấp cho hệ tác nghiệp và hệ quyết định các thông tin phản ánh tình trạng nội bộ cũng nhƣ tình trạng của cơ sở dữ liệu mà nó đang quản lý. Hệ thu thập thông tin từ môi trƣờng bên ngoài và đồng thời đƣa thông báo ra bên ngoài. Phân tích hiện nay đƣợc hiểu theo nghĩa là khảo sát nhận diện phân tích các thành phần của phức hợp và chỉ ra mối quan hệ giữa chúng. Phƣơng pháp thƣờng dùng trong phân tích hệ thống thông tin quản lý là phƣơng pháp Top – Down.: đi từ trên xuống dƣới, đi từ tổng thể đến chi tiết, phân rã các chức năng lớn thành các chức năng nhỏ hơn cho tới khi có thể, thể hiện các chức năng đó bằng các Modul chƣơng trình độc lập.2 Yêu cầu đối với hệ thồng thông tin quản lý: - Hệ thống thông tin phải đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý, đảm bảo có hiệu quả kinh tế cao hơn, tốt hơn so với khi sử dụng hệ thống cũ, đồng thời phải có tính mở, đáp ứng sự phát triển của tƣơng lai.
- Hệ thống phải có khả năng lƣu trữ, truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác. Các thao tác phải thuận lợi, đơn giản, dễ bảo trì, có thể điều chỉnh, có tính mở, có khả năng kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu, phát hiện và xử lý lỗi. - Giao diện giữa ngƣời và máy phải đƣợc thiết kế khoa học, thân thiện, đẹp, gọn và có tính thống nhất về phƣơng pháp làm việc, cách trình bày. - Hệ thống có khả năng trợ giúp, giải đáp thắc mắc của ngƣời khi sử dụng.
- Hệ thống phảỉ có khả năng thực hiện chế độ hội thoại ở mức độ nào đó nhằm cung cấp nhanh và chuẩn xác các yêu cầu bất thƣờng của các nhà quản lý, đảm bảo nhanh cho ngƣời dùng khai thác tối đa các chức năng mà hệ thống cung cấp. 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ án tốt nghiệp Quản lý tài liệu điện tử 1.3 Các giai đoạn phân tích thiết kế 1.1 Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án. Khảo sát đánh giá hệ thống cũ, đề xuất các mục tiêu thể hiện chiến lƣợc phát triển của hệ thống mới, các ý tƣởng cho các giải pháp, vạch kế hoạch cho dự án. Xác định phạm vi và hạn chế của dự án về tài chính, con ngƣời, thời gian.
Phân tích, đánh giá tính khả thi, tính hiệu quả của dự án.2 Phân tích hệ thống. Phân tích ở đây đƣợc hiểu theo nghĩa hẹp là một giai đoạn của phân tích thiết kế hệ thống ngay sau giai đoạn khảo sát và đi sâu vào các thành phần của hệ thống. Đầu ra của phân tích hệ thống là các chức năng xử lý đƣợc mô tả logic. Các thực hiện: Chuyển từ mô tả logic; đặc tả hệ logic mới sau đó chuyển thành hệ vật lý mới.
Sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu với các mức khác nhau: Mức khung cảnh: Coi toàn bộ hệ thống nhƣ một chức năng xử lý.