Tổng quan nghiên cứu

Giai đoạn 1996–2006 đánh dấu sự phát triển vượt bậc trong hoạt động học thuật tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội với tổng số 956 đề tài nghiên cứu khoa học các cấp được nghiệm thu, đạt tốc độ tăng trưởng trung bình khoảng 100 đề tài mỗi năm. Tuy nhiên, toàn bộ khối lượng hơn 40 mét giá tài liệu nghiên cứu khoa học hình thành sau 10 năm hoạt động gần như bị ứ đọng hoàn toàn ở giai đoạn văn thư tại Phòng Quản lý Nghiên cứu Khoa học và Đào tạo Sau đại học, chưa từng được giao nộp chính thức vào kho lưu trữ hiện hành của Nhà trường hay nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định nghiệp vụ.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn là giải quyết sự đứt gãy giữa khâu quản lý hành chính và khâu lưu trữ chuyên ngành đối với tài liệu khoa học công nghệ trong cơ sở giáo dục đại học. Mục tiêu cụ thể là khảo sát toàn diện thực trạng quản lý, phân loại, thống kê, bảo quản và khai thác 956 hồ sơ đề tài; chỉ rõ các bất cập trong hành lang pháp lý và quy trình nội bộ; từ đó xây dựng hệ thống giải pháp đồng bộ nhằm đưa công tác lưu trữ tài liệu khoa học vào nền nếp chuẩn hóa.

Phạm vi nghiên cứu tập trung tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) từ năm 1995 đến hết năm 2006, bao quát 16 chuyên ngành đào tạo cử nhân và 101 chuyên ngành sau đại học. Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc tối ưu hóa tỷ lệ tái sử dụng nguồn tri thức nội sinh, nâng hiệu suất khai thác tài liệu từ mức dưới 10 lượt mượn mỗi năm lên hàng trăm lượt tra cứu, bảo vệ quyền tác giả cho hàng trăm nhà khoa học và phục vụ đắc lực cho chiến lược phát triển đại học nghiên cứu.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên sự kết hợp giữa Lý thuyết vòng đời tài liệu của Theodore Schellenberg và Lý thuyết quản trị tri thức tổ chức. Lý thuyết vòng đời tài liệu chỉ ra ba giai đoạn vận động liên tục của văn bản: giai đoạn văn thư hiện hành, giai đoạn lưu trữ cơ quan bán hiện hành và giai đoạn lưu trữ lịch sử vĩnh viễn. Việc tài liệu nghiên cứu khoa học bị giữ lại quá 10 năm tại phòng chuyên môn là sự vi phạm nguyên lý chuyển giao vòng đời lưu trữ.

Bên cạnh đó, mô hình quản trị tri thức tổ chức định vị hồ sơ nghiên cứu không đơn thuần là giấy tờ hành chính mà là nguồn tài sản trí tuệ cần được xử lý thông tin cấp hai để phục vụ tái tạo tri thức mới. Bốn khái niệm cốt lõi được định hình gồm:

  1. Hồ sơ nghiên cứu khoa học: Tập hợp toàn bộ văn bản phản ánh quá trình đề xuất, phê duyệt, thực hiện và nghiệm thu một nhiệm vụ khoa học theo tinh thần Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
  2. Phông lưu trữ cơ quan: Toàn bộ khối tài liệu có giá trị lịch sử và thực tiễn được hình thành trong hoạt động của Nhà trường theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001.
  3. Tài liệu khoa học công nghệ: Dạng tài liệu mang giá trị lý luận và ứng dụng thực tiễn cao theo quy định của Luật Khoa học và Công nghệ năm 2000.
  4. Giá trị hiện hành và giá trị lưu trữ: Phân định ranh giới giữa việc sử dụng tài liệu phục vụ điều hành thường xuyên và việc bảo quản vĩnh viễn phục vụ nghiên cứu lịch sử khoa học.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của luận văn bao gồm tổng thể 956 bộ hồ sơ đề tài các cấp được thực hiện trong 11 năm (gồm 4 đề tài cấp Nhà nước, 290 đề tài cấp Đại học Quốc gia, 34 đề tài nghiên cứu cơ bản, 5 dự án thử nghiệm, 270 đề tài cấp Trường và 291 công trình sinh viên đạt giải), cùng hệ thống 12 văn bản pháp quy từ trung ương đến cấp trường. Cỡ mẫu nghiên cứu đạt 100% tổng số hồ sơ hiện có tại trường, trong đó 40 mét giá tài liệu thực tế được khảo sát trực tiếp tại 2 vị trí bảo quản vật lý.

Nghiên cứu áp dụng phương pháp chọn mẫu toàn bộ đối với khối hồ sơ quản lý chung và chọn mẫu điển hình theo cấu trúc 11 ngành đào tạo trọng điểm như Đông phương học, Ngôn ngữ học, Văn học, Lịch sử, Báo chí học. Phương pháp phân tích bao gồm: phương pháp thống kê mô tả nhằm lượng hóa số lượng và cơ cấu đề tài; phương pháp phân tích tài liệu văn bản để đối chiếu thành phần hồ sơ với quy chuẩn pháp lý; phương pháp khảo sát thực địa hiện trạng kho bảo quản; và phương pháp phỏng vấn sâu cán bộ quản lý khoa học. Việc kết hợp các phương pháp này giúp phản ánh chính xác thực trạng quản lý từ khâu hình thành hồ sơ đến khâu tổ chức khai thác. Quá trình thu thập, xử lý và kiểm tra dữ liệu được thực hiện liên tục trong 12 tháng từ năm 2006 đến năm 2007.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực tế giai đoạn 1996–2006 ghi nhận những phát hiện nổi bật sau:

Thứ nhất, khối lượng công trình khoa học tăng trưởng rất nhanh nhưng 100% hồ sơ chưa được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Năm 1996, toàn trường chỉ có 27 đề tài các cấp, đến năm 2006 con số này đạt 120 đề tài, nâng tổng số lên 956 công trình. Tuy nhiên, toàn bộ hồ sơ nghiệm thu đều lưu giữ tại Phòng Quản lý Nghiên cứu Khoa học và Đào tạo Sau đại học, chưa từng có biên bản bàn giao sang bộ phận lưu trữ chuyên trách.

Thứ hai, điều kiện bảo quản vật lý phân tán và xuống cấp nghiêm trọng. Tổng khối lượng 40 mét giá tài liệu bị chia cắt làm hai phần: khoảng 25 mét giá được xếp chen chúc trong các tủ sắt văn phòng chật hẹp, 15 mét giá còn lại (chủ yếu từ năm 1996 đến 1999) gửi tạm tại kho lưu trữ của trường trong tình trạng bó gói trên giá sắt, bám bụi bẩn và có dấu hiệu hư hại do mối mọt.

Thứ ba, sự phân bố đề tài không đồng đều giữa các chuyên ngành. Ngành Đông phương học dẫn đầu với 44 đề tài (chiếm 8,40% tổng số đề tài cán bộ), ngành Ngôn ngữ học đạt 37 đề tài (chiếm 7,06%), ngành Quốc tế học đạt 30 đề tài (chiếm 5,96%), ngành Báo chí đạt 28 đề tài (chiếm 5,91%), trong khi ngành Giáo dục thể chất chỉ có 2 đề tài (chiếm 0,38%).

Thứ tư, hiệu quả khai thác sử dụng ở mức cực kỳ thấp. Trung bình mỗi năm chỉ có khoảng 10 lượt bạn đọc mượn báo cáo toàn văn. Mục đích khai thác chủ yếu phục vụ thủ tục hành chính như: cung cấp minh chứng cho 15 cán bộ làm hồ sơ phong học hàm năm 2006 hoặc xử lý kỷ luật hơn 40 chủ trì đề tài quá hạn năm 2005, hoàn toàn chưa phục vụ rộng rãi cho mục đích học thuật của sinh viên và giảng viên.

Thảo luận kết quả

Thực trạng trên bắt nguồn từ khoảng trống pháp lý kéo dài. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 quy định tài liệu hành chính sau 1 năm phải nộp vào lưu trữ hiện hành, nhưng lại bỏ ngỏ thời hạn giao nộp cụ thể đối với tài liệu khoa học công nghệ. Tương tự, hệ thống chỉ thị của ngành giáo dục như Quyết định số 1591/QĐ-BGD năm 1977 hay Chỉ thị số 28/CT-GD năm 1981 chưa có quy định nghiệp vụ riêng cho khối trường đại học. Sự thiếu đồng bộ giữa quy định nộp lưu của Bộ Khoa học và Công nghệ (Quyết định số 271/QĐ) với hệ thống lưu trữ ngành giáo dục khiến các trường lúng túng trong phân cấp quản lý.

Về phương thức biểu diễn dữ liệu, toàn bộ diễn biến tăng trưởng 956 đề tài qua 11 năm được trực quan hóa qua biểu đồ hình cột, làm nổi bật bước nhảy vọt từ 27 đề tài năm 1996 lên đỉnh điểm 121 đề tài năm 2004 và 120 đề tài năm 2006. Biểu đồ cơ cấu hình tròn phản ánh rõ nét tỷ trọng 11 khối ngành với sự vượt trội của nhóm ngành khoa học xã hội truyền thống. Bên cạnh đó, bảng ma trận đối sánh 16 thành phần hồ sơ chuẩn cấp Đại học Quốc gia chỉ ra rằng mặc dù tính pháp lý của hồ sơ gốc được bảo đảm đầy đủ, song khâu sắp xếp bên trong túi bìa lại thiếu biên mục và tờ kết thúc, gây trở ngại lớn cho việc tra cứu tự động.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm giải quyết triệt để các tồn tại trên, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp trọng tâm:

Thứ nhất, ban hành Quy chế công tác lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học cấp trường. Ban Giám hiệu cùng Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng chủ trì xây dựng văn bản quy phạm nội bộ, quy định bắt buộc chủ nhiệm đề tài phải bàn giao hồ sơ hoàn chỉnh trong thời hạn tối đa 30 ngày sau khi nghiệm thu, hoàn thành ban hành trong Quý I năm kế hoạch.

Thứ hai, thực hiện phân loại, chỉnh lý và chuyển giao toàn bộ 40 mét giá tài liệu tồn đọng. Phòng Quản lý Nghiên cứu Khoa học và Đào tạo Sau đại học phối hợp với Bộ phận Lưu trữ bàn giao 100% hồ sơ giai đoạn 1996–2006 về kho lưu trữ hiện hành của trường trong thời gian 6 tháng; tiến hành lập hồ sơ theo 16 thành phần chuẩn, đánh số mục lục và hoàn thiện tờ kết thúc.

Thứ ba, xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu số hóa và phần mềm tra cứu trực tuyến. Trung tâm Công nghệ thông tin phối hợp cùng Thư viện số hóa toàn văn 956 công trình nghiên cứu trong vòng 12 tháng, thiết lập cổng tra cứu thông tin cấp hai và cấp ba, đặt mục tiêu phục vụ trên 500 lượt truy cập trực tuyến mỗi tháng.

Thứ tư, nâng cấp trang thiết bị bảo quản chuyên dụng tại kho lưu trữ trung tâm. Nhà trường đầu tư lắp đặt hệ thống giá compactor di động, trang bị máy hút ẩm và hệ thống điều hòa kiểm soát nhiệt độ chuẩn từ 18 đến 22 độ C, độ ẩm từ 50% đến 55%, loại trừ 100% nguy cơ xâm hại từ nấm mốc và côn trùng trong lộ trình 2 năm thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là tài liệu tham khảo giá trị cho 4 nhóm đối tượng trọng tâm:

  1. Chuyên viên lưu trữ và cán bộ quản lý khoa học tại các trường đại học, học viện: Giúp nắm bắt quy trình kiểm soát 16 thành phần văn bản chuẩn trong hồ sơ đề tài, chuẩn hóa kỹ thuật thu thập, phân loại từ giai đoạn văn thư sang lưu trữ hiện hành.
  2. Lãnh đạo cơ sở giáo dục đại học và viện nghiên cứu: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để hoạch định chiến lược quản trị tài sản trí tuệ nội sinh, tích hợp kết quả nghiên cứu vào đánh giá thi đua giảng viên và định hướng đề tài trọng điểm.
  3. Giảng viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh chuyên ngành Lưu trữ học, Thông tin học: Đóng vai trò là công trình case study thực nghiệm điển hình với bộ dữ liệu khảo sát chi tiết 956 đề tài, phục vụ nghiên cứu phương pháp luận bảo quản tài liệu chuyên ngành.
  4. Chuyên viên hoạch định chính sách tại Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Khoa học và Công nghệ: Cung cấp dữ liệu thực tiễn phục vụ việc biên soạn các thông tư hướng dẫn liên tịch về thời hạn nộp lưu và chế độ bảo quản tài liệu khoa học công nghệ quốc gia.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao hồ sơ đề tài nghiên cứu khoa học không nên lưu giữ lâu dài tại phòng quản lý khoa học? Hồ sơ khoa học lưu giữ tại phòng chuyên môn sẽ gây quá tải diện tích (khoảng 40 mét giá tài liệu), thiếu trang thiết bị bảo quản chuyên dụng dẫn đến nấm mốc, đồng thời không thể triển khai các công cụ tra cứu nghiệp vụ, làm triệt tiêu khả năng tiếp cận của độc giả bên ngoài.

  2. Một bộ hồ sơ đề tài khoa học cấp Đại học Quốc gia đạt chuẩn gồm những thành phần nào? Hồ sơ hoàn chỉnh gồm 16 thành phần văn bản chính: phiếu đăng ký đề tài, hợp đồng nghiên cứu hai giai đoạn, báo cáo tiến độ, toàn văn công trình, công văn đề nghị nghiệm thu, quyết định thành lập hội đồng, biên bản nghiệm thu và phiếu đánh giá của từng ủy viên.

  3. Khung pháp lý nào bắt buộc việc nộp lưu hồ sơ nghiên cứu khoa học vào lưu trữ nhà nước? Việc nộp lưu được điều chỉnh bởi Điều 25 Luật Khoa học và Công nghệ năm 2000, Điều 1 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, quy định rõ mọi kết quả nghiên cứu sử dụng ngân sách nhà nước đều phải đăng ký và giao nộp vào kho lưu trữ.

  4. Nguyên nhân chính khiến lượng khai thác tài liệu khoa học tại trường chỉ đạt dưới 10 lượt mỗi năm là gì? Tình trạng này xuất phát từ việc trường chưa xây dựng quy chế mượn đọc công khai, thiếu sổ theo dõi xuất nhập tài liệu và phần mềm máy tính chỉ dừng ở mức thống kê thông tin hành chính đơn giản mà chưa có chức năng tra cứu toàn văn trực tuyến.

  5. Cơ cấu phân bổ 956 đề tài nghiên cứu tại trường phản ánh đặc trưng học thuật nào? Cơ cấu đề tài tập trung cao ở các ngành thế mạnh như Đông phương học (8,40%), Ngôn ngữ học (7,06%) và Báo chí (5,91%), phục vụ trực tiếp cho nhiệm vụ đào tạo của 16 ngành cử nhân và 101 chuyên ngành sau đại học, khẳng định định hướng phát triển đại học nghiên cứu đa ngành.

Kết luận

  • Luận văn đã phân tích toàn diện hiện trạng quản lý khối di sản 956 đề tài nghiên cứu khoa học giai đoạn 1996–2006 tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
  • Chỉ rõ sự bất cập mang tính hệ thống khi 40 mét giá tài liệu nghiên cứu bị ứ đọng suốt 10 năm tại phòng chuyên môn do thiếu quy chế phân định giữa giai đoạn văn thư và lưu trữ hiện hành.
  • Đóng góp bộ khung danh mục 16 thành phần hồ sơ chuẩn hóa cho các cấp đề tài khoa học công nghệ trong cơ sở giáo dục đại học.
  • Đề xuất lộ trình đồng bộ từ ban hành quy chế nội bộ trong 30 ngày, bàn giao 100% hồ sơ trong 6 tháng, đến số hóa toàn văn 956 công trình trong vòng 12 tháng.
  • Khẳng định giá trị thực tiễn trong việc bảo tồn tài sản trí tuệ và nâng cao hiệu quả ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học vào đời sống xã hội.

Các đơn vị nghiên cứu và cơ sở giáo dục đại học cần nhanh chóng rà soát, áp dụng mô hình quản lý lưu trữ chuẩn hóa nhằm phát huy tối đa giá trị nguồn lực tri thức nội sinh. Quý độc giả quan tâm có thể tra cứu toàn văn luận văn tại Trung tâm Thông tin - Thư viện để tìm hiểu chi tiết về quy trình kỹ thuật và bảng biểu thống kê chuyên sâu.