Chương I TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ SINH VIÊN CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY NGUYÊN 1. Giới thiệu khái quát về trƣờng Đại học Tây Nguyên Trƣờng Đại học Tây Nguyên đƣợc thành lập vào ngày 11 tháng 11 năm 1977 trên tỉnh Đăk Lăk, cách thành phố Buôn Ma Thuột chừng 4 km về phía nam. Trƣờng Đại học Tây Nguyên là trƣờng đại học đa ngành, nhiệm vụ chủ yếu là đào tạo học viên có trình độ đại học, cung cấp nguồn nhân lực có đủ sức khỏe và năng lực đáp ứng nhu cầu về nhân lực ở khu vực miền Trung và Tây nguyên. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của trƣờng gồm: – 01 Hiệu trƣởng – 02 Phó hiệu trƣởng.
– 05 phòng chức năng: phòng Đào tạo, phòng Hành chính quản trị, phòng Quản trị thiết bị, phòng Tài vụ kế toán, phòng Công tác chính trị & Quản lý sinh viên. – 03 trung tâm: Trung tâm Khảo thí, TT Tƣ liệu và Thƣ viên, TT phục vụ sinh viên. – 7 khoa: khoa Y dƣợc, khoa Nông lâm, khoa Kinh tế - QTKD, khoa Sƣ phạm, khoa Mác - Lê nin, khoa Dự bị và Tại chức. – Hai hình thức đào tạo: Chính qui và phi chính qui.
– Tổng số sinh viên hiện nay là trên 6000. Thực trạng việc quản lý học tập của sinh viên Trƣờng Đại học Tây Nguyên là một trƣờng đại học đa ngành, đa lĩnh vực, đang áp dụng hệ thống niên chế. Sinh viên đƣợc tổ chức theo lớp cùng chuyên ngành, số lƣợng môn học phụ thuộc vào kế hoạch học tập do Nhà trƣờng phê duyệt hàng năm. Hết thời gian học, Trung tâm Khảo thí sẽ tổ chức và quản lý thi.
Công việc của Trung tâm khảo thí bắt đầu từ việc lên lịch thi, tổ chức thi, tạo, ghi phách và rọc phách. Sau đó giao bài thi đã ghi phách cho giáo viên chấm thi. Khi chấm xong, giáo viên nộp kết quả, Trung tâm sẽ ráp phách và cùng với giáo viên, Thanh Luận văn cao học – Trương Hải Khoa Công nghệ - ĐHQGHN TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 4 tra đào tạo kiểm tra, nếu không có sai sót sẽ in ra và ký nhận vào 03 bảng điểm. Cho đến lúc này kết quả thi đã đƣợc công nhận chính thức.
Trong 03 bảng điểm trên sẽ đƣợc gửi về cho Khoa chủ quản, phòng Đào tạo và 01 bảng cho Trung tâm Khảo thí lƣu trữ. Bảng điểm sẽ đƣợc nhân bản từ Khoa, gửi về cho lớp trƣởng các lớp sinh viên. Việc quản lý điểm sẽ do phòng Đào tạo và Khoa thực hiện bằng cách nhập bảng điểm từ Trung tâm Khảo thí vào sổ điểm của riêng mình (chủ yếu là bảng tính Excel). Qui trình trên gặp phải một số vấn đề trở ngại cơ bản sau đây: – Việc nhập lại bảng điểm ở Khoa và phòng Đào tạo dễ gây nhiều sai sót.
– Không đáp ứng đƣợc các nhu cầu đa dạng của các đối tƣợng khác nhau nhƣ: Kết quả học tập của một sinh viên, một lớp, một môn, kết quả sinh viên thi lại, học lại, kết quả xét tốt nghiệp. – Không công khai đƣợc kế hoạch đào tạo, học tập cho mọi ngƣời. – Thời gian kết quả thi đi từ Trung tâm khảo thí đến khoa rồi đến lớp là rất dài và không đảm bảo độ tin cậy (nhiều bảng điểm không đến được nơi cần đến). Hiện tƣợng thất lạc bảng điểm không có cơ sở để xác định.
Tình trạng này khiến sinh viên phải cố tìm kết quả học tập của mình ở các đơn vị hữu quan khác nhau nhƣ Trung tâm khảo thí, phòng Đào tạo và Khoa. Khi biết đƣợc kết quả không đạt (Có thể do thất lạc bảng điểm) thì thời gian học trả nợ đã qua, thậm chí đã hết thời gian đƣợc học trả nợ để tốt nghiệp (3 năm sau khi khoá học kết thúc).3 Thực trạng của việc tin học hoá hiện nay Là một trƣờng đại học cách xa các trung tâm văn hoá lớn nên có nhiều hạn chế trong việc ứng dụng tin học. Tuy vậy, việc trang bị và sử dụng các công cụ tin học cũng đã và đang phát triển trong trƣờng. Trong trƣờng có: – 01 phòng 100 máy dùng chung cho sinh viên toàn trƣờng thực tập.
– 01 phòng 40 máy riêng của khoa Kinh tế – 01 phòng 18 máy dành cho truy cập internet đang đƣợc đƣa vào sử dụng. – 01 phòng 06 máy phục vụ việc tra tìm sách của Trung tâm Thƣ viện – Các khoa và phòng ban đều có từ 5 đến10 máy tính riêng. Luận văn cao học – Trương Hải Khoa Công nghệ - ĐHQGHN TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 5 – Trung tâm Khảo thí dùng 03 máy nối mạng ngang hàng để tổ chức thi. Các ứng dụng hiện nay chủ yếu vẫn là soạn thảo văn bản và bảng tính Excel 1.4 Các vấn đề đặt ra và giải pháp cho chúng Vấn đề Giải pháp - Tình trạng không đồng bộ của kết - Tổ chức nhập liệu một nơi, dùng ở quả thi giữa các bộ phận nhiều nơi - Tính chính xác của kết quả học tập - Dữ liệu lƣu trữ một nơi, đƣợc bảo chƣa đảm bảo mật và dùng chung - Ngƣời dùng chậm nhận đƣợc kết - Kết quả đƣợc cung cấp thƣờng trực quả trên mạng - Việc đăng ký thi lại, trả nợ và tổ - Thông báo thông tin tổ chức thi lại chức thi không kịp thời do thiếu trên mạng cùng với việc thông báo thông tin nhƣ đã làm - Khó khăn chuyển giao dữ liệu với - Truyền dữ liệu trên mạng điều kiện địa lý xa cách 1.5 Mục tiêu cần đạt của đề tài Xây dƣng hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung phù hợp với thực trạng quản lý của trƣờng Đại học Tây Nguyên.
Đồng thời dữ liệu cần thiết phải phân tán trên nhiều nơi khác nhau mà vẫn đảm bảo đƣợc tính đồng bộ và chính xác. Xây dựng hệ thống chƣơng trình quản lý đáp ứng đƣợc các yêu cầu quản lý đặt ra, phù hợp với cấu hình máy thấp, đơn lẽ, dữ liệu vào một lần dùng ở nhiều nơi. Kết quả học tập của sinh viên đƣợc phân phối và công bố kịp thời cả bằng văn bản và trên mạng. Những yêu cầu và hạn chế đặt lên hệ thống 1.
Yêu cầu đối với hệ thống chƣơng trình Hệ thống chƣơng trình đƣợc xây dựng cần đáp ứng đƣợc các yêu cầu sau: – Của người sử dụng : Giao diện thân thiện, đào tạo nhanh, dễ sử dụng và luôn có hệ thống giúp đỡ, hƣớng dẫn trực quan. – Đòi hỏi của hoạt động quản lý: Tốc độ nhanh, an toàn bảo mật cao, kết quả chính xác theo thời gian, dữ liệu dễ sao chép và đồng bộ. Luận văn cao học – Trương Hải Khoa Công nghệ - ĐHQGHN TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. Những ràng buộc và hạn chế – Về thiết bị: Máy tính cấu hình tƣơng đối để nối mạng cục bộ và sử dụng đƣợc hệ điều hành Windows98 trở lên.
Cần thiết có máy in để in kết quả, đặc biệt, trong một số trƣờng hợp cần in trên giấy A3. – Về đầu tư: Hiện nay hệ thống mạng LAN của Nhà trƣờng chƣa hoạt động, gây nhiều trở ngại cho công việc trao đổi và chia sẽ thông tin tài nguyên. Rất mong, trong tƣơng lai, Nhà trƣờng hoàn chỉnh hệ thống này. – Về trình độ sử dụng: Với đối tƣợng muốn biết thông tin chỉ cần trình độ tin học cơ bản (Sử dụng đƣợc bàn phím, chuột, biết kích hoạt chƣơng trình.
Với đố tƣợng sử dụng hệ thống thì ngoài trình độ tin học cần thiết còn phải nắm vững một số qui định về nghiệp vụ đào tạo. – Hạn chế: Mặc dù đã rất cố gắng, nhƣng do khả năng và thời gian còn hạn chế nên chƣơng trình không tránh khỏi những hạn chế nhƣ: Chƣa quản lý đƣợc toàn bộ hoạt động đào tạo của trƣờng, chƣơng trình cần chạy trên máy cấu hình tƣơng đối cao, một số giao diện chƣa thật hợp lý, tốc độ và an toàn của chƣơng trình cần phải hoàn thiện hơn. Luận văn cao học – Trương Hải Khoa Công nghệ - ĐHQGHN TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 7 Chương II MÔ HÌNH DỮ LIỆU KHÁI NIỆM NGỮ NGHĨA Mô hình dữ liệu khái niệm ngữ nghĩa (hay là mô hình thực thể - mối quan hệ) đƣợc sử dụng trong giai đoạn phân tích để mô tả dữ liệu của thế giới thực và là công cụ giao tiếp với ngƣời dùng. Mặc dù đã đƣợc phát hiện từ lâu, nhƣng mãi về sau này ngƣời ta mới nhận biết đƣợc đầy đủ khả năng mô tả dữ liệu của thế giới thực một cách chính xác và đầy đủ với tất cả ngữ nghĩa của nó.
Chính vì vậy mô hình này còn đƣợc gọi là mô hình dữ liệu ngữ nghĩa. Nhờ khả năng này mà mô hình không những là công cụ tốt cho việc phân tích mà nó còn cho phép chuyển sang mô hình dữ liệu lôgic một cách vô cùng thuận tiện. Mô hình dữ liệu thực thể - mối quan hệ (E-R) 2.1 Vai trò và ý nghĩa của mô hình Mô hình thực thể - mối quan hệ do Peter Chen đề xuất năm 1976, đƣợc sử dụng rộng rãi từ năm 1988. Nó đã đƣợc mở rộng liên tục để bao hàm đƣợc những cấu trúc bổ sung của nhiều tác giả khác.
Mô hình E-R là một mô tả logic chi tiết dữ liệu của một tổ chức hay một lĩnh vực nghiệp vụ. Nó cho một cách mô tả thế giới thực gần gũi với quan niệm và cách thức nhìn nhận bình thƣờng của con ngƣời. Một mô hình E-R biểu diễn bằng các thuật ngữ của các thực thể trong môi trƣờng nghiệp vụ, các mối quan hệ giữa các thực thể, cũng nhƣ các thuộc tính của thực thể và các mối quan hệ giữa chúng. Mô hình E-R là mô hình mang tính trực quan cao, có khả năng mô tả thế giới thực tốt nhất với số các khái niệm và ký pháp đƣợc sử dụng là ít nhất.
Nó là một phƣơng tiện quan trọng và hữu hiệu để các nhà phân tích có thể giao tiếp với ngƣời sử dụng khi xác định yêu cầu thông tin của tổ chức. Mô hình dữ liệu khái niệm là mô hình mô tả bao quát toàn bộ cấu trúc dữ liệu của tổ chức mà không phụ thuộc vào hệ quản trị cơ sở dữ liệu cũng nhƣ cách thức sử dụng dữ liệu sau này. Một mô hình dữ liệu khái niệm bao gồm các thực thể có liên quan, các mối quan hệ giữa chúng và những thuộc tính cũng nhƣ các quy tắc nghiệp vụ và các ràng buộc quy định sử dụng dữ liệu nhƣ thế nào Luận văn cao học – Trương Hải Khoa Công nghệ - ĐHQGHN TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.