Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức phát triển, nguồn nhân lực đóng vai trò quyết định sự thành công của tổ chức, đặc biệt là trong lĩnh vực giáo dục đại học. Trường Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh (ĐHSP TP.HCM) là một trong 17 trường đại học trọng điểm quốc gia, có vai trò nòng cốt trong hệ thống giáo dục phía Nam. Đội ngũ viên chức hành chính (VCHC) tại trường giữ vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hoạt động đào tạo và quản lý, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục. Tuy nhiên, thực trạng quản lý đội ngũ VCHC tại trường còn nhiều hạn chế về quy hoạch, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và chế độ chính sách, ảnh hưởng đến hiệu quả công tác và sự phát triển bền vững của nhà trường.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận, khảo sát thực trạng quản lý đội ngũ VCHC tại Trường ĐHSP TP.HCM trong giai đoạn 2017-2018, từ đó đề xuất các biện pháp quản lý hiệu quả, góp phần phát triển phẩm chất và năng lực của đội ngũ này phù hợp với yêu cầu nghề nghiệp. Nghiên cứu tập trung vào các nội dung chính: quy hoạch, tuyển dụng - sử dụng, đào tạo - bồi dưỡng, đánh giá và chế độ chính sách đối với đội ngũ VCHC. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa thiết thực trong việc nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự hành chính, góp phần phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao cho trường đại học.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên quan điểm hệ thống - cấu trúc quản lý nhân sự, xem xét mối quan hệ tác động qua lại giữa viên chức hành chính và tổ chức, cũng như giữa viên chức với cán bộ quản lý (CBQL). Lý thuyết quản lý nguồn nhân lực hiện đại được áp dụng nhằm phát triển đội ngũ VCHC theo hướng chuẩn hóa về số lượng, cơ cấu và nâng cao chất lượng. Các học thuyết quản trị nhân sự kinh điển như Thuyết X, Thuyết Y của Douglas McGregor và Thuyết Z của William Ouchi cũng được tham khảo để phân tích nhận thức và động lực làm việc của viên chức hành chính. Ngoài ra, các quy định pháp luật về viên chức, đặc biệt Luật Viên chức số 58/2010/QH12, cung cấp cơ sở pháp lý cho việc quản lý đội ngũ VCHC.

Các khái niệm chính bao gồm: đội ngũ viên chức hành chính, quản lý đội ngũ viên chức hành chính, quy hoạch nhân sự, tuyển dụng, đào tạo - bồi dưỡng, đánh giá và chế độ chính sách. Nghiên cứu cũng phân tích các yếu tố chủ quan và khách quan ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý đội ngũ VCHC.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa nghiên cứu lý luận và thực tiễn. Nguồn dữ liệu chính bao gồm khảo sát thực trạng đội ngũ VCHC tại Trường ĐHSP TP.HCM trong năm 2017-2018, với cỡ mẫu khoảng 150 viên chức hành chính và cán bộ quản lý được chọn theo phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên có chủ đích nhằm đảm bảo tính đại diện. Công cụ thu thập dữ liệu là phiếu hỏi khảo sát và phỏng vấn sâu với các CBQL và viên chức hành chính.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phần mềm SPSS 22, sử dụng các kỹ thuật thống kê mô tả và phân tích so sánh tỷ lệ phần trăm để đánh giá thực trạng và các yếu tố ảnh hưởng. Timeline nghiên cứu kéo dài trong 12 tháng, từ khảo sát, thu thập dữ liệu đến phân tích và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Quy hoạch đội ngũ VCHC: Trường ĐHSP TP.HCM đã xây dựng kế hoạch quy hoạch đội ngũ VCHC với tỷ lệ viên chức hành chính so với giảng viên khoảng 1:4, phù hợp với tiêu chuẩn chung. Tuy nhiên, khoảng 30% viên chức chưa được quy hoạch rõ ràng theo vị trí việc làm, dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong cơ cấu nhân sự.

  2. Tuyển dụng và sử dụng: Việc tuyển dụng VCHC được thực hiện công khai, minh bạch với tỷ lệ ứng viên đạt chuẩn chuyên môn trên 85%. Tuy nhiên, có khoảng 25% viên chức được tuyển dụng chưa phù hợp hoàn toàn với vị trí việc làm, gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Việc sử dụng nhân sự chưa tối ưu, với 20% viên chức chưa phát huy hết năng lực do phân công nhiệm vụ chưa phù hợp.

  3. Đào tạo và bồi dưỡng: Chỉ khoảng 60% viên chức hành chính tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng trong vòng 2 năm gần nhất. Nội dung đào tạo chủ yếu tập trung vào nghiệp vụ hành chính, chưa đa dạng và chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu phát triển năng lực nghề nghiệp. Đánh giá hiệu quả đào tạo cho thấy chỉ 55% viên chức cảm nhận được sự cải thiện rõ rệt về năng lực sau đào tạo.

  4. Đánh giá và chế độ chính sách: Hệ thống đánh giá viên chức được thực hiện định kỳ, tuy nhiên chỉ có 70% viên chức đồng thuận với kết quả đánh giá. Chế độ chính sách và điều kiện làm việc còn hạn chế, với 40% viên chức phản ánh chưa hài lòng về mức lương và các chế độ đãi ngộ, ảnh hưởng đến động lực làm việc.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những hạn chế trên xuất phát từ sự thiếu quan tâm đúng mức của các cấp quản lý trong việc phát triển đội ngũ VCHC, năng lực quản lý của CBQL còn hạn chế, cũng như nhận thức chưa đầy đủ của viên chức về vai trò và nhiệm vụ của mình. So sánh với các nghiên cứu trong nước cho thấy tình trạng tương tự về việc chưa đồng bộ trong quy hoạch và đào tạo nhân sự hành chính tại các trường đại học khác.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ viên chức tham gia đào tạo theo năm, bảng so sánh mức độ hài lòng về chế độ chính sách và biểu đồ tròn phân bố cơ cấu viên chức theo trình độ chuyên môn. Những kết quả này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đổi mới quy trình quản lý nhân sự hành chính, nâng cao chất lượng đào tạo và cải thiện chế độ đãi ngộ để phát huy tối đa năng lực đội ngũ VCHC.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Nâng cao nhận thức và vai trò của VCHC: Tổ chức các chương trình truyền thông, tập huấn nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, chức năng và nhiệm vụ của viên chức hành chính. Mục tiêu tăng tỷ lệ viên chức hiểu rõ vai trò lên trên 90% trong vòng 1 năm. Chủ thể thực hiện: Ban Giám hiệu phối hợp Phòng Quản lý nhân sự.

  2. Đổi mới quy trình tuyển dụng theo vị trí việc làm: Xây dựng và áp dụng bản mô tả công việc chi tiết, tiêu chuẩn tuyển dụng rõ ràng, đảm bảo tuyển đúng người, đúng việc. Mục tiêu giảm tỷ lệ tuyển dụng không phù hợp xuống dưới 10% trong 2 năm tới. Chủ thể thực hiện: Phòng Quản lý nhân sự và các đơn vị liên quan.

  3. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng năng lực nghề nghiệp: Đa dạng hóa nội dung và hình thức đào tạo, tập trung vào kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm và công nghệ thông tin. Mục tiêu 80% viên chức tham gia đào tạo hàng năm và cải thiện hiệu quả đào tạo trên 70%. Chủ thể thực hiện: Trung tâm Đào tạo và Phòng Quản lý nhân sự.

  4. Cải tiến hoạt động đánh giá và chính sách đãi ngộ: Xây dựng hệ thống đánh giá minh bạch, khách quan, gắn kết với chính sách khen thưởng, thăng tiến và chế độ lương thưởng. Mục tiêu nâng cao mức độ hài lòng về chế độ chính sách lên trên 75% trong 3 năm. Chủ thể thực hiện: Ban Giám hiệu, Phòng Tổ chức cán bộ.

  5. Tạo môi trường làm việc tích cực, hỗ trợ viên chức: Cải thiện điều kiện làm việc, trang thiết bị, tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, chăm sóc sức khỏe nhằm tăng cường sự gắn bó của viên chức với nhà trường. Mục tiêu giảm tỷ lệ viên chức nghỉ việc không lý do xuống dưới 5% trong 2 năm. Chủ thể thực hiện: Ban Giám hiệu, Công đoàn trường.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban Giám hiệu và CBQL các trường đại học: Nghiên cứu cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để xây dựng chính sách quản lý đội ngũ viên chức hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nhân sự.

  2. Phòng Quản lý nhân sự và các đơn vị chức năng: Hướng dẫn cụ thể về quy trình tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và sử dụng viên chức hành chính, giúp cải tiến công tác quản lý nhân sự.

  3. Viên chức hành chính các trường đại học: Hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ và các yêu cầu về phẩm chất, năng lực nghề nghiệp, từ đó nâng cao ý thức và hiệu quả công việc.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Quản lý giáo dục: Cung cấp tài liệu tham khảo về quản lý nguồn nhân lực trong giáo dục đại học, đặc biệt là quản lý đội ngũ viên chức hành chính, phục vụ cho các nghiên cứu và luận văn chuyên ngành.

Câu hỏi thường gặp

  1. Viên chức hành chính trường đại học là ai?
    Viên chức hành chính là những người làm công việc hành chính, kỹ thuật, nghiệp vụ trong trường đại học, hỗ trợ hoạt động đào tạo và quản lý, được tuyển dụng theo hợp đồng làm việc và hưởng lương từ quỹ lương của trường.

  2. Tại sao quản lý đội ngũ viên chức hành chính lại quan trọng?
    Đội ngũ VCHC góp phần đảm bảo hoạt động hành chính, kỹ thuật của trường đại học diễn ra hiệu quả, hỗ trợ giảng viên và sinh viên, từ đó nâng cao chất lượng giáo dục và phát triển bền vững của nhà trường.

  3. Những yếu tố nào ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý đội ngũ VCHC?
    Bao gồm yếu tố chủ quan như năng lực quản lý của CBQL, nhận thức và năng lực của viên chức; yếu tố khách quan như hệ thống pháp luật, chính sách đãi ngộ và điều kiện làm việc.

  4. Làm thế nào để nâng cao năng lực đội ngũ VCHC?
    Thông qua các chương trình đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp, đồng thời cải thiện môi trường làm việc và chính sách đãi ngộ để tạo động lực làm việc.

  5. Quy trình tuyển dụng viên chức hành chính được thực hiện như thế nào?
    Tuyển dụng dựa trên nhu cầu công việc, vị trí việc làm, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp, được công khai minh bạch, tổ chức thi tuyển hoặc xét tuyển theo quy định của Luật Viên chức và các văn bản hướng dẫn.

Kết luận

  • Nguồn nhân lực, đặc biệt đội ngũ viên chức hành chính, là nhân tố quyết định sự phát triển và chất lượng của trường đại học.
  • Thực trạng quản lý đội ngũ VCHC tại Trường ĐHSP TP.HCM còn nhiều hạn chế về quy hoạch, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và chế độ chính sách.
  • Nghiên cứu đã đề xuất các biện pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả quản lý đội ngũ VCHC, tập trung vào nâng cao nhận thức, đổi mới tuyển dụng, tăng cường đào tạo, cải tiến đánh giá và cải thiện điều kiện làm việc.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các biện pháp đề xuất, theo dõi đánh giá hiệu quả và điều chỉnh phù hợp trong vòng 3 năm tới.
  • Kêu gọi Ban Giám hiệu, CBQL và các đơn vị liên quan phối hợp thực hiện để phát triển đội ngũ VCHC đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục đại học.