Tổng quan nghiên cứu

Tài liệu lưu trữ Châu bản Triều Nguyễn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là một kho tàng di sản văn hóa, lịch sử vô giá của Việt Nam, với khoảng 773 tập, tương đương hơn 85.000 văn bản hành chính từ 11 triều vua nhà Nguyễn, trải dài từ năm 1802 đến 1945. Đây là nguồn tư liệu duy nhất tại Việt Nam có bút tích phê duyệt của các vua triều Nguyễn, phản ánh toàn diện các mặt chính trị, kinh tế, xã hội, ngoại giao, quân sự và văn hóa trong gần 150 năm lịch sử. Việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ này không chỉ góp phần bảo tồn di sản quốc gia mà còn phục vụ nghiên cứu khoa học, giáo dục và khẳng định chủ quyền quốc gia, đặc biệt là tại hai quần đảo Hoàng Sa và Trường Sa.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung đánh giá thực trạng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Châu bản Triều Nguyễn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I từ năm 2019 đến nay, làm rõ những hạn chế còn tồn tại và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu. Phạm vi nghiên cứu giới hạn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, địa chỉ số 18 phố Vũ Phạm Hàm, quận Cầu Giấy, Hà Nội, với trọng tâm là các hình thức phát huy giá trị tài liệu như tổ chức sử dụng tại phòng đọc, thông báo giới thiệu, cấp bản sao, triển lãm và xuất bản ấn phẩm.

Ý nghĩa nghiên cứu được thể hiện qua việc góp phần bảo tồn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quý hiếm, phục vụ công tác nghiên cứu lịch sử, văn hóa, chính trị, đồng thời hỗ trợ công tác bảo vệ chủ quyền quốc gia và nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức cũng như cộng đồng về giá trị di sản lưu trữ.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, bao gồm:

  • Lý thuyết giá trị tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ được định nghĩa là các tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, được lựa chọn để lưu trữ lâu dài. Giá trị tài liệu bao gồm giá trị chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và lịch sử, đồng thời có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ chủ quyền quốc gia.

  • Khái niệm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ: Là quá trình làm cho tài liệu được biết đến rộng rãi hơn, sử dụng hiệu quả hơn nhằm phục vụ nhu cầu nghiên cứu, giáo dục, quản lý và bảo tồn. Phát huy giá trị tài liệu phải tuân thủ các nguyên tắc chính xác, đáng tin cậy, kịp thời, phù hợp và đúng pháp luật.

  • Mô hình phát huy giá trị tài liệu lưu trữ: Bao gồm các hình thức như tổ chức sử dụng tại phòng đọc, thông báo giới thiệu tài liệu, cấp bản sao, triển lãm tài liệu, xuất bản ấn phẩm và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác tài liệu.

Các khái niệm chính được sử dụng gồm: tài liệu lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu, Châu bản Triều Nguyễn, bảo quản tài liệu, khai thác sử dụng tài liệu.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp đa dạng nhằm đảm bảo tính khách quan và toàn diện:

  • Phương pháp khảo sát thực tiễn: Thu thập dữ liệu trực tiếp tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, bao gồm số liệu về khối lượng tài liệu, số lượng độc giả khai thác, các hoạt động phát huy giá trị tài liệu trong giai đoạn 2019-2022.

  • Phương pháp tổng hợp thông tin: Thu thập thông tin từ các nguồn thứ cấp như cổng thông tin trực tuyến của Trung tâm, các văn bản pháp luật liên quan, báo cáo nghiên cứu khoa học, các bài luận văn, khóa luận có liên quan.

  • Phương pháp phân tích định lượng và định tính: Phân tích số liệu thống kê về lượng tài liệu được số hóa, số lượng độc giả, số lượng bản sao cấp phát, đồng thời phân tích các hạn chế, nguyên nhân và hiệu quả của các hình thức phát huy giá trị tài liệu.

  • Phương pháp phỏng vấn và khảo sát ý kiến: Thu thập ý kiến của cán bộ, viên chức Trung tâm và người sử dụng tài liệu nhằm đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp.

Cỡ mẫu nghiên cứu gồm 14 cán bộ viên chức phòng phát huy giá trị tài liệu và hàng nghìn lượt độc giả khai thác tài liệu trong hai năm 2021 và 2022. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu thuận tiện và mẫu toàn bộ đối với cán bộ, kết hợp với phân tích số liệu khai thác tài liệu. Timeline nghiên cứu kéo dài từ năm 2019 đến năm 2023, tập trung vào giai đoạn 2021-2022 để có số liệu cập nhật nhất.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Khối lượng và thành phần tài liệu lưu trữ: Trung tâm hiện quản lý khoảng 773 tập Châu bản Triều Nguyễn với hơn 85.000 văn bản, bao gồm các loại văn bản hành chính, chiếu, dụ, tấu, khải, biểu, bẩm từ 11 triều vua. Trong đó, khoảng 70% tài liệu đã được chỉnh lý khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và khai thác.

  2. Hoạt động phát huy giá trị tài liệu: Năm 2021, Trung tâm cấp phát 261 phiếu yêu cầu nghiên cứu tài liệu, tăng lên 528 phiếu năm 2022; số lượng độc giả khai thác tại phòng đọc cũng tăng từ 897 lượt năm 2021 lên 1.023 lượt năm 2022. Số lượng tài liệu được số hóa phục vụ khai thác cũng tăng mạnh, với hơn 10.740 trang tài liệu nặng được số hóa trong năm 2021.

  3. Công tác bảo quản và số hóa tài liệu: Trung tâm đã xây dựng kho lưu trữ hiện đại với diện tích khoảng 20.000 m2, trang bị hệ thống kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống cháy nổ và khử trùng bằng công nghệ hiện đại. Từ năm 2000, công tác số hóa tài liệu được đẩy mạnh, giúp giảm thiểu hư hỏng và tăng khả năng tiếp cận tài liệu.

  4. Hạn chế trong phát huy giá trị tài liệu: Mặc dù có nhiều nỗ lực, việc phát huy giá trị tài liệu còn gặp khó khăn do hạn chế về nguồn nhân lực chuyên môn, hạn chế về kinh phí, chưa đa dạng hóa hình thức phát huy giá trị, và việc tiếp cận tài liệu từ xa còn hạn chế. Thông tin giới thiệu tài liệu còn chưa đầy đủ, chưa tận dụng hết các kênh truyền thông hiện đại.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những hạn chế trên xuất phát từ đặc thù tài liệu lưu trữ cổ, đòi hỏi công tác bảo quản và số hóa kỹ thuật cao, đồng thời nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn sâu về lưu trữ và lịch sử còn thiếu. So sánh với các nghiên cứu trong ngành lưu trữ cho thấy, việc số hóa và ứng dụng công nghệ thông tin là xu hướng tất yếu để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quý hiếm. Việc Trung tâm đã số hóa hơn 10.000 trang tài liệu nặng là bước tiến quan trọng, tuy nhiên cần mở rộng quy mô và nâng cao chất lượng số hóa.

Việc tăng số lượng độc giả khai thác và cấp phát bản sao cho thấy nhu cầu sử dụng tài liệu ngày càng tăng, phản ánh hiệu quả bước đầu của các hoạt động phát huy giá trị. Tuy nhiên, việc chưa đa dạng hóa hình thức phát huy giá trị như tổ chức hội thảo, tọa đàm, triển lãm trực tuyến, hay phát triển các sản phẩm truyền thông số còn là điểm cần cải thiện.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tăng trưởng số lượng độc giả và phiếu yêu cầu tài liệu trong các năm 2021-2022, bảng thống kê khối lượng tài liệu số hóa theo năm, và sơ đồ tổ chức nhân sự phòng phát huy giá trị tài liệu.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện tổ chức nhân sự và nâng cao năng lực chuyên môn: Tăng cường tuyển dụng và đào tạo cán bộ chuyên sâu về lưu trữ, lịch sử và công nghệ thông tin nhằm nâng cao chất lượng công tác phát huy giá trị tài liệu. Thời gian thực hiện: 1-2 năm. Chủ thể: Ban lãnh đạo Trung tâm phối hợp với các cơ sở đào tạo.

  2. Đa dạng hóa hình thức phát huy giá trị tài liệu: Tổ chức thêm các hội thảo khoa học, tọa đàm, triển lãm trực tuyến, phát hành ấn phẩm chuyên đề và phát triển các kênh truyền thông số như website, mạng xã hội để giới thiệu tài liệu đến đông đảo công chúng. Mục tiêu tăng 30% lượt tiếp cận tài liệu trong 2 năm tới. Chủ thể: Phòng phát huy giá trị tài liệu phối hợp với phòng truyền thông.

  3. Mở rộng và nâng cao chất lượng công tác số hóa tài liệu: Đầu tư trang thiết bị hiện đại, áp dụng công nghệ số hóa tiên tiến để bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu, đặc biệt là các tài liệu bị hư hỏng nặng. Mục tiêu số hóa thêm ít nhất 20.000 trang tài liệu trong 3 năm tới. Chủ thể: Trung tâm phối hợp với các đơn vị chuyên môn.

  4. Tăng cường công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức: Tổ chức các khóa đào tạo, tập huấn cho cán bộ, công chức và người khai thác về giá trị và cách thức sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời xây dựng nhóm độc giả chuyên biệt để phát huy hiệu quả khai thác. Thời gian: liên tục hàng năm. Chủ thể: Trung tâm phối hợp với các cơ quan quản lý nhà nước.

  5. Thúc đẩy nguồn kinh phí và hợp tác quốc tế: Chủ động tìm kiếm nguồn tài trợ, hợp tác với các tổ chức quốc tế để nâng cao năng lực bảo quản, số hóa và phát huy giá trị tài liệu. Mục tiêu tăng ngân sách hoạt động phát huy giá trị tài liệu ít nhất 20% trong 5 năm tới. Chủ thể: Ban lãnh đạo Trung tâm và Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ, viên chức làm công tác lưu trữ và bảo quản tài liệu: Nghiên cứu giúp nâng cao nhận thức, kỹ năng và phương pháp phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quý hiếm, đặc biệt là tài liệu Châu bản Triều Nguyễn.

  2. Nhà nghiên cứu lịch sử, văn hóa, chính trị: Cung cấp nguồn tư liệu quý giá và phương pháp khai thác hiệu quả phục vụ các đề tài nghiên cứu chuyên sâu về triều Nguyễn và lịch sử Việt Nam.

  3. Quản lý văn hóa và di sản: Hỗ trợ xây dựng chính sách, kế hoạch bảo tồn và phát huy giá trị di sản lưu trữ quốc gia, góp phần bảo vệ chủ quyền quốc gia và phát triển văn hóa.

  4. Sinh viên, học viên các ngành lưu trữ, thư viện, khoa học xã hội: Là tài liệu tham khảo học thuật giúp hiểu rõ về công tác lưu trữ, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong thực tiễn.

Câu hỏi thường gặp

  1. Châu bản Triều Nguyễn là gì và tại sao nó quan trọng?
    Châu bản Triều Nguyễn là các văn bản hành chính có bút tích phê duyệt của các vua triều Nguyễn, ghi lại các quyết định chính trị, kinh tế, xã hội từ 1802 đến 1945. Đây là nguồn tư liệu duy nhất và quý giá giúp nghiên cứu lịch sử, bảo vệ chủ quyền quốc gia, đặc biệt là tại Hoàng Sa và Trường Sa.

  2. Trung tâm Lưu trữ quốc gia I quản lý bao nhiêu tài liệu Châu bản?
    Trung tâm hiện quản lý khoảng 773 tập, tương đương hơn 85.000 văn bản Châu bản Triều Nguyễn, thuộc 11 triều vua từ Gia Long đến Bảo Đại.

  3. Các hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hiện nay là gì?
    Bao gồm tổ chức sử dụng tại phòng đọc, thông báo giới thiệu tài liệu, cấp bản sao, triển lãm tài liệu, xuất bản ấn phẩm và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác tài liệu.

  4. Tài liệu lưu trữ có được số hóa không và lợi ích của việc này?
    Có, Trung tâm đã số hóa hơn 10.000 trang tài liệu nặng, giúp bảo quản tài liệu khỏi hư hỏng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, khai thác nhanh chóng và từ xa.

  5. Làm thế nào để tiếp cận và sử dụng tài liệu tại Trung tâm?
    Người sử dụng cần đăng ký làm thẻ độc giả, cung cấp giấy tờ tùy thân và tuân thủ quy định khai thác. Trung tâm mở cửa từ 8h00 đến 11h30 và 13h30 đến 16h30 các ngày trong tuần, không phục vụ buổi chiều thứ sáu và các ngày nghỉ lễ.

Kết luận

  • Tài liệu lưu trữ Châu bản Triều Nguyễn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là di sản văn hóa, lịch sử quý giá với hơn 85.000 văn bản từ 11 triều vua, có giá trị khoa học và bảo vệ chủ quyền quốc gia.
  • Trung tâm đã thực hiện tốt công tác bảo quản, chỉnh lý khoa học và số hóa tài liệu, đồng thời phát huy giá trị qua các hình thức khai thác, cấp bản sao và triển lãm.
  • Tuy nhiên, còn tồn tại hạn chế về nguồn nhân lực, kinh phí, hình thức phát huy giá trị chưa đa dạng và khả năng tiếp cận tài liệu từ xa còn hạn chế.
  • Đề xuất các giải pháp nâng cao năng lực nhân sự, đa dạng hóa hình thức phát huy giá trị, mở rộng số hóa và tăng cường tuyên truyền, hợp tác quốc tế.
  • Các bước tiếp theo cần tập trung triển khai các giải pháp đề xuất trong 1-3 năm tới nhằm phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ, phục vụ nghiên cứu và bảo tồn di sản quốc gia.

Hành động ngay hôm nay để bảo tồn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Châu bản Triều Nguyễn – nguồn sử liệu vô giá của dân tộc!