Tổng quan nghiên cứu

Tài liệu lưu trữ (TLLT) đóng vai trò quan trọng trong việc bảo tồn và phát huy giá trị lịch sử, chính trị, kinh tế, văn hóa của quốc gia. Tại Việt Nam, các phông tài liệu lưu trữ của Khu và Liên khu, đặc biệt là những tài liệu được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, chứa đựng nguồn sử liệu quý giá phản ánh quá trình kháng chiến, kiến quốc và phát triển bộ máy hành chính nhà nước trong giai đoạn 1948-1976. Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc khai thác và phát huy giá trị các tài liệu này còn hạn chế, số lượng độc giả nghiên cứu và sử dụng tài liệu chưa nhiều, dẫn đến nguy cơ lãng quên nguồn tư liệu quan trọng này.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm làm rõ giá trị đa chiều của tài liệu lưu trữ Khu và Liên khu, đánh giá thực trạng khai thác, sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả phát huy giá trị tài liệu phục vụ đời sống xã hội. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các phông tài liệu tiêu biểu của Khu Tự trị Việt Bắc, Khu Tự trị Tây Bắc, Liên khu III và Khu Tả Ngạn, với thời gian tài liệu từ năm 1948 đến 1976.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo tồn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, góp phần nâng cao nhận thức xã hội về vai trò của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu lịch sử, quản lý nhà nước và phát triển kinh tế - xã hội. Đồng thời, kết quả nghiên cứu hỗ trợ các cơ quan lưu trữ trong việc cải tiến công tác quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại và minh bạch.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình lưu trữ học hiện đại, trong đó có:

  • Lý thuyết về tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ được định nghĩa là các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, có giá trị chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và lịch sử, được bảo quản để phục vụ nghiên cứu và quản lý. Tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tính nguyên gốc, chính xác và có giá trị pháp lý.

  • Khái niệm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ: Là quá trình tổ chức khai thác, sử dụng các thông tin có giá trị từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các nhu cầu của xã hội, thúc đẩy phát triển kinh tế, văn hóa, giáo dục và bảo vệ quốc phòng.

  • Mô hình quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ: Bao gồm các hoạt động thu thập, bảo quản, chỉnh lý, số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu theo quy định pháp luật.

Các khái niệm chính bao gồm: tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu, phát huy giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu điện tử.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp các phương pháp sau:

  • Phương pháp khảo sát thực tiễn: Thu thập số liệu về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Khu và Liên khu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III trong giai đoạn 2014-2018, bao gồm số lượng độc giả, hồ sơ tài liệu được khai thác.

  • Phương pháp phân tích, tổng hợp: Đánh giá giá trị tài liệu, phân tích ưu điểm, hạn chế trong công tác bảo quản, tổ chức khoa học và khai thác sử dụng tài liệu.

  • Phương pháp phân tích sử liệu học: Xác minh độ chính xác, tính nguyên gốc và giá trị lịch sử của tài liệu lưu trữ.

  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Thu thập ý kiến từ cán bộ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III về công tác tổ chức khai thác, nhu cầu sử dụng tài liệu và các khó khăn gặp phải.

  • Phương pháp hệ thống: Tổng hợp các công trình nghiên cứu, văn bản pháp luật, tài liệu chuyên ngành liên quan để xây dựng cơ sở lý luận và pháp lý cho đề tài.

Cỡ mẫu nghiên cứu gồm hơn 400 phông tài liệu với tổng dung lượng hơn 14.000 mét giá tài liệu, cùng số liệu thống kê từ sổ giao mượn và phiếu yêu cầu đọc tài liệu của độc giả. Phương pháp chọn mẫu tập trung vào các phông tiêu biểu của Khu và Liên khu được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nhằm đảm bảo tính đại diện và khả năng phân tích sâu sắc.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Quy mô và giá trị tài liệu lưu trữ: Trung tâm Lưu trữ quốc gia III quản lý hơn 14.000 mét giá tài liệu, trong đó phông lưu trữ Khu Tự trị Việt Bắc chiếm 126,1 mét, Khu Tự trị Tây Bắc 12 mét, Liên khu III có 7.595 hồ sơ, Khu Tả Ngạn 997 hồ sơ. Tài liệu đa dạng về loại hình, bao gồm tài liệu hành chính, khoa học kỹ thuật, nghe nhìn, cá nhân, phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của Khu và Liên khu trong giai đoạn 1948-1976.

  2. Số lượng độc giả khai thác hạn chế: Trong 5 năm (2014-2018), tổng số lượt độc giả khai thác tài liệu của các phông Khu và Liên khu chỉ khoảng 289 lượt/năm, với sự chênh lệch lớn giữa các phông. Ví dụ, phông UBKCHC KTT Việt Bắc có 100 lượt độc giả trong 5 năm, trong khi phông các đơn vị trực thuộc Tây Bắc có nhiều năm không có độc giả. Thành phần độc giả chủ yếu là sinh viên, học viên và giảng viên các trường đại học khối xã hội.

  3. Số lượng hồ sơ được khai thác thấp: Trung bình mỗi năm chỉ có khoảng 214 hồ sơ được đưa ra khai thác, chiếm tỷ lệ rất nhỏ so với tổng số tài liệu lưu trữ. Một số phông lớn như các đơn vị trực thuộc Việt Bắc, Tây Bắc có hàng nghìn hồ sơ nhưng không được khai thác trong nhiều năm.

  4. Hạn chế trong công tác tổ chức và khai thác tài liệu: Tài liệu lưu trữ có chất lượng vật lý kém do điều kiện chiến tranh, giấy kém chất lượng, nhiều tài liệu bị ố vàng, rách, chữ viết mờ. Công tác lập hồ sơ, mục lục còn nhiều sai sót, tiêu đề hồ sơ không phản ánh đúng nội dung, sắp xếp tài liệu lộn xộn, chưa có hệ thống tra cứu hiệu quả. Toàn bộ tài liệu chưa được số hóa, gây khó khăn trong khai thác.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân hạn chế chủ yếu do điều kiện khách quan như tài liệu hình thành trong thời kỳ chiến tranh, chất lượng giấy kém, nhiều tài liệu bị thất lạc hoặc chưa được giải mật. Về chủ quan, công tác tuyên truyền, quảng bá tài liệu còn hạn chế, phòng đọc nhỏ hẹp, trang thiết bị thiếu thốn, nhận thức của công chúng về giá trị tài liệu lưu trữ chưa cao.

So sánh với các nghiên cứu trong ngành lưu trữ, tình trạng khai thác tài liệu lưu trữ của Khu và Liên khu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III phản ánh chung thực trạng khai thác tài liệu lưu trữ lịch sử tại nhiều cơ quan lưu trữ khác, nơi mà việc số hóa và ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế. Việc nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu, cải tiến công cụ tra cứu và đa dạng hóa hình thức khai thác là cần thiết để phát huy tối đa giá trị tài liệu.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ số lượng độc giả theo năm và phông tài liệu, bảng thống kê số hồ sơ khai thác theo từng phông, cũng như sơ đồ mô tả quy trình tổ chức khai thác và bảo quản tài liệu hiện tại.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện công tác tổ chức khoa học tài liệu: Tổ chức lại hồ sơ, mục lục tài liệu theo tiêu chuẩn khoa học, tách các tài liệu không liên quan, sắp xếp theo trình tự thời gian và nội dung để nâng cao tính hệ thống và dễ tra cứu. Chủ thể thực hiện: Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, thời gian 12-18 tháng.

  2. Đẩy mạnh số hóa tài liệu lưu trữ: Ứng dụng công nghệ thông tin để số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ của Khu và Liên khu, xây dựng cơ sở dữ liệu trực tuyến phục vụ tra cứu và khai thác nhanh chóng, thuận tiện. Chủ thể thực hiện: Trung tâm Lưu trữ quốc gia III phối hợp với các đơn vị công nghệ, thời gian 24-36 tháng.

  3. Tăng cường công tác tuyên truyền, quảng bá: Tổ chức các hoạt động giới thiệu, triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ, xây dựng phim tư liệu, bài viết trên các phương tiện truyền thông đại chúng nhằm nâng cao nhận thức xã hội về giá trị tài liệu lưu trữ. Chủ thể thực hiện: Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, thời gian liên tục hàng năm.

  4. Cải thiện điều kiện phục vụ độc giả: Mở rộng diện tích phòng đọc, nâng cấp trang thiết bị, tăng cường nhân lực phục vụ, đơn giản hóa thủ tục khai thác tài liệu, điều chỉnh mức phí phù hợp để thu hút đông đảo độc giả nghiên cứu. Chủ thể thực hiện: Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Bộ Nội vụ, thời gian 12 tháng.

  5. Tổ chức giải mật và công bố tài liệu: Chủ động rà soát, giải mật các tài liệu lưu trữ có giá trị, công bố rộng rãi để phục vụ nghiên cứu và quản lý nhà nước. Chủ thể thực hiện: Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, thời gian 18-24 tháng.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý lưu trữ và nhân viên Trung tâm Lưu trữ quốc gia III: Nghiên cứu để cải tiến công tác bảo quản, tổ chức khoa học và khai thác tài liệu lưu trữ, nâng cao hiệu quả phục vụ độc giả.

  2. Giảng viên và sinh viên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Lịch sử: Sử dụng làm tài liệu tham khảo trong giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học về công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lịch sử.

  3. Các nhà nghiên cứu lịch sử, chính trị, văn hóa: Khai thác nguồn sử liệu phong phú về các Khu và Liên khu trong giai đoạn kháng chiến, phục vụ các công trình nghiên cứu chuyên sâu.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước và các tổ chức xã hội: Áp dụng kết quả nghiên cứu để xây dựng chính sách, nâng cao nhận thức về vai trò của tài liệu lưu trữ trong quản lý hành chính và phát triển xã hội.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tài liệu lưu trữ của Khu và Liên khu có giá trị gì đặc biệt?
    Tài liệu lưu trữ phản ánh toàn diện các mặt hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội trong giai đoạn kháng chiến và kiến quốc, là nguồn sử liệu quý giá cho nghiên cứu lịch sử và xây dựng bộ máy hành chính hiện đại.

  2. Tại sao số lượng độc giả khai thác tài liệu còn hạn chế?
    Nguyên nhân chính là do nhận thức về giá trị tài liệu lưu trữ chưa cao, công tác tuyên truyền chưa sâu rộng, điều kiện phục vụ độc giả còn hạn chế và tài liệu chưa được số hóa thuận tiện tra cứu.

  3. Phương pháp nào được sử dụng để đánh giá thực trạng khai thác tài liệu?
    Nghiên cứu sử dụng phương pháp khảo sát, phân tích số liệu thống kê lượt độc giả và hồ sơ khai thác, phỏng vấn cán bộ Trung tâm và phân tích chất lượng tài liệu lưu trữ.

  4. Giải pháp nào ưu tiên để nâng cao hiệu quả phát huy giá trị tài liệu?
    Ưu tiên số hóa tài liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu trực tuyến, đồng thời cải thiện công tác tổ chức khoa học tài liệu và nâng cao điều kiện phục vụ độc giả.

  5. Luật Lưu trữ năm 2011 có quy định gì về phát huy giá trị tài liệu?
    Luật quy định các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ như sử dụng tại phòng đọc, xuất bản ấn phẩm, giới thiệu trên phương tiện thông tin đại chúng, triển lãm, trích dẫn trong nghiên cứu và cấp bản sao hợp pháp, tạo cơ sở pháp lý cho việc phát huy giá trị tài liệu.

Kết luận

  • Tài liệu lưu trữ của Khu và Liên khu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là nguồn sử liệu quý giá, đa dạng về loại hình và nội dung, phản ánh lịch sử và bộ máy hành chính trong giai đoạn 1948-1976.
  • Thực trạng khai thác tài liệu còn hạn chế với số lượng độc giả và hồ sơ khai thác thấp, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan.
  • Công tác tổ chức khoa học tài liệu chưa đồng bộ, tài liệu chưa được số hóa, công cụ tra cứu còn hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả khai thác.
  • Đề xuất các giải pháp trọng tâm gồm hoàn thiện tổ chức khoa học tài liệu, đẩy mạnh số hóa, tăng cường tuyên truyền, cải thiện điều kiện phục vụ độc giả và tổ chức giải mật tài liệu.
  • Nghiên cứu góp phần nâng cao nhận thức và hiệu quả công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, hỗ trợ các cơ quan quản lý và nghiên cứu trong lĩnh vực lưu trữ học.

Next steps: Triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 1-3 năm, đồng thời tiếp tục nghiên cứu mở rộng phạm vi và ứng dụng công nghệ mới trong công tác lưu trữ.

Call to action: Các cơ quan quản lý, nhà nghiên cứu và cộng đồng hãy cùng chung tay bảo vệ, khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ để góp phần xây dựng nền hành chính minh bạch và phát triển bền vững đất nước.