Phân Tích Đối Chiếu Cấu Trúc Đơn Thư Từ Chức Tiếng Anh và Tiếng Việt

Luận văn thạc sĩ phân tích vnu ulis a contrastive analysis of english and vietnamese resignation letters in terms of discourse, đánh giá thực trạng, chỉ ra hạn chế, đề xuất giải

• Tác giả: Nguyễn Thùy Dương
• Người hướng dẫn: Dr. Đỗ Thị Thanh Hà
• Trường học: Vietnam National University, Hanoi University of Languages and International Studies
• Chuyên ngành: English Linguistics
• Đề tài: Phân Tích Đối Chiếu Cấu Trúc Diễn Ngôn Của Đơn Thư Từ Chức Trong Tiếng Anh Và Tiếng Việt
• Loại tài liệu: Thesis
• Năm xuất bản: 2014
• Địa điểm: Hanoi

Mục lục chi tiết

• CERTIFICATE OF ORIGINALITY OF STUDY PROJECT REPORT
• ACKNOWLEDGEMENT
• ABSTRACT
• TABLE OF CONTENTS
• 1. PART A – INTRODUCTION
• 1.1. Aims of Study. Scope of the Study. Methodology of the Study. Organization of the Thesis
• 2. PART B – DEVELOPMENT
• 2.1. Chapter 1 – Literature Review and Theoretical Background
• 2.1.1. General Description of Discourse & Discourse Analysis
• 2.1.2. Definition of Discourse
• 2.1.3. Discourse and Text
• 2.1.4. Discourse Analysis
• 2.1.5. Discourse Structure
• 2.1.6. Genre Analysis and Approach to Genre
• 2.2. Chapter 2 – Methodology
• 2.3. Chapter 3: Analysis of Discourse Structure in English and Vietnamese Resignation Letters
• 2.3.1. Discourse Structure Analysis of English Resignation Letters
• 2.3.1.1. The Surface Features of English Resignation Letters
• 2.3.1.2. Length of Discourse
• 2.3.1.3. The ‘Move Analysis’ of English Resignation Letters
• 2.3.1.4. The Analytical Framework
• 2.3.1.5. General Analysis of Move Types in English Resignation Letters
• 2.3.1.6. Detail Analysis of Move Types in English Resignation Letters
• 2.3.1.6.1. Move 3 – Stating Resignation & Informing the Last Day of Work
• 2.3.1.6.2. Move 4 – Giving the Reason of Resignation Positively
• 2.3.1.6.3. Move 5 – Expressing the Willingness to Help with the Transition
• 2.3.1.6.4. Move 6 – Requesting Interest from the Old Company
• 2.3.1.6.5. Move 7 – Showing Gratitude & Wishing Success
• 2.3.2. Discourse Structure Analysis of Vietnamese Resignation Letters
• 2.3.2.1. The Surface Features of Vietnamese Resignation Letters
• 2.3.2.2. Length of Discourse
• 2.3.2.3. The ‘Move Analysis’ of Vietnamese Resignation Letters
• 2.3.2.4. The Analytical Framework
• 2.3.2.5. General Analysis of Move Types in Vietnamese Resignation Letters
• 2.3.2.6. Detail Analysis of Move Types in Vietnamese Resignation Letters
• 2.3.2.6.1. Move 3’ – Introducing Oneself
• 2.3.2.6.2. Move 4’ – Stating Resignation & Informing the Last Working Date
• 2.3.2.6.3. Move 5’ – Stating the Reason of Resignation
• 2.3.2.6.4. Move 6’ – Expressing the Willingness to Help with the Transition
• 2.3.2.6.5. Move 7’ – Committing Oneself to Fulfill One’s Duty
• 2.3.2.6.6. Move 8’ – Showing Gratitude & Wishing Success
• 2.3.2.6.7. Move 9’ – Requesting Interest from the Old Company
• 2.4. Chapter 4: Comparing and Contrasting discourse structure of English and Vietnamese resignation letters
• 2.4.1. The Surface Features of English and Vietnamese Resignation Letters
• 2.4.2. Length of Discourse
• 2.4.3. Paragraph, Sentence, Vocabulary
• 2.4.4. The ‘Move Analysis’ of English and Vietnamese Resignation Letters
• 2.4.5. The Analytical Framework
• 2.4.6. General Analysis of Move Types in English and Vietnamese Resignation Letters
• 2.4.7. Detail Analysis of Move Types in English and Vietnamese Resignation Letters
• 2.4.7.1. Stating Resignation and Informing the Last Day of Work
• 2.4.7.2. Giving the Reason of Resignation
• 2.4.7.3. Expressing the Willingness to Help with the Transition
• 2.4.7.4. Requesting Interest from the Old Company
• 2.4.7.5. Showing Gratitude & Wishing Success
• 3. PART C: CONCLUSION
• 3.1. Limitations and Suggestions for Further Study
• References
• Appendixes

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Phân Tích Đơn Thư Từ Chức Tiếng Anh và Tiếng Việt

Phân tích đối chiếu đơn thư từ chức giữa tiếng Anh và tiếng Việt là một lĩnh vực nghiên cứu quan trọng trong ngôn ngữ học. Đơn thư từ chức không chỉ là một hình thức giao tiếp mà còn phản ánh văn hóa và phong cách giao tiếp của mỗi ngôn ngữ. Nghiên cứu này nhằm mục đích làm rõ cấu trúc diễn ngôn của các đơn thư từ chức trong hai ngôn ngữ này, từ đó giúp người viết có thể tạo ra những bức thư hiệu quả hơn.

1.1. Định Nghĩa Đơn Thư Từ Chức Trong Tiếng Anh và Tiếng Việt

Đơn thư từ chức là một loại văn bản quan trọng trong môi trường làm việc. Nó không chỉ thông báo về việc rời bỏ công việc mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với người sử dụng lao động. Trong tiếng Anh, đơn thư từ chức thường được viết ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, trong khi tiếng Việt có thể dài hơn và mang tính trang trọng hơn.

1.2. Tầm Quan Trọng Của Đơn Thư Từ Chức

Việc viết một đơn thư từ chức tốt có thể giúp duy trì mối quan hệ tích cực với nhà tuyển dụng cũ. Điều này rất quan trọng trong việc xin việc trong tương lai, khi mà người viết có thể cần đến sự giới thiệu từ người sử dụng lao động trước đó.

II. Vấn Đề và Thách Thức Trong Việc Viết Đơn Thư Từ Chức

Việc viết đơn thư từ chức có thể gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là khi người viết không quen thuộc với cấu trúc và ngữ pháp của ngôn ngữ mà họ đang sử dụng. Sự khác biệt trong văn hóa và phong cách viết giữa tiếng Anh và tiếng Việt cũng có thể tạo ra những thách thức lớn.

2.1. Khó Khăn Trong Việc Chọn Lựa Ngôn Ngữ

Người viết thường gặp khó khăn trong việc lựa chọn từ ngữ phù hợp để thể hiện ý kiến của mình một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Sự khác biệt trong cách diễn đạt giữa hai ngôn ngữ có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc không đạt được mục tiêu giao tiếp.

2.2. Sự Khác Biệt Trong Cấu Trúc Đơn Thư

Cấu trúc của đơn thư từ chức trong tiếng Anh và tiếng Việt có những điểm khác biệt rõ rệt. Trong khi tiếng Anh thường sử dụng cấu trúc ngắn gọn và trực tiếp, tiếng Việt có thể yêu cầu nhiều phần hơn, bao gồm cả lời cảm ơn và lý do rời bỏ công việc.

III. Phương Pháp Phân Tích Cấu Trúc Đơn Thư Từ Chức

Nghiên cứu này sử dụng phương pháp phân tích 'move analysis' để so sánh cấu trúc diễn ngôn của đơn thư từ chức trong tiếng Anh và tiếng Việt. Phương pháp này giúp xác định các bước và mục đích của từng phần trong bức thư.

3.1. Phân Tích Các Bước Trong Đơn Thư

Mỗi đơn thư từ chức thường bao gồm các bước như thông báo về việc từ chức, lý do từ chức, và lời cảm ơn. Việc phân tích các bước này giúp hiểu rõ hơn về cách thức mà người viết truyền đạt ý kiến của mình.

3.2. So Sánh Cấu Trúc Giữa Hai Ngôn Ngữ

Bằng cách so sánh cấu trúc của đơn thư từ chức trong tiếng Anh và tiếng Việt, nghiên cứu này chỉ ra những điểm tương đồng và khác biệt, từ đó giúp người viết có thể áp dụng kiến thức này vào thực tiễn.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Nghiên Cứu Về Đơn Thư Từ Chức

Kết quả của nghiên cứu này có thể được áp dụng trong việc viết đơn thư từ chức hiệu quả hơn. Việc hiểu rõ cấu trúc và phong cách viết của từng ngôn ngữ sẽ giúp người viết tạo ra những bức thư ấn tượng và chuyên nghiệp.

4.1. Hướng Dẫn Viết Đơn Thư Từ Chức

Nghiên cứu cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách viết đơn thư từ chức trong cả hai ngôn ngữ, bao gồm các mẫu câu và cấu trúc phù hợp. Điều này giúp người viết tự tin hơn khi thực hiện.

4.2. Kết Quả Nghiên Cứu và Ứng Dụng

Kết quả nghiên cứu cho thấy rằng mặc dù có sự khác biệt trong cấu trúc, nhưng các nguyên tắc cơ bản trong việc viết đơn thư từ chức vẫn có thể được áp dụng cho cả hai ngôn ngữ.

V. Kết Luận và Tương Lai Của Nghiên Cứu Về Đơn Thư Từ Chức

Nghiên cứu này không chỉ làm rõ cấu trúc diễn ngôn của đơn thư từ chức trong tiếng Anh và tiếng Việt mà còn mở ra hướng nghiên cứu mới cho các lĩnh vực ngôn ngữ học khác. Việc hiểu rõ hơn về cách thức viết đơn thư từ chức có thể giúp cải thiện kỹ năng viết của người học.

5.1. Tóm Tắt Kết Quả Nghiên Cứu

Kết quả nghiên cứu cho thấy rằng mặc dù có sự khác biệt trong cách viết, nhưng các yếu tố chính trong đơn thư từ chức vẫn tương đồng. Điều này cho thấy sự cần thiết phải có những nghiên cứu sâu hơn về các loại văn bản khác.

5.2. Đề Xuất Hướng Nghiên Cứu Tương Lai

Nghiên cứu có thể mở rộng sang các loại văn bản khác trong môi trường làm việc, chẳng hạn như đơn xin việc hay thư cảm ơn, để có cái nhìn toàn diện hơn về giao tiếp trong môi trường chuyên nghiệp.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Thống kê từ kho ngữ liệu nghiên cứu cho thấy hơn 100 văn bản đơn xin thôi việc đã được thu thập, trong đó 20 văn bản tiêu biểu được lựa chọn để phân tích chuyên sâu với tổng dung lượng 4.294 từ. Trong hoạt động giao tiếp thương mại hiện đại, thư tín kinh doanh giữ vai trò huyết mạch kết nối các tổ chức và cá nhân. Mặc dù đơn từ chức là một thể loại văn bản thiết yếu giúp nhân sự duy trì mối quan hệ tốt đẹp với tổ chức cũ và mở đường cho bước tiến sự nghiệp tiếp theo, thể loại này lại nhận được rất ít sự quan tâm nghiên cứu học thuật tại Việt Nam.

Vấn đề cốt lõi của đề tài tập trung vào việc giải mã cách thức cấu tạo diễn ngôn của đơn từ chức trong tiếng Anh và tiếng Việt, làm rõ những tương đồng và khác biệt về phong cách biểu đạt. Mục tiêu cụ thể của luận văn bao gồm: hệ thống hóa cơ sở lý luận về phân tích diễn ngôn và thể loại văn bản; xác lập khung phân tích bước chuyển nghĩa cho đơn từ chức của hai ngôn ngữ; chỉ ra các đặc điểm bề mặt ngôn ngữ và cấu trúc ngữ nghĩa chức năng; từ đó đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả viết văn bản hành chính thương mại.

Phạm vi nghiên cứu bao gồm các mẫu đơn từ chức được thu thập thực tế từ nhiều cơ quan, doanh nghiệp tại các thành phố lớn của Hoa Kỳ như New York, Philadelphia, San Francisco và các tỉnh thành của Việt Nam như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Kiên Giang, Thái Nguyên. Toàn bộ mẫu khảo sát đều gắn liền với trường hợp nhân viên văn phòng chủ động xin thôi việc vì lý do chuyển đổi hoặc thăng tiến nghề nghiệp.

Ý nghĩa thực tiễn của công trình được chứng minh qua việc lượng hóa cấu trúc văn bản: xác lập 8 bước chuyển nghĩa trong đơn tiếng Anh và 10 bước chuyển nghĩa trong đơn tiếng Việt, cung cấp cơ sở khoa học giúp chuẩn hóa 100% quy chuẩn soạn thảo văn thư nhân sự song ngữ, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động giảng dạy ngoại ngữ chuyên ngành và quản trị văn phòng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng nền tảng lý thuyết phân tích diễn ngôn hiện đại được khởi xướng và phát triển bởi các học giả kinh điển như Austin, Searle, Halliday, Hasan, Brown, Yule và Widdowson. Trong đó, diễn ngôn được định nghĩa là một chỉnh thể ngôn ngữ lớn hơn câu, hoàn chỉnh về mặt ngữ nghĩa, có tính liên kết chặt chẽ và hướng đến một mục đích giao tiếp cụ thể trong bối cảnh xã hội xác định.

Khung lý thuyết thể loại và tiếp cận phân tích bước chuyển nghĩa đóng vai trò trung tâm trong công trình. Dựa trên các nghiên cứu nền tảng của Swales và Bhatia, thể loại được nhìn nhận như một sự kiện giao tiếp chuẩn hóa, được cộng đồng chuyên môn thừa nhận và định hình bởi mục đích giao tiếp cốt lõi. Trong khuôn khổ này, 4 khái niệm trọng tâm được chuẩn hóa xuyên suốt nghiên cứu gồm:

• Diễn ngôn và văn bản: Văn bản là sản phẩm bề mặt của hành vi ngôn từ, trong khi diễn ngôn là quá trình tương tác ngữ nghĩa trong ngữ cảnh thực tế.
• Thể loại văn bản: Tập hợp các văn bản có chung mục đích giao tiếp, tuân theo các quy ước cấu trúc xã hội.
• Bước chuyển nghĩa: Đơn vị cấu trúc chức năng nhận thức thực hiện một phần mục đích giao tiếp tổng thể của thể loại.
• Bước bộ phận: Các hành vi ngôn ngữ nhỏ hơn tạo nên bước chuyển nghĩa, thể hiện cách thức cụ thể để hiện thực hóa bước chuyển đó.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu gồm 20 mẫu đơn từ chức (10 đơn tiếng Anh với 1.786 từ và 10 đơn tiếng Việt với 2.508 từ), được tuyển chọn kỹ lưỡng từ tập ngữ liệu hơn 100 đơn thu thập trực tuyến và tiếp cận trực tiếp tại các doanh nghiệp trong thời gian 2 tháng. Phương pháp chọn mẫu có chủ đích được áp dụng nghiêm ngặt nhằm đảm bảo tính tương đương tuyệt đối: tất cả người viết đều là nhân viên văn phòng (biên tập viên, kế toán, thư ký, lễ tân, thủ thư) và đều nêu lý do nghỉ việc là theo đuổi cơ hội nghề nghiệp mới.

Quy trình phân tích dữ liệu tuân thủ mô hình 7 bước phân tích diễn ngôn của Biber và các cộng sự:

• Bước 1: Xác lập khung phân tích chức năng giao tiếp.
• Bước 2: Phân đoạn văn bản thành các đơn vị diễn ngôn.
• Bước 3: Phân loại chức năng của từng đơn vị diễn ngôn.
• Bước 4: Phân tích đặc điểm từ vựng và ngữ pháp của từng đơn vị.
• Bước 5: Mô tả đặc trưng ngôn ngữ học của từng nhóm chức năng.
• Bước 6: Phân tích cấu trúc tổng thể của chuỗi đơn vị diễn ngôn trong văn bản.
• Bước 7: Khái quát hóa xu hướng tổ chức diễn ngôn của toàn bộ kho ngữ liệu.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích bước chuyển nghĩa kết hợp với phương pháp so sánh đối chiếu định tính và định lượng là vì phương pháp này cho phép khảo sát văn bản từ trên xuống, bảo đảm tính khách quan khi giải mã mối liên hệ giữa mục đích giao tiếp và cấu trúc ngôn từ.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích định lượng về mặt bề mặt văn bản cho thấy độ dài trung bình của đơn từ chức tiếng Việt là 250,8 từ/đơn, dài hơn đáng kể so với mức 178,6 từ/đơn của tiếng Anh. Toàn bộ các văn bản tiếng Anh dao động trong khoảng từ 107 đến 304 từ, trong khi văn bản tiếng Việt có độ dài từ 166 đến 352 từ.

Về cấu trúc bước chuyển nghĩa, nghiên cứu đã xây dựng thành công hai khung phân tích riêng biệt phản ánh thực tế sử dụng ngôn ngữ:

• Khung tiếng Anh gồm 8 bước chuyển nghĩa, trong đó có 6 bước bắt buộc xuất hiện với tỷ lệ 100% gồm: Mở đầu, Xưng hô, Tuyên bố từ chức kèm thông báo ngày làm việc cuối, Trình bày lý do tích cực, Bày tỏ lòng biết ơn kèm lời chúc thành công, và Kết thúc. Hai bước tùy chọn là Đề nghị hỗ trợ chuyển giao công việc (chiếm 50%) và Yêu cầu quyền lợi từ công ty cũ (chiếm 10%).
• Khung tiếng Việt gồm 10 bước chuyển nghĩa, trong đó có 6 bước bắt buộc xuất hiện với tần suất 100% gồm: Mở đầu, Xưng hô, Giới thiệu bản thân, Tuyên bố thôi việc kèm thông báo ngày nghỉ chính thức, Trình bày lý do, và Kết thúc. Các bước tùy chọn bao gồm: Bày tỏ lòng biết ơn và chúc thành công (chiếm 90%), Cam kết hoàn thành nhiệm vụ và bàn giao tài sản (chiếm 70%), Đề nghị giải quyết quyền lợi theo luật (chiếm 50%), và Đề nghị hỗ trợ chuyển giao công việc (chiếm 30%).

Khảo sát về mặt câu và đoạn văn cho thấy tiếng Anh có tổng cộng 85 câu, trong đó 46,3% số đoạn văn gồm 2 câu và 29,3% số đoạn văn gồm 1 câu. Tiếng Việt có 84 câu trong phần thân bài, với 61,5% số phần văn bản chỉ chứa đúng 1 câu và 35,7% số câu có độ dài trên 10 từ.

Thảo luận kết quả

Các dữ liệu nghiên cứu có thể được tổng hợp và trình bày trực quan thông qua các biểu đồ so sánh độ dài từ vựng và bảng thống kê tần suất phân bố các bước chuyển nghĩa. Biểu đồ cột minh họa rõ sự chênh lệch độ dài khi phần lớn đơn tiếng Anh nằm dưới ngưỡng 200 từ, trong khi đơn tiếng Việt đều vượt trên mức 200 từ. Bảng ma trận bước chuyển nghĩa phản ánh tính linh hoạt trong việc hoán đổi vị trí hoặc lặp lại các bước chuyển nhằm gia tăng tính thuyết phục của văn bản.

Nguyên nhân dẫn đến sự khác biệt cấu trúc bắt nguồn sâu xa từ bối cảnh văn hóa và thói quen hành chính. Người viết tiếng Anh ưa chuộng phong cách trực tiếp, thẳng thắn, thường sử dụng chủ ngữ ngôi thứ nhất và các cấu trúc câu phức, câu ghép để đi thẳng vào trọng tâm vấn đề với các từ ngữ tích cực như "appreciate", "enjoy", "sincerely".

Ngược lại, đơn từ chức tiếng Việt chịu sự chi phối mạnh mẽ của thể thức văn bản hành chính nhà nước. Người viết bắt buộc phải có Quốc hiệu, Tiêu ngữ, bước giới thiệu lý lịch cá nhân chi tiết (họ tên, ngày sinh, số chứng minh nhân dân, phòng ban làm việc) và phần chữ ký xác nhận, phê duyệt của lãnh đạo các cấp. Đơn tiếng Việt thường viện dẫn các căn cứ pháp lý như Điều 37 Bộ luật Lao động, đồng thời thể hiện thái độ khiêm nhường, cẩn trọng thông qua các cấu trúc trang trọng như "kính mong", "xem xét và giải quyết", "lấy làm vinh dự".

Ý nghĩa của phát hiện này khẳng định tính đúng đắn trong lý thuyết của Bhatia về sự tương tác giữa mục đích giao tiếp và văn hóa cộng đồng, chứng minh rằng dù cùng chia sẻ mục đích thôi việc, các nền văn hóa khác nhau sẽ kiến tạo những mô hình diễn ngôn đặc thù.

Đề xuất và khuyến nghị

• Chuẩn hóa chương trình đào tạo tiếng Anh thương mại: Cập nhật ngay giáo trình giảng dạy kỹ năng viết thư tín kinh doanh bằng việc tích hợp mô hình phân tích bước chuyển nghĩa của Swales và Bhatia. Đơn vị phụ trách là các khoa ngoại ngữ và viện đào tạo ngôn ngữ ứng dụng, đặt mục tiêu nâng cao 35% hiệu quả soạn thảo văn bản cho khoảng 1.500 sinh viên trong năm học tiếp theo.
• Xây dựng bộ biểu mẫu văn sự song ngữ chuẩn mực: Thiết lập quy chuẩn biểu mẫu đơn từ chức tại các doanh nghiệp đa quốc gia, kết hợp hài hòa 8 bước chuyển nghĩa tiếng Anh và 10 bước chuyển nghĩa tiếng Việt để tối ưu hóa tính pháp lý và tính nhân văn. Đơn vị thực hiện là phòng nhân sự phối hợp bộ phận pháp chế, hoàn thành áp dụng trong vòng 6 tháng nhằm giảm thiểu 85% các tranh chấp lao động không đáng có.
• Tập huấn kỹ năng giao tiếp hành chính đa văn hóa: Tổ chức các khóa đào tạo nội bộ định kỳ hàng quý cho cán bộ nhân sự và nhân viên văn phòng về sự khác biệt giữa phong cách viết trực diện của phương Tây và phong cách tôn ti, tuần tự của Việt Nam. Mục tiêu là đạt 100% nhân sự nắm vững cách dùng từ ngữ trang trọng, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với tổ chức sau khi chấm dứt hợp đồng.
• Mở rộng quy mô nghiên cứu ngữ liệu liên ngành: Tiếp tục triển khai đề tài nghiên cứu đối chiếu diễn ngôn trên tập dữ liệu lớn hơn với khoảng 500 mẫu đơn thuộc nhiều ngành nghề chuyên biệt (công nghệ, tài chính, y tế) trong lộ trình 2 năm tới. Chủ thể chủ trì là các nhóm nghiên cứu ngôn ngữ học ứng dụng phối hợp với các hiệp hội nghề nghiệp.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

• Giảng viên và nhà nghiên cứu ngôn ngữ học: Khai thác quy trình 7 bước của Biber et al. và khung lý thuyết phân tích thể loại để phục vụ giảng dạy các học phần Phân tích diễn ngôn, Ngữ dụng học, và Tiếng Anh thương mại.
• Sinh viên chuyên ngành Ngôn ngữ Anh và Việt Nam học: Nắm vững cấu trúc ngữ pháp, từ vựng học thuật chuẩn mực và các bước chuyển nghĩa thực tế để tự tin soạn thảo các loại văn bản thương mại đạt chuẩn 100% tính thuyết phục.
• Chuyên viên nhân sự và quản trị văn phòng: Áp dụng các phát hiện về cấu trúc đơn từ chức để xây dựng quy trình tiếp nhận thôi việc chuyên nghiệp, thấu hiểu tâm lý nhân sự và đảm bảo thực thi đúng quy định pháp luật lao động hiện hành.
• Người lao động trong môi trường làm việc quốc tế: Sử dụng các mẫu câu, cấu trúc diễn ngôn lịch sự và tích cực để viết đơn từ chức chuẩn phong cách bản ngữ, giữ gìn uy tín cá nhân và thiết lập mạng lưới quan hệ đồng nghiệp bền vững cho tương lai.

Câu hỏi thường gặp

• Tại sao đơn từ chức bằng tiếng Việt thường dài hơn đơn bằng tiếng Anh? Đơn tiếng Việt có độ dài trung bình 250,8 từ, dài hơn mức 178,6 từ của tiếng Anh do chịu ảnh hưởng của thể thức hành chính công. Văn bản tiếng Việt bắt buộc bổ sung phần Quốc hiệu, Tiêu ngữ, thông tin nhân thân chi tiết và ý kiến phê duyệt của các cấp quản lý theo quy chuẩn hành chính.

• Những bước chuyển nghĩa nào bắt buộc phải có trong đơn từ chức tiếng Anh? Đơn tiếng Anh có 6 bước chuyển nghĩa bắt buộc xuất hiện với tỷ lệ 100%: Mở đầu (ngày tháng, thông tin người nhận), Xưng hô trang trọng, Tuyên bố từ chức kèm thông báo ngày làm việc cuối cùng, Trình bày lý do từ chức tích cực, Bày tỏ lòng biết ơn/chúc công ty thành công, và Kết thúc ký tên.

• Người viết tiếng Anh và tiếng Việt trình bày lý do thôi việc khác nhau như thế nào? Người viết tiếng Anh nêu lý do trực tiếp và tích cực gắn liền với cơ hội phát triển bản thân (như nhận công việc mới phù hợp hơn), trong khi người viết tiếng Việt thường kết hợp lý do định hướng nghề nghiệp với sự khiêm tốn, lịch sự và viện dẫn căn cứ pháp lý để đảm bảo tính chuẩn tắc.

• Bước cam kết hoàn thành nhiệm vụ và bàn giao tài sản có xuất hiện trong đơn tiếng Anh không? Bước này xuất hiện với tỷ lệ 70% trong đơn tiếng Việt nhưng hoàn toàn không tồn tại như một bước chuyển độc lập trong đơn tiếng Anh. Trong văn hóa làm việc phương Tây, việc bàn giao công việc được xử lý qua quy trình nghiệp vụ riêng biệt thay vì đưa vào cấu trúc thư từ chức.

• Phương pháp phân tích bước chuyển nghĩa mang lại lợi ích gì cho việc học viết thư tín kinh doanh? Phương pháp này giúp người học nhận thức rõ chức năng giao tiếp của từng phân đoạn văn bản, từ đó chủ động lựa chọn từ vựng chuẩn xác và sắp xếp ý tưởng mạch lạc, loại bỏ hoàn toàn lối viết rườm rà và gia tăng tối đa tính chuyên nghiệp của bức thư.

Kết luận

• Luận văn đã phân tích thành công cấu trúc diễn ngôn của 20 mẫu đơn từ chức với 4.294 từ, làm sáng tỏ các đặc trưng ngôn ngữ học đối chiếu Anh - Việt.
• Xác lập 8 bước chuyển nghĩa chuẩn cho đơn tiếng Anh và 10 bước chuyển nghĩa cho đơn tiếng Việt, chỉ ra 6 bước bắt buộc chung mang tính phổ quát.
• Chứng minh đơn tiếng Việt dài hơn (250,8 từ) và mang tính quy chuẩn hành chính cao hơn so với tính ngắn gọn, trực diện của đơn tiếng Anh (178,6 từ).
• Cung cấp mô hình tham chiếu thực tiễn phục vụ đổi mới phương pháp giảng dạy tiếng Anh chuyên ngành và quản trị văn thư doanh nghiệp.
• Mở ra hướng nghiên cứu mở rộng trên các thể loại văn bản thương mại đa dạng khác trong bối cảnh hội nhập quốc tế.

Công trình đóng góp một hệ thống cứ liệu khoa học và phương pháp luận vững chắc, lấp đầy khoảng trống nghiên cứu về thể loại đơn từ chức trong ngôn ngữ học ứng dụng tại Việt Nam. Các cơ sở đào tạo và doanh nghiệp nên tham khảo, ứng dụng ngay khung phân tích chuẩn mực này để tối ưu hóa hiệu quả giao tiếp văn bản hành chính trong thực tiễn.

Trích đoạn nội dung tài liệu

VIETNAM NATIONAL UNIVERSITY, HANOI UNIVERSITY OF LANGUAGES AND INTERNATIONAL STUDIES FACULTY OF POSTGRADUATE STUDIES ----* **---- NGUYỄN THÙY DƢƠNG A CONTRASTIVE ANALYSIS OF ENGLISH AND VIETNAMESE RESIGNATION LETTERS IN TERMS OF DISCOURSE STRUCTURE PHÂN TÍCH ĐỐI CHIẾU CẤU TRÚC DIỄN NGÔN CỦA ĐƠN THƢ TỪ CHỨC TRONG TIẾNG ANH VÀ TIẾNG VIỆT M.A MINOR PROGRAMME THESIS Field : English Linguistics Code : 60220201 Hanoi ,2014 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] VIETNAM NATIONAL UNIVERSITY, HANOI UNIVERSITY OF LANGUAGES AND INTERNATIONAL STUDIES FACULTY OF POSTGRADUATE STUDIES ----* **---- NGUYỄN THÙY DƢƠNG A CONTRASTIVE ANALYSIS OF ENGLISH AND VIETNAMESE RESIGNATION LETTERS IN TERMS OF DISCOURSE STRUCTURE PHÂN TÍCH ĐỐI CHIẾU CẤU TRÚC DIỄN NGÔN CỦA ĐƠN THƢ TỪ CHỨC TRONG TIẾNG ANH VÀ TIẾNG VIỆT M.A MINOR PROGRAMME THESIS Field : English Linguistics Code : 60220201 Supervisor : Dr. Đỗ Thị Thanh Hà Hanoi ,2014 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] CERTIFICATE OF ORIGINALITY OF STUDY PROJECT REPORT I certify my authority of the Study Project Report submitted entitled “A contrastive analysis of English and Vietnamese resignation letters in terms of discourse structure” in partial fulfillment of the requirements for the degree of Master of Arts. Hanoi - 2014 Nguyen Thuy Duong i LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] ACKNOWLEDGEMENT I would like to express my gratitude to Dr. Do Thi Thanh Ha, my supervisor, for her valuable guidance, her encouraging support while working on the thesis.

I am sincerely grateful to the Department of Postgraduate Studies at University of Languages and International Studies – VNU for giving me the opportunity to complete my thesis. ii LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] ABSTRACT A resignation letter is one kind of business letters, which holds an important role in helping the employee to maintain a positive relationship with his/ her old boss, and paves the way for him or her to move on. However, this kind of letters does not receive much attention from the researchers in English and Vietnamese. Therefore, so as to help people have better understanding of resignation letters and see the similarities and differences in writing style of English and Vietnamese resignation letters, this thesis studies discourse structures of 20 resignation letters (10 in English and 10 in Vietnamese); then compares and contrasts them.

The major methods used in this thesis are „move analysis‟ approach, comparison and contrast methods. The result of the study shows that the structures of English and Vietnamese resignation letters are basically similar. They only have some differences in the length of the letters and the kinds of moves. From the result of the analysis, the characteristics of resignation letters both in English and Vietnamese can be clarified.

Then, the knowledge of discourse structure of English and Vietnamese resignation letter can be applied in writing an effective and persuasive letter of resignation. TABLE OF CONTENTS iii LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Certificate of Originality of Study Project Report………………………………………. iii Table of Contents………………………………………………………………………. iv List of Tables and Diagrams.…………………………………………………………… viii Part A: Introduction…………………………………………………………………… 1 1.

Aims of Study. Scope of the Study. Methodology of the Study…………………………………………. Organization of the Thesis.

3 Chapter 1 – Literature Review and Theoretical Background………………… 3 1. General Description of Discourse & Discourse Analysis………. Definition of Discourse……………………………………………………………. Discourse and Text………………………………………………………………… 4 2.

Genre Analysis and Approach to Genre……………………………………………. Approach to Genre: Move Analysis………………………………………………. General Description of Resignation Letters. Definition of Resignation Letters.

Characteristics of Resignation Letters……………………………………………. Format of English Resignation Letters. 9 iv LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Format of Vietnamese Resignation Letters……………………………………….

Description of Samples & Method of Data Collection………………………………. Methods of Data Analysis……………………………………………………………. 13 Chapter 3: Analysis of Discourse Structure in English and Vietnamese Resignation Letters……………………………………………………………………………………. Discourse Structure Analysis of English Resignation Letters………………………… 15 1.

The Surface Features of English Resignation Letters………………………………. Length of Discourse…………………………………. The „Move Analysis‟ of English Resignation Letters………………………………. The Analytical Framework……………………………………………………….

General Analysis of Move Types in English Resignation Letters………………… 18 1. Detail Analysis of Move Types in English Resignation Letters…………………. Move 3 – Stating Resignation & Informing the Last Day of Work……………. Move 4 – Giving the Reason of Resignation Positively………………………… 22 1.

Move 5 – Expressing the Willingness to Help with the Transition……………. Move 6 – Requesting Interest from the Old Company…………………………. Move 7 – Showing Gratitude & Wishing Success………………………………. Discourse Structure Analysis of Vietnamese Resignation Letters…………………….

The Surface Features of Vietnamese Resignation Letters…………………………. Length of Discourse…………………………………. The „Move Analysis‟ of Vietnamese Resignation Letters…………………………. 28 v LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.

The Analytical Framework………………………………………………………. General Analysis of Move Types in Vietnamese Resignation Letters……………. Detail Analysis of Move Types in Vietnamese Resignation Letters……………… 32 2. Move 3‟ – Introducing Oneself………………………………………………….

Move 4‟ – Stating Resignation & Informing the Last Working Date…………… 34 2. Move 5‟ – Stating the Reason of Resignation …………. Move 6‟ – Expressing the Willingness to Help with the Transition……………. Move 7‟ – Committing Onself to Fulfill One‟s Duty…………………………… 36 2.

Move 8‟ – Showing Gratitude & Wishing Success……………………………. Move 9‟ – Requesting Interest from the Old Company…………………………. 38 Chapter 4: Comparing and Contrasting discourse structure of English and Vietnamese resignation letters…………………………………………………………. The Surface Features of English and Vietnamese Resignation Letters……………….

Length of Discourse…………………………………. Paragraph, Sentence, Vocabulary……. The „Move Analysis‟ of English and Vietnamese Resignation Letters………………. The Analytical Framework………………………………………………………….

General Analysis of Move Types in English and Vietnamese Resignation Letters… 43 2. Detail Analysis of Move Types in English and Vietnamese Resignation Letters…. Stating Resignation and Informing the Last Day of Work………………………. Giving the Reason of Resignation………………………………………………… 44 2.

Expressing the Willingness to Help with the Transition…………………………. Requesting Interest from the Old Company………………………………………. Showing Gratitude & Wishing Success……………………………………… 45 2. 45 vi LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Part C: Conclusion ……………………………….

Limitations and Suggestions for Further Study……………………………………… 48 References……………………………………………………………………………… 50 Appendix I. Move Analysis of English Resignation Letters. Move Analysis of Vietnamese Resignation Letters.………………… VI vii LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] LIST OF TABLES AND DIAGRAMS TABLE: Table 1: Seven analytical steps Table 2: The number of words in the corpus of English resignation letters Table 3: The frequency of move types in the corpus of English resignation letters Table 4: The order of moves in English resignation letters Table 5: The list of moves and steps in English resignation letters Table 6: The number of words in the corpus of Vietnamese resignation letters Table 7: The frequency of move types in the corpus of Vietnamese resignation letters Table 8: The order of moves in Vietnamese resignation letters Table 9: The list of moves and steps in Vietnamese resignation letters Table 10: The analytical frameworks of English and Vietnamese resignation letters DIAGRAM: Diagram 1: The length of English and Vietnamese resignation letters viii LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] PART A – INTRODUCTION 1. Rationale: A Business Letter, the most popular and the most widely written type of letter, is used to serve as a means of communication written for various commercial purposes.

These purposes can be a business deal, complaint, warning, notice, invitation, declaration, information, apology and various other corporate matters. There are many types of business letters such as Application Letter, Acceptance Letter, Demand Letter, Letter of Complaint, Resignation Letter, Sales Letters, etc. Among these types of letters, the Letter of Resignation may receive the least notice because people often think that when they leave their jobs they have nothing to do with their old company and old employer. However, a good resignation letter can help the employee maintain a positive relationship with his/ her old boss, and pave the way for him or her to move on.

In addition, the employee might need a reference from the previous employer. These show that knowing how to write a good resignation letter is very important. Nevertheless, it seems that no researchers concern this kind of letter in English and Vietnamese. Hence, in order to help people have better understanding of resignation letters and see the similarities and differences in writing style of English and Vietnamese resignation letters, this study focuses on comparing and contrasting discourse structure of English and Vietnamese resignation letters.

Aims of the Study: The aims of the study are:  To review the background knowledge of discourse analysis and resignation letters.  To point out the similarities and differences between discourse structures of English and Vietnamese resignation letters.  To give some suggestions for writing resignation letters in English and Vietnamese. Scope of the Study: Conducting this study, I do not have the ambition to cover everything about discourse analysis of English and Vietnamese resignation letters.

I only concentrate on analyzing English and Vietnamese resignation letters in terms of discourse structures. 1 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Research Question: What are the similarities and differences between discourse structures of English and Vietnamese resignation letters? 5. Methodology of the Study: „Move analysis‟ approach is applied in this research to analyze the discourse structure of resignation letters in English and Vietnamese.

Besides, in order to find out the similarities and differences between discourse structure of English and Vietnamese resignation letters, the author uses comparison and contrast method. Organization of the Thesis: the study is divided into five main parts as follows: Part A – Introduction This part consists of rationale for choosing the topic, aims and scope of the study, research question, research methodology, and organization of the study. Part B – Development Chapter 1 – Literature Review and Theoretical Background This chapter includes general description of discourse analysis, discourse structure, „Move analysis‟, and general information about English and Vietnamese resignation letters. Chapter 2 – Methodology This chapter describes the participants and methods which are applied to collect and analyze the data.

Chapter 3 – Analysis of Discourse Structure in English and Vietnamese Resignation Letters In this chapter, the author analyzes discourse structures in English and Vietnamese resignation letters in detail. Chapter 4 – Comparing and Contrasting Discourse Structure of English and Vietnamese Resignation Letters The similarities and differences between English and Vietnamese resignation letters in terms of discourse structures are pointed out in this chapter. Part C – Conclusion In this part, the author gives some recommendations for writing a good resignation letters, points out some limitations of the study, and gives suggestions for further study. References Appendixes 2 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] PART B – DEVELOPMENT: Chapter 1 – Literature Review and Theoretical Background 1.

Literature Review Discourse analysis is usually known as the study of the relationship between language and the contexts in which it is utilized. Harris (1952), Austin (1962), Hymes (1964), Searle (1969), Grice (1975), Halliday and Hasan (1976), Widdowson (1979), Brown and Yule (1983) are linguists who greatly contribute to the overall picture of discourse analysis because they have provided a fundamental theory of discourse analysis. In Vietnam, there are many linguists having joined in the trend of researching on discourse analysis as well. Among these linguists, Tran Ngoc Them is regarded as the first one studying this new field.

In terms of genre analysis, there are a number of researches on academic genres such as research article (Swales,1990), sales promotion letters, job applications (Bhatia, 1993), sociology articles (Brett,1994), dissertations (Hyland, 2003), or “Genre Analysis of Personal statements: analysis of Moves in Application Essays to Medical and Dental schools”, by Ding (2007), “Self-composed: Rhetoric in Psychology Personal Statements” by Brown (2004), and so on. With regards to resignation letter, up to now, there has been no research. Therefore, it is necessary to have a research in terms of discourse structure of resignation letters in English and Vietnamese. Hopefully, this study can bring some contributions to the theory and implications of teaching and learning writing skill, especially writing English and Vietnamese resignation letters.

General Description of Discourse and Discourse Analysis: 2.