CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐIỆN PHONG PHÚ 1. Giới thiệu chung về quá trình hình thành và phát triển - Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐIỆN PHONG PHÚ - Địa chỉ: 534 Đường 2/9, Phường 8, Thành phố Vũng Tàu, Tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu - Ngày thành lập: 15/01/2009 - Mã số thuế: 3501105859 - Điện thoại: 0254 3581199 – 0981 154488 - Vốn điều lệ: 500.000VND - Ngành nghề kinh doanh: Cung cấp và phân phối các thiết bị điện gia dụng. - Quá trình hình thành và phát triển: Trước khi thành lập công ty, anh Lưu Văn Thuyên (Giám đốc và đại diện pháp luật) mở một cửa hàng kinh doanh thiết bị điện nhỏ, tập trung vào sửa chữa các thiết bị. Sau một thời gian, cửa hàng mở rộng và anh tập trung hơn vào công tác kinh doanh, trở thành đại lý phân phối và bán lẻ cho nhiều công ty.
Năm 2009, anh thành lập công ty TNHH Thương Mại Điện Phong Phú với vốn điều lệ 500. Sau hơn 10 năm hình thành và phát triển, doanh nghiệp hiện đang là đại lý, nhà phân phối độc quyền tại thành phố Vũng Tàu cho hơn 10 công ty sản xuất thiết bị điện có thể kể đến là: - Công ty Cổ phần Bóng đèn Phích nước Rạng Đông - Công ty TNHH Panasonic Eco Solutions Việt Nam - Công ty Electrolux Việt Nam - Công ty Cổ phần Sino Việt Nam - Công ty Cổ phần dây cáp điện Việt Nam (Cadivi) - Công ty TNHH Dây & Cáp điện Thăng Long - Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Điện Cơ BIFAN - Công ty TNHH Tân Tiến Senko -. Doanh nghiệp cũng là đơn vị cung cấp và phân phối thiết bị điện cho hơn 150 cửa hàng nhỏ khác cũng như nhận cung cấp đơn thầu các dự án xây dựng trong thành phố như các trung tâm thương mại, cao ốc, nhà hàng khách sạn,. trong thành phố Vũng Tàu.
Ngoài ra, công ty còn có các chi nhánh cửa hàng theo hình thức bán lẻ cho người dân. Chức năng và lĩnh vực hoạt động Trong thời đại công nghệ ngày càng phát triển, các thiết bị điện đã trở thành một nhu cầu tất yếu của con người. Bóng đèn điện, quạt điện, các thiết bị điện dân dụng… được coi là các vật dụng không thể thiếu trong cuộc sống sinh hoạt bình thường, đặc biệt là các hộ gia đình. Không chỉ là nhu cầu tất yếu trong đời sống, mọi DN, tổ chức thuộc mọi lĩnh vực cũng đều có nhu cầu lắp đặt và sử dụng đồ điện.
Công ty TNHH Thương mại Điện Phong Phú hoạt động trong lĩnh vực cung cấp sỉ và lẻ các thiết bị điện gia dụng, là nhà phân phối độc quyền một số các sản phẩm tại thành phố Vũng Tàu. Ngoài ra công ty còn nhận cung cấp và lắp đặt các thiết bị điện, các đồ dùng gia đình trong toàn thành phố. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty TNHH Thương mại Điện Phong Phú 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Sơ đồ 1.1 Hệ thống tổ chức quản lý (Nguồn: Tác giả tự tổng hợp) 1.
Nhiệm vụ của các bộ phận - Giám đốc: Giám đốc, đại diện pháp luật và cũng là người thành lập công ty là anh Lưu Văn Thuyên. Anh là người trực tiếp quản lý điều hành và ra các quyết định kinh doanh, quản lý, theo dõi quá trình vận hành của các bộ phận, là người đưa ra các chiến lược quyết định sự phát triển của DN. - Phó Giám đốc: Phó Giám đốc đóng vai trò hỗ trợ cho Giám đốc về quản lý và điều hành các hoạt động của công ty. Được ủy quyền chịu trách nhiệm về hoạt 7 do an động nhập kho và xuất kho hàng hóa, được phép ra quyết định trong phạm vi cửa hàng và kho hàng của công ty.
- Bộ phận Kế toán: Kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp có những bước phát triển ổn định. Nhiệm vụ của bộ phận kế toán: Thu nhận, nhập liệu và kiểm tra các chứng từ phát sinh hằng ngày, kiểm soát tất cả các hoạt động liên quan đến tài chính. Tổng hợp số liệu lên các báo cáo hàng tháng.
Kiểm soát doanh thu, chi phí, theo dõi và thu hồi, thanh toán công nợ cho khách hàng và nhà cung cấp. - Bộ phận Kinh doanh: Thực hiện công tác bán hàng thông qua các hình thức: bán hàng trực tiếp, giao dịch qua điện thoại. Tiếp nhận các đơn hàng từ khách hàng sỉ và các nhà thầu xâu dựng. Bộ phận kinh doanh cũng đồng thời thực hiện công tác giao hàng.
Nhân viên giao hàng nhận hóa đơn và bảng kê, kiểm tra sự chính xác với các hàng hóa tương ứng. Có trách nhiệm giao hàng tận nơi tới các địa điểm mà khách hàng yêu cầu trong thành phố, báo cáo kết quả sau khi giao hàng. - Bộ phận Nhân sự: Thực hiện các công tác hành chính, quản lý bảo vệ các tài sản và thiết bị của doanh nghiệp. Theo dõi việc thực hiện đúng các nội quy, quản lý chấm công và tuyển dụng nhân sự ở các bộ phận, đảm bảo quá trình vận hành hiệu quả và không bị gián đoạn.
Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị 1. Sơ đồ tố chức bộ máy kế toán Sơ đồ 1.2 Tổ chức bộ máy kế toán (Nguồn: Bộ phận Kế toán) 1. Nhiệm vụ kế toán từng phần hành ❖ Kế toán tổng hợp Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm thu thập, ghi chép các nghiệp vụ hằng ngày, kiểm soát các công tác kế toán. Hỗ trợ cho Giám đốc trong lĩnh vực kế toán, tài chính, cung cấp các thông tin làm căn cứ trong việc đưa ra các quyết định để doanh nghiệp đạt hiệu suất tốt hơn.
8 do an - Nhiệm vụ của kế toán tổng hợp • Hỗ trợ, hướng dẫn các nhân viên kế toán khác về các công việc phát sinh, kiểm tra, xét duyệt sự chính xác của các nghiệp vụ, các chứng từ. • Thu thập, lưu trữ và xử lý các chứng từ, số liệu kế toán, ghi chép vào các sổ sách liên quan theo quy định. • Cung cấp số liệu cho Giám đốc hoặc các cơ quan chức năng khi có yêu cầu. ❖ Kế toán thuế Kế toán thuế chịu trách nhiệm khai báo các vấn đề liên quan đến thuế, tính thuế đầy đủ và lập các báo cáo đúng thời hạn để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật và hoàn thành các nghĩa vụ đối với nhà nước.
- Nhiệm vụ của kế toán thuế • Làm các báo cáo thuế định kỳ. • Lập BCTC hàng năm. • Tập hợp các hóa đơn gốc hợp lệ để kê khai thuế. ❖ Kế toán thanh toán Kế toán thanh toán là người kiểm soát các khoản phải trả, các chi phí phát sinh hằng ngày của doanh nghiệp, được khái quát là thực hiện việc lập các đề nghị thanh toán, đề xuất chi, chứng từ thu, chi.
Liên quan đến việc sử dụng dòng tiền để thanh toán cho các nhà cung cấp, các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh. - Nhiệm vụ của kế toán thanh toán • Lập đề xuất chi, các văn bản về kế hoạch thanh toán các khoản nợ hàng tháng, hàng tuần. • Thực hiện các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng cho nhà cung cấp như: đối chiếu công nợ, nhận hóa đơn, lập phiếu đề nghị thanh toán, lập phiếu chi. • Thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ như tạm ứng, phí công tác, trả lương, thanh toán tiền mua hàng bên ngoài… • Lập báo cáo tồn quỹ hàng tháng cho Giám đốc.
❖ Kế toán bán hàng Kế toán bán hàng là một phần quan trọng trong công tác kế toán đặc biệt là với những công ty thương mại, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, lợi nhuận. 9 do an - Nhiệm vụ của kế toán bán hàng • Xuất hóa đơn bán hàng, ghi chép, phản ánh tình trạng số lượng và giá cả của từng mặt hàng, tình hình bán hàng của từng sản phẩm, từng phương thức bán hàng để giúp doanh nghiệp có các chiến lược kinh doanh đối với từng sản phẩm. • Kiểm tra tình hình bán hàng, quản lý thu hồi tiền hàng, cùng với kế toán công nợ theo dõi chi tiết từng khách hàng. • Tập hợp các chi phí bán hàng phát sinh, tổng hợp doanh thu bán hàng từ đó xác định được lợi nhuận từ bán hàng, chỉ tiêu trên BCKQHĐKD.
❖ Kế toán kho Kế toán kho quản lý các hóa đơn chứng từ thể hiện trình trạng các vật phẩm trong kho, theo dõi tình hình hàng nhập-xuất-tồn; giúp hạn chế tối đa những rủi ro, thất thoát cho doanh nghiệp. - Nhiệm vụ của kế toán kho • Lập báo cáo tồn kho, các chứng từ thể hiện tình trạng nhập-xuất-tồn hàng tháng, hàng quý. • Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa định kỳ. Lập biên bản kiểm kê, xử lý chênh lệch nếu số liệu trên sổ sách không khớp với số liệu thực thế.
❖ “Kế toán Tài sản cố định” “Kế toán Tài sản cố định chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản cố định của công ty” - Nhiệm vụ của kế toán TSCĐ • Quản lý việc sử dụng TSCĐ của từng bộ phận trong công ty. Khi bàn giao tài sản cho mỗi bộ phận thì lập biên bản bàn giao để chứng minh tính hiện hữu của tài sản. • Ghi nhận giá trị của TS, xác định các CP có tính vào giá trị của tài sản hay không. Tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.
• Hằng năm lập biên bản kiểm kê TSCĐ để kiểm tra đủ số lượng, đảm bảo không thất thoát tài sản. ❖ Kế toán công nợ “Công nợ là một phần hành không thể thiếu trong công tác kế toán của bất cứ doanh nghiệp nào, vì nó tác động đến doanh thu, nguồn vốn đến từ các khoản nợ phải thu. Việc quản lý công nợ tốt chính là nhân tố giúp doanh nghiệp gia tăng khả năng tự chủ tài chính.” 10 do an - Nhiệm vụ của kế toán công nợ • Quản lý công nợ hằng ngày. Với KH thân thiết mua, bán thường xuyên hoặc giá trị giao dịch lớn thì định kỳ hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, kế toán gửi bảng kê chi tiết để đối chiếu với khách hàng, xử lý các đơn hàng chênh lệch nếu khách hàng có phản hồi.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp thành bảng kê tháng, chốt công nợ với khách hàng, xuất hóa đơn và gửi yêu cầu thanh toán. • Giám sát việc thanh toán công nợ của các khách hàng, đảm bảo các khoản nợ được thanh toán đúng kỳ hạn. Chính sách, chế độ và hình thức kế toán đang áp dụng 1.