CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1. Mô tả hệ thống. Nhiệm vụ cơ bản. - Quản lí kho hàng.
- Quản lí hàng hóa tại quầy. - Quản lí tài chính. Cơ cấu tổ chức. Gồm 4 bộ phận chính: - Bộ phận kho: • Kiểm kê kho hàng.
• Lập đơn hàng nhập. • Tiếp nhận hàng về kho. • Xuất hàng hóa lên quầy. • Quuản lí thời gian hết hạn của hàng hóa.
- Bộ phận quản lí hàng tại quầy: • Tiếp nhận hàng từ kho. • Trả hàng lỗi. • Kiểm kê hàng tại quầy. - Bộ phận bán hàng.
• Làm thẻ khách hàng. • Quản lí chương trình khuyến mãi. - Bộ phản quản lý tài chính. • Thống kê doanh thu theo ngày.
• Thống kê doanh thu theo tháng. Một số biểu mẫu dùng trong siêu thị. 3 - Phiếu giao hàng. Phiếu giao hàng.
4 - Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho. Mô tả quy trình xử lý của hệ thống. Qua khảo sát thì mô hình quản lý siêu thị Thương Giang thì hiện tại có các quy trình như sau: Siêu thị buôn bán các loại hàng hóa khác nhau thuộc nhiều nhà cung cấp khác nhau giao tới.
Hàng hóa trong kho sẽ được quản lý theo lô hàng và loại hàng. Quản lý kho: Khi nhân viên kho kiểm kê hàng trong kho, thấy mặt hàng nào đó sắp hết thì sẽ lập đơn hàng nhập và lưu thông tin đơn hàng đó để gửi sang cho nhà cung cấp, bộ phận kho sẽ tiếp nhận hàng về và phiếu giao từ nhà cung cấp. Bộ phận kho sẽ kiểm tra hàng, nếu có lỗi sẽ gửi trả lại nhà cung cấp, nếu không lỗi sẽ chuyển về kho và lưu thông tin hàng hóa. Sau đó bộ phận kho sẽ lập phiếu nhập kho để tiến hành nhập hàng về kho.Khi có yêu cầu nhập hàng lên quầy nhân viên bộ phận kho sẽ lập 1 phiếu xuất hàng gồm những thông tin hàng hóa cần nhập lên quầy.
Trong quá trình vẫn chuyển hàng hóa nếu xảy ra trường hợp vỡ hỏng thì bộ phận kho cũng là nơi tiếp nhận hàng trả về từ quầy. Những hàng hóa bị trả về sẽ được đưa vào danh sách hàng thanh lí để có chính sách thanh lí. Ngoài ra bộ phận kho cũng là nơi quản lý thời hạn sử dụng của hàng hóa, khi có những mặt hàng săp hết hạn thì bộ phân kho sẽ lập danh sách hàng hóa sắp hết hạn để gửi cho bộ phận quản lý bán hàng để có chính sách khuyến mãi. Bộ phận quản lý hàng tại quầy: Đây là bộ phận có trách nhiệm quản lý hàng hóa ở trên quầy bán của siêu thị.Bộ phận là nơi tiếp nhận hàng hóa từ kho xuất lên , mỗi khi nhận hàng xuất thì bộ phận quản lý hàng tại quầy sẽ nhận một phiếu xuất hàng từ bộ phận kho và việc nhận hàng lên quầy phải có sự giám sát của bảo vệ.
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa lên quầy, nếu có hàng hóa bị vỡ hỏng, hoặc lỗi thì bộ phận quản lý hàng tại quầy sẽ lập một phiếu trả hàng về bao gồm thông tin hàng hóa bị lỗi , hỏng và trả hàng về kho. 7 Quá trình này cũng sẽ có sự giám sát của bảo vệ. Sau khi chuyển hàng lên quầy, nhân viên bộ phận này sẽ kiểm kê lại hàng tại quầy và lập danh sách hàng hiện có tại quầy để quản lý. Bộ phận bán hàng: Sau khi khách hàng chọn hàng xong sẽ mang hàng ra quầy thu ngân tính tiền.Nhân viên thu ngân sẽ kiểm tra hàng, sau đó sẽ lập hóa đơn bán lẻ cho khách hàng bao gồm Mã hàng, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Tổng tiền.
Với những hóa đơn tổng tiền trên 5 triệu đồng, thì nhân viên thu ngân sẽ lưu thông tin khách hàng bao gồm : Họ tên , Số điện thoại, Địa chỉ rồi làm thẻ giảm giá cho khách. Khách hàng có thẻ đó sẽ được giảm giá 10% cho những lần mua hàng tiếp theo. Nhân viên thu ngân sẽ yêu cầu thanh toán dựa trên hóa đơn để thanh toán cho khách. Sau khi khách hàng nhận đủ hàng và thanh toán xong thin nhân viên thu ngân sẽ in hóa đơn cho khách hàng.
Bộ phận bán hàng cũng là nơi nhận danh sách hàng hóa sắp hết hạn từ bộ phận kho để đưa ra những chương trình khuyến mãi tới khách hàng Bộ phận quản lý tài chính: Bộ phận này sẽtiếp nhận đơn hàng nhập từ bộ phận kho rồi thanh toán cho nhà cung cấp. Sau mỗi ngày nhân viên kế toán sẽ lập báo cáo thống kê doanh thu theo ngày và thống kê doanh thu theo tháng để gửi cho chủ siêu thị. Mô hình hóa hệ thống 1. Mô hình tổng quan hệ thống a.
Định nghia kí hiệu sử dụng. tên luồng Luồng thông tin: Chỉ hướng dịch chuyển và tên của luồng thông tin. Tên bộ phận Bộ phận trong hệ thống: Biểu diễn tên bộ phận và các chức năng chính của bộ phận đó. - Chức năng 1 - Chức năng 2 Tác nhân tác động vào hệ thống: Các tác nhân bên Tác nhân ngoài nhưng có sự tác động vào hệ thống.
Kí hiệu mô hình tiến trình nghiệp vụ. Mô hình tiến trình nghiệp vụ Phiếu giao NCC Đơn hàng Bộ phận kho Hàng hóa -Kiểm kê kho hàng Hàng lỗi -Nhập hàng về kho -Xuất hàng hóa lên quầy -Thanh lí hàng hóa Thanh toán -Quản lí thời gian hết hạn của hàng Danh sách hàng sắp hết hạn hóa Bộ phận quản lý Hóa đơn nhập tài chính - Thống kê doanh Chủ siêu thị Báo cáo thống kê doanh thu thu theo ngày - Thống kê doanh thu theo tháng. Thông tin hàng Yêu cầu báo cáo Hàng trả về Hàng xuất Thông tin hóa đơn Hóa đơn Hàng hóa BộBộ phận phận quản bánlý Bộ phận bán Thẻ giảm giá hàng hànghàng tại quầy Khách hàng Thông tin cá nhân - Lập hóa đơn bán. -Tiếp nhận hàng từ - Làm thẻ khách kho Hàng hóa hàng -Trả hàng lỗi - Quản lý chương - Kiểm kê hàng tại Thanh toán trình khuyến mãi quầy T/tin ct khuyến mãi Hình 1.
Mô hình tiến trình nghiệp vụ. Mô hình hóa hoạt động hệ thống a. Giải thích kí hiệu. Kí hiệu biểu đồ hoạt động.
Biểu đồ hoạt động - Quy trình quản lí kho: Hình 1. Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý kho. 12 - Quản lý hàng tại quầy: Hình 1. Biểu đồ hoạt động qui trình quản lý hàng tại quầy.
13 - Quản lý bán hàng: Hình 1. Biểu đồ hoạt động qui trình quản lý bán hàng. 14 - Quản lý tài chính: Hình 1. Biểu đồ hoạt động qui trình quản lý tài chính.
15 CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2. Phân tích chức năng. Sơ đồ phân rã chức năng. Xác định chức năng chi tiết.
• Kiểm kê kho. • Lập đơn hàng nhập. • Tiếp nhận hàng về. • Xuất hàng ra quầy.
• Lập danh sách hàng sắp hết hạn. • Nhận hàng từ kho. • Trả hàng lỗi. • Kiểm kê hàng tại quầy.
• Làm thẻ khách hàng. • Thống kê doanh thu theo ngày. • Thống kê doanh thu theo tháng. • Quản lý chương trình khuyễn mãi.
Gom nhóm chức năng. Dựa vào cơ cấu tổ chức của hệ thống gồm 4 bộ phận: - Bộ phận kho. - Bộ phận quản lý hàng tại quầy. - Bộ phận bán hàng.
- Bộ phận quản lý tài chính. Ta có thể gom thành 4 nhóm chức năng như sau. 16 - Kiểm kê kho. Quản lý kho Quản lý siêu thị Thương Giang - Lập đơn hàng nhập.
- Tiếp nhận hàng về. - Xuất hàng ra quầy. - Lập danh sách hàng sắp hết hạn. - Nhận hàng từ kho.
Quản lý hàng tại quầy - Trả hàng lỗi. - Kiểm kê hàng tại quầy. Bán hàng - Làm thẻ khách hàng. - Quản lý chương trình khuyến mãi - Thống kê doanh thu theo ngày.
Quản lý tài chính - Thống kê doanh thu theo tháng. Gom nhóm chức năng. Sơ đồ phân rã chức năng. Sơ đồ phân rã chức năng.
18 Giải thích sơ đồ chức năng : - Chức năng quản lý kho cho phép: • Hiển thị thông tin hàng hóa trong kho. • Sửa, Xóa, Tìm kiếm thông tin hàng hóa trong kho. • In ra danh sách hàng hóa trong kho. • Chọn nhà cung cấp và hàng hóa từ nhà cung cấp đó.
• Thêm thông tin nhà cung cấp và hàng hóa cần nhập vào đơn hàng. • Lưu và in ra đơn hàng nhập. • Xử lý các phiếu nhập kho, thêm đơn giá, thêm và lưu hàng hóa mới nhập về kho. • Nhập thông tin hàng hóa cần xuất lên quầy và cập nhật thông tin đó cho chức năng quản lý hàng tại quầy.
• Cập nhật thông tin hàng hóa trả về từ quầy, lựa chọn cách thức xử lý(trả về kho hoặc thanh lý). • Nhập một thời gian hết hạn để hiển thị những hàng hóa sắp hoặc đến ngày hết hạn và in ra danh sách đó. - Chức năng quản lý hàng tại quầy cho phép: • Cập nhật thông tin hàng hóa nhập lên từ kho. • Lựa chọn hàng hóa, quầy hàng cần trả về và nhập thông tin gửi cho bộ phận kho.
• Kiểm kê số lượng hàng hóa trên quầy, kiểm kê số lượng hàng hóa theo từng quầy hàng và in ra phiếu kiểm kê. - Chức năng quản lý bán hàng cho phép: • Nhập thông tin hàng hóa, số tiền và in hóa đơn cho khách hàng. • Nhập và lưu thông tin khách hàng với đơn hàng có tổng hóa đơn trên 5 triệu • Cập nhật danh sách hàng sắp hết hạn. • Xây dựng chương trình khuyến mãi.
- Chức năng quản lý tài chính cho phép: • Cập nhật tổng tiền của của các hóa đơn bán hàng trong vòng 1 ngày để thống kê doanh thu và in ra phiếu • Cập nhật tổng doanh thu trong 1 tháng và in ra phiếu. Sơ đồ luồng dữ liệu. Kí hiệu sử dụng. Kí hiệu sơ đồ luồng dữ liệu.
DFD mức khung cảnh(mức 0) Hình 2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. DFD mức đỉnh(mức 1). Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
DFD mức dưới đỉnh(mức 2). - Quản lý kho: Hình 2. Sơ đồ luồng dữ liệu quản lý kho. 23 - Quản lý hàng tại quầy.
Sơ đồ luồng dữ liệu quản lý hàng tại quầy. Sơ đồ luồng dữ liệu quản lý bán hàng. 24 - Quản lý tài chính: Hình 2. Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý tài chính.
Đặc tả chức năng. - Kiểm kê kho: Lặp: Kiểm tra hàng hóa. Nếu: Thấy hàng hóa cần bổ sung. Thì: Nhập hàng về.
Đến khi: Nhập đủ hàng cần bổ sung. - Lập đơn hàng nhập: Đầu vào: Thông tin từ nhà cung cấp. Đầu ra: Đơn đặt hàng. Lặp: Lập đơn hàng.
Đến khi: NCC nhận được đơn đặt hàng. - Tiếp nhận hàng về: Đầu vào: Thông tin hàng hóa nhập về kho. Đầu ra: Phiếu nhập kho. Lặp: Nhập thông tin hàng hóa về kho.