Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Bán Linh Kiện Máy Tính Tại Công Ty TNHH Dịch Vụ Hệ Thống Thông Tin FPT

Khám phá dịch vụ thiết kế website đặt tour du lịch chuyên nghiệp, tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng.

• Tác giả: Vương Văn Thực
• Người hướng dẫn: Th.S. Lưu Minh Tuấn
• Trường học: Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
• Chuyên ngành: Công Nghệ Thông Tin
• Đề tài: Phần Mềm Quản Lý Bán Linh Kiện Máy Tính Tại FPT
• Loại tài liệu: Đề Tài Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2011
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
• 1.1. TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
• 1.2. KHẢO SÁT NƠI THỰC TẬP
• 1.2.1. Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH Dịch vụ hệ thống thông tin FPT
• 1.2.2. Chức năng hoạt động của từng bộ phận trong cơ cấu hoạt động của công ty
• 1.2.3. Các phần mềm đang triển khai
• 1.3. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
• 1.3.1. Tính cấp thiết của đề tài
• 1.3.2. Đối tượng sử dụng hệ thống
• 1.3.3. Mục đích của đề tài
• 1.3.4. Phạm vi của đề tài
• 2. CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
• 2.1. KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ
• 2.1.1. Sơ đồ quan hệ
• 2.1.2. Mô tả hoạt động của nghiệp vụ
• 2.1.3. Một số biểu mẫu thu thập được
• 2.2. LỰA CHỌN MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT
• 2.2.1. Giới thiệu Visual Basic .NET
• 2.2.2. Giới thiệu về SQL Server
• 3. CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
• 3.1. CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
• 3.1.1. Khái niệm của phân tích hệ thống
• 3.2. Các thông tin vào và ra của chương trình
• 3.3. Phân tích thiết kế hệ thống
• 3.3.1. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN LINH KIỆN MÁY TÍNH TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HỆ THỐNG THÔNG TIN FPT
• 3.3.2. Biểu đồ phân cấp chức năng
• 3.3.3. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu
• 3.3.4. XÂY DỰNG SƠ ĐỒ THỰC THỂ LIÊN KẾT
• 3.3.4.1. Phát hiện các thực thể
• 3.3.4.2. Phát hiện kiểu liên kết
• 4. CHƯƠNG IV: THIẾT KẾ HỆ THỐNG
• 4.1. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU
• 4.1.1. Thiết kế các bảng dữ liệu
• 4.1.2. Mối quan hệ giữa các bảng
• 4.2. THIẾT KẾ GIAO DIỆN MÀN HÌNH
• 4.2.1. Thiết kế giao diện
• 4.3. CODE MỘT SỐ MODULE CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH
• 4.4. HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH
• 4.4.1. Hướng dẫn cài đặt
• 4.4.2. Hướng dẫn sử dụng
• 4.4.3. Ưu điểm của chương trình
• 4.4.4. Nhược điểm
• 4.4.5. Hướng phát triển của chương trình
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Phần Mềm Quản Lý Bán Linh Kiện Máy Tính Tại FPT

Phần mềm quản lý bán linh kiện máy tính tại FPT là một giải pháp công nghệ tiên tiến nhằm tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý kho. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng phần mềm này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn giảm thiểu sai sót trong quản lý. Hệ thống này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của các bộ phận trong công ty, từ phòng kinh doanh đến phòng kế toán.

1.1. Tính Cấp Thiết Của Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng

Việc áp dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp công ty FPT khắc phục những nhược điểm trong quy trình làm việc thủ công. Phần mềm này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác trong việc quản lý thông tin khách hàng và hàng hóa.

1.2. Đối Tượng Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý

Phần mềm này được thiết kế cho tất cả các nhân viên trong công ty, bao gồm phòng kinh doanh, kế toán và kho hàng. Mỗi bộ phận sẽ có những chức năng riêng biệt để tối ưu hóa quy trình làm việc.

II. Vấn Đề Và Thách Thức Trong Quản Lý Bán Linh Kiện

Trong quá trình quản lý bán linh kiện, công ty FPT gặp phải nhiều thách thức như việc quản lý thông tin khách hàng, hàng tồn kho và quy trình thanh toán. Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà còn có thể dẫn đến thất thoát tài chính.

2.1. Khó Khăn Trong Quản Lý Thông Tin Khách Hàng

Việc lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng bằng phương pháp thủ công gây khó khăn trong việc tìm kiếm và thống kê. Điều này có thể dẫn đến việc mất khách hàng và giảm doanh thu.

2.2. Thách Thức Trong Quản Lý Kho Hàng

Quản lý kho hàng không hiệu quả có thể dẫn đến tình trạng hàng hóa tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng phục vụ khách hàng và doanh thu của công ty.

III. Phương Pháp Giải Quyết Vấn Đề Quản Lý Bán Hàng

Để giải quyết các vấn đề trong quản lý bán hàng, FPT đã triển khai phần mềm quản lý bán hàng tích hợp nhiều tính năng hữu ích. Phần mềm này giúp tự động hóa quy trình bán hàng, từ việc nhập hàng đến xuất hàng và quản lý thông tin khách hàng.

3.1. Tự Động Hóa Quy Trình Bán Hàng

Phần mềm cho phép nhân viên dễ dàng nhập thông tin đơn hàng và theo dõi tình trạng hàng hóa. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho nhân viên.

3.2. Quản Lý Thông Tin Khách Hàng Hiệu Quả

Hệ thống lưu trữ thông tin khách hàng một cách có tổ chức, giúp nhân viên dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin khi cần thiết.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Phần Mềm Quản Lý Tại FPT

Phần mềm quản lý bán linh kiện máy tính đã được áp dụng thành công tại FPT, mang lại nhiều lợi ích cho công ty. Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi tình trạng hàng hóa và doanh thu, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn.

4.1. Kết Quả Đạt Được Sau Khi Triển Khai Phần Mềm

Sau khi triển khai phần mềm, công ty đã ghi nhận sự cải thiện rõ rệt trong quy trình bán hàng và quản lý kho. Doanh thu tăng lên và thời gian xử lý đơn hàng giảm đáng kể.

4.2. Phản Hồi Từ Nhân Viên Về Phần Mềm

Nhân viên đã có những phản hồi tích cực về phần mềm, cho rằng nó giúp công việc trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Họ cảm thấy tự tin hơn khi làm việc với hệ thống mới.

V. Kết Luận Về Tương Lai Của Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng

Phần mềm quản lý bán linh kiện máy tính tại FPT không chỉ là một công cụ hỗ trợ mà còn là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển của công ty. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, phần mềm sẽ tiếp tục được cải tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.

5.1. Hướng Phát Triển Trong Tương Lai

FPT dự kiến sẽ tiếp tục nâng cấp phần mềm để tích hợp thêm nhiều tính năng mới, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và phục vụ khách hàng tốt hơn.

5.2. Tầm Quan Trọng Của Công Nghệ Trong Quản Lý

Công nghệ sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển bền vững cho công ty. Việc áp dụng công nghệ thông tin là điều cần thiết để cạnh tranh trong thị trường hiện đại.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế và khoa học kỹ thuật phát triển, công nghệ thông tin trở thành ngành công nghệ mũi nhọn, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản trị tại các tổ chức và doanh nghiệp. Việc áp dụng các ứng dụng tin học giúp tối ưu hóa thời gian xử lý, giảm tải khối lượng công việc, tiết kiệm chi phí nhân lực và vật lực, đồng thời đảm bảo tính chính xác và an toàn dữ liệu. Ngược lại, việc duy trì phương thức quản lý thủ công qua sổ sách giấy tờ bộc lộ nhiều hạn chế lớn như khó khăn trong việc tra cứu, thống kê, dễ xảy ra sai sót và thất thoát dữ liệu.

Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống thông tin FPT là đơn vị chuyên giới thiệu, phân phối số lượng lớn linh kiện máy tính và triển khai các dự án lắp đặt máy tính tại nhiều tỉnh thành. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế của tác giả, công ty mới chỉ triển khai duy nhất phần mềm kế toán chuyên dụng FAST cho bộ phận kế toán nhằm phục vụ công tác báo cáo thuế và tài chính. Toàn bộ hoạt động tác nghiệp còn lại liên quan đến quy trình bán hàng, kiểm soát kho, quản lý nhà cung cấp và thông tin khách hàng đều được xử lý thủ công, tạo áp lực lớn cho cán bộ quản lý và nhân viên. Do đó, đề tài xây dựng phần mềm quản lý bán hàng được thực hiện nhằm giải quyết các bất cập trong quản trị vận hành.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài gồm các nội dung cụ thể:

1. Khảo sát toàn diện cơ cấu tổ chức, chức năng phòng ban và quy trình luân chuyển chứng từ, nghiệp vụ bán linh kiện máy tính tại Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống thông tin FPT.
2. Thu thập và chuẩn hóa các biểu mẫu nghiệp vụ thực tế như báo cáo nhập hàng, báo cáo phiếu xuất, hóa đơn thanh toán.
3. Tiến hành phân tích hệ thống thông tin thông qua việc xác định luồng dữ liệu vào/ra, xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BFD), biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) từ mức ngữ cảnh đến mức dưới đỉnh, và mô hình thực thể liên kết (E-R).
4. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ, thiết kế giao diện ứng dụng và cài đặt chương trình quản lý bán linh kiện máy tính.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ bán hàng, nhập - xuất - tồn linh kiện máy tính và các đối tượng người dùng nội bộ gồm Ban Giám đốc, phòng Kinh doanh, phòng Kế toán, phòng Kỹ thuật và Kho hàng.
• Phạm vi không gian: Hoạt động quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống thông tin FPT và hệ thống các chi nhánh, đại lý phân phối liên quan.
• Phạm vi thời gian: Đề tài được khảo sát và hoàn thành vào năm 2011 tại Hà Nội.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận áp dụng phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin có cấu trúc (Structured Systems Analysis and Design) để chuyển đổi các quy trình nghiệp vụ thủ công sang hệ thống phần mềm tự động hóa.

Khung lý thuyết và mô hình kỹ thuật được tác giả sử dụng gồm:

• Mô hình hóa chức năng: Biểu đồ phân cấp chức năng (Business Function Diagram - BFD) nhằm chia nhỏ hệ thống thành các module và chương trình con, định hình cấu trúc menu cho ứng dụng.
• Mô hình hóa luồng dữ liệu: Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) thể hiện sự vận động của dữ liệu giữa các tiến trình, tác nhân ngoài và kho dữ liệu ở các mức: ngữ cảnh, mức đỉnh và mức dưới đỉnh.
• Mô hình hóa dữ liệu: Mô hình thực thể liên kết (Entity-Relationship Model - E-R) nhằm xác định các thực thể, thuộc tính và kiểu liên kết, làm căn cứ chuẩn hóa cơ sở dữ liệu để loại bỏ sự dư thừa thông tin.

Phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm:

• Phương pháp khảo sát thực địa: Tiếp cận trực tiếp hoạt động của từng phòng ban tại Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống thông tin FPT, theo dõi cách thức tiếp nhận đơn hàng, nhập kho, xuất kho và bàn giao kỹ thuật.
• Phương pháp phân tích chứng từ, biểu mẫu: Thu thập các hóa đơn bán lẻ, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, báo cáo doanh thu để trích xuất các thuộc tính dữ liệu cần quản lý.
• Phương pháp thiết kế và chuẩn hóa dữ liệu: Xác định các thuộc tính khóa chính, khóa ngoại, rà soát thuộc tính lặp và thiết lập các mối quan hệ (1-n) giữa các bảng.

Nguồn dữ liệu của đề tài bắt nguồn từ các danh mục linh kiện thực tế (bàn phím Misumi, chuột quang HP, chip máy tính...), danh sách nhà cung cấp (Dell, HP, Misumi...), danh sách khách hàng và dữ liệu phát sinh từ hoạt động kinh doanh của đơn vị thực tập.

---

Thiết kế và triển khai

Phần mềm được thiết kế và xây dựng theo mô hình ứng dụng quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ, tối ưu hóa cho môi trường mạng nội bộ doanh nghiệp.

Môi trường và công nghệ triển khai

• Nền tảng phát triển: Microsoft .NET Framework với môi trường vận hành nền (Common Language Runtime - CLR), bộ sưu tập các lớp đối tượng nền tảng (Base Class Library) và tiêu chuẩn ngôn ngữ chung (Common Language Specifications - CLS). Môi trường phát triển tích hợp được sử dụng là Microsoft Visual Studio .NET (Visual Studio 2008).
• Ngôn ngữ lập trình: Visual Basic .NET (VB.NET) - ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng độc lập trên nền .NET Framework.
• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server (sử dụng phiên bản Developer Edition phục vụ phát triển, hỗ trợ Transact-SQL, Relational Database Engine, cơ chế Replication đồng bộ dữ liệu, Data Transformation Services - DTS, Analysis Services, chế độ xác thực bảo mật Mixed Mode và các công cụ quản trị như Enterprise Manager, Query Analyzer, SQL Profiler).

Thiết kế cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu của hệ thống được chuẩn hóa và thiết kế thành 6 bảng dữ liệu chính, lưu trữ toàn bộ thông tin phục vụ quá trình vận hành:

STT	Tên bảng	Tên trường	Kiểu dữ liệu	Độ rộng	Diễn giải thuộc tính	Khóa
1	tblNhaCungCap	Ma_NCC Ten_NCC DiaChi_NCC DienThoai_NCC MaSoThue_NCC DDien_NCC	int nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar	8 100 50 50 50 50	Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ nhà cung cấp Điện thoại nhà cung cấp Mã số thuế nhà cung cấp Đại diện nhà cung cấp	Khóa chính (Ma_NCC)
2	tblKhachHang	Ma_Khach Ten_Khach Dia_Chi Dien_Thoai	int nvarchar nvarchar nvarchar	8 50 50 15	Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại	Khóa chính (Ma_Khach)
3	KhoHang	Ma_SP TenSp DonViTinh GiaBan SoLuongSP HSD NgayNhapKho	int nvarchar nvarchar float int Datetime Datetime	8 50 50 16 8 14 14	Mã sản phẩm Tên sản phẩm Đơn vị tính (chiếc, cái...) Giá bán Số lượng sản phẩm Hạn sử dụng Ngày nhập kho	Khóa chính (Ma_SP)
4	tblPhieuNhap	Ma_HDN Ma_SP GiaNhap SoLuong_HDN Ma_NCC TongTien_SPN TenSanPham TenNhaCungCap	int int float int int float nvarchar nvarchar	8 8 16 8 8 16 100 100	Mã hóa đơn nhập Tên/Mã sản phẩm Giá nhập Số lượng nhập Mã nhà cung cấp Tổng tiền sản phẩm nhập Tên sản phẩm Tên nhà cung cấp	Khóa chính (Ma_HDN)
5	tblPhieuXuat	Ma_HDB Ma_SP SoLuong_HDB TongTien_SPB NgayXuat TenKhach	int int int float datetime nvarchar	8 8 8 16 15 50	Mã hóa đơn bán Mã sản phẩm Số lượng xuất bán Tổng tiền sản phẩm bán Ngày xuất bán Tên khách hàng	Khóa chính (Ma_HDB), Khóa ngoại (Ma_SP)
6	TaiKhoan	Ma_TK Ten_ND Ten_TK MatKhau So_CMND So_DT TrangThai	int nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar bit	8 50 50 50 50 50 4	Mã tài khoản Tên người dùng Tên tài khoản đăng nhập Mật khẩu Số chứng minh nhân dân Số điện thoại Trạng thái tài khoản	Khóa chính (Ma_TK), Khóa phụ (Ten_ND)

Các mối quan hệ liên kết bảng trong hệ thống:

• Quan hệ giữa tblNhaCungCap và tblPhieuNhap: Quan hệ 1 - n thông qua trường liên kết Ma_NCC.
• Quan hệ giữa KhoHang và tblPhieuNhap: Quan hệ 1 - n thông qua trường liên kết Ma_SP.
• Quan hệ giữa KhoHang và tblPhieuXuat: Quan hệ 1 - n thông qua trường liên kết Ma_SP.
• Quan hệ giữa tblKhachHang và tblPhieuXuat: Quan hệ 1 - n phục vụ việc theo dõi lịch sử mua hàng của từng khách hàng.

Phân hệ chức năng và giao diện

Hệ thống được chia thành 5 nhóm chức năng chính:

• Phòng Kinh doanh: Cập nhật thông tin nhập hàng, xuất hàng, quản lý danh sách nhà cung cấp, danh sách khách hàng và điều chỉnh giá bán.
• Phòng Quản lý: Quản lý danh sách nhân viên, cập nhật bảng giá bán chung, thiết lập phân quyền truy cập hệ thống và đổi mật khẩu tài khoản.
• Phòng Kỹ thuật: Tiếp nhận phiếu yêu cầu lắp ráp từ đơn hàng, kiểm tra tính hợp lệ về mặt kỹ thuật của linh kiện và cập nhật/sửa chữa yêu cầu lắp đặt.
• Tìm kiếm thông tin: Module tra cứu đa dạng cho phép tìm kiếm khách hàng, sản phẩm/hàng hóa, hóa đơn, nhân viên, phiếu lắp ráp và nhà cung cấp.
• Báo cáo - Thống kê: Kết xuất danh mục hàng hóa, thống kê hàng nhập, thống kê hàng xuất, báo cáo hàng tồn kho, thống kê khách hàng và tổng hợp doanh thu hàng tháng.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Tổng quan về đề tài

Chương này phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kinh doanh và quản lý doanh nghiệp. Tác giả trình bày kết quả khảo sát tại Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống thông tin FPT:

• Sơ đồ tổ chức và chức năng phòng ban: Cơ cấu công ty gồm 6 bộ phận chính: Ban Giám đốc (điều hành toàn bộ hoạt động và ban hành quy chế), Phòng Kế toán (xử lý tài chính, thu tiền, thống kê công nợ), Phòng Kinh doanh (triển khai bán hàng, cập nhật thị trường), Phòng Kỹ thuật (tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra chất lượng và lắp ráp linh kiện), Phòng Bảo hành (tiếp nhận và bảo hành sản phẩm lỗi kỹ thuật) và Kho hàng (quản lý lưu trữ, nhập - xuất hàng theo lệnh duyệt).
• Hiện trạng tin học hóa: Đơn vị mới chỉ ứng dụng duy nhất phần mềm kế toán FAST; hầu hết các hoạt động tác nghiệp khác vẫn thực hiện thủ công, dẫn đến tình trạng quản lý phức tạp và tốn nhiều công sức.
• Xác lập yêu cầu hệ thống: Phần mềm mới cần đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho ban giám đốc, giao diện trực quan, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu, giảm thiểu thao tác nhập liệu thủ công và có khả năng mở rộng trong tương lai.

Chương II: Khảo sát hệ thống

Chương II tập trung làm rõ chi tiết các hoạt động nghiệp vụ và lựa chọn công nghệ phát triển:

• Khảo sát hoạt động nghiệp vụ: Phân tích quy trình nhập hàng (lập kế hoạch, kiểm tra hàng hóa, viết phiếu nhập, quản lý công nợ nhà cung cấp) và quy trình bán hàng (tiếp nhận đơn, kiểm tra tồn kho thực tế, lập phiếu xuất, phân công thu ngân và kiểm tra chất lượng tại phòng kỹ thuật).
• Thu thập biểu mẫu thực tế: Tác giả thu thập và đưa ra số liệu mẫu từ hai biểu mẫu thực tế gồm Báo cáo nhập hàng (ghi nhận các mặt hàng như bàn phím Misumi Dell với giá nhập 40.000 VNĐ, giá bán 60.000 VNĐ, số lượng 400; chuột quang HP với giá nhập 20.000 VNĐ, số lượng 600.000) và Báo cáo phiếu xuất (ghi nhận các giao dịch xuất bán chuột quang, bàn phím Misumi, chip cho khách hàng như Mr Bean, Quang Đạo, Thái Minh Quân, Trần Khắc Khoan, Nguyễn Tuyết Lan).
• Cơ sở công nghệ: Trình bày chi tiết lý thuyết nền tảng về Visual Basic .NET trên .NET Framework và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server (phân loại 7 phiên bản của SQL Server, kiến trúc Database Engine, các dịch vụ DTS, Analysis Services, Replication và các công cụ dòng lệnh/giao diện).

Chương III: Phân tích hệ thống

Chương III thực hiện mô hình hóa toàn diện các yêu cầu nghiệp vụ:

• Xác định thông tin vào và ra:
  • Luồng thông tin vào: Thông tin nhà cung cấp, thông tin sản phẩm/hàng hóa, thông tin khách hàng, thông tin đơn đặt hàng, đơn hàng đã xử lý, phiếu nhập hàng và phiếu xuất hàng.
  • Luồng thông tin ra: Bảng báo cáo thống kê, kết quả tìm kiếm theo yêu cầu, danh mục linh kiện, danh sách nhà cung cấp, báo cáo tồn kho cuối tháng và báo cáo doanh thu định kỳ.
• Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD): Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng tổng thể toàn hệ thống và 5 biểu đồ phân rã chi tiết cho các phân hệ: Kinh doanh, Quản lý, Kỹ thuật, Tìm kiếm và Báo cáo.
• Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD): Thiết lập DFD mức ngữ cảnh thể hiện tương tác giữa hệ thống với Khách hàng và Nhà cung cấp; DFD mức đỉnh mô tả 5 tiến trình cốt lõi và kho dữ liệu trung tâm; DFD mức dưới đỉnh phân rã chi tiết luồng dữ liệu cho từng chức năng tác nghiệp.
• Mô hình thực thể liên kết (E-R): Nhận diện 6 thực thể (NhaCungCap, tblKhachHang, KhoHang, tblPhieuNhap, tblPhieuXuat, TaiKhoan) và xác định các liên kết 1 - n để làm tiền đề cho thiết kế vật lý.

Chương IV: Thiết kế hệ thống

Chương IV trình bày quá trình hiện thực hóa mô hình phân tích thành hệ thống phần mềm:

• Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý: Chuẩn hóa các bảng dữ liệu, định nghĩa kiểu dữ liệu, độ rộng trường, thiết lập khóa chính và khóa ngoại cho 6 bảng trong SQL Server.
• Mối quan hệ giữa các bảng: Thiết lập các ràng buộc toàn vẹn tham chiếu giữa các thực thể nhà cung cấp - phiếu nhập, kho hàng - phiếu nhập, kho hàng - phiếu xuất và khách hàng - phiếu xuất.
• Thiết kế giao diện và mã nguồn: Xây dựng hệ thống giao diện người dùng theo menu phân cấp; cài đặt mã nguồn cho các module xử lý dữ liệu chính.
• Tài liệu hướng dẫn và đánh giá: Cung cấp tài liệu hướng dẫn cài đặt môi trường, hướng dẫn thao tác sử dụng, đồng thời tổng hợp các ưu điểm, nhược điểm và định hướng phát triển ứng dụng.

---

Kết quả và đóng góp

Kết quả đạt được

• Khảo sát và mô hình hóa thành công toàn bộ luồng nghiệp vụ kinh doanh linh kiện máy tính tại Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống thông tin FPT.
• Xây dựng hoàn chỉnh hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống bao gồm: hệ thống biểu đồ BFD phân cấp rõ ràng, biểu đồ DFD từ mức ngữ cảnh đến mức dưới đỉnh và mô hình dữ liệu E-R.
• Thiết kế và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 6 bảng dữ liệu chính thức trên Microsoft SQL Server, đảm bảo tính nhất quán và loại bỏ sự dư thừa thông tin.
• Lập trình xây dựng thành công phần mềm quản lý bán linh kiện máy tính trên nền tảng Visual Basic .NET, tích hợp đầy đủ các chức năng tác nghiệp từ quản lý danh mục, nhập kho, xuất bán, kiểm tra kỹ thuật đến tìm kiếm đa tiêu chí và báo cáo thống kê.

Đóng góp thực tiễn và giải pháp đề xuất

• Đưa ra giải pháp tin học hóa quy trình quản lý bán hàng cho doanh nghiệp kinh doanh linh kiện, khắc phục triệt để sự phụ thuộc vào sổ sách thủ công trước đây.
• Hệ thống hỗ trợ tích hợp luồng kiểm tra dữ liệu tồn kho ngay trong quá trình lập đơn hàng và phiếu xuất, giúp hạn chế sai sót trong giao dịch và kiểm soát hàng tồn chính xác.
• Tách biệt rõ ràng các quyền hạn tác nghiệp giữa các phòng ban (Kinh doanh, Kỹ thuật, Quản lý, Kế toán - Kho), nâng cao tính bảo mật và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong công ty.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài

• Do giới hạn về mặt thời gian và kinh nghiệm phân tích thiết kế thực tế của tác giả, hệ thống mới chỉ tập trung sâu vào công tác quản lý bán hàng mà chưa bao quát toàn bộ các nghiệp vụ phức tạp khác của doanh nghiệp.
• Phạm vi triển khai của chương trình mới dừng lại ở quy mô sử dụng nội bộ tại một cơ sở/đơn vị, chưa mở rộng kết nối mạng diện rộng cho toàn bộ hệ thống đại lý và chi nhánh phân phối trên toàn quốc.

Hướng phát triển tiếp theo

• Tiếp tục nâng cấp và hoàn thiện các module nghiệp vụ mở rộng nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý đa chi nhánh và hệ thống phân phối đại lý rộng khắp cả nước.
• Nâng cấp phiên bản phần mềm và tối ưu hóa hệ thống để thích ứng với sự phát triển của các công nghệ phần mềm và hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới hơn.

---

Giá trị tham khảo

Tài liệu này là nguồn tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên ngành Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin quản lý (MIS) và Tin học kinh tế: Cung cấp tài liệu mẫu về cấu trúc một đồ án tốt nghiệp ứng dụng, từ bước khảo sát doanh nghiệp, vẽ biểu đồ luồng dữ liệu (DFD), biểu đồ phân cấp chức năng (BFD) đến thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ.
• Người phát triển ứng dụng quản lý bán hàng trên nền tảng .NET và SQL Server: Tham khảo cách thức phân chia bảng dữ liệu, chuẩn hóa thực thể và thiết kế cấu trúc trường cho bài toán bán lẻ và quản lý kho linh kiện máy tính.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Hiện trạng ứng dụng phần mềm tại Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống thông tin FPT trước khi thực hiện đề tài như thế nào?

Trước khi thực hiện đề tài, công ty chỉ sử dụng duy nhất phần mềm kế toán chuyên dụng FAST cho bộ phận kế toán để làm báo cáo thuế và quản lý tài chính. Tất cả các nghiệp vụ còn lại của công ty (như bán hàng, quản lý kho, theo dõi nhà cung cấp và khách hàng) đều được thực hiện thủ công bằng sổ sách giấy tờ.

2. Hệ thống quản lý bán linh kiện máy tính gồm những phân hệ chức năng chính nào?

Hệ thống được chia thành 5 phân hệ chức năng chính: Phân hệ Phòng kinh doanh (nhập hàng, xuất hàng, cập nhật đối tác và giá), Phân hệ Phòng quản lý (danh sách nhân viên, cập nhật giá, phân quyền, đổi mật khẩu), Phân hệ Phòng kỹ thuật (nhận, kiểm tra và sửa yêu cầu lắp ráp), Phân hệ Tìm kiếm thông tin và Phân hệ Báo cáo - Thống kê.

3. Những công nghệ và môi trường nào được sử dụng để phát triển phần mềm?

Phần mềm được phát triển bằng ngôn ngữ Visual Basic .NET (VB.NET) trên nền tảng Microsoft .NET Framework (CLR, Base Class Library) thông qua môi trường Microsoft Visual Studio .NET (Visual Studio 2008). Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được sử dụng là Microsoft SQL Server (sử dụng phiên bản Developer Edition và ngôn ngữ truy vấn Transact-SQL).

4. Cơ sở dữ liệu của phần mềm gồm những bảng nào và khóa chính của từng bảng là gì?

Cơ sở dữ liệu gồm 6 bảng chính:

• tblNhaCungCap: Khóa chính là Ma_NCC.
• tblKhachHang: Khóa chính là Ma_Khach.
• KhoHang: Khóa chính là Ma_SP.
• tblPhieuNhap: Khóa chính là Ma_HDN.
• tblPhieuXuat: Khóa chính là Ma_HDB.
• TaiKhoan: Khóa chính là Ma_TK.

5. Hệ thống tiếp nhận những thông tin đầu vào nào và kết xuất những thông tin đầu ra nào?

• Thông tin đầu vào: Thông tin nhà cung cấp, thông tin sản phẩm/hàng hóa, thông tin khách hàng, đơn đặt hàng, đơn hàng đã xử lý, phiếu nhập hàng và phiếu xuất hàng.
• Thông tin đầu ra: Bảng báo cáo thống kê, kết quả tìm kiếm thông tin, danh sách linh kiện hàng hóa, danh sách nhà cung cấp, thống kê hàng tồn kho cuối tháng và thống kê doanh thu hàng tháng.

---

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp "Phần Mềm Quản Lý Bán Linh Kiện Máy Tính Tại FPT" của sinh viên Vương Văn Thực (Khoa Công nghệ thông tin, Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội) đã giải quyết thành công bài toán tự động hóa nghiệp vụ bán hàng và quản lý kho linh kiện tại Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống thông tin FPT. Thông qua quy trình phân tích thiết kế hệ thống chặt chẽ với các mô hình BFD, DFD và E-R, tác giả đã xây dựng được cơ sở dữ liệu chuẩn hóa trên Microsoft SQL Server và ứng dụng hoàn chỉnh bằng Visual Basic .NET. Hệ thống đáp ứng tốt các yêu cầu tác nghiệp của các phòng ban, giúp giảm thiểu sai sót từ việc quản lý thủ công và nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI I. TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Trong những năm gần đây chúng ta đã đạt được những thành tựu hết sức to lớn ở mọi lĩnh vực trong cuộc sống, riêng đối với tin học - một ngành khoa học trẻ thì những năm gần dây nó đã đóng góp rất nhiều cho sự phát triển ở mọi lĩnh vực. Có thể nói máy tính có mặt ở hầu hết mọi nơi trên toàn thế giới, đâu đâu người ta cũng nói đến máy tính, đến mạng Internet, điện thoại di động. Không gian dường như thu hẹp lại, thời gian dường như cũng ngắn hơn.

Con người ở mọi nơi có thể nói chuyện được với nhau, nhìn thấy nhau mà không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý. Máy tính không còn trở nên xa lạ đối với mỗi chúng ta nữa, các ứng dụng của tin học trở thành một nhu cầu thiết và trở thành phổ biến trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Những thành tựu của khoa học trong quốc phòng, y tế, giáo dục, ngân hàng, kinh doanh. như là một minh chứng cho thấy nó đóng một vai trò rất quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.

Ở nước ta trong những năm vừa qua đi tin học đã có những bước tiến triển đáng kể, nó chinh phục hầu hết các lĩnh vực không chỉ bởi tính chính xác, nhanh gọn mà còn bởi tính hiệu quả của nó. Hiện nay, ngoài các công ty về tin học ra thì các công ty khác cũng sử dụng tin học như một công cụ hữu hiệu nhằm phục vụ cho công tác quản lý của mình. Các ưu điểm chính xác, nhanh gọn và hiệu quả của tin học được khai thác tối đa nhất và trong lĩnh vực quản lý. Việc sử dụng tin học trong công tác quản lý của doanh nghiệp làm giảm bớt được gánh nặng công việc, đỡ tốn thời gian, tiết kiệm được sức người,, sức của do vậy tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp.S Lưu Minh Tuấn SVTH: Vương Văn Thực 2 Xây dựng quản lý bán linh kiện máy tính Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống thông tin FPT Tuy nhiên, cũng còn tồn tại nhiều công ty và cơ quan cho đến thời điểm hiện tại vẫn sử dụng phương thức thủ công để làm việc.

Xét về mặt khách quan thì đó là vấn đề tài chính, nhưng xét về mặt chủ quan thì đó là do họ chưa thấy được tầm quan trọng của Tin học. Việc lưu trữ các chứng từ, sổ sách kế toán bằng phương pháp thủ công gây tốn kém về mọi mặt khi cần tìm kiếm hay thống kê về một mặt hàng nào đó thì đó là một vấn đề khó khăn thậm chí còn xảy ra nhầm lẫn trong công việc gây thất thoát trong công ty. Đây là một hệ thống thủ công bao gồm thủ tục, con người và dữ liệu, nó không còn phù hợp với tình hình phức tạp của nền kinh tế thị trường hiện nay. Do vậy, nếu doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cho phù hợp với tình hình hiện nay thì nhất thiết phải đưa tin học vào hỗ trợ cho công tác quản lý kinh doanh.

Vậy câu hỏi đặt ra là các lợi ích thiết thực của việc tin học hoá trong công tác quản lý kinh doanh là gì? + Giảm nhiều công việc của nghiệp vụ, tốc độ xử lý nhanh chóng. + Khả năng lưu giữ, phục hồi, xử lý dữ liệu là rất to lớn. + Cập nhật thông tin một cách nhanh chóng + Cung cấp thông tin đa dạng, ít tốn kém. Với các lợi mà việc sử dụng máy tính mang lại như trên, vấn đề tin học hoá trong các hoạt động nghiệp vụ quản lý ngày càng trở nên cấp bách.2: KHẢO SÁT NƠI THỰC TẬP I.

Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH Dịch vụ hệ thống thông tin FPT Ban giám đốc P. Bảo hành Kho hàng Hình 1.S Lưu Minh Tuấn SVTH: Vương Văn Thực 3 Xây dựng quản lý bán linh kiện máy tính Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống thông tin FPT I. Chức năng hoạt động của từng bộ phận trong cơ cấu hoạt động của công ty  Ban giám đốc: Là những người trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động của công ty. Tất cả các phòng ban đều qua sự giám sát rất chặt chẽ của ban giám đốc và ban giám đốc là những người đưa ra quy chế làm việc trong công ty.

 Phòng kế toán: Là bộ phận xử lý về tài chính trong công ty như thu tiền của khách hàng, thống kê nợ cũng như đòi nợ khách hàng. Có trách nhiệm báo cáo cho phòng kinh doanh những khách hàng còn nợ và khách hàng nợ nhưng khó đòi để bộ phận kinh doanh sẽ trợ giúp trong quá trình đòi nợ và hạn chế xuất hàng.  Phòng kinh doanh: Là một trong những phòng quan trọng nhất của công ty. Đây là những người trực tiếp triển khai và bán hàng cũng như lập những kế hoạch triển khai bán hàng.

Các nhân viên trong phòng luôn phải cập nhật thông tin thị trường.  Phòng kỹ thuật: Là nơ nhận các đơn hàng từ phòng kinh doanh và yêu cầu lắp đặt của khách hàng để lắp đặt. Đây cũng là nơi làm nhiệm vụ kiểm tra hàng hoá để đảm bảo kỹ thuật cho khách hàng khi mua sản phẩm tại công ty.  Phòng bảo hành: Làm nhiệm vụ nhận các hàng hoá bị lỗi do kỹ thuật của nhà sản xuất để bảo hành cho khách hàng.

 Kho hàng: là nơi chứa đựng hàng khi công ty có yêu cầu cần nhập hàng xuất hàng cho nhân viên nếu có đơn đặt hàng của khách hàng đã qua kiểm tra của người có thẩm quyền.S Lưu Minh Tuấn SVTH: Vương Văn Thực 4 Xây dựng quản lý bán linh kiện máy tính Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống thông tin FPT I. Các phần mềm đang triển khai Do nguồn nhân lực và kinh tế còn hạn hẹp nên cho người tới thời điểm này công ty chỉ sử dụng phần mềm cho bộ phận kế toán hạn chế thất thoát về tài chính cũng như điểm báo cho việc thống kê và làm thuế nhằm đảm bảo những yêu cầu của các cơ quan thuế của nhà nước. Chính vì vậy mà công ty cũng chỉ sử dụng phần mềm duy nhất đó là phần mềm kế toán chuyên dụng FAST. Vì vậy đã làm hạn chế rất nhiều các hoạt động của công ty trong suốt thời gian rất dài và hầu như mọi công việc trong công ty đều được làm một cách rất thủ công từ những đôi tay, chân của nhân viên ở đây.

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI I. Tính cấp thiết của đề tài Nhằm khắc phục các nhược điểm của công ty và làm cho hoạt động tại công ty diễn ra một cách nhanh hơn, chính xác và hiệu quả hơn. Công ty cần trang bị hệ thống thông tin cho toàn bộ các bộ phận trong công ty với một phần mềm quản lý riêng. Rất may mắn cho tôi là đã chọn nơi đây là nơi thực tập của mình vì đây là một công ty lớn nhưng lại rất phức tạp trong công tác quản lý cũng như cách làm việc của mình.

Khi tôi về đây tôi đã thấy hết những sự vất vả này và tôi đã lên một ý tưởng xây dựng phần mềm quản lý. Tôi đã theo dõi rất xát xao các công việc của từng bộ phận trong công ty và lắng nghe toàn bộ những ý kiến của các nhân viên làm việc tại đây. Tôi đã thấy được niềm trăn trở của ban giám đốc. Nên tôi đã đề nghị với công ty cho phép tôi áp dụng những kiến thức đã học để có thể phần nào giảm bớt được nỗi vất vả của những người làm việc tại đây và ban giám đốc có thể trút bỏ được gánh nặng về quản lý.S Lưu Minh Tuấn SVTH: Vương Văn Thực 5 Xây dựng quản lý bán linh kiện máy tính Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống thông tin FPT Khi tôi đưa ra kiến nghị xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng trong công ty đã được toàn bộ nhân viên và ban giám đốc ủng hộ và tạo mọi điều kiện tốt nhất để tôi tìm hiểu quá trình hoạt động của công ty để có thể đưa ra những giải pháp tốt nhất cho chương trình tôi sẽ xây dựng.

 Các yêu cầu cần đạt được khi triển khai chương trình - Cung cấp được đầy đủ các thông tin liên quan tới chương trình. - Cung cấp thông tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất cho ban giám đốc và nhân viên quản lý các phòng ban. - Chương trình phải được thiết kế trên một môi trường hay phiên bản phần mềm thông dụng và dễ sử dụng nhất. - Đảm bảo được sự an toàn của hệ thống, tính thống nhất và toàn vẹn dữ liệu.

- Giảm bớt tốt đa công việc mà các nhân viên phải xử lý bằng tay (thủ công) - Mọi công việc về tìm kiếm, cập nhật, điều chỉnh và tra cứu phải được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. - Phần mềm khi xây dựng phải tính toán đến các phương án nâng cấp sau này để phù hợp với sự phát triển của công nghệ thông tin.  Nhược điểm khi xây dựng chương trình - Thời gian cũng như kinh nghiệm phân tích còn hạn chế. - Chương trình có quy mô không rộng rãi.S Lưu Minh Tuấn SVTH: Vương Văn Thực 6 Xây dựng quản lý bán linh kiện máy tính Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống thông tin FPT I.2 Đối tượng sử dụng hệ thống Vì là phần mềm sử dụng để quản lý chi nhánh, đại lí nên đây có thể xem là phần mềm sử dụng nội bộ trong công ty: gồm tất cả các nhân viên trực thuộc các phòng ban trong công ty.

Ví dụ: Phòng Nhân sự, phòng Kế toán, phòng Kinh doanh, Kho. Mục đích của đề tài -Xây dựng một chương trình quản lý chuyên nghiệp, thuận tiện, dễ sử dụng và linh động để quản lý các đại lý một cách chi tiết và đầy đủ. -Phần mềm đáp ứng nhu cầu cho công ty trong việc quản lý đại lý, hàng hóa, nhập xuất, công nợ. Giúp cho các công ty giảm tải được việc sử dụng sổ sách truyền thống, tăng hiệu quả làm việc của từng bộ phận trong công ty.

Phạm vi của đề tài Phần mềm này có thể sử dụng cho tất cả các công ty liên quan đến lĩnh vực kinh doanh, có hệ thống chi nhánh và đại lý tại nhiều vùng miền trên cả nước.S Lưu Minh Tuấn SVTH: Vương Văn Thực 7 Xây dựng quản lý bán linh kiện máy tính Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống thông tin FPT CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HỆ THỐNG II. KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ II. Sơ đồ quan hệ Nhà cung Nhà cung cấp Bộ phận Kho hàng P. Kỹ thuật cấp kinh doanh Hình 2.