CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI I. TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Trong những năm gần đây chúng ta đã đạt được những thành tựu hết sức to lớn ở mọi lĩnh vực trong cuộc sống, riêng đối với tin học - một ngành khoa học trẻ thì những năm gần dây nó đã đóng góp rất nhiều cho sự phát triển ở mọi lĩnh vực. Có thể nói máy tính có mặt ở hầu hết mọi nơi trên toàn thế giới, đâu đâu người ta cũng nói đến máy tính, đến mạng Internet, điện thoại di động. Không gian dường như thu hẹp lại, thời gian dường như cũng ngắn hơn.
Con người ở mọi nơi có thể nói chuyện được với nhau, nhìn thấy nhau mà không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý. Máy tính không còn trở nên xa lạ đối với mỗi chúng ta nữa, các ứng dụng của tin học trở thành một nhu cầu thiết và trở thành phổ biến trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Những thành tựu của khoa học trong quốc phòng, y tế, giáo dục, ngân hàng, kinh doanh. như là một minh chứng cho thấy nó đóng một vai trò rất quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.
Ở nước ta trong những năm vừa qua đi tin học đã có những bước tiến triển đáng kể, nó chinh phục hầu hết các lĩnh vực không chỉ bởi tính chính xác, nhanh gọn mà còn bởi tính hiệu quả của nó. Hiện nay, ngoài các công ty về tin học ra thì các công ty khác cũng sử dụng tin học như một công cụ hữu hiệu nhằm phục vụ cho công tác quản lý của mình. Các ưu điểm chính xác, nhanh gọn và hiệu quả của tin học được khai thác tối đa nhất và trong lĩnh vực quản lý. Việc sử dụng tin học trong công tác quản lý của doanh nghiệp làm giảm bớt được gánh nặng công việc, đỡ tốn thời gian, tiết kiệm được sức người,, sức của do vậy tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp.S Lưu Minh Tuấn SVTH: Vương Văn Thực 2 Xây dựng quản lý bán linh kiện máy tính Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống thông tin FPT Tuy nhiên, cũng còn tồn tại nhiều công ty và cơ quan cho đến thời điểm hiện tại vẫn sử dụng phương thức thủ công để làm việc.
Xét về mặt khách quan thì đó là vấn đề tài chính, nhưng xét về mặt chủ quan thì đó là do họ chưa thấy được tầm quan trọng của Tin học. Việc lưu trữ các chứng từ, sổ sách kế toán bằng phương pháp thủ công gây tốn kém về mọi mặt khi cần tìm kiếm hay thống kê về một mặt hàng nào đó thì đó là một vấn đề khó khăn thậm chí còn xảy ra nhầm lẫn trong công việc gây thất thoát trong công ty. Đây là một hệ thống thủ công bao gồm thủ tục, con người và dữ liệu, nó không còn phù hợp với tình hình phức tạp của nền kinh tế thị trường hiện nay. Do vậy, nếu doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cho phù hợp với tình hình hiện nay thì nhất thiết phải đưa tin học vào hỗ trợ cho công tác quản lý kinh doanh.
Vậy câu hỏi đặt ra là các lợi ích thiết thực của việc tin học hoá trong công tác quản lý kinh doanh là gì? + Giảm nhiều công việc của nghiệp vụ, tốc độ xử lý nhanh chóng. + Khả năng lưu giữ, phục hồi, xử lý dữ liệu là rất to lớn. + Cập nhật thông tin một cách nhanh chóng + Cung cấp thông tin đa dạng, ít tốn kém. Với các lợi mà việc sử dụng máy tính mang lại như trên, vấn đề tin học hoá trong các hoạt động nghiệp vụ quản lý ngày càng trở nên cấp bách.2: KHẢO SÁT NƠI THỰC TẬP I.
Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH Dịch vụ hệ thống thông tin FPT Ban giám đốc P. Bảo hành Kho hàng Hình 1.S Lưu Minh Tuấn SVTH: Vương Văn Thực 3 Xây dựng quản lý bán linh kiện máy tính Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống thông tin FPT I. Chức năng hoạt động của từng bộ phận trong cơ cấu hoạt động của công ty Ban giám đốc: Là những người trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động của công ty. Tất cả các phòng ban đều qua sự giám sát rất chặt chẽ của ban giám đốc và ban giám đốc là những người đưa ra quy chế làm việc trong công ty.
Phòng kế toán: Là bộ phận xử lý về tài chính trong công ty như thu tiền của khách hàng, thống kê nợ cũng như đòi nợ khách hàng. Có trách nhiệm báo cáo cho phòng kinh doanh những khách hàng còn nợ và khách hàng nợ nhưng khó đòi để bộ phận kinh doanh sẽ trợ giúp trong quá trình đòi nợ và hạn chế xuất hàng. Phòng kinh doanh: Là một trong những phòng quan trọng nhất của công ty. Đây là những người trực tiếp triển khai và bán hàng cũng như lập những kế hoạch triển khai bán hàng.
Các nhân viên trong phòng luôn phải cập nhật thông tin thị trường. Phòng kỹ thuật: Là nơ nhận các đơn hàng từ phòng kinh doanh và yêu cầu lắp đặt của khách hàng để lắp đặt. Đây cũng là nơi làm nhiệm vụ kiểm tra hàng hoá để đảm bảo kỹ thuật cho khách hàng khi mua sản phẩm tại công ty. Phòng bảo hành: Làm nhiệm vụ nhận các hàng hoá bị lỗi do kỹ thuật của nhà sản xuất để bảo hành cho khách hàng.
Kho hàng: là nơi chứa đựng hàng khi công ty có yêu cầu cần nhập hàng xuất hàng cho nhân viên nếu có đơn đặt hàng của khách hàng đã qua kiểm tra của người có thẩm quyền.S Lưu Minh Tuấn SVTH: Vương Văn Thực 4 Xây dựng quản lý bán linh kiện máy tính Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống thông tin FPT I. Các phần mềm đang triển khai Do nguồn nhân lực và kinh tế còn hạn hẹp nên cho người tới thời điểm này công ty chỉ sử dụng phần mềm cho bộ phận kế toán hạn chế thất thoát về tài chính cũng như điểm báo cho việc thống kê và làm thuế nhằm đảm bảo những yêu cầu của các cơ quan thuế của nhà nước. Chính vì vậy mà công ty cũng chỉ sử dụng phần mềm duy nhất đó là phần mềm kế toán chuyên dụng FAST. Vì vậy đã làm hạn chế rất nhiều các hoạt động của công ty trong suốt thời gian rất dài và hầu như mọi công việc trong công ty đều được làm một cách rất thủ công từ những đôi tay, chân của nhân viên ở đây.
GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI I. Tính cấp thiết của đề tài Nhằm khắc phục các nhược điểm của công ty và làm cho hoạt động tại công ty diễn ra một cách nhanh hơn, chính xác và hiệu quả hơn. Công ty cần trang bị hệ thống thông tin cho toàn bộ các bộ phận trong công ty với một phần mềm quản lý riêng. Rất may mắn cho tôi là đã chọn nơi đây là nơi thực tập của mình vì đây là một công ty lớn nhưng lại rất phức tạp trong công tác quản lý cũng như cách làm việc của mình.
Khi tôi về đây tôi đã thấy hết những sự vất vả này và tôi đã lên một ý tưởng xây dựng phần mềm quản lý. Tôi đã theo dõi rất xát xao các công việc của từng bộ phận trong công ty và lắng nghe toàn bộ những ý kiến của các nhân viên làm việc tại đây. Tôi đã thấy được niềm trăn trở của ban giám đốc. Nên tôi đã đề nghị với công ty cho phép tôi áp dụng những kiến thức đã học để có thể phần nào giảm bớt được nỗi vất vả của những người làm việc tại đây và ban giám đốc có thể trút bỏ được gánh nặng về quản lý.S Lưu Minh Tuấn SVTH: Vương Văn Thực 5 Xây dựng quản lý bán linh kiện máy tính Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống thông tin FPT Khi tôi đưa ra kiến nghị xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng trong công ty đã được toàn bộ nhân viên và ban giám đốc ủng hộ và tạo mọi điều kiện tốt nhất để tôi tìm hiểu quá trình hoạt động của công ty để có thể đưa ra những giải pháp tốt nhất cho chương trình tôi sẽ xây dựng.
Các yêu cầu cần đạt được khi triển khai chương trình - Cung cấp được đầy đủ các thông tin liên quan tới chương trình. - Cung cấp thông tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất cho ban giám đốc và nhân viên quản lý các phòng ban. - Chương trình phải được thiết kế trên một môi trường hay phiên bản phần mềm thông dụng và dễ sử dụng nhất. - Đảm bảo được sự an toàn của hệ thống, tính thống nhất và toàn vẹn dữ liệu.
- Giảm bớt tốt đa công việc mà các nhân viên phải xử lý bằng tay (thủ công) - Mọi công việc về tìm kiếm, cập nhật, điều chỉnh và tra cứu phải được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả. - Phần mềm khi xây dựng phải tính toán đến các phương án nâng cấp sau này để phù hợp với sự phát triển của công nghệ thông tin. Nhược điểm khi xây dựng chương trình - Thời gian cũng như kinh nghiệm phân tích còn hạn chế. - Chương trình có quy mô không rộng rãi.S Lưu Minh Tuấn SVTH: Vương Văn Thực 6 Xây dựng quản lý bán linh kiện máy tính Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống thông tin FPT I.2 Đối tượng sử dụng hệ thống Vì là phần mềm sử dụng để quản lý chi nhánh, đại lí nên đây có thể xem là phần mềm sử dụng nội bộ trong công ty: gồm tất cả các nhân viên trực thuộc các phòng ban trong công ty.
Ví dụ: Phòng Nhân sự, phòng Kế toán, phòng Kinh doanh, Kho. Mục đích của đề tài -Xây dựng một chương trình quản lý chuyên nghiệp, thuận tiện, dễ sử dụng và linh động để quản lý các đại lý một cách chi tiết và đầy đủ. -Phần mềm đáp ứng nhu cầu cho công ty trong việc quản lý đại lý, hàng hóa, nhập xuất, công nợ. Giúp cho các công ty giảm tải được việc sử dụng sổ sách truyền thống, tăng hiệu quả làm việc của từng bộ phận trong công ty.
Phạm vi của đề tài Phần mềm này có thể sử dụng cho tất cả các công ty liên quan đến lĩnh vực kinh doanh, có hệ thống chi nhánh và đại lý tại nhiều vùng miền trên cả nước.S Lưu Minh Tuấn SVTH: Vương Văn Thực 7 Xây dựng quản lý bán linh kiện máy tính Công ty TNHH Dịch vụ Hệ thống thông tin FPT CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HỆ THỐNG II. KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ II. Sơ đồ quan hệ Nhà cung Nhà cung cấp Bộ phận Kho hàng P. Kỹ thuật cấp kinh doanh Hình 2.