Tổng quan nghiên cứu

Thị trường truyền hình trả tiền tại Việt Nam trong giai đoạn 2012-2015 chứng kiến sự bùng nổ mạnh mẽ với tiềm năng khai thác to lớn khi mới chỉ có khoảng 20% tổng số dân tiếp cận dịch vụ, để lại hơn 80% thị phần còn bỏ ngỏ. Sự tham gia của các doanh nghiệp lớn như VTVcab, SCTV, K+, AVG và FPT Telecom đã tạo nên làn sóng cạnh tranh gay gắt về giá cước và chương trình khuyến mãi. Tuy nhiên, việc mải mê chạy theo tăng trưởng thuê bao mới khiến nhiều đơn vị lơ là công tác chăm sóc khách hàng và dịch vụ hậu mãi. Thực trạng này dẫn đến việc khách hàng dễ dàng rời bỏ dịch vụ khi gặp sự cố tín hiệu hoặc nhận được ưu đãi tốt hơn từ đối thủ cạnh tranh.

Đứng trước thách thức đó, luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản trị kinh doanh tập trung nghiên cứu đề tài dịch vụ chăm sóc khách hàng tại Công ty VTC Dịch vụ truyền hình số (VTC Digital). Mục tiêu nghiên cứu cụ thể là hệ thống hóa cơ sở lý luận, đánh giá thực trạng hoạt động chăm sóc khách hàng giai đoạn 2012-2014, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp toàn diện cho giai đoạn 2015-2020. Nghiên cứu được giới hạn phạm vi nội dung và khảo sát thực địa tại thị trường trọng điểm Hà Nội. Ý nghĩa thực tiễn của công trình thể hiện qua việc cung cấp luận cứ khoa học giúp VTC Digital tối ưu hóa chi phí duy trì thuê bao cũ, vốn chỉ bằng khoảng 1/5 đến 1/6 chi phí tìm kiếm khách hàng mới, hướng tới mục tiêu giảm tỷ lệ rời mạng xuống dưới mức 5% và gia tăng chỉ số trung thành thương hiệu bền vững.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết quản trị marketing dịch vụ hiện đại của Philip Kotler cùng mô hình hành vi người tiêu dùng của Neal, Quester và Hawkins. Trọng tâm lý thuyết xoay quanh mô hình 4 cấp độ kỳ vọng của khách hàng gồm: dịch vụ lý tưởng, dịch vụ mong đợi, dịch vụ đầy đủ và dịch vụ dự đoán. Bên cạnh đó, luận văn vận dụng mô hình 5 khoảng cách chất lượng dịch vụ nhằm xác định độ lệch giữa cảm nhận thực tế và kỳ vọng của người dùng.

Bốn khái niệm cốt lõi được làm rõ bao gồm: đặc tính phi vật thể của dịch vụ (tính vô hình, tính không đồng nhất, tính không thể lưu trữ và tính không chia cắt), phân định khách hàng bên ngoài và khách hàng nội bộ, cấp độ sản phẩm mở rộng (coi chăm sóc khách hàng là vũ khí cạnh tranh cấp độ 3), cùng chỉ số thỏa mãn khách hàng dựa trên mối tương quan giữa kỳ vọng ban đầu và giá trị thụ hưởng thực tế.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn kết hợp chặt chẽ giữa nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp thu thập trong mốc thời gian 2012-2014. Dữ liệu thứ cấp được tổng hợp từ 3 báo cáo tài chính thường niên, số liệu kinh doanh thuê bao và các tài liệu lưu hành nội bộ của VTC Digital.

Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát bảng hỏi với cỡ mẫu 250 đối tượng tại địa bàn Hà Nội, phân bổ thành 3 nhóm cụ thể: 120 khách hàng đang sử dụng dịch vụ VTC Digital, 80 khách hàng tiềm năng và 50 khách hàng đã rời mạng; đồng thời thực hiện phỏng vấn chuyên sâu 10 cán bộ quản lý phụ trách kinh doanh và kỹ thuật. Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng kết hợp chọn mẫu thuận tiện được áp dụng nhằm đảm bảo tính đại diện cao cho các phân khúc thu nhập và địa bàn dân cư khác nhau. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích thống kê mô tả, kiểm định tần số và so sánh tỷ lệ phần trăm dựa trên thang đo Likert 5 mức độ là nhằm lượng hóa chính xác mức độ hài lòng, làm sáng tỏ các điểm nghẽn trong vận hành một cách minh bạch và trực quan. Toàn bộ quy trình nghiên cứu được triển khai chặt chẽ từ năm 2014 đến năm 2015.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, mức độ phổ biến của dịch vụ có sự chênh lệch lớn giữa các nhóm người dùng; có tới 35% khách hàng tiềm năng chưa nắm bắt đầy đủ thông tin về các gói kênh độ nét cao HD và chính sách ưu đãi tích hợp của VTC Digital.

Thứ hai, đối với nhóm khách hàng đang sử dụng, 68% đánh giá cao thái độ lịch sự của nhân viên giao dịch trực tiếp, song có 42% khách hàng bày tỏ sự không hài lòng về thời gian chờ đợi kết nối tổng đài hỗ trợ kỹ thuật vượt quá 3 phút trong các khung giờ cao điểm từ 19h đến 21h.

Thứ ba, kết quả điều tra nguyên nhân rời bỏ dịch vụ chỉ ra rằng 48% khách hàng hủy hợp đồng chuyển sang nhà mạng khác do sự cố gián đoạn tín hiệu khi thời tiết mưa bão kéo dài cùng áp lực từ các chương trình giảm giá 50% cước phí của đối thủ cạnh tranh; 27% rời bỏ do thời gian xử lý sự cố tại nhà kéo dài quá 48 giờ.

Thứ tư, về mặt nội bộ, hơn 60% cán bộ nhân viên phản ánh hệ thống phần mềm quản trị thông tin khách hàng còn rời rạc, gây chậm trễ từ 1 đến 2 ngày trong việc chuyển giao thông tin sự cố giữa bộ phận tổng đài và đội ngũ kỹ thuật hiện trường.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân căn bản của các tồn tại trên xuất phát từ việc tốc độ mở rộng mạng lưới thuê bao giai đoạn 2012-2014 diễn ra quá nhanh nhưng hạ tầng chăm sóc khách hàng và hệ thống máy chủ tổng đài chưa được đầu tư nâng cấp tương xứng. Khi so sánh với các nghiên cứu trong cùng lĩnh vực viễn thông truyền hình, điển hình như khảo sát thực trạng chăm sóc khách hàng tại Viễn thông Hà Nội năm 2012, có thể thấy các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ số đều gặp khó khăn chung trong việc duy trì tính đồng nhất về chất lượng tương tác sau bán hàng.

Về mặt trình bày trực quan, các dữ liệu này có thể được mô hình hóa hiệu quả qua biểu đồ cột thể hiện cơ cấu nguyên nhân rời mạng của khách hàng và bảng ma trận đối chiếu mức độ hài lòng giữa kỳ vọng ban đầu với trải nghiệm thực tế theo 5 khía cạnh chất lượng dịch vụ. Kết quả nghiên cứu khẳng định rằng việc chỉ tập trung vào bán đầu thu và thu cước mà thiếu đi các tương tác cá nhân hóa sẽ làm xói mòn lòng trung thành của người tiêu dùng trong kỷ nguyên số.

Đề xuất và khuyến nghị

Để nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong giai đoạn 2015-2020, VTC Digital cần khẩn trương thực hiện 4 nhóm giải pháp trọng tâm:

  • Tái cấu trúc và chuẩn hóa quy trình xử lý khiếu nại kỹ thuật: Ban Giám đốc và Phòng Kỹ thuật cần thiết lập quy chế cam kết khắc phục sự cố tín hiệu tại nhà cho khách hàng trong vòng tối đa 12 giờ ở khu vực nội thành và 24 giờ ở khu vực ngoại thành, hướng tới mục tiêu 95% yêu cầu được giải quyết dứt điểm ngay trong lần đầu tiên, triển khai đồng bộ từ quý II/2015.
  • Hiện đại hóa hạ tầng công nghệ thông tin và tổng đài đa kênh: Phòng Công nghệ thông tin chủ trì đầu tư nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM, tích hợp đường dây nóng tự động 24/7 với năng lực tiếp nhận trên 1.000 cuộc gọi mỗi ngày, đảm bảo giảm tỷ lệ cuộc gọi nhỡ xuống dưới 2% trong giai đoạn 2015-2016.
  • Đào tạo chuẩn hóa kỹ năng và nâng cao chất lượng khách hàng nội bộ: Phòng Tổ chức Hành chính tổ chức các khóa huấn luyện chuyên môn định kỳ 6 tháng một lần cho 100% nhân viên giao dịch và kỹ thuật viên, gắn chỉ số đánh giá hiệu quả công việc KPI với mức độ hài lòng của khách hàng, đặt mục tiêu nâng chỉ số hài lòng nội bộ lên trên 85% vào năm 2017.
  • Xây dựng chương trình chăm sóc khách hàng thân thiết và hậu mãi chuyên biệt: Phòng Marketing và Kinh doanh triển khai chính sách tặng 1 đến 2 tháng cước miễn phí cho các thuê bao duy trì liên tục từ 2 năm trở lên, đồng thời thực hiện các chương trình gửi tin nhắn chúc mừng và ưu đãi sinh nhật, phấn đấu kéo giảm tỷ lệ rời dịch vụ hàng năm xuống dưới 4% giai đoạn 2015-2020.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn mang lại giá trị ứng dụng thiết thực cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

  • Ban lãnh đạo và cán bộ quản lý tại các doanh nghiệp truyền hình trả tiền như VTVcab, SCTV, K+, FPT Telecom: Cung cấp khung tham chiếu thực tiễn để tái cấu trúc bộ phận chăm sóc khách hàng, tối ưu hóa quy trình vận hành và tiết kiệm ít nhất 15% chi phí vận hành dịch vụ khách hàng.
  • Chuyên viên marketing và phát triển dịch vụ trong ngành viễn thông - truyền thông: Giúp nắm vững phương pháp thiết kế bộ công cụ đo lường mức độ hài lòng khách hàng theo thang đo chuẩn 5 mức độ và ứng dụng quy trình chăm sóc 3 giai đoạn (trước, trong và sau bán hàng).
  • Giảng viên, học viên cao học và sinh viên ngành Quản trị kinh doanh, Marketing: Sử dụng làm tài liệu tham khảo mẫu mực về cấu trúc nghiên cứu thực chứng, phương pháp xử lý số liệu sơ cấp với cỡ mẫu trên 200 đơn vị và cách thức vận dụng các mô hình lý thuyết vào doanh nghiệp dịch vụ công nghệ cao.
  • Chuyên gia phân tích thị trường và cơ quan quản lý nhà nước: Cung cấp bức tranh toàn cảnh về sự chuyển dịch thị phần, áp lực cạnh tranh của hơn 10 nhà cung cấp truyền hình tại Việt Nam trong giai đoạn triển khai đề án số hóa truyền hình giai đoạn 2015-2020.

Câu hỏi thường gặp

  • Mục tiêu trọng tâm của việc cải tiến dịch vụ chăm sóc khách hàng tại VTC Digital là gì?
    Mục tiêu cốt lõi là chuyển dịch từ phương thức chăm sóc thụ động sang chủ động nhằm gia tăng tỷ lệ duy trì thuê bao cũ trên 95% mỗi năm, nâng cao năng lực cạnh tranh trước các đối thủ lớn và tối ưu hóa doanh thu dài hạn từ phí thuê bao định kỳ.

  • Vì sao tỷ lệ khách hàng rời bỏ dịch vụ truyền hình số giai đoạn 2012-2014 có xu hướng gia tăng?
    Nguyên nhân chính xuất phát từ việc khoảng 48% khách hàng bị thu hút bởi các đợt giảm giá cước mạnh từ đối thủ cạnh tranh, trong khi thời gian khắc phục sự cố tín hiệu của nhà đài còn chậm trễ, vượt quá 48 giờ ở nhiều địa bàn.

  • Khái niệm khách hàng nội bộ đóng vai trò gì trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ?
    Khách hàng nội bộ chính là đội ngũ nhân viên giữa các phòng ban. Khi trên 85% nhân viên nội bộ được đáp ứng tốt về công cụ làm việc và thông tin liên thông, tinh thần làm việc sẽ tăng cao, giúp giải quyết 100% khiếu nại của khách hàng bên ngoài nhanh chóng và chính xác.

  • Mô hình 4 cấp độ kỳ vọng được áp dụng như thế nào trong truyền hình trả tiền?
    Mô hình giúp doanh nghiệp định vị chính xác từ dịch vụ đầy đủ (tín hiệu thông suốt) đến dịch vụ lý tưởng (hỗ trợ kỹ thuật tức thì trong 15 phút), từ đó phân bổ nguồn lực hợp lý để mang lại trải nghiệm vượt mong đợi cho trên 80% khách hàng.

  • Giải pháp công nghệ nào đóng vai trò then chốt cho VTC Digital trong giai đoạn 2015-2020?
    Đó là việc triển khai hệ thống phần mềm CRM đồng bộ tích hợp tổng đài thông minh 24/7, có khả năng xử lý trên 1.000 cuộc gọi mỗi ngày và tự động phân luồng sự cố kỹ thuật đến các đội lưu động trong vòng 5 phút.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản trị chăm sóc khách hàng trong lĩnh vực truyền hình trả tiền với mô hình 4 cấp độ kỳ vọng và quy trình tương tác 3 giai đoạn.
  • Đánh giá thực chứng bức tranh kinh doanh và vận hành của VTC Digital giai đoạn 2012-2014 thông qua khảo sát 250 khách hàng và 10 cán bộ quản lý tại Hà Nội.
  • Chỉ rõ các điểm nghẽn căn bản về tốc độ xử lý sự cố kỹ thuật và tính liên thông của hệ thống thông tin khách hàng khiến tỷ lệ rời mạng ở mức đáng lưu tâm.
  • Đề xuất 4 nhóm giải pháp có tính khả thi cao, gắn liền lộ trình thực hiện từ năm 2015 đến năm 2020 với các chỉ tiêu định lượng cụ thể.
  • Khẳng định chăm sóc khách hàng là vũ khí cạnh tranh chiến lược, giúp giảm tỷ lệ rời mạng xuống dưới 4% và bảo vệ vững chắc thị phần doanh nghiệp.

Đóng góp nổi bật của công trình là cung cấp hệ thống giải pháp thực tiễn gắn liền với đề án số hóa truyền hình quốc gia. Doanh nghiệp cần khẩn trương đưa các giải pháp này vào kế hoạch hành động giai đoạn 2015-2020 để tạo dựng lợi thế cạnh tranh bền vững.