phần mở đầu, phần kết luận, nội dung đƣợc kết cấu thành 3 chƣơng sau đây: Chƣơng 1. Văn phòng cấp Bộ và trách nhiệm, yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng. Trong chƣơng này chúng tôi tập trung nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức cũng nhƣ yêu cầu về năng lực tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn phòng cơ cấp Bộ trong công tác văn thƣ- lƣu trữ. Chƣơng 2: Khảo sát, đánh giá năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ của lãnh đạo VP cấp Bộ Qua kết quả, khảo sát, tại một số cơ quan Bộ nhƣ Bộ Tƣ Pháp, Bộ Công thƣơng, Bộ Khoa học và Công nghệ.
đƣợc chúng tôi tổng hợp và nhận xét, đánh giá về năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ thông qua các nhiệm vụ công tác cụ thể nhƣ: tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác văn thƣ- lƣu trữ; ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn công tác văn thƣ-lƣu trữ; tổ chức công tác kiểm tra, đánh giá; bố trí cơ sở vật chất; ứng dụng sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào trong lĩnh vực văn thƣ - lƣu trữ ở văn phòng cấp Bộ. Các giải pháp nâng cao năng lực của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ trong việc tổ chức, quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ Trên cơ sở thực tiễn tổ chức và quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ của lãnh đạo văn phòng cấp Bộ, chúng tôi mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao vai trò, năng lực của lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ nhƣ: năng lực quản lý, trách nhiệm tổ chức, bố trí sắp xếp nhân sự phù hợp với công tác văn thƣ- lƣu trữ, đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, sự chỉ đạo điều hành tổ chức công việc, kiểm tra, đánh giá công tác văn thƣ- lƣu trữ của văn phòng cấp Bộ. Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi cũng nhận đƣợc sự đồng tình ủng hộ và sự giúp đỡ của nhiều lãnh đạo văn phòng Bộ, thầy cô giáo Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng. Đặc biệt là sự giúp đỡ, hƣớng dẫn, chỉ bảo tận tình của NGƢT- PGS Vƣơng Đình Quyền.
Qua đây cho phép chúng tôi gửi lời Luận văn Thạc sỹ khoa học 11 Lâm Thu Hằng Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ cảm ơn chân thành đến các thầy hƣớng dẫn PGS. NGƢT Vƣơng Đình Quyền, lãnh đạo văn phòng Bộ, các thầy cô, bạn bè đồng nghiệp. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi cũng gặp không ít khó khăn nhƣ đề tài chƣa có nhiều nghiên cứu đi trƣớc, tài liệu tham khảo, nghiên cứu về vấn đề này chƣa nhiều, hơn nữa việc khảo sát và tìm hiểu thực tế tại văn phòng cơ quan cấp Bộ đặc biệt là việc gặp gỡ trực tiếp lãnh đạo văn phòng rất khó khăn. Do vậy luận văn không tránh khỏi những hạn chế và khiếm khuyết, chúng tôi rất mong nhận đƣợc sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để luận văn đƣợc hoàn thiện hơn.
Hà Nội, ngày tháng năm 2011 Học viên Lâm Thu Hằng Luận văn Thạc sỹ khoa học 12 Lâm Thu Hằng Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ B. NỘI DUNG Chƣơng 1 VĂN PHÒNG CẤP BỘ VÀ TRÁCH NHIỆM, YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG 1.Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp Bộ 1. Sơ lƣợc về trách nhiệm quản lý công tác văn thƣ - lƣu trữ cấp Bộ Công tác văn thƣ - lƣu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Để công tác văn thƣ - lƣu trữ thực sự có ý nghĩa và đảm bảo thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của mình Chính phủ đã ban hành Nghị định 178/2007/NĐ- CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ.
Nghị định chỉ rõ, “Bộ, cơ quan ngang Bộ (dƣới đây gọi chung là Bộ) là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc về các ngành, lĩnh vực đƣợc giao trong phạm vi cả nƣớc; quản lý Nhà nƣớc các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nƣớc của Bộ” [40]. Trên cơ sở quy định nêu trên, các cơ quan cấp Bộ đã ban hành Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và của văn phòng Bộ (phần phụ lục). Về công tác văn thƣ- lƣu trữ, chúng tôi xin khái quát lại nhƣ sau: Đối với công tác văn thƣ- lƣu trữ, trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của mình, Bộ trƣởng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, có trách nhiệm: - Quyết định việc thành lập các phòng văn thƣ - lƣu trữ thuộc Văn phòng Bộ; - Ban hành quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của phòng văn thƣ- lƣu trữ; - Xây dựng và ban hành các văn bản của Bộ hƣớng dẫn thực hiện các chế độ, các quy định về công tác văn thƣ- lƣu trữ; - Xây dựng và ban hành các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác văn thƣ- lƣu trữ; - Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thƣ- lƣu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thƣ theo thẩm quyền; Luận văn Thạc sỹ khoa học 13 Lâm Thu Hằng Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ - Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thƣ- lƣu trữ; - Tổ chức, đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thƣ- lƣu trữ, quản lý thi đua, khen thƣởng trong công tác văn thƣ- lƣu trữ; - Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thƣ- lƣu trữ trong phạm vi ngành, lĩnh vực. Nhƣ vậy công tác văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan làm tốt hay không tốt, trƣớc hết thuộc trách nhiệm của Bộ trƣởng.
Để thực hiện nhiệm vụ này, Bộ trƣởng có thể giao cho Chánh Văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thƣ- lƣu trữ trong phạm vi trách nhiệm của mình. Bộ trƣởng có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến cơ quan, có thể giao cho lãnh đạo Văn phòng giải quyết những văn bản cần thiết nhƣng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết văn bản đó; phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan theo quy định của Nhà nƣớc; có thể giao cho Thứ trƣởng ký thay những văn bản thuộc thẩm quyền Bộ trƣởng; giao cho Chánh Văn phòng ký thừa lệnh một số văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ trƣởng nhƣ chỉ đạo điều hành công tác văn thƣ- lƣu trữ của cơ quan. Ngoài các nhiệm vụ chính nêu trên, tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, Bộ trƣởng có thể làm một số việc cụ thể khác nhƣ: xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác văn thƣ ở các cơ quan cấp dƣới, các đơn vị trực thuộc (văn bản phân công nhiệm vụ của lãnh đạo cơ quan Bộ Nội vụ, Bộ Tƣ pháp, Bộ Khoa học và Công nghệ. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng cấp Bộ 1.
Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ cơ quan cấp Bộ, là nơi quản lý thông tin của văn bản đi - đến, xử lý văn bản đi- đến của cơ quan; là đầu mối thông tin của các đơn vị trong cơ quan. Chính vì lẽ đó, Văn phòng Bộ có mối quan hệ hữu cơ với tất cả các đơn vị, tổ chức trong cùng hệ thống. Ngƣời ta thƣờng ví Văn phòng Bộ là “bộ nhớ” của lãnh đạo Bộ, đồng thời là bộ xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ban hành các quyết định quản lý của lãnh đạo Bộ. Hiệu quả điều hành công việc hàng ngày của lãnh đạo Bộ phụ thuộc phần nhiều vào tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, trƣớc hết là tổ chức lao động trong Văn phòng.Văn phòng Bộ đƣợc tổ chức khoa học, có trật Luận văn Thạc sỹ khoa học 14 Lâm Thu Hằng Nâng cao năng lực tổ chức quản lý công tác VT- LT của Lãnh đạo văn phòng cơ quan cấp Bộ tự, nền nếp thì quản lý và điều hành công việc của cơ quan thông suốt, có chất lƣợng và hiệu quả cao.Văn phòng đảm nhiệm 2 chức năng chính sau: - Chức năng tham mưu tổng hợp: Theo từ điển Tiếng Việt do Hoàng Phê chủ biên: - Tham mƣu: Đóng góp những ý kiến có tính chất chỉ đạo: Giúp ngƣời lãnh đạo trong việc đặt và tổ chức thực hiện các kế hoạch.
- Tham mƣu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ƣu cho quá trình quản lý để đạt đƣợc hiệu quả cao nhất. Ngƣời ta thƣờng nói tham mƣu là hiến kế, kiến nghị những đề xuất, đƣa ra các ý tƣởng độc đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phƣơng án tối ƣu, những chiến lƣợc, sách lƣợc và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trƣởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác của cơ quan và đơn vị nhằm đạt kết quả cao [72]. Tham mƣu của Văn phòng Bộ là tham mƣu về tổ chức, điều hành công việc chung của cơ quan; tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mƣu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý ví dụ nhƣ: tham mƣu cho lãnh đạo trong việc chỉ đạo hƣớng dẫn công tác văn thƣ- lƣu trữ, trong quản lý, điều hành công việc của cơ quan; xây dựng và giám sát việc thực hiện chƣơng trình công tác của cơ quan và văn phòng. Để công tác lãnh đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan đạt hiệu quả, Thủ trƣởng cơ quan cần có những ý kiến tham mƣu chính xác, cung cấp đầy đủ thông tin từ phía văn phòng.