Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NĂNG LỰC CÔNG CHỨC VĂN THƯ 1. Công chức Văn thư 1. Khái niệm công tác văn thư Những công việc như soạn thảo, ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ công việc, quản lý và sử dụng con dấu… được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước. Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì “Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” [10, tr.
Đến năm 2020, để phù hợp với thực tế về QLVB điện tử, lập hồ sơ điện tử, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật… trong công tác văn thư, Chính phủ đã ban hành Nghị định thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Quan niệm về công tác văn thư theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư được sửa đổi, bổ sung lại như sau: “Công tác văn thư được quy định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư” [13, tr. Như vậy, có thể hiểu khái niệm về công tác văn thư như sau: “Công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức bao gồm các công việc về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào 7 Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”. Yêu cầu của công tác văn thư Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
Yêu cầu quản lý công tác văn thư theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP gồm bảy nội dung sau: Một là, văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực căn cứ Nghị định này để quy định cho phù hợp; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Hai là, tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Ba là, văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Bốn là, văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý. Năm là, người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Sáu là, con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật. 8 Bảy là, hệ thống phải đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan.
Vai trò của công tác văn thư trong quản lý hành chính nhà nước Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung và trong hoạt động quản lý HCNN nói riêng. Các cơ quan HCNN, dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan HCNN, từ việc đề ra chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan.
Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ: Thứ nhất, giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. Thứ hai, góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước, kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ 9 quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, QLVB chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Thứ ba, đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan cũng như của các đồng chí lãnh đạo.
Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan. Thứ tư, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
Công chức và công chức Văn thư 1. Công chức - Khái niệm công chức: Đội ngũ công chức là một yếu tố không thể thiếu trong hoạt động của một Nhà nước. Trên thế giới đến nay vẫn chưa có một quan niệm chung, thống nhất về công chức, nhưng tại nhiều quốc gia, dấu hiệu chung của công chức thường là: Công dân của nước đó; Được tuyển dụng qua thi tuyển; Được bổ nhiệm vào một ngạch hoặc một vị trí công việc; Được hưởng lương từ ngân sách nhà nước; 10 Đảm nhiệm một công vụ nhất định. Ở mỗi quốc gia, tùy theo thể chế chính trị, sự phát triển kinh tế - xã hội, các yếu tố văn hóa, chế độ, chính sách trong từng giai đoạn cụ thể mà đối tượng, phạm vi công chức được xác định khác nhau.
Ở Việt Nam, khái niệm công chức được hình thành và ngày càng hoàn thiện gắn với sự phát triển của Nhà nước. Luật Cán bộ, công chức năm 2018 quy định về khái niệm công chức như sau: “Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội (sau đây gọi chung là đơn vị sự nghiệp công lập), trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập thì lương được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật” [23, tr.1-2] - Phân loại công chức: Phân loại công chức là việc chia công chức theo những loại khác nhau theo những tiêu chí nhất định. Việc phân loại công chức có ý nghĩa quan trong trong việc tuyển dụng, bổ nhiệm và quản lý công chức. Công chức có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau tuỳ thuộc vào mục đích của phân loại.
Ở Việt Nam có một số cách phân loại cơ bản sau: Căn cứ vào ngạch được bổ nhiệm, công chức được phân thành loại A, loại B, loại C và loại D, cụ thể như sau: 11 Loại A gồm những người được bổ nhiệm vào ngạch chuyên viên cao cấp hoặc tương đương; Loại B gồm những người được bổ nhiệm vào ngạch chuyên viên chính hoặc tương đương; Loại C gồm những người được bổ nhiệm vào ngạch chuyên viên hoặc tương đương; Loại D gồm những người được bổ nhiệm vào ngạch cán sự hoặc tương đương và ngạch nhân viên. Căn cứ vào vị trí công tác, công chức được phân loại như sau: Công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý; Công chức không giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý. Ngoài ra, công chức còn được phân loại theo trình độ đào tạo (sau đại học, đại học, cao đẳng, trung học, .