Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh bùng nổ thông tin hiện nay, nhu cầu tiếp cận thông tin của người dùng ngày càng đa dạng và phức tạp, đặc biệt trong lĩnh vực y học cổ truyền. Thư viện Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam (Học viện YDHCTVN) là một trong những cơ sở đào tạo và nghiên cứu hàng đầu về y học cổ truyền tại Việt Nam, với nguồn tài liệu phong phú gồm hơn 63.000 bản tài liệu truyền thống và gần 1.000 tài liệu điện tử. Tuy nhiên, công tác xử lý nội dung tài liệu tại thư viện còn nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả phục vụ người dùng tin. Mục tiêu nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện Học viện YDHCTVN trong 5 năm gần đây, tập trung vào các hoạt động phân loại, định từ khóa và tóm tắt tài liệu, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác này. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cải thiện khả năng tìm kiếm, truy xuất thông tin chính xác và kịp thời, góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và phát triển nguồn lực tri thức của Học viện.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình nghiên cứu về xử lý nội dung tài liệu trong hoạt động thông tin thư viện, bao gồm:

  • Lý thuyết xử lý tài liệu: Xử lý tài liệu là quá trình ghi lại các đặc trưng về hình thức và nội dung tài liệu nhằm mục đích kiểm soát và tìm kiếm thông tin hiệu quả. Xử lý nội dung tài liệu là công đoạn quan trọng trong dây chuyền thông tin tư liệu, bao gồm phân loại, định từ khóa, tóm tắt, chú giải và tổng luận nội dung tài liệu.

  • Mô hình phân loại tài liệu: Áp dụng bảng phân loại thập phân Dewey (DDC) 14 rút gọn, một hệ thống phân loại phổ biến trên thế giới, được sử dụng tại Thư viện Học viện YDHCTVN. Bảng phân loại này gồm 10 lớp chính, chia nhỏ thành các lớp con, giúp xác định chính xác vị trí môn loại của tài liệu.

  • Khái niệm chính: Phân loại nội dung tài liệu, định từ khóa (tự do và kiểm soát), tóm tắt nội dung tài liệu, chuẩn hóa dữ liệu biên mục theo MARC21, và các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu như tính chính xác, súc tích, ngắn gọn và đầy đủ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng:

  • Nguồn dữ liệu: Thu thập từ 50 biểu ghi tài liệu ngẫu nhiên trong cơ sở dữ liệu của Thư viện Học viện YDHCTVN, bao gồm tài liệu tiếng Việt, tiếng Trung và các ngành khoa học xã hội liên quan.

  • Phương pháp phân tích: Phân tích quy trình xử lý nội dung tài liệu qua các bước phân loại, định từ khóa và tóm tắt; đánh giá chất lượng phân loại dựa trên so sánh ký hiệu phân loại với chuẩn; phỏng vấn sâu 2 cán bộ xử lý thông tin để hiểu rõ quy trình và khó khăn; quan sát trực tiếp hoạt động xử lý tài liệu.

  • Timeline nghiên cứu: Khảo sát và thu thập dữ liệu trong vòng 5 năm gần đây, với quan sát và phỏng vấn thực hiện trong tháng 6 năm 2020.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Chất lượng phân loại tài liệu: Trong 50 biểu ghi được khảo sát, có 12 biểu ghi (26%) có ký hiệu phân loại chưa chính xác. Trong đó, 22% sai về xác định đối tượng nghiên cứu và 8% thiếu phương diện nghiên cứu hoặc trợ ký hiệu. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tìm kiếm và truy xuất thông tin.

  2. Quy trình phân loại: Cán bộ phân loại chủ yếu dựa vào nhan đề và mục lục để xác định nội dung tài liệu, tuy nhiên nhiều trường hợp nhan đề không phản ánh đầy đủ nội dung, dẫn đến sai sót. Việc đọc hiểu sâu hơn như phần mở đầu, kết luận chưa được thực hiện triệt để.

  3. Công cụ xử lý: Thư viện áp dụng bảng phân loại DDC 14 rút gọn, tuy nhiên bảng phân loại này có hạn chế về phạm vi chuyên ngành y dược, chỉ chiếm một phần nhỏ trong bảng, gây khó khăn cho việc phân loại chính xác tài liệu chuyên ngành.

  4. Nguồn nhân lực và trình độ cán bộ: Đội ngũ cán bộ xử lý tài liệu gồm 9 người, trong đó 3 người có chuyên ngành thư viện, còn lại thuộc các ngành khác. Trình độ và kinh nghiệm chưa đồng đều, ảnh hưởng đến chất lượng xử lý nội dung tài liệu.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trong công tác xử lý nội dung tài liệu là do sự thiếu đồng bộ giữa công cụ phân loại và đặc thù tài liệu chuyên ngành y dược, cùng với trình độ và kinh nghiệm của cán bộ chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu. So với các nghiên cứu tại các thư viện đại học khác, tỷ lệ sai sót phân loại tại Thư viện Học viện YDHCTVN cao hơn, phản ánh nhu cầu cấp thiết về nâng cao năng lực và hoàn thiện công cụ xử lý. Việc áp dụng công nghệ thông tin và chuẩn hóa dữ liệu theo MARC21 đã góp phần nâng cao hiệu quả, tuy nhiên vẫn cần cải tiến quy trình và đào tạo chuyên sâu cho cán bộ. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ tỷ lệ sai sót phân loại theo từng nguyên nhân và bảng so sánh chất lượng phân loại trước và sau khi áp dụng các giải pháp cải tiến.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Nâng cao năng lực cán bộ xử lý tài liệu: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về phân loại tài liệu chuyên ngành y dược, kỹ năng định từ khóa và tóm tắt tài liệu. Mục tiêu giảm tỷ lệ sai sót phân loại xuống dưới 10% trong vòng 12 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo Thư viện phối hợp với các chuyên gia đào tạo.

  2. Hoàn thiện và áp dụng bộ từ khóa có kiểm soát: Xây dựng bộ từ khóa chuyên ngành y dược phù hợp với đặc thù tài liệu của Thư viện, hỗ trợ cán bộ định từ khóa chính xác và thống nhất. Thời gian triển khai: 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng nghiệp vụ thư viện.

  3. Xây dựng sổ tay điện tử nghiệp vụ xử lý tài liệu: Tài liệu hướng dẫn quy trình, tiêu chuẩn và công cụ xử lý nội dung tài liệu được số hóa, dễ dàng tra cứu và cập nhật. Mục tiêu hoàn thành trong 9 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng công nghệ thông tin phối hợp phòng nghiệp vụ.

  4. Đầu tư nâng cấp phần mềm và công nghệ xử lý tài liệu: Thay thế phần mềm cũ bằng hệ thống quản lý thư viện hiện đại có tích hợp công cụ hỗ trợ phân loại, định từ khóa và kiểm tra chất lượng dữ liệu. Thời gian thực hiện: 12-18 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban giám đốc Học viện và Thư viện.

  5. Thiết lập đội ngũ cộng tác viên chuyên ngành: Huy động giảng viên, chuyên gia y dược tham gia hỗ trợ xử lý nội dung tài liệu, đặc biệt với tài liệu chuyên sâu và ngoại văn. Mục tiêu xây dựng đội ngũ trong 6 tháng. Chủ thể thực hiện: Thư viện phối hợp với các khoa chuyên môn.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ thư viện và nhân viên xử lý tài liệu: Nghiên cứu giúp nâng cao kỹ năng phân loại, định từ khóa và tóm tắt tài liệu, áp dụng các công cụ và quy trình chuẩn hóa trong công tác xử lý nội dung.

  2. Quản lý thư viện chuyên ngành y dược: Tham khảo để xây dựng chiến lược phát triển nguồn lực thông tin, cải tiến quy trình nghiệp vụ và đầu tư công nghệ phù hợp với đặc thù tài liệu chuyên ngành.

  3. Giảng viên và nghiên cứu sinh ngành thư viện – thông tin: Tài liệu cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn về xử lý nội dung tài liệu trong thư viện chuyên ngành, làm tài liệu tham khảo cho các đề tài nghiên cứu và luận văn.

  4. Lãnh đạo và cán bộ quản lý Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam: Hiểu rõ thực trạng và các giải pháp nâng cao chất lượng công tác thông tin thư viện, từ đó hỗ trợ đầu tư và phát triển thư viện đáp ứng nhu cầu đào tạo và nghiên cứu.

Câu hỏi thường gặp

  1. Công tác xử lý nội dung tài liệu gồm những hoạt động chính nào?
    Công tác xử lý nội dung tài liệu bao gồm phân loại tài liệu, định từ khóa, tóm tắt, chú giải và tổng luận nội dung. Tại Thư viện Học viện YDHCTVN, nghiên cứu tập trung vào phân loại, định từ khóa và tóm tắt.

  2. Tại sao việc phân loại tài liệu lại quan trọng trong thư viện?
    Phân loại tài liệu giúp xác định vị trí môn loại của tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ, tìm kiếm và truy xuất thông tin chính xác, góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ người dùng.

  3. Những khó khăn chính trong công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện Học viện YDHCTVN là gì?
    Khó khăn gồm hạn chế của bảng phân loại DDC 14 rút gọn trong chuyên ngành y dược, trình độ và kinh nghiệm cán bộ chưa đồng đều, quy trình xử lý chưa chặt chẽ và thiếu công cụ hỗ trợ kiểm soát từ khóa.

  4. Làm thế nào để nâng cao chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu?
    Nâng cao trình độ cán bộ qua đào tạo, hoàn thiện bộ từ khóa kiểm soát, áp dụng công nghệ hiện đại, xây dựng tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ và thiết lập đội ngũ cộng tác viên chuyên ngành là các giải pháp hiệu quả.

  5. Công nghệ thông tin hỗ trợ công tác xử lý tài liệu như thế nào?
    Công nghệ thông tin giúp tự động hóa quy trình biên mục, kiểm soát tính nhất quán dữ liệu, tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời nâng cao độ chính xác và khả năng chia sẻ dữ liệu giữa các thư viện.

Kết luận

  • Công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam còn tồn tại nhiều hạn chế, đặc biệt trong phân loại và định từ khóa, với tỷ lệ sai sót phân loại lên đến 26%.
  • Việc áp dụng bảng phân loại DDC 14 rút gọn chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu chuyên ngành y dược, gây khó khăn cho cán bộ xử lý.
  • Trình độ và kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ xử lý chưa đồng đều, ảnh hưởng đến chất lượng công tác xử lý nội dung tài liệu.
  • Các giải pháp nâng cao chất lượng bao gồm đào tạo cán bộ, hoàn thiện công cụ xử lý, ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng đội ngũ cộng tác viên chuyên ngành.
  • Tiếp theo, cần triển khai các giải pháp đề xuất trong vòng 12-18 tháng, đồng thời theo dõi, đánh giá hiệu quả để điều chỉnh kịp thời, nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ người dùng tin và phát triển nguồn lực tri thức của Học viện.

Hành động ngay hôm nay để nâng cao chất lượng xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện Học viện Y Dược học cổ truyền Việt Nam, góp phần phát triển bền vững nguồn tri thức y học cổ truyền!