Chương 1: Cở sở lý thuyết chung về quản lý sử dụng năng lượng 1. Lý thuyết chung về tổ chức và quản lý 1. Các khái niệm cơ bản 1. Khái niệm quản lý Hiện nay có nhiều khái niện về uản lý khác nhau.
Mỗi một khái niệm về quản lý biểu đạt, thể hiện một cách hiểu về quản lýkhác nhau theo những cách tiếp cận riêng. Tác giả có thể kể ra đây một số kháI niệm thường hay được đề cập tới: Quản lý là sự tác động đến con người, tập thể con người để họ làm những gì có lợi. Với mục tiêu về con người,do con người. Quản lý là nghiêm cứu và đề ra các phương án thực thi một cách khoa học.
Để quản lý tốt nhất thiết phảI có sự hiểu biết sâu sắc về con ngườivà về cách thức, công nghệ tác động đến con người. Một khái niệm khác cho rằng: Quản lý là thựchiện những công vịệc có tác dụng định hướng, điều tiết, phối hợp các hoạt động của cấp dưới, của những người thừa hành. Với khái niệm này ta có thể hiểu quản lý là làm việc. Những công việc mà nhà quản lý làm có tcsdụng định hướng, điều tiết, phối hợp như lập kế hoạch ,tổ choc, điều hànhvà kiểm tra.
Các công việc mà nhà quản lý làm đều là những công viêc tổng hợp và phức tạp. Quản lý là thiết lập , khai thông các quan hệ sản xuất cụ thể để các yếu tố thuộc sức sản xuất ra đời và phát triển. Tuy nhiên , đối với tác giả lại tâm đắc và thấy kháI niệm về quản lý sau mang tính tổng quát và khoa học hơn cả. Quản lý là sự tác động một cách có tổ chức và định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý để điều chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của con người nhằm duy trì tính ổn định và phát triển của đối tượng theo các mục tiêu đã định của tổ chức.
Học viên: Lê Vũ Toàn Cao học quản trị kinh doanh Khóa 2006-2008 4 Mô hình quản lý sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả theo hướng bền vững Có thể thấy quản lý là phương thức làm cho những hoạt động hoàn thành với hiệu quả cao,bằng và thông qua những người khác. Nó là những họat động có hướng đích của chủ thể quản lý nhằm đạt được những mục tiêu của tổ chức. Để hiểu rõ về quản lý ta cần phải làm rõ một số điểm trong khái niệm về quản lý trên. Chủ thể quản lý: Là tác nhân tạo ra các tác động quản lý.
Chủ thể quản lý luôn là con người hoăc tổ chức. Chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý bằng các công cụ với những phương pháp thích hợp theo các nguyên tắc nhất định. Đối tượng quản lý: là thành phần tiếp nhận sự tác động của chủ thể quản lý. Tùy theo từng loại đối tượng khác nhau mà người ta chia ra các dạnh quản lý khác nhau.
Khái niệm hiệu quả Trong hoạt động sản xuất kinh doanh hay quản lý nhà nước chúng ta thường đề cập đến hiệu quả kinh tế hay hiệu quả quản lý. Vậy hiệu quả là gì? Hiệu quả là sự tương quan, so sánh kết quả, lợi ích thu được với những chi phí bỏ ra để có được các kết quả, lợi ích đó. Như vậy, muốn phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động của một đơn vị, tổ chức nào chúng ta cần phải xác định được kết quả hoạt động của nó và toàn bộ chi phí bỏ ra để thu được kết quả đó. Hiệu quả hoạt động quản lý phụ thuộc vào trình độ, năng lực của người quản lý.
Trình độ quản lý lại được nhận biết, đánh giá thông qua hiệu lực quản lý. Hiệu lực quản lý lại được nhận biết, đánh giá thông qua chất lượng của các quyết định, biện pháp quản lý. Để đo lường hiệu quả ta có hai loại chỉ tiêu đó là: Chỉ tiêu định lượng , chỉ tiêu định tính. Chỉ tiêu định lượng: Là những chỉ tiêu mà ta có thể tính toán, đo đếm được.
Ví dụ: Sản lượng, doanh thu, số lao động … Chỉ tiêu định tính : Là những chỉ tiêu mà ta không thể đo đếm được bằng số liệu cụ thể. Vi dụ: Sự thoảI máI của khách hàng đối với sản phẩm, lòng tin của nhân dân đối với sự lãnh đạo của chính quyền đọa phương, sự ổn địnhchính trị… Học viên: Lê Vũ Toàn Cao học quản trị kinh doanh Khóa 2006-2008 5 Mô hình quản lý sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả theo hướng bền vững Trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong nền kinh tế có sự cạnh tranh gay gắt, người ta luôn phải tìm cách giảm chi phí và tăng kết quả tức là phải luôn tìm cách gia tăng hiệu quả. Lý do tồn tại của hoạt động quản lý chính là vì muốn có hiệu quả và chỉ khi nào quan tâm đến hiệu quả thì người ta mới quan tâm đến hoạt động quản lý. Khái niệm tổ chức • Tổ chức theo tiếng Hy lạp “Organon” nghĩa là “hài hoà”, đó là những hoạt động đem lại bản chất thích nghi với sự sống • Theo Harold Koontz (“Những vấn đề cốt yếu của quản lý”, năm 1993, trang 267)”: “Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức” Từ các quan điểm khác nhau, có thể rút ra khái niệm chung nhất: Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mỗi liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức 1.
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp a. Cơ cấu loại hình tổ chức doanh nghiệp Là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp theo trật tự nào đó các bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng. Cơ cấu bộ máy doanh nghiệp Cơ cấu bộ máy doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp Học viên: Lê Vũ Toàn Cao học quản trị kinh doanh Khóa 2006-2008 6 Mô hình quản lý sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả theo hướng bền vững Cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản trị, có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản trị. Cơ cấu tổ chức quản trị, một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, nó có tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất. Yêu cầu và nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu quản lý 1. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý phải bảo đảm những yêu cầu sau: Tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản lý (khâu quản lý phản ánh cách phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang, còn cấp quản lý thể hiện sự phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc) đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất trong doanh nghiệp cho nên cơ cấu tổ chức quản lý mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ sản xuất.
Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản lý có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường. Tính tin cậy lớn: Cơ cấu tổ chức quản lý phải bảo đảm tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đó bảo đảm sự phối hợp với các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp. Tính kinh tế: Cơ cấu bộ máy quản lý phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về.
Học viên: Lê Vũ Toàn Cao học quản trị kinh doanh Khóa 2006-2008 7 Mô hình quản lý sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả theo hướng bền vững 1. Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, chẳng những phải xuất phát từ các yêu cầu đã xét ở trên, mà điều quan trọng và khó khăn nhất là phải quán triệt những yêu cầu đó vào những điều kiện, hoàn cảnh, tình huống cụ thể nhất định. Nói cách khác, là cần tính đến những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp tới việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý. Có thể quy thành hai loại nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp: Nhóm các nhân tố thuộc đối tượng quản lý: - Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất của doanh nghiệp.
- Tính chất và đặc điểm sản xuất: chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất. Tất cả những nhân tố trên đều ảnh hưởng đến thành phần và nội dung những chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức quản lý. Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý. - Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp.
- Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản lý. - Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản lý, trình độ kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ. - Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của người lãnh đạo đối với hoạt động của những người cấp dưới. - Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản lý v.