Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường và sự phát triển của công nghệ thông tin, việc quản lý và khai thác các luồng thông tin đóng vai trò trợ giúp cho quá trình ra quyết định của doanh nghiệp. Tin học hóa các hoạt động tác nghiệp và giao dịch hàng hóa, dịch vụ giúp nâng cao hiệu quả quản trị sản xuất - kinh doanh. Trong các hệ thống thông tin (HTTT) quản lý, phân hệ quản lý bán hàng giữ vai trò kiểm soát luồng hàng hóa đầu vào, đầu ra, xác định kết quả kinh doanh, lợi nhuận, theo dõi tồn kho và tổng hợp thông tin khách hàng.

Khóa luận tập trung nghiên cứu hoạt động quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Minh Đức – một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp và phân phối đồ uống, thực phẩm tại tỉnh Bắc Ninh.

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Hệ thống hóa các kiến thức cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý bán hàng.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản lý bán hàng cùng hạ tầng ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty TNHH Minh Đức giai đoạn 2012–2014.
  3. Thực hiện phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng theo phương pháp có cấu trúc, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý thực tế của doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Minh Đức.
  • Phạm vi lý luận: Các lý thuyết về thông tin, hệ thống, hệ thống thông tin quản lý bán hàng dựa trên các tài liệu chuyên ngành.
  • Phạm vi thực tiễn và thời gian: Cấu trúc tổ chức, quy trình bán hàng và hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Công ty TNHH Minh Đức trong giai đoạn từ năm 2012 đến năm 2014.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Minh Đức (Địa chỉ: Lô 11, KCN Quế Võ, xã Phương Liễu, huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và mô hình sử dụng

  • Khái niệm nền tảng: Sử dụng định nghĩa về hệ thống thông tin của Nguyễn Văn Ba (2003, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội), xác định HTTT gồm 4 bộ phận cấu thành: bộ phận đưa dữ liệu vào (Inputs/Sources), bộ phận xử lý (Processing), kho dữ liệu (Storage) và bộ phận đưa dữ liệu ra (Outputs/Destinations).
  • Quy trình phát triển hệ thống: Trình bày quy trình 4 giai đoạn chuẩn: (1) Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án (gồm 4 bước: khảo sát đánh giá hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu hệ thống mới, đề xuất ý tưởng giải pháp mới, vạch kế hoạch dự án); (2) Phân tích hệ thống; (3) Thiết kế hệ thống (Đặc tả thiết kế); (4) Xây dựng hệ thống.
  • Phương pháp luận phân tích thiết kế: Tổng quan các phương pháp phi cấu trúc, bán cấu trúc, có cấu trúc (gồm 9 hoạt động). Tác giả so sánh cách tiếp cận hướng chức năng (SADT, MERISE, CASE) và hướng đối tượng (HOOD, RDD, OMT). Đề tài lựa chọn phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc theo hướng chức năng với nguyên lý phân rã từ trên xuống (Top-down).
  • Mô hình hóa dữ liệu: Sử dụng mô hình thực thể liên kết (ERD) với 4 thành phần (thực thể, kiểu thực thể, thuộc tính, liên kết) và mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ của E. F. Codd (1970) với các quy tắc ràng buộc thực thể, ràng buộc toàn vẹn tham chiếu và khóa chính/khóa ngoài.

Nghiên cứu liên quan được tổng quan

  • Nghiên cứu ngoài nước: Vicki A. Benge (2012), bài báo "The advantages of using System analysis & design to improve business quality" trên báo điện tử Chron, phân tích lợi ích của phân tích thiết kế HTTT đối với việc xử lý sai lệch số liệu và chống thất thoát doanh thu ở doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Nghiên cứu trong nước: Đồ án của Nguyễn Quốc Trung (2010, ĐH Bách Khoa Hà Nội) về HTTT quản lý bán hàng tại Công ty Thương mại và Phát triển Công nghệ Bách Khoa 4; Khóa luận của Nguyễn Thị Ánh (2011, ĐH Thương Mại) về HTTT bán hàng theo hướng đối tượng tại Công ty CP Thương mại Điện tử DHE.

Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập tài liệu nội bộ (tập san, website), giáo trình chuyên ngành và các bài viết liên quan.
  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Phỏng vấn cán bộ quản lý và nhân viên các phòng ban để thu thập dữ liệu sơ cấp về quy trình tác nghiệp.
  • Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát trực tiếp dòng lưu chuyển chứng từ và thao tác bán hàng tại doanh nghiệp.
  • Phương pháp thống kê, so sánh đối chiếu: Tổng hợp số liệu tài chính, kết quả kinh doanh 3 năm (2012–2014) và đối chiếu thông tin điều tra.
  • Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa các luồng dữ liệu nghiệp vụ làm đầu vào cho việc lập biểu đồ.

Nội dung chính theo từng chương

Phần 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài

Phần mở đầu xác định tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong môi trường cạnh tranh, tổng quan 3 công trình nghiên cứu tiêu biểu trong và ngoài nước, đồng thời xác lập mục tiêu, đối tượng, phạm vi không gian - thời gian (2012–2014), hệ phương pháp nghiên cứu và bố cục 3 phần của khóa luận.

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của HTTT quản lý bán hàng tại công ty TNHH Minh Đức

Chương này chia làm hai nội dung trọng tâm:

  1. Cơ sở lý luận: Hệ thống hóa định nghĩa về thông tin, hệ thống, HTTT, quy trình 4 giai đoạn phát triển dự án và so sánh các phương pháp tiếp cận PTTK (phi cấu trúc, bán cấu trúc, có cấu trúc, hướng chức năng, hướng đối tượng).
  2. Thực trạng tại doanh nghiệp:
    • Tổng quan đơn vị: Công ty TNHH Minh Đức thành lập ngày 01/05/2005 do ông Hoàng Lê Minh sáng lập; vốn điều lệ 20 tỷ đồng; phân phối đồ uống, thực phẩm tại Bắc Ninh.
    • Cơ cấu nhân sự: Tổng số 30 nhân viên (100% trình độ cao đẳng, đại học). Cơ cấu gồm: Ban giám đốc (01 Giám đốc, 01 Phó giám đốc) và 4 phòng ban chức năng: Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán tài chính, Phòng Nhân sự, Phòng Kỹ thuật.
    • Kết quả kinh doanh (2012–2014):
Chỉ tiêu (Đơn vị: Triệu đồng) Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Tổng doanh thu 27.552 29.955 32.235
Chi phí 20.583 22.953 25.940
Lợi nhuận sau thuế (ghi nhận mốc 2012) 5.285,2 Tăng trưởng Tăng trưởng mạnh
  • Thực trạng hạ tầng CNTT:
    • Phần mềm: Hệ điều hành Windows, Linux (máy chủ); phần mềm văn phòng Microsoft Office, Unikey, Vietkey, WinRAR; trình duyệt Chrome, Firefox, Cốc Cốc; phần mềm kế toán dùng cho mô hình công ty mẹ - con.
    • Hạ tầng mạng & bảo mật: Mạng LAN, WAN; Router có Firewall; phần mềm diệt virus Bkav Pro; bảo vệ file bằng mật khẩu; sử dụng Google Drive lưu trữ dự phòng.
    • Nhược điểm tồn tại: Sử dụng một số phần mềm không bản quyền chính thức; nhân sự thiếu chuyên môn sâu về CNTT (phòng kỹ thuật chủ yếu sửa chữa phần cứng); thiếu kinh phí bảo trì; thiết bị chưa đồng bộ; website chưa được khai thác hiệu quả; việc xử lý dữ liệu bán hàng còn thủ công, phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân và bảng tính Office.

Phần 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Minh Đức

Chương này trình bày toàn bộ kết quả phân tích và thiết kế hệ thống mới:

  • Phân rã chức năng nghiệp vụ (Top-down): Hệ thống gồm 4 phân hệ chính:
    1. Quản lý bán hàng: Lập đơn đặt hàng, lập hóa đơn bán hàng, lập phiếu xuất hàng, cập nhật thông tin khách hàng, lập báo cáo bán hàng, giao hàng.
    2. Quản lý tài chính: Nhận hóa đơn thanh toán, quản lý thu - chi - công nợ, cân đối hóa đơn (theo công thức: Báo cáo cân đối = Hóa đơn bán hàng - Hóa đơn nhập hàng), thống kê.
    3. Quản lý nhập hàng: Cập nhật yêu cầu, lập đơn đặt hàng, cập nhật kết quả hóa đơn/đơn hàng.
    4. Quản lý kho hàng: Lập phiếu xuất kho, lập phiếu nhập kho, cập nhật thông tin nhập - xuất - tồn, báo cáo - thống kê.
  • Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD):
    • DFD Mức 0 (Khung cảnh): 01 tiến trình trung tâm tương tác với 2 tác nhân ngoài là Khách hàng và Nhà cung cấp.
    • DFD Mức 1 (Đỉnh): Phân rã thành 4 tiến trình chính (1.0 Quản lý bán hàng, 2.0 Quản lý tài chính, 3.0 Quản lý nhập hàng, 4.0 Quản lý kho hàng) cùng 2 kho dữ liệu ban đầu (Khách hàng, Hóa đơn bán hàng).
    • DFD Mức 2 (Dưới đỉnh): Mô hình hóa chi tiết luồng thông tin vào/ra giữa các chức năng con với các kho dữ liệu (Hóa đơn, Nhập - Xuất - Tồn, Phiếu xuất hàng, Phiếu nhập hàng) và các tác nhân liên quan.
  • Mô hình hóa dữ liệu quan hệ: Chuẩn hóa các thực thể thành 10 bảng dữ liệu logic.
  • Thiết kế kiểm soát & giao diện: Đề xuất cơ chế phân quyền, sao lưu định kỳ và xây dựng layout các form giao diện người dùng.
  • Giải pháp hoàn thiện: Đề xuất 5 nhóm giải pháp về đào tạo nhân sự, nâng cấp phần cứng, giám sát quy trình, định kỳ đánh giá hệ thống và ứng dụng hệ quản trị CSDL chuyên dụng.

Thiết kế và mô hình hóa hệ thống

1. Thiết kế cơ sở dữ liệu

Hệ thống quản lý bán hàng được thiết kế với 10 bảng dữ liệu có cấu trúc thuộc tính và khóa chính như sau:

Tên bảng Tên viết tắt Khóa chính (PK) Các thuộc tính và kiểu dữ liệu
Khách hàng KhachHang MaKH MaKH (Text), TenKH (Text), Diachi (Text), SDT (Number), Sofax (Number)
Sản phẩm SanPham MaSP MaSP (Text), TenSP (Text), Chungloai (Text), Dongia (Number)
Phiếu trả sản phẩm PhieutraSP SHphieutra SHphieutra (Text), Soluong (Number), Thanhtien (Number), Lydotra (Text)
Phiếu xuất sản phẩm PhieuxuatSP SHphieuxuat SHphieuxuat (Text), ngayxuat (Date/Time)
Dòng phiếu trả sản phẩm DongphieutraSP MadongPT MadongPT (Text), SHphieutra (Text), MaSP (Text)
Dòng phiếu xuất SP DongphieuxuatSP MadongPX MadongPX (Text), SHphieuxuat (Text), MaSP (Text), Soluong (Number), Thanhtien (Number)
Đơn hàng Donhang SHdonhang SHdonhang (Text), MaKH (Text), Ngaynhandon (Date/Time)
Dòng đơn hàng Dongdonhang MadongDH MadongDH (Text), SHdonhang (Text), MaSP (Text), Soluong (Number), Thanhtien (Number), Ghichu (Text)
Hóa đơn Hoadon SHhoadon SHhoadon (Text), MaKH (Text), Ngaylap (Date/Time)
Dòng hóa đơn Donghoadon MadongHD MadongHD (Text), SHhoadon (Text), MaSP (Text), Soluong (Number), Thanhtien (Number)

(Ngoài ra hệ thống còn xác định liên kết thực thể phụ Khachhang-sanpham gồm MaKH-SP, *MaKH, *MaSP).

2. Thiết kế kiểm soát và an toàn hệ thống

  • Phân quyền truy cập: Thiết lập quyền đăng nhập theo vai trò bộ phận; nhân viên chỉ được thao tác trong phạm vi chức năng được giao; Ban giám đốc giữ quyền quản trị cao nhất toàn hệ thống.
  • Tính chính xác: Chuẩn hóa các công thức thống kê, báo cáo tự động để tránh sai lệch dữ liệu tài chính - kho hàng.
  • An toàn & bảo mật: Thực hiện sao lưu dữ liệu (backup) ra tệp tin riêng biệt mỗi khi người dùng thoát khỏi phần mềm; kết hợp tường lửa router và phần mềm diệt virus Bkav Pro.

3. Thiết kế giao diện người dùng

Hệ thống xác định cấu trúc phân cấp màn hình thao tác:

  • Form Đăng nhập: Tiếp nhận tên đăng nhập và mật khẩu, kiểm tra quyền truy cập của nhân viên; có nút Đăng nhập và Thoát.
  • Form Quản lý bán hàng (Menu chính): Gồm các nút điều hướng: Quản lý giao dịch khách hàng, Quản lý dự án (sản phẩm, xuất/trả hàng), Quản lý công nợ khách hàng, Lập tra cứu báo cáo, Thoát.
  • Form Quản lý giao dịch khách hàng: Chứa các tùy chọn chuyển tiếp tới Quản lý khách hàng, Quản lý đơn hàng, nút quay về Trang chủ và Thoát.
  • Form Quản lý khách hàng: Hiển thị danh sách khách hàng; vùng nhập liệu gồm MaKH, TenKH, Diachi, SDT, Sofax; các nút chức năng: Thêm, Sửa, Xóa, Tìm kiếm, Trở về, Thoát.
  • Form Quản lý đơn hàng: Vùng nhập liệu gồm SHdonhang, MaKH, Ngaynhandon; các nút chức năng: Thêm, Sửa, Xóa, Lưu, Hủy, Trở về, Thoát.
  • Form Quản lý hóa đơn thanh toán: Vùng nhập liệu gồm SHhoadon, Ngaylap; các nút chức năng: Thêm, Sửa, Xóa, Lưu, Hủy, Trở về, Thoát.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính

  • Khảo sát toàn diện thực trạng: Đánh giá chi tiết cơ cấu 4 phòng ban, 30 nhân sự và kết quả kinh doanh 3 năm (doanh thu tăng từ 27.552 triệu đồng năm 2012 lên 32.235 triệu đồng năm 2014) cùng thực trạng hạ tầng phần mềm, mạng LAN/WAN tại Công ty TNHH Minh Đức.
  • Xây dựng hoàn chỉnh hồ sơ phân tích thiết kế: Thiết lập sơ đồ phân cấp chức năng (4 phân hệ, 17 chức năng thành phần); hệ thống sơ đồ DFD từ mức 0, mức 1 đến mức 2; mô hình thực thể ERD và lược đồ quan hệ 10 bảng dữ liệu đã chuẩn hóa.
  • Đặc tả chi tiết giao diện và kiểm soát: Thiết kế cấu trúc các form nhập liệu tác nghiệp kèm cơ chế kiểm soát dữ liệu và phân quyền người dùng.

Giải pháp và kiến nghị đề xuất

  1. Đào tạo nhân lực: Tổ chức các lớp bồi dưỡng, gửi nhân viên đi đào tạo bài bản về kỹ năng vận hành và ứng dụng HTTT.
  2. Đầu tư cơ sở vật chất: Bổ sung kinh phí mua sắm, nâng cấp trang thiết bị phần cứng đồng bộ nhằm đảm bảo độ ổn định cho hệ thống mạng.
  3. Ứng dụng công nghệ chuẩn hóa: Thay thế các phần mềm không bản quyền bằng việc triển khai hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp, tự động hóa từ khâu thu thập, lưu trữ đến kết xuất báo cáo.
  4. Quy trình giám sát: Ban quản trị và nhân viên kỹ thuật cần theo dõi, kiểm tra thường xuyên để phát hiện và xử lý sự cố kịp thời.

Đóng góp tự nêu của tác giả

Khóa luận đã áp dụng phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc (hướng chức năng) để giải quyết bài toán quản lý bán hàng thực tế tại một doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ, đưa ra mô hình logic và thiết kế vật lý có tính sư phạm, phù hợp với điều kiện vận hành của Công ty TNHH Minh Đức.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế được tác giả thừa nhận: Đây là công trình nghiên cứu phân tích hệ thống đầu tay của tác giả nên còn thiếu kinh nghiệm thực tế; một số phần trong bài báo cáo chưa đạt mức độ hoàn thiện ứng dụng cao trong thực tiễn; chưa tiến hành lập trình cài đặt phần mềm hoàn chỉnh và chưa có kết quả thử nghiệm vận hành thực tế tại công ty.
  • Hướng phát triển: Tiếp tục hoàn thiện bản đặc tả thiết kế, lựa chọn công cụ phát triển phần mềm và hệ quản trị cơ sở dữ liệu cụ thể để tiến hành lập trình, thử nghiệm và triển khai cài đặt chính thức cho doanh nghiệp trong tương lai.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học quản lý, Thương mại điện tử, Quản trị kinh doanh hoặc các nhà nghiên cứu đang thực hiện đồ án phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý cho doanh nghiệp phân phối, thương mại.
  • Nội dung giá trị: Khung quy trình phân tích chức năng (Top-down), cách xây dựng sơ đồ phân rã DFD 3 cấp (mức 0, 1, 2) và cấu trúc thiết kế 10 bảng CSDL quan hệ cho phân hệ quản lý bán hàng, công nợ và kho hàng.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Minh Đức hoạt động trong lĩnh vực gì và có quy mô kinh doanh ra sao trong giai đoạn nghiên cứu?

Công ty TNHH Minh Đức (thành lập ngày 01/05/2005 tại KCN Quế Võ, Bắc Ninh, vốn điều lệ 20 tỷ đồng) chuyên phân phối đồ uống và thực phẩm. Doanh nghiệp có 30 nhân viên (100% trình độ cao đẳng, đại học). Doanh thu tăng trưởng liên tục trong giai đoạn 2012–2014, lần lượt đạt 27.552 triệu đồng (2012), 29.955 triệu đồng (2013) và 32.235 triệu đồng (2014); chi phí tương ứng là 20.583 triệu, 22.953 triệu và 25.940 triệu đồng.

2. Hệ thống thông tin quản lý bán hàng mới được phân rã thành những phân hệ chức năng chính nào?

Hệ thống được thiết kế gồm 4 phân hệ chức năng chính: (1) Quản lý bán hàng (Lập đơn đặt hàng, lập hóa đơn, lập phiếu xuất, cập nhật thông tin khách hàng, báo cáo, giao hàng); (2) Quản lý tài chính (Nhận hóa đơn, quản lý thu - chi - công nợ, cân đối hóa đơn, thống kê); (3) Quản lý nhập hàng (Cập nhật yêu cầu, lập đơn đặt hàng, cập nhật kết quả hóa đơn); (4) Quản lý kho hàng (Lập phiếu xuất kho, lập phiếu nhập kho, cập nhật nhập - xuất - tồn, báo cáo thống kê).

3. Cơ sở dữ liệu quan hệ của hệ thống gồm những bảng nào và khóa chính là gì?

Cơ sở dữ liệu gồm 10 bảng: KhachHang (PK: MaKH), SanPham (PK: MaSP), PhieutraSP (PK: SHphieutra), PhieuxuatSP (PK: SHphieuxuat), DongphieutraSP (PK: MadongPT), DongphieuxuatSP (PK: MadongPX), Donhang (PK: SHdonhang), Dongdonhang (PK: MadongDH), Hoadon (PK: SHhoadon), và Donghoadon (PK: MadongHD).

4. Báo cáo cân đối tài chính trong hệ thống được tính toán theo công thức nào?

Theo đặc tả chức năng quản lý tài chính trong khóa luận, chỉ tiêu cân đối được xác định theo công thức: Báo cáo cân đối = Hóa đơn bán hàng - Hóa đơn nhập hàng.

5. Hiện trạng ứng dụng CNTT trước khi nghiên cứu tại Công ty Minh Đức bộc lộ những hạn chế gì?

Doanh nghiệp sử dụng một số phần mềm không bản quyền; nhân sự chưa có chuyên môn sâu về CNTT (phòng kỹ thuật chủ yếu hỗ trợ phần cứng); thiếu kinh phí bảo trì hệ thống; dữ liệu bán hàng và tính toán chủ yếu dựa vào Excel/Office và kinh nghiệm cá nhân; chưa có hệ thống tự động hóa liên kết đồng bộ giữa bán hàng, kho và tài chính.

Kết luận

Khóa luận đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo phương pháp có cấu trúc và phản ánh thực trạng quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Minh Đức giai đoạn 2012–2014. Tác giả đã xây dựng được mô hình phân rã chức năng, sơ đồ luồng dữ liệu DFD 3 cấp, lược đồ 10 bảng cơ sở dữ liệu quan hệ cùng thiết kế giao diện và phương án kiểm soát hệ thống. Công trình cung cấp tài liệu tham khảo có giá trị học thuật cho sinh viên ngành Hệ thống thông tin kinh tế trong việc mô hình hóa bài toán quản trị bán hàng tại doanh nghiệp phân phối thương mại.