Chương I: QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ BÀI TOÁN LẬP LỊCH 1. Khái quát về quản lý dự án a. Định nghĩa quản lý dự án Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, quản lý và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra [Vy&2008]. Nhiệm vụ cơ bản của quản lý dự án Nhiệm vụ cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho phép.
Ba yếu tố: thời gian, nguồn lực (cụ thể là chi phí, nguồn nhân lực … ) và chất lượng có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án. Tuy nhiên để đạt được tốt đối với một mục tiêu này thì thông thường phải chấp nhận một trong các mục tiêu khác kém hơn. Cho nên, trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra việc tính toán nhằm đánh đổi mục tiêu.
Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn các mục tiêu kia trong điều kiện các ràng buộc đã cho trong không gian và thời gian. Nếu công việc dự án diễn ra đúng theo kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên do nhiều nguyên nhân khách quan cũng như chủ quan, công việc dự án thường có nhiều thay đổi nên việc tính toán để đánh đổi giữa các mục tiêu hợp lý nhất là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án. Trong điều kiện các nguồn lực bị hạn chế, nhiều công việc sử dụng cùng một loại nguồn lực trong một khoảng thời gian có thể vượt quá số nguồn lực cho phép.
Khi đó cần dãn các ông việc này sao cho số nguồn lực sử dụng tại mọi thời điểm không vượt quá tổng số cho phép. Bài toán này gọi là cân đối nguồn lực khi lập kế hoạch lịch của dự án. Việc dãn các công việc khi cân đối nguồn lực thường dẫn đến kéo dài thời gian thực hiện dự án. Do yêu cầu của quản lý dự án, việc cân đối nguồn lực cần làm sao để thời gian thực hiện dự án bị kéo dài ít nhất có thể.
Đó là một bài toán tối ưu hóa về cân đối nguồn lực được đặt ra cho hầu hết các dự án khi lập kế hoạch để thực hiện dự án. 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Lập kế hoạch dự án và bài toán lập lịch a. Sơ đồ tổng quát của lập kế hoạch dự án 6 1 3 Lập các Bảng Ước lượng Lập bảng phân chi phí kế hoạch công gói công Tiếp cận, rã công việc lao động khác việc việc chiến lược nhau rủi ro Bảng công việc Ước lượng Phạm vi & lao động, kỹ xuất phẩm năng, trang 2 Lịch biểu thiết bi Xác định dự án Lập sơ đồ đã cân đối mạng Ước lượng nguồn lực 0 thời gian sử dung Sơ đồ mạng Kế hoạch dự án cơ sở 5 4 Đường Gán nguồn Chiến lược rủi ro Lập lịch biểu lực và cân Bảng phân rã công việc găng, ban đầu đối cột mốc Lịch biểu chi tiết Kế hoạch ngân sách Ràng buộc nguồn lực Trách nhiệm/tr.thông Kế hoạch nguồn lực Các KH khác Hinh 1.
Sơ đồ tổng quát lập kế hoạch dự án Trong sơ đồ trên, các công đoạn 2, 4, 5 là quan trọng nhất, vì nó tạo ra kế hoạch lịch biểu của dự án. Các kế hoạch khác của dự án được thiết lập dựa trên kế hoạch lịch Để thực hiện việc lập kế hoạch trên, người ta đã sử dụng hai phương pháp: ‒ Phương pháp đường găng (Critical Path Method – CPM) [Kell&59]. ‒ Phương pháp sơ đồ mạng PERT (Program Evalution and Review Technique) [Davi&06] 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Từ đó đến nay hai phương pháp này được ứng dụng rộng rãi trong các tổ chức, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý dự án ([Hirs&94], [Howe2001], [Hugh&2002], [PMI. Trong quy trình lập kế hoạch, lập sơ đồ mạng (2) là khâu mô hình hóa quan trọng, làm cơ sở cho việc tính toán và thực hiện các bước tiếp theo, mà nội dung về cơ bản là như nhau.
Ở bước này, mỗi phương pháp lại sử dụng một dạng sơ đồ mạng khác nhau. CPM sử dụng sơ đồ mạng AON (Activities On Nodes), mà mỗi đỉnh biểu diễn một công việc, mỗi cung nối hai công việc với nhau biểu diễn mỗi quan hệ trình tự giữa chúng. Cách lập sơ đồ này rất đơn giản, ai cũng có thể lập được một cách dễ dàng. Nhưng việc ứng dụng mạng AON có một phạm vi hạn chế.
Phương pháp PERT sử dụng sơ đồ mạng AOA (Activities On Arcs), trong đó mỗi cung biểu diễn một công việc, mỗi đỉnh biểu diễn sự kết thúc của một số công việc và là điểm bắt đầu cho một số công việc khác. Việc lập mạng AOA thường không đơn giản vì phải sử dụng đến các công việc giả. Số lượng các công việc giả sẽ đặc biệt nhiều nếu dự án có quy mô lớn. Khi đó, với cùng một bảng công việc đã cho, người ta có thể đưa ra một vài mạng AOA khác nhau.
Trong nhiều tài liệu trình bày về phương pháp PERT ([Thai&69], [Than78], [Will85], [Cohe&2007], [Kiem&2008]) cũng như trong các tài liệu ứng dụng nó, để lập mạng AOA các tác giả chỉ đưa ra những quy tắc hướng dẫn mang tính kinh nghiệm và chỉ ra một số trường hợp cụ thể vẽ mạng AOA, để giải thích cách vẽ như thế nào là đúng, là sai. Mạng AOA có nhiều lợi thế: vì là một đồ thị có hướng, nó có thể được chuyển sang dạng ma trận để tính toán như trên một bảng. Nó cũng rất thích hợp cho các kỹ thuật phân tích và mô hình hóa nhiều bài toán tối ưu ([Thai&69], [Cohe&2007], [Than2006]) như bài toán luồng cực đại, tối ưu hóa phân phối nguồn lực của dự án,… Vì vai trò quan trọng của mạng AOA, nên có nhiều phương pháp lập mạng AOA đã được nghiên cứu. Một loạt các phương pháp trực cảm để lập mạng AOA hướng đến việc tối thiểu hóa các công việc giả ([Dims63], [Spin80], [Sylo81], [Kamb&92], [Mich&93], [Kamb&2000]) đã được đề xuất.
Các phương pháp đi theo hướng này gặp nhiều khó khăn, vì theo Krishnamoorty và Deon [Kris&79] bài toán lập mạng AOA tối thiểu hóa các cung giả là bài toán NP khó. 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Mouhoub và Benhocine đã trình bày một thuật toán để xây dựng mạng AOA bằng cách chuyển một mạng AON sang mạng AOA [Mouh&2011]. Thuật toán là khá phức tạp, và theo các tác giả độ phức tạp tính toán của thuật toán là O(n4). Một thuật toán khác xây dựng mạng AOA được Yuval Cohen, Arik Sadeh [Cohe&07] đề xuất, cho phép xác định duy nhất mạng AOA từ một WBS (Work Breakdown Structure) đã cho.
Tuy nhiên thuật toán chỉ được xem xét và thẩm định qua ví dụ mà không được chứng minh. Một thuật toán mới cho phép lập một mạng AOA duy nhất, đơn giản và dễ dàng từ một WBS cho trước. Thuật toán này đã được giới thiệu trong tài liệu [Vy&2008] của các tác giả trước đây, nhưng gần đây mới đưa ra các chứng minh đầy đủ về tính đúng đắn, tính hữu hạn và tính duy nhất nghiệm của thuật toán [Vy&2012]. Các khó khăn của việc lập kế hoạch dự án và bài toán lập lịch Việc lập kế hoạch dự án thường diễn ra nhiều lần trong quá trình quản lý dự án.
Nó không chi cần đến khi bắt đầu một giai đoạn mới của quá trình quản lý dự án, mà còn phải thực hiện khi có những thay đổi xảy ra đối với sản phẩm, đối với tiến độ bàn giao và đối với tính chất của một số công việc; mà những sự kiện này lại rất thường hay xảy ra trong quản lý dự án. Vì thế, để đáp ứng yêu cầu cấp bách của quản lý dự án, nhiều chương trình phần mềm được xây dựng giúp tự động hóa hoạt động này. Đối với những chương trình dựa trên việc lập mạng AON không có khó khăn gì đặt ra. Tuy nhiên, những chương trình loại này đã không cho phép giải quyết triệt để bài toán lập lịch cho trường hợp nguồn lực hạn chế (giai đoạn 5 trong sơ đồ hình 1.) Nhưng với những chương trình dựa trên mạng AOA, người ta phải lập mạng bằng tay, sau đó nhập mạng này vào chương trình để thực hiện các bước tiếp.
Điều đó có nghĩa là chương trình chỉ ở mức bán tự động, mà không tự động hóa hoàn toàn. Nhờ có thuật toán mới, mặc dù được mô tả cho việc vẽ tay, nhưng do tính lôgic chặt chẽ của thuật toán, nên có thể chuyển nó sang chương trình để tự động hóa việc lập mạng. Và nhờ vậy có thể tự động hóa hòa toàn bài toán lập lịch. Hơn nữa, việc sử dụng AOA sẽ hỗ trợ giải quyết triệt để bài toán lập lịch có tính đến các ràng buộc về nguồn lực như một số tài liệu đã đề cập đến ([Thai&69], [Cohe&2007], [Than2010]).
15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Một số phần mềm đã sử dụng mạng lập lịch Do những khó khăn của quản lý dự án nói chung và bài toán lập lịch nói riêng thì đã có nhiều các phương pháp xây dựng lên với mục đích có thể xử lý hiệu quả và dễ sử dụng đối với bài toán lịch lịch biểu này. Một trong số đó là phần mềm quản lý MS (Microsoft) Project, là một phần mềm quản lý dự án dự án được phát triển bởi Microsoft. Chương trình này được thiết kế quản lý hỗ trợ dự án, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc.
Phần mềm này được thiết kế dựa trên thuật toán của phương pháp lập tiến độ theo sơ đồ mạng CMP và sơ đồ Gantt. Ưu điểm của MS Project : là một phần mềm linh hoạt, người sử dungj không bị gò bó theo trình tự các bước cứng nhắc trong việc lập và xác định các quá trình thực hiện dự án. Người sử dụng có thể bắt đầu từ việc thao tac vài ý tưởng về công tác cần thiết nhất cho dự án. Ngoài ra người sử dụng còn có thể điều chỉnh lịch trình về sau, cập nhật liên tục thông tin của dự án, rá soát việc tính toán và tùy chọn hiển thị.
