Chương 1 Vai trò, nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp văn phòng Bộ trong công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý 1.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ 1. Chức năng của văn phòng bộ Văn phòng bộ (VPB) là một bộ phận không thé thiếu và có vị trí đặc biệt quan trọng trong tổ chức bộ máy của cơ quan bộ. Văn phòng bộ là cơ quan tham mưu giúp bộ trưởng trong các lĩnh vực chuyên môn như tổ chức thu thập và cung cấp thông tin; điều phối hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; giải quyết các thủ tục hành chính; thực hiện giao tiếp hành chính; quản lý công tác văn bản- hồ sơ- tài liệu và quản lý tài sản chung của cơ quan. Khi phân loại các nhóm chức năng của văn phòng, có nhiều quan điểm cho rang: Văn phòng đảm nhận hai chức năng cơ bản là chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng phục vụ, đảm bảo hậu cần cho cơ quan [05; 52] Theo khoản 1, Điều 17, Nghị định số 86/2002/ ND - CP của Chính phủ ban hành ngày 05 tháng 11 năm 2002 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ: “Văn phòng bộ có chức năng giúp Bộ trưởng tổng hợp, điều phối hoạt động các tổ chức của bộ theo chương trình, kế hoạch làm việc và thực hiện công tác hành chính quan tri đối với hoạt động của cơ quan bộ ” [28].
Qua khảo sát chức năng của văn phòng một số cơ quan bộ, chúng tôi cho rằng văn phòng bộ thực tế phải đảm nhận bốn chức năng cơ bản đó là chức năng tham mưu tổng hop, chức năng tổ chức và điều phối hoạt động chung, chức năng hậu cần và chức năng giao tiếp. Chức năng tham mưu tổng hợp Tham mưu là một chức năng quan trọng của văn phòng bộ đối với hoạt động của lãnh đạo bộ. Tham mưu có nghĩa là đê xuât các ý kiên, góp ý đôi với việc ra quyêt định quản lý của một cơ quan, cá nhân cụ thể. Trên thực tế để thực hiện chức lãi năng tham mưu, văn phòng bộ phải tổ chức được quá trình thông tin bởi vì thông tin không chi là phương tiện của quản lý mà còn là sản phẩm của quá trình quản lý.
Văn phòng bộ đảm bảo yêu cầu là đầu mối trung tâm “thu- phát” tin chung cho hoạt động của cơ quan bộ, phục vụ cho sự lãnh đạo - điều hành của lãnh đạo bộ. Dé thực hiện chức năng này, việc xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin thường xuyên là nhiệm vụ rất quan trọng của văn phòng bộ. Nếu như các đơn vị khác chỉ tham mưu ở một lĩnh vực chuyên môn nhất định thì văn phòng bộ phải tham mưu cho lãnh đạo những vấn đề thuộc nhiều lĩnh vực có liên quan đến hoạt động ngành. Nhìn chung, văn phòng bộ có trách nhiệm tham mưu những vấn đề cơ bản như: + Tham mưu trong quá trình xây dựng các chiến lược phát triển lâu dài, xây dựng chương trình - kế hoạch công tác (năm, quý, tháng.) và tham mưu tô chức thực hiện các chương trình - kế hoạch công tác của cơ quan bộ.
+ Tham mưu giúp lãnh đạo bộ trong việc ra các quyết định quản lý để tô chức, điều hành hoạt động của bộ. + Tham mưu trong quá trình xây dựng các báo cáo định kỳ, đột xuất của bộ gửi Chính phủ. Thông thường, văn phòng bộ tham mưu đưới nhiều hình thức như bang văn bản hoặc tham mưu trực tiếp bằng lời. Các ý kiến đề nghị xác đáng của văn phòng bộ sẽ giúp cho lãnh đạo bộ nam bat được tình hình cụ thé và quyết định các biện pháp cần thiết.
Chức năng tổ chức và điều phối hoạt động chung Chức năng tô chức và điều phối hoạt động chung của văn phòng bộ được thực hiện có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của toàn cơ quan bộ. Thực hiện chức năng này văn phòng bộ không chỉ có trách nhiệm điều hành hoạt động của văn phòng bộ mà còn có nhiệm vụ kiểm tra, phối hợp hoạt động của các đơn vi trực thuộc bộ, tô chức thực hiện các nhiệm vụ của bộ theo quy chế làm việc. Trong thực tế, mỗi đơn vị có hoạt động chuyên môn riêng và toàn cơ quan có những hoạt động chung, có những hoạt động mà nhiều đơn vị khác nhau tham gia. VPB trong phạm vi nhiệm vụ được giao có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị dé tô chức tốt các hoạt động đó.
Cụ thé như ở Bộ Nội vụ, theo quy định Van phòng Bộ có nhiệm vu “đôn đốc, kiểm 12 tra việc thực hiện chương trình - kế hoạch công tác của Bộ”. ở Bộ Công nghiệp, Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổng hợp mọi mặt hoạt động của Bộ, đôn đốc - kiểm tra việc tổ chức thực hiện các quyết định của Bộ đối với toan co quan. Chức năng hậu cần Đây là một chức năng cần thiết mà bất cứ văn phòng bộ nào cũng cần phải có. Thực hiện chức năng hậu cần nghĩa là văn phòng bộ có trách nhiệm quản lý cơ sở vật chất, mua săm, sửa chữa, nâng cấp các trang thiết bị, kho tàng, nhà cửa.
Bên cạnh đó, VPB đáp ứng các yêu cầu về điều kiện làm việc và quan tâm tới đời sống, sức khoẻ của cán bộ, công chức trong cơ quan bộ. VPB có trách nhiệm làm tốt công tác đưa đón, phục vụ lãnh đạo. Ví dụ ở Bộ Công nghiệp, chức năng này được quy định cụ thé như sau: “Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm đảm bảo điều kiện làm việc, góp phần chăm lo cải thiện đời sống cán bộ, công nhân viên các cơ quan chức năng của Bộ” [42; 11]. Chức năng giao tiếp Văn phòng bộ không chỉ là nơi thu thập thông tin và cung cấp thông tin mà còn là đầu mối quan hệ giữa bộ với các cơ quan, cá nhân ngoài bộ.
Chính vì vậy, giao tiếp cũng là một chức năng rất cần thiết của văn phòng bộ. Qua khảo sát ở Bộ Nội vụ, Bộ Công nghiệp, VPB là đầu mối quan hệ giữa Bộ với Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, các cơ quan đoàn thê cấp trung ương, khách quốc tế. Nếu khách đến làm việc với lãnh đạo bộ, VPB phối hợp với các đơn vị liên quan sắp xếp cho lãnh đạo bộ tiếp và làm việc. Đối với khách quốc tế, VPB phối hợp với Vụ Quan hệ quốc tế (là đơn vị chủ trì) tổ chức và chuẩn bị cho lãnh đạo bộ tiếp và làm việc.
Ngoài ra, VPB còn thực hiện chức năng đối ngoai qua việc thay mặt cơ quan duy trì mối quan hệ thường xuyên với các cơ quan thông tin đại chúng (báo chí, phát thanh, truyền hình.) Như vậy, trong quá trình hoạt động, thực hiện các chức năng cơ bản đã nêu trên, hoạt động của VPB tuy không tạo ra sản phẩm nhưng đã góp phần đem lại hiệu quả lao động. Hiệu quả công tác của VPB không thé đo lường 13 băng các giá trị kinh tế cụ thể như các hoạt động khác, nhưng nó lại góp phần tạo ra các giá tri về kinh tế và xã hội. Như vậy, cả bốn chức năng: chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng tổ chức và điều hành hoạt động, chức năng hậu cần, chức năng giao tiếp có mối quan hệ hữu cơ, gắn bó và bổ sung cho nhau. Tham mưu không thê thiếu thông tin, tham mưu cũng là dé phuc vu su điều hành lãnh đạo cơ quan bộ được tốt hơn và trong phục vụ hậu cần, trong giao tiếp cũng có tham mưu.3 Nhiệm vụ của văn phòng bộ Theo quy định tại khoản 2, Điều 17, Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05 tháng I1 năm 2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn va cơ cấu tổ chức của bộ, co quan ngang bộ thì nhiệm vụ cơ bản của VPB như sau: " a) Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ của bộ; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác cua bộ; lập báo cáo định kỳ và đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ cua bộ; b) Tổ chức quản lý và hướng dan thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, tổng hop công tác thi đua - khen thưởng của bộ; €) Kiểm tra thể thức và thi tục trong việc ban hành các văn ban của bộ; d) Giúp Bộ trưởng trong việc cung cấp thông tin đối với các phương tiện thông tin đại chúng, các tổ chức, cá nhân; d) Đảm bao trật tự ky luật, kỷ cương theo nội quy làm việc cua cơ quan; e) Quản lý cơ sở vật chất, bảo đảm phương tiện và diéu kiện làm việc của cơ quan bộ; quan ly tai sản, kinh phí hoạt động cua cơ quan bộ” [28:8].
Tuy nhiên, ở mỗi một cơ quan bộ, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng bộ có thể mở rộng hơn căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đặc thù của bộ. Qua khảo sát thực tiễn ở văn phòng các bộ, chúng tôi phân loại và hệ thống hoá các nhiệm vụ của VPB thành các nhóm cơ bản sau: (1). Công tác thông tin tổng hợp: Đây là một trong các nhiệm vụ quan trọng của văn phòng bộ. Nội dung nhiệm vụ cơ bản của công tác thông tin gồm thu thập, xây dựng các đữ liệu thông tin, xử lý, biên tập tin, lưu trữ thông 14 tin của cơ quan bộ.
Giúp lãnh đạo bộ xây dựng các báo cáo định kỳ, các báo cáo chuyên đề, các báo cáo đột xuất của bộ, của ngành. Văn phòng bộ giúp bộ trưởng quan hệ, quản lý và cung cấp thông tin đối với các phương tiện thông tin đại chúng, các tổ chức, phối hợp đôn đốc các vụ và các đơn vị chuẩn bị bài viết, trả lời của lãnh đạo bộ. Văn phòng bộ giúp bộ trưởng tô chức họp báo khi cần thiết và chánh văn phòng bộ là người phát ngôn của bộ trưởng khi được uỷ quyền. Tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của bộ; theo dõi và hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chương trình — kế hoạch công tác của bộ.
VPB còn là đầu mối phối hợp các đơn vi để triển khai hoạt động Cơ quan. Kiểm tra về mặt pháp lý và thể thức văn bản do bộ soạn thảo và ban hành; góp ý cho các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các đề án theo sự phân công và yêu cầu của lãnh đạo bộ.