Lời giới thiệu Vị trí quản lý bạn đạt được ngày hòm nay chắc hân là kết quà của quá trình bạn làm việc với tất cả nhiệt tình và nỗ lực không mệt mỏi để đóng góp cho sự thành công của tổ chức. Giờ đáy, trong vai trò một nhà quản lý, trách nhiệm và mong muốn mọi người dành cho bạn sẽ nhiều hon. Chuyên môn kỹ thuật và kỹ năng làm việc mà ban có được trước đầy vẫn còn quan trọng nhưng đà không còn đặc trưng cho vai trò cùa bạn. Công việc mới của bạn là thu nhận kết quả thông qua tính sáng tạo, chuyên môn và sức lực cùa người khác.
Ví dụ, kỷ năng bán hàng của bạn có thể giúp bạn thăng tiến lên chức giám đốc bán hàng khu vực. Những kỹ nâng đó cũng có thể giúp bạn huấn luyện nhân viên cấp dưới của mình. Nhưng thành công của bạn với vai trò là một nhà quản lý dược quyết định bởi Những năng lực khác: khả năng tuyển dụng và duy tri người giỏi, thúc dẩy và phát triển tiềm năng của từng thành viên trong nhỏm, lập kế hoạch có sức thuyết phục, kiểm soát ngân sách, ra quyết định chính xác và hiệu quá, giúp những người có thể thăng tiến phát triển. Đây là một cuộc chơi mới với nhiều thách thức.
Nhưng sự thành công cùa cuộc chơi này sẻ giúp bạn bước thêm môt bậc cao hơn trong nấc thang sự nghiệp của mình. Cho dù bạn mới bước vào vị trí quản lý hay đã là môt nhà quản lý dày dạn kinh nghiệm, cuốn sách “Các kỹ năng quản lý hiệu quả” này vần giúp bạn tìm hiểu và cải thiện những kỹ nâng thiết yếu mà mọi nhà quản lý hiệu quả đẻu cẳn phải nắm vững. Mỗi chương trong cuốn sách đều đem lại những lời khuyên thiết thực, huấn luyên cá nhân và cung cấp thông tin nền tảng mà bạn có thể áp dụng ngay trong công việc hàng ngày. PHẦN 1: CÁC KỸ NĂNG CƠ BẢN 1.
THIẾT LẬP MỤC TIÊU Cam kết đạt được kết quả Nội dung chính: • Tại sao mục tiêu phái bắt nguồn, từ chiến lược của tố chức? • Phương pháp lập mục tiêu từ trên xuống và từ dưới lên • Các đặc điểm cùa mục tiêu hiệu quả • Triển khai mục tiêu cho phòng ban và cá nhân • Xác định mức độ ưu tiên • Quy trình bôn bước dế đạt được mục tiêu • Học hỏi sau khi hành động Lập mục tiêu là quy trinh xác đinh các mục tiêu mà bạn cần phải đạt được. Đây là một trong những chức năng quan trọng trong công tác quản lý. Khi lập mục tiêu, bạn cam kết dạt được những kết quà mà bản thân bạn hoặc cấp dưới của bạn có thể thực hiện. Việc lập mục tiêu giúp bạn có thể tập trung thời gian và các nguổn lực có giới hạn vào những việc quan trọng nhất.
Mục tiêu thiết lặp phưoTig hưứng hành động của bạn. BẮT ĐẦU VỚI CHIẾN LƯỢC Các mục tiêu nên (tược bắt nguồn từ chiến lược của tổ chức. Ví dụ, nêu chiến lược ấy là trớ thành đơn vị dẫn đầu về thị phán thông qua việc giói thiệu sàn phẩm nhanh chóng, thì mục tiêu cùa cá nhân và phòng|ban nẽn phục vụ cho chiến lưực ấy. Quà thực, nên co một hệ thống các mục tiêu liên kết và phú họ'p vói nhau từ trên xuống dưới như được mò tả trong hình 1-1.
Trong hình này, mục tiêu chiến lược của tổ chức nẳm trên cùng. Từng phong ban lại có những mục tiêu trực tiếp hồ trợ cho mục tiêu chiến lược dó. Trong những phòng ban này, các nhóm và cá nhân dưực giao các mục tiêu trực tiếp hỏ trợ cho mục tiêu của phong ban họ. Sức mạnh thực tế của hệ thống mục tiêu này là sư phù hợp với các mục đích cao nhất của tổ chức.
Lý tưởng là moi nhân viên phải hiểu dưực mục tiêu của minh cũng như hiểu dược mục tiêu đó sẽ hổ trợ mục tiêu cùa phòng ban như thế nao, và các hoạt động của phòng ban lại đóng gop như thế nào vào mục tiêu chiến lược của tổ chức. HÌNH 1 - 1 Sự phủ hợp trong hệ thống mục tiêu TỪ TRÊN XUỐNG HAY TỪ DƯỚI LÊN? Hai phương pháp phổ biến nhất để lập mục tiêu là từ trên xuống và từ dưó'i lên. Trong phương pháp lặp mục tiêu từ trên xuống, cáp quản lý lập các mục tiêu rộng lớn và từng nhân viên được giao các mục tiêu tưoĩig ứng cũng như hổ trọ' cho các mục tiêu lớn này. Phương pháp này phù hựp nhất khi các nhân vlẻn cần sự giám sát chặt chẽ, khi họ còn mời mè với tổ chức hoặc chưa quen với các mục tiêu của phòng ban hay công ty.
Trong phương pháp từ dưới lên, các nhân viên triển khai các mục tiêu riêng cùa họ, và người quản lý của họ hợp nhất những mục tiêu này vào những mục tiêu lớn hơn của tổ chức. Phương pháp từ dưới lên phù hợp nhất khi nhân viên có khả năng tự định hướng tương đổi tốt và khí họ hiểu rõ chiến lược của tổ chức, nhu cầu cùa khách hàng, cũng như các vai trò riêng cùa họ trong những kể hoạch lớn hon. Trong cà hai phương pháp, việc lập mục tiêu hiệu quả nhất khi nhân viên tham gia vào quy trình. Sự tham gia đỏ đảm bảo ràng họ hiểu các mục tiêu và có trách nhiệm thúc đẩy sự phát triển ở mọt cấp bậc, Sự tham gia đó có thể không nằm trong phương pháp từ trên xuống.
Xét cho cùng, nhà quản lý là người lựa chon các mục tiêu và phân bố chúng. Tuy nhiên, vần có thể đảm bào sự tham gia nếu nhà quản lý truyền dạt mục đích, tầm quan trọng và sự tương hợp của các mục tiêu được giao cho mỗi nhân viên VỚI chiến lược tổng thể của tổ chức. Trong hầu hết trường hợp, mục tiêu cúa công ty được xác đinh thông qua một quy trình kết họp cả hai phương pháp này. Cấp quản lý không tự đề ra các mục tiêu với nhân viên khi chưa tham khảo ý kiến, nhân viên củng khống tùy tiện xác định mục tiêu riêng của mình.
Thay vào đó, các mục tiêu phòng ban và cá nhân được xác định thông qua một quy trình thương thảo, tại đó cấp quản lý và nhân viên sẽ thảo luận mục tiêu nào cần thiết và mục tiêu nào khà thi. CÁC ĐẶC ĐIÊM CỦA MỤC TIÊU HIỆU QUẢ Một mục tiêu hiệu quả phải đáp ứng những đặc điểm sau: • Được moi người thừa nhân là quan trọng; • Rõ ràng và dẻ hiểu; • Được viểt thành những từ ngữ cụ thể; • Vừa sức và có thể phân bổ thời gian; • Tuơng xứng với chiến lược của tổ chức; • Khả thi nhưng đầy thử thách; • Được ủng hộ bời cơ chế khen thường phù hợp. Hãy xem ví dụ sau đây vẻ một giám đô'c bán hàng đang giao mục tiêu cho một nhân viên bán hàng tại hiện trưừng: Một điều tối quan trọng là công ty chứng ta phái táng doanh thu bán hàng trong suốt nám tới. Chúng ta đã đầu tư đáng kể vào việc đào tạo và sản xuất trong thời gian gần đây, và ban lãnh đạo mong muốn chúng ta thu hồi chi phí đầu tư đó với doanh thu cao hơn.
Nếu chúng ta làm dược điều đó, tình hình tài chính cùa công ty sẽ được cái thiện rõ rệt và công ty sẽ có vị thế cạnh tranh tốt hơn trong tương lai. Điều dó có nghĩa là mọi ngươi sẽ dươc đảm bào về công việc nhiều hơn và có tiền thưởng cao hơn. Mục tiêu của công ty là tăng doanh thu bán hàng lên 15 triệu USD trong năm tới, và mọi nhân viên bán hàng đều được mong đợi dóng góp vào mục tiêu này. Nhiệm vụ của anh trong mục tiêu này là tăng doanh số trong khu vực anh phụ trách từ 2 triệu USD lên 2,2 triệu USD trong năm, tức là tăng 10%.
Tòi sẽ theo dõi kết quá đó bang những báo cáo chi tiết. Tăng doanh sổ 10% khống phải là điều dễ dàng căn cứ vào những việc còn tồn lại cùa chúng ta trước đây, nhung anh. vẫn có nhiều co hội trong khu vực hán hàng cùa minh. Tôi tin chắc là anh có thế dạt dược mục tiêu dó, và tôi sẽ tuôn hậu thuần cho anh bằng mọi cách mà tôi có thề.
Hãy chú ý xem vị giám đốc bán háng nay dáp ứng như thế náo vói từng dặc diểm cùa mục tién hiệu quà. Hai Sai lầm cản tránh Nhiêu tổ chức phạm phái hai sai lấm sau đãy khi thiét lặp mục tiêu: 1. Không xây dụng định mữc thực hiện. Các định mức thực hiện cung cấp bàng chưng khach quan của việc đạt được mục tiêu hoặc quy trinh hưởng tời việc đạt được mục tiêu đó.
sàn lượng trẽn may móc, sỏ tối trên một ngán đơn vị sán phẩm, và thời gian đưa sàn phầm mới ra thị trường là những vi dụ về định mức thực hiên. Hăy luôn liên kết định mức thực hiện với kết qua mục tiêu mà bạn tim kiếm. 2, Không tạo ra sự tương xứng giữa mục tièu vá phần thưởng. nhiều cõng ty thay đổi mục tiêu cúa họ nhưng khóng thay đổi phần thường.
Phàn thường bát tương xưng không khuyến khích nhân viên nỏ lực tàp trung năng lực của mình váo những mục tiêu mới. TRIỂN KHAI MỤC TIÊU CỦA PHÒNG BAN Với vai trò một ngưoi quản lý, ban nên nghĩ đến việc làm each nào đề phòng ban của bạn hoạt dộng suôn sẻ hon, những trách nhiệm mới nào nẻn đàm đu'0'ng thêm, cách phát huy hon nữa tinh thần làm việc then nhóm, hoặc cách điều tiết, giảm bót các chi phí hoạt động. Bát kỳ sự thay đổi nào trong nhũng lĩnh vực này đều chứa các mục tiêu tiềm năng. Thách thúc của bạn là phân loại chúng và xác đinh những mục tiêu nào khả thi, liên quan đến mục tiêu của tổ chức và có khà năng tạo ra nhiều giá trị nhất.
Vì thế, theo định kỳ sáu tháng hoặc một năm, hạn nên xom lai các hoat động khác nhau cùa phòng han, và có xác định cơ hội (lể tạo ra sự khác hiệt lớn trong năng lực thực hiên. Hãy thực hiện việc này hăng những buổi họp nhóm dể tiếp thu và kết họp ý kiến cùa tát cá mọi người. Hãy dật những câu hòi như sau: • Cần thực hiên những sáng kiến nào để đảm báo thành công? • Chúng ta đang phân dáu cho những chuẩn mực gì? • Trong lĩnh vực nào năng suất va hiệu quà có thề du'0'c cải thiện 10% trờ lên? • khách hàng mong đợi gì từ chúng ta? • Thị hiếu của khách hàng có thay đổi không? Nếu có, làm thế nào chúng ta có thể đáp ứng?