Giáo trình Kỹ năng quản trị (Management Skills) — Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Kỹ năng quản trị (Management skills) do Bộ môn Quản trị doanh nghiệp, Khoa Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân biên soạn, đồng chủ biên PGS. Ngô Kim Thanh và TS. Nguyễn Thị Hoài Dung, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân ấn hành năm 2012 (tái bản lần thứ nhất, có sửa đổi bổ sung).

Về vị trí trong chương trình đào tạo, lời mở đầu xác định đây là "môn học mang tính thực hành, là cầu nối giữa các môn học có tính lý thuyết và các môn học kỹ năng sâu về từng mảng hoạt động quản trị kinh doanh cụ thể". Giáo trình phục vụ việc học tập, nghiên cứu của sinh viên các hệ dài hạn, tại chức và bằng đại học thứ hai thuộc chuyên ngành quản trị kinh doanh, đồng thời được nêu là tài liệu tham khảo cho học viên cao học và người làm công tác thực tiễn kinh doanh.

Mục tiêu học tập được phát biểu theo hai hướng. Thứ nhất, môn học "cung cấp những kiến thức cơ bản nhất và các kỹ năng cần thiết để giúp nhà quản trị ở các cấp điều hành doanh nghiệp có hiệu quả", nhằm khắc phục trở ngại thường gặp của nhà quản trị mới vào nghề là "sự thiếu hụt những kỹ năng và tài năng quản trị". Thứ hai, sau khi học xong, người học "sẽ có khả năng đánh giá đúng khả năng của mình và biết cách làm thế nào để nâng cao kỹ năng quản trị cho mình và những người cộng sự của mình".

Về cấu trúc, giáo trình gồm 17 chương chia thành 4 phần: giới thiệu chung về kỹ năng quản trị (2 chương), kỹ năng cá nhân (5 chương), kỹ năng quan hệ con người (5 chương), và kỹ năng chuyên biệt trong quản trị điều hành (5 chương). Điểm được nhóm tác giả nêu là môn học "được thiết kế theo phương pháp tương tác", với thảo luận nhóm, nghiên cứu tình huống, trò chơi đóng vai và học tập từ kinh nghiệm của chính người học. So với lần xuất bản đầu, bản tái bản bổ sung hai kỹ năng: kỹ năng tạo động lực làm việc cho nhân viên (chương 12) và kỹ năng tiếp cận định lượng (chương 17).

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương và chủ đề chính

Phần 1 — Giới thiệu chung. Chương 1 "Nhà quản trị (Managers)" tiếp cận quản trị doanh nghiệp như một nghề, phân tích bốn thuộc tính của nghề này: là một khoa học (có đối tượng nghiên cứu, phương pháp phân tích, mang tính liên ngành), là một nghệ thuật (vận dụng linh hoạt lý thuyết vào tình huống cụ thể), là nghề lãnh đạo, và là "nghề vất vả". Chương phân loại nhà quản trị theo ba cấp — cấp cao (chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc; ra quyết định chiến lược), cấp trung gian (trưởng phòng, quản đốc phân xưởng; ra quyết định chiến thuật), cấp cơ sở (tổ trưởng sản xuất, đốc công, trưởng ca; ra quyết định tác nghiệp).

Chương 2 "Tổng quan về kỹ năng quản trị" định nghĩa kỹ năng là "khả năng thực hiện một công việc nhất định, trong một hoàn cảnh, điều kiện nhất định, để đạt được một chỉ tiêu nhất định", và kỹ năng quản trị là mức độ thành thạo trong thực hiện công việc thuộc lĩnh vực, chức năng quản trị doanh nghiệp.

Phần 2 — Kỹ năng cá nhân gồm chương 3 (quản lý bản thân), chương 4 (quản lý thời gian), chương 5 (quản trị stress), chương 6 (tư duy sáng tạo), chương 7 (xây dựng thương hiệu cá nhân). Chương 3 triển khai quan điểm quản lý bản thân của Peter Drucker, mô hình cửa sổ Johari và vấn đề cân bằng cuộc sống, trí tuệ cảm xúc.

Phần 3 — Kỹ năng quan hệ con người gồm chương 8 (giao tiếp), chương 9 (đàm phán), chương 10 (trao việc và ủy quyền), chương 11 (quản trị xung đột), chương 12 (tạo động lực làm việc).

Phần 4 — Kỹ năng chuyên biệt trong quản trị điều hành gồm chương 13 (ra quyết định và giải quyết vấn đề), chương 14 (thiết kế các yếu tố thương hiệu), chương 15 (lập kế hoạch kinh doanh), chương 16 (phân tích tài chính), chương 17 (tiếp cận định lượng).

Logic tiến triển của nội dung đi từ nhận diện nghề và chủ thể (nhà quản trị) → khung khái niệm về kỹ năng → kỹ năng hướng vào bản thân → kỹ năng hướng vào người khác → kỹ năng nghiệp vụ điều hành.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Khung lý thuyết trung tâm của phần đầu là mười vai trò của nhà quản trị theo Mintzberg, được giáo trình chia thành ba nhóm: vai trò quyết định (doanh nhân, giải quyết vấn đề, phân bổ tài nguyên, đàm phán), vai trò thông tin (thu thập – tiếp nhận, phổ biến – truyền đạt, cung cấp – phát ngôn), vai trò quan hệ con người (đại diện, lãnh đạo, liên lạc).

Khung thứ hai là ba kỹ năng quản trị cơ bản theo Robert L. Katz: kỹ năng chuyên môn (technical skills), kỹ năng quan hệ con người (human skills) và kỹ năng tư duy (conceptual skills). Giáo trình nêu quan hệ tỷ lệ giữa cấp quản trị và kỹ năng: "Cấp quản trị càng cao thì kỹ năng chuyên môn càng giảm dần tầm quan trọng, nhưng kỹ năng tư duy càng cần phải cao hơn", trong khi kỹ năng giao tiếp cần thiết ở mọi cấp — quan hệ này được minh họa bằng sơ đồ số 2.

Khung thứ ba là bốn tố chất Tâm – Trí – Lực – Văn: Tâm là ý chí lập nghiệp, lương tâm nghề nghiệp, tính liêm khiết; Trí là tầm nhìn và kiến thức; Lực là trí lực và thể lực, năng lực dùng người và khai thác nguồn lực tài chính; Văn là văn hóa doanh nghiệp và triết lý kinh doanh.

Bên cạnh đó, giáo trình đưa vào các bảng phân loại kỹ năng theo chuẩn quốc tế: 13 kỹ năng cơ bản theo nghiên cứu của Bộ Lao động Mỹ và Hiệp hội Đào tạo và Phát triển Mỹ (ASTD), cùng Ủy ban SCANS thành lập năm 1989; 8 kỹ năng hành nghề trong cuốn Kỹ năng hành nghề cho tương lai (2002) của Hội đồng Kinh doanh Úc (BCA) và Phòng Thương mại và Công nghiệp Úc (ACCI); danh mục Employability Skills 2000+ của Bộ Phát triển Nguồn Nhân lực và Kỹ năng Canada (HRSDC); danh mục của Cơ quan chứng nhận chương trình và tiêu chuẩn Anh; và hệ thống ESS gồm 10 kỹ năng của Cục phát triển lao động Singapore (WDA). Từ tổng hợp này, nhóm tác giả đề xuất 10 kỹ năng cơ bản cho người lao động Việt Nam, mở đầu bằng kỹ năng học và tự học, kết thúc bằng kỹ năng đàm phán.

Giáo trình cũng phân biệt các cặp khái niệm: kỹ năng cứng – kỹ năng mềm, kỹ năng sống – kỹ năng nghề; và nêu nhóm 108 kỹ năng của "nhà quản lý bẩm sinh" chia thành ba nhóm: kỹ năng nền tảng, kỹ năng định hướng, kỹ năng gây ảnh hưởng.

Kỹ năng được phát triển

Về kỹ năng kỹ thuật, phần 4 hướng tới nghiệp vụ cụ thể: lập kế hoạch kinh doanh, phân tích tài chính, tiếp cận định lượng, thiết kế yếu tố thương hiệu. Về kỹ năng phân tích, chương 2 mô tả quy trình giải quyết vấn đề gồm các bước: nhận diện vấn đề, tìm nguyên nhân, phân loại vấn đề, tìm giải pháp và lựa chọn giải pháp tối ưu; quá trình ra quyết định được mô tả từ nhận thức, thu thập thông tin, phân tích, phán đoán, xây dựng phương án, đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu. Về năng lực thực hành, chương 3 giới thiệu phương pháp phân tích thông tin phản hồi của Drucker: viết ra kết quả mong muốn trước mỗi quyết định quan trọng, sau chín đến mười hai tháng so sánh với kết quả thực tế; giáo trình dẫn nguồn gốc phương pháp từ một nhà thần học Đức thế kỷ 14 và việc John Calvin cùng Ignatius vùng Loyola áp dụng.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Cách tiếp cận sư phạm được nêu rõ trong lời mở đầu: môn học "được thiết kế theo phương pháp tương tác", người học phát triển kỹ năng "thông qua các hoạt động học tập hiện đại khác nhau như: thảo luận nhóm, nghiên cứu tình huống, thông qua các trò chơi đóng vai, học tập kinh nghiệm từ các học viên khác, và làm việc trên cơ sở những kinh nghiệm, vấn đề của chính bản thân và doanh nghiệp của mình". Nhóm tác giả nhấn mạnh những thảo luận cởi mở về kỹ năng quản trị "trên phương diện lý thuyết và thực tiễn" là điều kiện để người học đạt tới tính chuyên nghiệp cao hơn.

Cấu trúc mỗi chương theo mẫu quan sát được ở chương 1 và 2 gồm: đoạn dẫn nhập nêu phạm vi và mục đích chương, phần nội dung lý thuyết, phần Tóm tắt chương, và phần Câu hỏi thảo luận và ôn tập.

Hệ câu hỏi được thiết kế theo hai dạng. Dạng thứ nhất là câu hỏi phân tích trực tiếp: "Phân tích những đặc điểm của nghề quản trị kinh doanh?", "Phân tích vai trò của nhà quản trị theo quan điểm của Mintzberg và lấy ví dụ minh họa?", "Phân tích mối quan hệ giữa nhà quản trị, cấp quản trị và các chức năng quản trị trong doanh nghiệp". Dạng thứ hai là các mệnh đề gây tranh luận, đặt dưới hình thức khẳng định để người học phản biện: "Không cần học vẫn có thể trở thành nhà kinh doanh giỏi", "cờ đến tay ai người ấy phất", "Đối với giám đốc kỹ năng chuyên môn là quan trọng nhất", "Các kỹ năng quản trị không thể dạy được mà chỉ có thể tiếp thu chúng thông qua kinh nghiệm", "Yêu cầu về các loại kỹ năng quản trị của nhà quản trị ở các cấp trong doanh nghiệp như nhau". Chương 2 có 22 câu hỏi thuộc hai dạng này, trong đó các câu 19–22 gắn với mô hình cửa sổ Johari (vùng mù, vùng "cởi mở").

Về nghiên cứu tình huống, chương 2 kết thúc bằng tình huống "Tâm sự của anh Huy": ông Tân tuyển một trợ lý trẻ tốt nghiệp quản trị kinh doanh ở nước ngoài để cải tổ một công ty thương mại cổ phần đã phát triển từ 5 lên 100 nhân viên, có trụ sở tại Hà Nội và 6 chi nhánh ở miền Nam, Đông Âu và Đài Loan. Tình huống nêu các vấn đề tổ chức cụ thể: hệ thống lương bổng chưa được tiêu chuẩn hóa, mức độ phân quyền trong ra quyết định chưa rõ ràng, một số quản trị viên ra quyết định không báo cáo giám đốc; đồng thời mô tả sự chống đối và bất hợp tác mà anh Huy gặp phải. Ba câu hỏi thảo luận kèm theo yêu cầu người học gợi ý cách xử lý, xác định kỹ năng cần có và đưa lời khuyên cho cả hai nhân vật.

Công cụ tự học được cung cấp dưới dạng bảng tự đánh giá "Đánh giá bản thân nhà quản trị" gồm 27 câu hỏi trắc nghiệm cá nhân, đi từ tính kiên trì, sự tự tin, khả năng sáng tạo, thái độ với rủi ro đã tính toán trước, tính trung thực, đến năng lực tổ chức, sức khỏe và các nguồn hỗ trợ từ gia đình, bạn bè, đồng nghiệp. Giáo trình lưu ý người trả lời "nên thành thật với bản thân bởi vì muốn thành công, anh, chị phải nhận thức rõ được những ưu, khuyết điểm của mình".

Điểm nổi bật và cập nhật

So với lần xuất bản đầu tiên, bản tái bản 2012 bổ sung hai chương kỹ năng: kỹ năng tạo động lực làm việc cho nhân viên (chương 12, thuộc nhóm kỹ năng quan hệ con người) và kỹ năng tiếp cận định lượng (chương 17, thuộc nhóm kỹ năng chuyên biệt). Nhóm tác giả cho biết đã "cố gắng quán triệt quan điểm tiếp cận với những kiến thức mới trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp của thế giới, nhất là của các nước kinh tế phát triển", đồng thời "chắt lọc những vấn đề cơ bản nhất, phù hợp nhất với nhà quản trị doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay".

Về xu hướng đương thời được tích hợp, giáo trình dẫn cách gọi của Ngân hàng Thế giới về thế kỷ 21 là "kỷ nguyên của kinh tế dựa vào kỹ năng — Skills Based Economy", và khung đánh giá năng lực trên ba khía cạnh: kiến thức, kỹ năng, thái độ. Tài liệu dẫn số liệu từ các nhà khoa học thế giới rằng kỹ năng mềm chiếm 85% và kỹ năng cứng 15% trong thành đạt, cùng tỷ lệ 25% kiến thức chuyên môn – 75% kỹ năng mềm; và nhận định nền tảng thành công "98% là do được đào tạo và tự đào tạo rèn luyện kỹ năng, chỉ có 2% là kỹ năng bẩm sinh".

Tác động của công nghệ thông tin được đặt thành một chủ đề riêng: giáo trình nêu công nghệ thông tin "làm thay đổi cách tư duy và giải quyết vấn đề và ra quyết định của các nhà quản trị, cách thức tổ chức kinh doanh, kiểm soát và thậm chí marketing", với các hình thái được liệt kê gồm chợ điện tử, kinh doanh trực tuyến, bán hàng đa cấp, ứng dụng thương mại điện tử, quản trị mạng nội bộ, quản trị qua mạng. Đồng thời tài liệu chỉ ra mặt hạn chế: thông tin nhận và truyền đạt "chưa được sàng lọc kỹ càng" có thể không mang lại tác dụng như mong muốn.

Liên hệ thực tiễn được thể hiện qua các ví dụ doanh nghiệp cụ thể trong mục "Kỹ năng của các nhà quản trị bẩm sinh": Jack Welch (General Electric) với mô tả "sẵn sàng chiến đấu", Herb Kelleher (Southwest Airlines) với "tinh nghịch và trìu mến một cách khó lay chuyển", Bill Gates (Microsoft) với "nghiêm khắc đến gay gắt" — cả ba đều thuộc danh sách "Những công ty được ngưỡng mộ nhất nước Mỹ" do tạp chí Fortune bình chọn. Điểm chung được rút ra là mỗi người "thể hiện sự tinh thông các kỹ năng khác nhau và theo các phương thức cũng hoàn toàn khác nhau", tùy theo tình huống và nhóm người ủng hộ.

Đối tượng sử dụng giáo trình

Lời mở đầu xác định đối tượng chính là sinh viên các hệ dài hạn, tại chức và bằng đại học thứ hai thuộc chuyên ngành quản trị kinh doanh của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Do vị trí "cầu nối giữa các môn học có tính lý thuyết và các môn học kỹ năng sâu", môn học phù hợp với giai đoạn sau khi người học đã tiếp cận các học phần lý thuyết nền và trước khi đi vào các học phần chuyên sâu theo chức năng.

Về kiến thức tiên quyết, chương 2 nêu yêu cầu: nhà quản trị "phải có một vốn kiến thức nhất định về các lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp, các hệ thống luật và thuế trong kinh doanh, về marketing, tài chính doanh nghiệp, dây chuyền sản xuất, công nghệ" và gọi đây là "yêu cầu tiên quyết vì nó gắn liền với hiệu quả của quá trình ra quyết định". Người học các chương 15, 16, 17 vì vậy cần nền tảng về kế hoạch kinh doanh, tài chính doanh nghiệp và phương pháp định lượng.

Nhóm đối tượng thứ hai được giáo trình nêu là học viên hệ cao học thuộc chuyên ngành của Khoa, với vai trò tài liệu tham khảo. Nhóm thứ ba gồm "những nhà nghiên cứu, những người làm công tác thực tiễn kinh doanh và những ai quan tâm đến lĩnh vực quản trị doanh nghiệp hiện đại".

Đối với giảng viên, thiết kế tương tác của môn học và hệ tình huống, câu hỏi phản biện cho phép tổ chức lớp theo hướng thảo luận thay vì thuyết giảng thuần túy. Đối với người tự học, phần "Đánh giá bản thân nhà quản trị" và phương pháp phân tích thông tin phản hồi của Drucker cung cấp công cụ tự kiểm chưa cần đến môi trường lớp học.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai? Theo lời mở đầu, đối tượng chính là sinh viên hệ dài hạn, tại chức và bằng đại học thứ hai ngành quản trị kinh doanh của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Ngoài ra, tài liệu được nêu là tham khảo cho học viên cao học, nhà nghiên cứu và người làm công tác thực tiễn kinh doanh.

2. Cần kiến thức nền nào để học? Giáo trình xác định nhà quản trị cần vốn kiến thức về các lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp, hệ thống luật và thuế trong kinh doanh, marketing, tài chính doanh nghiệp, dây chuyền sản xuất và công nghệ. Vì môn học là "cầu nối" từ các môn lý thuyết sang các môn kỹ năng chuyên sâu, người học nên đã qua các học phần quản trị học đại cương.

3. Điểm khác biệt với giáo trình khác? Khác biệt được nhóm tác giả nêu nằm ở tính thực hành và phương pháp tương tác: thảo luận nhóm, nghiên cứu tình huống, trò chơi đóng vai, học từ kinh nghiệm của chính người học. Về nội dung, giáo trình tập hợp các khung phân loại kỹ năng từ nhiều hệ thống quốc gia (Mỹ – SCANS và ASTD; Úc – BCA và ACCI; Canada – HRSDC; Anh; Singapore – WDA) rồi tổng hợp thành danh mục 10 kỹ năng cho bối cảnh Việt Nam, thay vì chỉ trình bày một khung duy nhất.

4. Làm sao để tự học hiệu quả? Giáo trình cung cấp hai công cụ tự học trực tiếp. Thứ nhất là bảng 27 câu hỏi "Đánh giá bản thân nhà quản trị" để nhận diện ưu, khuyết điểm. Thứ hai là phương pháp phân tích thông tin phản hồi của Drucker: trước mỗi quyết định quan trọng hãy viết ra kết quả mong muốn, rồi sau 9–12 tháng so sánh với kết quả thực tế; theo tài liệu, thực hành bền bỉ sẽ chỉ ra điểm mạnh sau 2–3 năm. Drucker cũng khuyến nghị tập trung vào điểm mạnh thay vì đầu tư cải thiện lĩnh vực yếu kém, vì "việc cải thiện từ yếu kém lên hạng trung bình làm tiêu tốn nhiều năng lượng và khối lượng công việc lớn hơn nhiều việc cải thiện khả năng làm việc tốt nhất của mình lên hạng xuất sắc".

5. Có tài liệu bổ trợ nào kèm theo? Trong phạm vi văn bản, các thành phần bổ trợ gồm: sơ đồ số 1 minh họa ba cấp quản trị, sơ đồ số 2 minh họa mối quan hệ giữa cấp quản trị và kỹ năng quản trị, phần tóm tắt và hệ câu hỏi cuối mỗi chương, tình huống thảo luận "Tâm sự của anh Huy", và bảng tự đánh giá cuối chương 2. Giáo trình cũng dẫn các nguồn tra cứu trực tuyến của SCANS (Bộ Lao động Mỹ) và hệ thống ESS của WDA Singapore.

Kết luận

Giá trị sử dụng của giáo trình nằm ở việc tập hợp trong một tài liệu ba lớp nội dung: khung khái niệm về nghề quản trị và nhà quản trị (chương 1), hệ thống phân loại kỹ năng đối chiếu nhiều nguồn quốc tế (chương 2), và 15 chương kỹ năng cụ thể chia theo ba nhóm cá nhân – quan hệ con người – điều hành chuyên biệt.

Lộ trình học tập gợi ý bám theo trật tự bốn phần của sách: bắt đầu từ chương 1–2 để nắm khung Mintzberg, khung Katz và bộ tiêu chí Tâm – Trí – Lực – Văn; tiếp đến phần 2 với kỹ năng quản lý bản thân, thời gian, stress; sau đó phần 3 về giao tiếp, đàm phán, ủy quyền, quản trị xung đột, tạo động lực; và kết thúc ở phần 4 với ra quyết định, lập kế hoạch kinh doanh, phân tích tài chính và tiếp cận định lượng.

Các nguồn bổ sung được chính giáo trình dẫn để tra cứu thêm gồm nghiên cứu của SCANS và ASTD (Mỹ), cuốn Kỹ năng hành nghề cho tương lai (Úc, 2002), bộ Employability Skills 2000+ (Canada) và hệ thống ESS (Singapore).