Chương I: KỸ NĂNG GIAO TIẾP I. KHÁI QUÁT VỀ GIAO TIẾP 1. Khái niệm giao tiếp Mỗi con người sinh ra và lớn lên trong một xã hội nhất định. Trong quá trình sống, con người có rất nhiều mối quan hệ khác nhau (quan hệ gia đình, quan hệ công việc, quan hệ bạn bè) và nhiều nhu cầu khác nhau (nhu cầu trao đổi thông tin, trao đổi kinh nghiệm, nhu cầu chia sẻ tình cảm,.
Tất cả những mối quan hệ và những nhu cầu đó được thực hiện thông qua hoạt động giao tiếp. Có thể tóm tắt như sau: giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin giữa các chủ thể tham gia thông qua các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ nhằm đạt được mục đích nhất định. Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin vì hoạt động giao tiếp luôn diễn ra hai chiều: truyền thông tin - nhận thông tin - phản hổi. Chẳng hạn người A gửi cho người B một thông điệp.
Người B nhận được sẽ gửi lại cho người A một thông điệp. Đến đây, người B lại đóng vai trò người gửi, người A lại đóng vai trò người nhận. Như vậy vai của của nhận và người gửi luôn hoán đổi cho nhau. Để giao tiếp được với nhau, các chủ thể giao tiếp phải nhờ đến các phương ngôn ngữ và phi ngôn ngữ.
Ngôn ngữ gồm lời nói, chữ viết; phi ngôn ngữ gồm có cử chỉ, hành động, thái độ, nét mặt, ánh mắt, nụ cười. Kết hợp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ sẽ đem lại hiệu quả cao trong giao tiếp. Mỗi cuộc giao tiếp đều có những mục đích nhất định. Mục đích ở đây có thể là trao đổi công việc, hay chia sẻ tình cảm, hay giải trí.
Căn cứ vào khái niệm giao tiếp, chúng ta có thể sơ đồ hoá quá trình giao tiếp như sau: 1 Nguồn: Bộ môn Phát triển kỹ năng (2009) - Người gửi: người phát đi thông điệp (có thể là người nói hoặc người viết) - Người nhận: người tiếp nhận thông điệp - Thông điệp: thông tin mà các chủ thể giao tiếp muốn trao đổi với nhau - Mã hoá: việc chuyển tải những ý nghĩ thành thông điệp dưới dạng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ. - Kênh: cách liên lạc giữa người gửi và người nhận. - Giải mã: quá trình người nhận lý giải để hiểu thông điệp của người gửi. - Phản hồi: là việc người nhận đáp lại thông tin của người gửi.
- Nhiễu: những yếu tố ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình giao tiếp 2. Vai trò của giao tiếp 2. Giao tiếp là điều kiện cho sự tồn tại và phát triển của con người Con người hay bất cứ loài động vật nào cũng không thể tồn tại được nếu tách biệt với đồng loại. Câu chuyện về hai bé gái Kamala và Amala ở Ấn Độ là một minh chứng.
Kamala và Amala bị lạc vào trong rừng khi còn rất nhỏ. Sau nhiều năm sống trong rừng, Kamala và Amala đã được các nhà thám hiểm tìm thấy và đưa 2 trở về xã hội loài người. Nhưng khi trở về với xã hội loài người, Kamala và Amala đã không thích nghi được, sau một thời gian ngắn thì cả hai đều chết. Xã hội loài người không thể phát triển được nếu thiếu hoạt động giao tiếp.
Thông qua hoạt động giao tiếp, con người chia sẻ cho nhau những kinh nghiệm sống, kinh nghiệm sản xuất. Chẳng hạn như kinh nghiệm chăn nuôi gia súc, gia cầm; kinh nghiệm trồng các loại cây trái; kinh nghiệm chế tác các loại dụng cụ lao động; kinh nghiệm chế biến các loại thực phẩm; kinh nghiệm nhận biết và điều trị các loại bệnh. Như vậy, giao tiếp làm phong phú thêm sự hiểu biết, vốn sống, kinh nghiệm của mỗi người, giúp cho con người tồn tại và phát triển. Giao tiếp là phương tiện để con người chia sẻ thông tin, tình cảm Con người luôn có nhu cầu được chia sẻ những thông tin mình biết và muốn biết.
Để thực hiện được được điều đó, không có cách nào khác là con người phải nhờ đến phương tiện giao tiếp. Giao tiếp giúp cho con người có thể chia sẻ bất cứ thông tin nào. Nếu chúng ta muốn biết loài cây này trồng như thế nào thì có thể hỏi nhà sinh vật học, muốn biết bài toán này giải thế nào thì có thể người giáo viên dạy toán, muốn biết máy móc này vận hành như thế nào thì có thể hỏi người kĩ sư chế tạo ra nó. Mỗi con người đều có nhiều mối quan hệ khác nhau.
Khi mối quan hệ phát triển tốt, con người cảm thấy vui; khi mối quan hệ xấu đi, con người cảm thấy buồn. Đã là con người ai cũng có nhu cầu được chia sẻ những tâm tư, tình cảm của mình với người khác. Bởi vì niềm vui được chia sẻ thì niềm vui sẽ tăng lên gấp bội, nỗi buồn được chia sẻ thì nỗi buồn sẽ vơi đi. Giao tiếp là môi trường con người hoàn thiện nhân cách Trong tiếng Hán có một chữ “nhân” có nghĩa là “lòng nhân từ” - một phẩm chất đạo đức tốt đẹp của con người.
Chữ này do hai chữ “nhân” (nghĩa là người) và “nhị” (nghĩa là hai) cấu thành. Cách cấu tạo như thế cho ta một thông điệp “muốn đánh giá một người thì phải xem cách giao tiếp ứng xử của người đó với những người khác”. Quả đúng vậy, nếu một người không giao tiếp với ai thì sẽ không biết mình là người thế nào. Thông qua giao tiếp với những người khác, con người nhận thức được thế nào là tốt, thế nào là xấu, học hỏi ở nhau những điều hay lẽ phải, loại bỏ những điều chưa đúng để hoàn thiện mình.
Như vậy giúp cho con người hoàn thiện nhân cách. Phân loại giao tiếp 3. Căn cứ vào phương thức giao tiếp Giao tiếp trực tiếp Giao tiếp trực tiếp là cách giao tiếp trong đó các chủ thể giao tiếp trực tiếp gặp gỡ, trao đổi với nhau. Điển hình của loại hình giao tiếp này là các cuộc phỏng vấn tuyển dụng, các cuộc hội đàm song phương, các buổi hội thảo,… Giao tiếp trực tiếp là loại hình giao tiếp thông dụng nhất, vì nó có nhiều ưu điểm như: - Thông tin truyền - nhận nhanh chóng; - Thấy được hình thức, thái độ của nhau; - Thông tin có độ chính xác, tin cậy cao; - Hai bên có thể trao đổi được nhiều vấn đề; - Có thể điều chỉnh nội dung, cách trình bày.
Bên cạnh những ưu điểm trên, giao tiếp trực tiếp cũng có một số hạn chế: - Không gian giao tiếp bị giới hạn - Các chủ thể giao tiếp dễ bị chi phối bởi yếu tố ngoại cảnh. Giao tiếp gián tiếp Giao tiếp gián tiếp là cách giao tiếp trong đó các chủ thể giao tiếp trao đổi thông tin với nhau thông qua người thứ ba hoặc qua các phương tiện truyền tin: điện thoại, thư từ… Ưu điểm của loại hình giao tiếp này là các đối tượng giao tiếp có thể giao tiếp với nhau trong một khoảng không gian rộng. Ví dụ người ta có thể trao đổi thông tin với nhau ở hai nửa địa cầu nhờ điện thoại, e-mail. Tuy nhiên loại hình giao tiếp này cũng có một số hạn chế: sự phản hồi thông tin thường rất chậm, chủ thể giao tiếp thường không thấy được vẻ mặt của người đối thoại, không biết họ đang làm gì, trong hoàn cảnh nào.
Căn cứ vào hình thức tổ chức giao tiếp Giao tiếp chính thức Giao tiếp chính thức là giao tiếp mang tính công vụ, tuân theo những quy định cụ thể. Ví dụ: hội họp, mít tinh, đàm phán giữa các tổ chức. 4 Trong giao tiếp chính thức, nội dung giao tiếp thường được ấn định trước, chuẩn bị trước, vì vậy tính chính xác của thông tin khá cao. Giao tiếp chính thức đòi hỏi chủ thể của cuộc giao tiếp phải chuẩn bị công phu nội dung cần trao đổi và phải có kỹ năng nói lưu loát, trôi chảy.
Muốn vậy, cần phải có vốn từ ngữ phong phú và sự hiểu biết sâu rộng về vấn đề cần trao đổi. Giao tiếp không chính thức Giao tiếp không chính thức là giao tiếp không theo sự quy định nào cả, nó mang nặng tính cá nhân. Ví dụ: lãnh đạo trò chuyện riêng với nhân viên, bạn bè nói chuyện với nhau. Hình thức giao tiếp này có ưu điểm: không khí giao tiếp chân tình, cởi mở, giúp hiểu biết lẫn nhau.
Giao tiếp không chính thức thành công sẽ góp phần vào sự thành công của giao tiếp chính thức. Căn cứ vào phạm vi giao tiếp Cá nhân – cá nhân Giao tiếp giữa hai cá nhân với nhau là giao tiếp chỉ có 2 người tham gia. Ví dụ: hai người bạn trò chuyện với nhau, người bán hàng trao đổi với khách hàng. Cá nhân – nhóm Đây là kiểu giao tiếp giữa một người với nhiều người.
Ví dụ: trưởng nhóm trao đổi với các thành viên trong nhóm, lãnh đạo nói chuyện với các nhân viên,, giảng viên với sinh viên… Nhóm – nhóm Đây là kiểu giao tiếp giữa các nhóm xã hội với nhau, như giao lưu văn nghệ, thể thao các phòng ban trong công ty, đàm phán giữa phái đoàn các nước. Căn cứ vào phương tiện giao tiếp Giao tiếp ngôn ngữ Ngôn ngữ là phương tiện giao tiếp quan trọng của con người. Ngôn ngữ giúp chúng ta có thể truyền đi bất kì một thông điệp nào, như miêu tả sự vật hiện tượng, trao đổi công việc, bày tỏ tình cảm. Ngôn ngữ được thể hiện dưới hai dang: nói và viết.
- Ngôn ngữ nói: gồm có ngôn ngữ đối thoại và ngôn ngữ độc thoại. Ngôn ngữ đối thoại diễn ra ở một người với một người khác hoặc một người với một số 5 người khác. Ngôn ngữ độc thoại là hình thức một người nói cho số đông nghe mà không có chiều ngược lại, vì vậy người nói phải chuẩn bị kỹ. Ngôn ngữ nói có hiệu quả cao trong các trường hợp: + Thông tin cần truyền đạt nhanh + Muốn có sự phản hồi ngay + Thể hiện cảm xúc + Không cần phải ghi chép lại - Ngôn ngữ viết: Là ngôn ngữ hướng vào người khác, được biểu đạt bằng chữ viết và thu nhận bằng thị giác.
Ngôn ngữ viết có hiệu quả cao trong các trường hợp: + Thông tin cần được lưu giữ để tham khảo, sử dụng trong tương lai + Thông tin (các hợp đồng, thỏa thuận) cần được lưu giữ để làm căn cứ tổ chức thực hiện, giám sát công việc và giải quyết tranh chấp (nếu có) sau này + Thông tin cần được giữ bí mật. + Những điều tế nhị, khó nói bằng lời Giao tiếp phi ngôn ngữ Thay vì dùng lời nói, giao tiếp sử dụng những cử chỉ, hành động, thái độ để ngầm truyền đi quan điểm của mình.