Chương 1: Giới thiệu Chương 2: Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính Chương 3: Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Kiểm toán Sao Việt Chương 4: Thực trạng công tác kiểm toán quy trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán BCTC tại công ty TNHH Kiểm toán Sao Việt. Chương 5: Nhận xét và Kiến nghị về quy trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán BCTC tại công ty TNHH Kiểm toán Sao Việt. 2 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BCTC 2. Những vấn đề chung về kiểm toán BCTC 2.
Khái niệm về kiểm toán BCTC. Kiểm toán tài chính là một hoạt động đặc trưng của kiểm toán, với mục tiêu cụ thể là “đưa ra ý kiến xác nhận rằng Báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận), có tuân thủ pháp luật liên quan, có phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không” (theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200 – Mục tiêu và nguyên tắc cơ bản chi phối kiểm toán BCTC). Đối tượng của kiểm toán BCTC Đối tượng của kiểm toán BCTC là các BCTC (bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bản thuyết minh BCTC) và các bảng khai tài chính (Bảng khai tài chính bao gồm những bảng kê khai có tính pháp lý khác như Bảng kê khai tài sản cá nhân, Bảng kê khai tài sản đặc biệt… Các bảng khai này đều chứa đựng những thông tin được lập tại một thời điểm cụ thể trên cơ sở tài liệu kế toán tổng hợp và chi tiết). Hiểu theo cách khác, các chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính chứa đựng nhiều mối quan hệ theo những hướng khác nhau như: giữa nội dung kinh tế của chỉ tiêu này với chỉ tiêu khác, giữa chu trình này với chu trình khác… Việc nhận diện đối tượng kiểm toán và phân tích mối quan hệ các thông tin, chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính là rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến việc lựa chọn cách tiến hành kiểm toán Báo cáo tài chính.
Mục tiêu của kiểm toán BCTC Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200 – Mục tiêu và nguyên tắc cơ bản chi phối kiểm toán BCTC, có đoạn dẫn: “Mục đích của kiểm toán báo cáo tài chính là làm tăng độ tin cậy của người sử dụng đối với báo cáo tài chính, thông qua việc kiểm toán viên đưa ra ý kiến về việc liệu báo cáo tài chính có được lập trên các khía cạnh trọng yếu, phù hợp với khuôn khổ về lập và trình bày báo cáo tài chính được áp dụng hay không”. Nguyên tắc cơ bản của kiểm toán BCTC Tuân thủ pháp luật. Tuân thủ nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp: độc lập, chính trực, khách quan, năng lực chuyên môn và tính thận trọng, tính bảo mật, tư cách nghề nghiệp. Tuân thủ chuẩn mực chuyên môn.
KTV phải có thái độ hoài nghi mang tính nghề nghiệp. Quy trình kiểm toán BCTC Trong kiểm toán Báo cáo tài chính, cần thu thập được đầy đủ bằng chứng kiểm toán có giá trị để làm căn cứ cho kết luận của kiểm toán viên về tính trung thực và hợp lý của thông tin trên Báo cáo tài chính đồng thời đảm bảo tính hiệu quả, kinh tế, tính hiệu lực của từng cuộc kiểm toán, kiểm toán viên phải xây dựng được quy trình cụ thể cho cuộc kiểm toán đó. Thông thường, mỗi quy trình kiểm toán được chia thành 3 bước: _ Lập kế hoạch kiểm toán _ Thực hiện kiểm toán _ Kết thúc kiểm toán 3 2. Khái quát về chu trình mua hàng - thanh toán trong kiểm toán BCTC 2.
Đặc điểm của chu trình mua hàng - thanh toán Đối với bất kì doanh nghiệp nào, điểm khởi đầu của quá trình sản xuất, kinh doanh luôn là quá trình mua hàng. Đối với các đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao gồm ba giai đoạn: cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở doanh nghiệp thương mại cũng gồm hai giai đoạn mua hàng và bán hàng. Như vậy dù ở loại hình doanh nghiệp nào thì quá trình mua hàng cũng là quá trình cung cấp các yếu tố đầu vào, nó quyết định đến khả năng sản xuất và duy trì sản xuất của đơn vị.
Quá trình mua hàng thì đi đôi với việc thanh toán tiền hàng (thanh toán bằng tiền hoặc nợ nhà cung cấp). Do đó chu trình mua hàng - thanh toán là một trong bốn chu trình kinh doanh quan trọng của doanh nghiệp. Kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán là phần quan trọng trong kiểm toán BCTC. Chu trình này còn liên quan đến nhiều tài khoản, cần nhiều thời gian kiểm tra trong một cuộc kiểm toán.
Bên cạnh đó khả năng thanh toán các khoản chi phí mua hàng cũng đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp là tốt hay xấu. Chức năng của chu trình mua hàng - thanh toán Mặc dù ở các doanh nghiệp là khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khác nhau, nhưng chu trình mua hàng – thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ bốn chức năng. Chức năng của chu trình mua hàng - thanh toán được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2. Chức năng của chu trình mua hàng - thanh toán (Nguồn: Qui trình kiểm toán trong chương trình kiểm toán mẫu - do VACPA quy định) 2.
Xử lý đơn đặt hàng _ Xác định nhu cầu hàng hóa, dịch vụ cần cung cấp: thông thường mỗi doanh nghiệp thường có một bộ phận chuyên nghiên cứu nhu cầu nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ cần thiết cho sản xuất gọi là Bộ phận kế hoạch. Bộ phận này có nhiệm vụ lên kế hoạch, cung ứng đảm bảo cung cấp đầy đủ các yếu tố đầu vào để quá trình sản xuất được liên tục nhưng đồng thời cũng không quá nhiều gây ứ đọng vốn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 4 _ Lập đơn yêu cầu mua hàng: sau khi đã lên kế hoạch cung ứng, bộ phận kế hoạch sẽ lập đơn yêu cầu mua hàng để trình Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt. Sau đó đơn yêu cầu mua hàng này sẽ được chuyển cho bộ phận mua hàng.
_ Tìm nhà cung cấp: bộ phận mua hàng căn cứ vào đơn yêu cầu mua hàng này để xem xét, tìm kiếm nhà cung cấp. Về nguyên tắc, trước khi quyết định mua một mặt hàng nào cũng phải tìm hiểu đơn chào hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp thích hợp nhất. _ Lựa chọn nhà cung cấp: sau khi đã xem xét đơn chào hàng của các nhà cung cấp khác nhau, đơn vị sẽ chọn ra một nhà cung cấp phù hợp nhất. Sự lựa chọn này căn cứ vào giá cả, chất lượng của hàng hoá và các điều kiện ưu đãi như chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, phương thức thanh toán… _ Giao đơn đặt hàng: đơn đặt hàng là một loại chứng từ trong đó ghi rõ loại hàng, số lượng, các thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý định mua vào.
Tất cả các đơn đặt hàng đều phải đánh số trước, có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền. Quá trình kiểm soát với các bước công việc nêu trên phải đảm bảo trả lời được các câu hỏi sau : + Đơn đặt hàng được phê duyệt bởi ai? + Bộ phận nào đưa ra đơn đặt hàng? + Đặt hàng tại thời điểm nào? + Số lượng đặt hàng là bao nhiêu? + Đặt hàng ở nhà cung cấp nào? + Đơn đặt hàng có được theo dõi không? Khi một đơn đặt hàng đã vượt quá một thời gian nhất định nào đó mà hàng vẫn chưa được giao thì bộ phận mua hàng phải liên hệ với nhà cung cấp hàng để xem xét có vấn đề gì xảy ra không. Nhận hàng _ Khi hàng được chuyển đến nơi giao hàng thì bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng, đối chiếu với giấy chuyển hàng, đơn đặt hàng. _ Lập biên bản nhận hàng _ Bản sao của biên bản nhận hàng được chuyển tới bộ phận liên quan theo quy định.
_ Hàng được chuyển từ bộ phận tiếp nhận qua kho hoặc qua bộ phận sử dụng. _ Nếu hàng được nhập kho thì lập phiếu nhập kho. Ghi sổ nghiệp vụ mua hàng _ Chức năng ghi sổ nghiệp vụ mua hàng được thực hiện ở phòng kế toán. _ Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên hoá đơn mua hàng.
_ Đối chiếu các thông tin trên hoá đơn với biên bản nhận hàng và phiếu nhập kho _ Hoá đơn và phiếu nhập kho là cơ sở để ghi vào tài khoản hàng tồn kho hoặc tài khoản tài sản cố định. _ Hoá đơn còn dùng để ghi vào tài khoản phải trả người bán (nếu chưa thanh toán). Thanh toán cho người bán _ Công việc này chỉ được thực hiện khi đã có bốn yếu tố: đơn yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn, đơn đặt hàng, hoá đơn mua hàng và biên bản giao nhận hàng. Hoá đơn mua hàng phải do kế toán công nợ lưu giữ cho đến khi thanh toán.
Phương thức thanh toán có thể thực hiện qua uỷ nhiệm chi, qua ngân hàng hay bằng tiền mặt. _ Các quá trình kiểm soát quan trọng đối với quy trình xử lý ghi sổ là việc ký phiếu phải do đúng cá nhân có trách nhiệm (nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn), phải có sự tách biệt giữa người ký phiếu chi và người chi tiền (nguyên tắc bất kiêm nhiệm). => Trên đây là bốn nội dung chính của các bước công việc khi mua hàng – thanh toán của các doanh nghiệp nói chung. Tổ chức hệ thống chứng từ sổ sách kế toán Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng các loại chứng từ sổ sách sau: - Giấy đề nghị mua hàng: Giấy này được lập bởi các bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư, hàng hóa, dịch vụ,… Giấy đề nghị này được gửi lên cấp trên (thủ trưởng, ban giám đốc, trưởng phòng) phê duyệt.
- Đơn đặt hàng (lệnh mua): Sau khi giấy đề nghị mua hàng được phê duyệt thì nó được bộ phận mua hàng chuyển thành đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. - Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hóa hay nghiệm thu dịch vụ): Chứng từ này được lập bởi nhà cung cấp và chuyển cho người mua (bộ phận mua hàng) của DN ký nhận để chứng minh sự chuyển giao hàng hóa, dịch vụ thực tế.