Giảm phát sinh khối lượng xây dựng: Nguyên nhân và hành động điều chỉnh

Phân tích 15 nguyên nhân chính gây phát sinh khối lượng dự án xây dựng và 22 hành động điều chỉnh giúp kiểm soát và giảm thiểu chi phí hiệu quả.

• Tác giả: Lê Tấn Tài
• Người hướng dẫn: TS. Lê Hoài Long
• Trường học: Trường Đại học Bách khoa, Đại học Quốc gia TP. HCM
• Chuyên ngành: Quản lý xây dựng
• Đề tài: Giảm nhẹ các nguyên nhân gây phát sinh khối lượng trong dự án xây dựng dân dụng và công nghiệp thông qua thực hiện các hành động điều chỉnh
• Loại tài liệu: Luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Khái Niệm và Tầm Quan Trọng của Kiểm Soát Phát Sinh Khối Lượng

Phát sinh khối lượng trong dự án xây dựng là những thay đổi về khối lượng công việc so với thiết kế ban đầu, gây ra những tác động tiêu cực đáng kể. Đây là hiện tượng gần như không thể tránh khỏi trong các công trình, dẫn đến chậm trễ tiến độ, phát sinh chi phí và các tranh chấp xây dựng. Việc kiểm soát hiệu quả những phát sinh này trở thành yếu tố then chốt để đảm bảo thành công của dự án. Khi không được quản lý tốt, phát sinh khối lượng làm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất, chất lượng công trình và lợi ích của tất cả các bên tham gia dự án. Việc nhận thức rõ về tầm quan trọng của kiểm soát phát sinh khối lượng giúp các nhà quản lý dự án chủ động xây dựng kế hoạch phòng ngừa và ứng phó kịp thời.

1.1. Định Nghĩa Phát Sinh Khối Lượng

Phát sinh khối lượng là sự thay đổi về khối lượng công việc, mặt độ, quy mô hoặc chất lượng vật liệu so với hợp đồng ban đầu. Những thay đổi này có thể phát sinh từ quyết định của chủ đầu tư, yêu cầu của chủ đầu tư, điều kiện địa kỹ thuật phát hiện mới hoặc những sai sót trong thiết kế.

1.2. Các Tác Động Tiêu Cực

Những hậu quả của phát sinh khối lượng bao gồm: tăng chi phí dự án, kéo dài tiến độ thực hiện, giảm lợi nhuận và tạo ra tranh chấp giữa các bên. Ngoài ra, chất lượng công trình có thể bị ảnh hưởng khi các công việc bổ sung được thực hiện vội vàng hoặc không đúng kỹ thuật.

II. Các Nguyên Nhân Chính Gây Phát Sinh Khối Lượng

Nghiên cứu từ Trường Đại học Bách Khoa ĐHQG-TP.HCM đã xác định 15 nguyên nhân hàng đầu gây phát sinh khối lượng trong dự án xây dựng dân dụng và công nghiệp. Các nguyên nhân này xuất phát từ nhiều khía cạnh khác nhau như thiết kế, điều kiện công trường, yêu cầu của chủ đầu tư hay những sai sót trong quá trình thi công. Việc xác định chính xác các nguyên nhân gây phát sinh là bước đầu tiên để xây dựng các giải pháp kiểm soát hiệu quả. Những nguyên nhân này thường lặp lại trong nhiều dự án, vì vậy việc phân tích chúng giúp các nhà quản lý có thể dự phòng và giảm thiểu tác động của chúng trong các dự án tương lai.

2.1. Nguyên Nhân Từ Phía Thiết Kế

Sai sót hoặc thiếu sót trong bản vẽ thiết kế, không rõ ràng trong các chi tiết kỹ thuật, hoặc thiếu hiểu biết về địa điều kiện địa phương có thể dẫn đến nhiều thay đổi. Các bản vẽ không chính xác là nguyên nhân phổ biến khiến nhà thầu phải thay đổi khối lượng công việc trong quá trình thi công.

2.2. Nguyên Nhân Từ Phía Chủ Đầu Tư

Yêu cầu thay đổi của chủ đầu tư trong quá trình thi công, điều chỉnh phạm vi công trình, hoặc những quyết định về nâng cao tiêu chuẩn chất lượng là những nguyên nhân thường xuyên. Việc thay đổi yêu cầu sau khi ký hợp đồng gây phát sinh khối lượng đáng kể và ảnh hưởng đến kế hoạch thi công.

2.3. Nguyên Nhân Từ Điều Kiện Công Trường

Khám phá địa điều kiện địa kỹ thuật không tương đồng với dự kiến ban đầu, điều kiện thời tiết bất thường, hoặc những vấn đề về hạ tầng hiện có có thể buộc phải điều chỉnh công trình. Những nguyên nhân bất khả kháng này đòi hỏi sự điều chỉnh khối lượng công việc để phù hợp với thực tế.

III. Các Hành Động Điều Chỉnh Hiệu Quả

Để kiểm soát phát sinh khối lượng, luận văn thạc sĩ đã xác định 22 hành động điều chỉnh tương ứng với các nguyên nhân gây phát sinh. Những hành động điều chỉnh này được xếp hạng dựa trên độ hiệu quả của chúng trong việc giảm nhẹ các nguyên nhân. Tuy nhiên, việc thực hiện tất cả các hành động sẽ tốn nhiều nguồn lực và không mang lại hiệu quả tối ưu. Do đó, các nhà quản lý cần ưu tiên các hành động có tác động lớn nhất. Phương pháp Quality Function Deployment (QFD) được sử dụng để định lượng mức độ hiệu quả và xếp hạng các hành động, giúp các quyết định quản lý trở nên khoa học và dữ liệu hơn.

3.1. Hành Động Điều Chỉnh Từ Phía Thiết Kế

Hoàn thiện bản vẽ thiết kế trước khi khởi công, rà soát kỹ lưỡng các chi tiết kỹ thuật, và thực hiện khảo sát địa điều kiện chi tiết là những hành động quan trọng. Cấp phép thiết kế chặt chẽ và xây dựng quy trình kiểm duyệt bản vẽ giúp phát hiện sai sót sớm, từ đó giảm phát sinh khối lượng trong quá trình thi công.

3.2. Hành Động Điều Chỉnh Từ Phía Quản Lý Hợp Đồng

Quản lý chặt chẽ các yêu cầu thay đổi từ chủ đầu tư, thiết lập quy trình rõ ràng để xử lý những thay đổi, và tư vấn cho chủ đầu tư về ảnh hưởng của thay đổi đối với chi phí và tiến độ. Hợp đồng rõ ràng và chi tiết giúp giảm những tranh chấp về phát sinh khối lượng.

3.3. Hành Động Điều Chỉnh Trong Thi Công

Tăng cường giám sát công trường, xây dựng kế hoạch thi công chi tiết, và huấn luyện đội ngũ nhân viên về yêu cầu kỹ thuật giúp phát hiện vấn đề sớm. Phối hợp tốt giữa các bên và ghi chép chính xác các thay đổi là những biện pháp quan trọng để kiểm soát phát sinh khối lượng hiệu quả.

IV. Ứng Dụng Phương Pháp QFD Để Xếp Hạng Hành Động Điều Chỉnh

Quality Function Deployment (QFD) là một phương pháp quản lý chất lượng được sử dụng để chuyển đổi nhu cầu của khách hàng thành các đặc tính sản phẩm hoặc dịch vụ. Trong bối cảnh kiểm soát phát sinh khối lượng, QFD giúp xác định mức độ hiệu quả của từng hành động điều chỉnh trong việc giảm nhẹ các nguyên nhân. Phương pháp này sử dụng ma trận House of Quality để liên kết các nguyên nhân phát sinh với các hành động điều chỉnh, qua đó xác định hành động nào có tác động lớn nhất. Việc sử dụng QFD mang lại tính khoa học cao, giúp các nhà quản lý dự án ưu tiên hợp lý các hành động điều chỉnh dựa trên dữ liệu thực tế từ nhiều chuyên gia trong ngành xây dựng.

4.1. Nguyên Lý Và Ứng Dụng của QFD

QFD hoạt động dựa trên nguyên tắc liên kết giữa yêu cầu (các nguyên nhân gây phát sinh) với các giải pháp (hành động điều chỉnh). Phương pháp này sử dụng ma trận mối quan hệ để đánh giá mức độ tác động của từng hành động điều chỉnh. Kết quả là danh sách các hành động có ưu tiên, giúp quản lý tài nguyên hiệu quả.

4.2. Kết Quả Xếp Hạng Hành Động Điều Chỉnh

Dựa trên khảo sát ý kiến của nhiều chuyên gia trong ngành xây dựng, 22 hành động điều chỉnh đã được xếp hạng theo mức độ hiệu quả. Những hành động có điểm cao nhất nên được thực hiện trước, vì chúng có tác động lớn nhất trong việc giảm phát sinh khối lượng, mang lại hiệu quả tối ưu cho quản lý dự án.

4.3. Lợi Ích Của Việc Sử Dụng QFD

Sử dụng phương pháp QFD giúp các nhà quản lý quyết định dựa trên dữ liệu, từ đó tiết kiệm chi phí và tài nguyên. Phương pháp này cũng giúp giảm thiểu tranh chấp giữa các bên tham gia, tăng hiệu suất dự án và đảm bảo chất lượng công trình được hoàn thành đúng tiến độ và chi phí.

Trích đoạn nội dung tài liệu

ĐẶT VẤN ĐỀ Trong một thập kỷ qua, ngành xây dựng Việt Nam đã phát triển một cách bùng nổ với tốc độ rất nhanh, số tiền đầu tư đã tăng lên rất nhiều, trong đó vốn đầu tư nước ngoài chiếm tỷ trọng đáng kể và mức độ phức tạp của dự án xây dựng cũng tăng theo. Đi cùng với sự phát triển của thị trường xây dựng, xung đột, phát sinh và tranh chấp trong xây dựng đã tăng lên cả về mức độ và số lượng. Các vụ tranh chấp của ngành xây dựng chiếm 10% và đặc biệt số vụ tranh chấp liên quan đến khu vực nước ngoài cũng tăng theo tỷ lệ (từ 46,2% năm 2012 lên 48,5% năm 2013). Số vụ tranh chấp liên quan đến lĩnh vực xây dựng gia tăng đáng kể trong những năm gần đây.

Điều này có thể không chỉ xuất phát từ việc quản lý xung đột kém mà còn từ lỗ hổng kiến thức về yêu cầu phát sinh. Cho đến nay, có rất ít nghiên cứu tập trung vào quản lý phát sinh trong ngành xây dựng Việt Nam. Nguyên nhân phát sinh cần được giải quyết tốt. Phát sinh và nguyên nhân phát sinh là những yếu tố chính dẫn đến vượt ngân sách và các vấn đề nặng nề khác về quản lý dự án.

Vì các phát sinh xây dựng rất phức tạp và liên quan đến nhiều yếu tố, cơ sở dữ liệu tốt về nguyên nhân phát sinh có thể giúp các bên hiểu rõ hơn về quản lý phát sinh (Lê Hoài Long và cộng sự (vcs), 2018). Thành phần của một yêu cầu phát sinh trong xây dựng thường liên quan đến chi phí, khối lượng và chất lượng của các vật tư thi công. Nhà thầu thông thường là bên mua các vật tư này và đồng ý thi công với khối lượng vật tư trên cơ sở đơn giá, tức là đơn giá bao gồm cả chi phí vật tư và chi phí lắp đặt. Các bên tham gia có thể dự tính một số thay đổi nhỏ về khối lượng đối với dự toán hợp đồng, đặc biệt nếu các tài liệu kỹ thuật không được phê duyệt “Approved for Construction (AFC)”.

Ngay cả khi bản vẽ AFC được phê duyệt trước khi thiết lập giá hợp đồng, những thay đổi xảy ra có thể gây ra sai lệch so với thiết kế đã được phê duyệt làm tăng hoặc giảm đáng kể khối lượng yêu cầu cần lắp đặt và chi phí của nhà thầu. Nhà thầu thường mua vật tư, cộng thêm phần chênh lệch cho chi phí chung và lợi nhuận và đồng ý thực hiện công việc theo đơn giá này. Điều quan trọng hàng đầu đối với nhà thầu là liệu đơn giá của họ có đủ để trang trải chi phí chung và các chi phí HVTH: Lê Tấn Tài Trang 1 Luận Văn Thạc Sĩ GVHD: TS. Lê Hoài Long khác hay không nếu khối lượng thay đổi đáng kể so với khối lượng ước tính được sử dụng để chuẩn bị hồ sơ dự thầu.

Nếu khối lượng thực tế thi công thấp hơn khối lượng ước tính, thì nhà thầu có thể yêu cầu phát sinh cho chi phí chung và lợi nhuận chưa thu hồi được. Chủ đầu tư thường cố gắng tiết kiệm chi phí nhờ vào các phương án để tối ưu chi phí – kỹ thuật, cụ thể là thay đổi thiết kế, yêu cầu kỹ thuật về mặt khối lượng và yêu cầu nhà thầu trả lại khoản tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, nhà thầu có thể không trả lại toàn bộ chi phí tiết kiệm được từ các thay đổi của Chủ đầu tư, từ đó có khả năng gây ra tranh chấp với Chủ đầu tư – Bên mong đợi khoản chi phí tiết kiệm lớn hơn. Mặt khác, Nhà thầu có thể áp dụng một chiến thuật cho tỷ lệ phần trăm chi phí chung và lợi nhuận của mình một cách không cân bằng đối với các hạng mục mà họ dự kiến sẽ tăng khối lượng lớn khi thi công thực tế, từ đó nhận được thêm lợi nhuận.

Tuy nhiên, những cách làm như vậy có thể phản tác dụng nếu khối lượng các hạng mục “chiến thuật” không tăng đáng kể hoặc thậm chí là giảm từ việc tối ưu kỹ thuật của Chủ đầu tư, do đó làm giảm khả năng thu hồi chi phí chung và lợi nhuận của nhà thầu. Việc quản lý phát sinh khối lượng là nhằm phân bổ một cách công bằng rủi ro tăng hoặc giảm khối lượng ước tính, do thông tin hoặc điều kiện không rõ ràng, một cách hợp lý đối với các bên khi họ ký kết hợp đồng để giảm nhẹ những khoản thiệt hại hoặc tranh chấp (Richard J. Từ những vấn đề nêu trên, việc xác định được các nguyên nhân chính gây phát sinh khối lượng có thể giúp chúng ta đưa ra các hành động điều chỉnh hiệu quả để giảm nhẹ chúng, nhằm hạn chế các tác động xấu có thể xảy ra như tranh chấp và thiệt hại cho các bên tham gia dự án xây dựng.2 XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Mục đích nghiên cứu Việc xác định danh sách dài các hành động điều chỉnh và thực hiện tất cả hành động theo đó thì tốn nhiều nguồn lực và không mang lại hiệu quả tối ưu hay tương xứng. Do đó, mục đích của Luận Văn này nhằm xác định mức độ hiệu quả và xếp hạng các hành động điều chỉnh, dựa trên ý kiến khảo sát nhiều chuyên gia và các phương pháp phân tích định lượng, theo đó người quản lý biết cần phải ưu tiên thực hiện hành động điều chỉnh nào để giảm nhẹ được nhiều nguyên nhân phát sinh khối lượng nhất.

HVTH: Lê Tấn Tài Trang 2 Luận Văn Thạc Sĩ GVHD: TS. Lê Hoài Long Vì lý do nêu trên, đề tài “Giảm Nhẹ Các Nguyên Nhân Gây Phát Sinh Khối Lượng Trong Dự Án Xây Dựng Dân Dụng Và Công Nghiệp Thông Qua Thực Hiện Các Hành Động Điều Chỉnh” được nghiên cứu nhằm mang lại hiệu quả tối ưu trong việc quản lý phát sinh khối lượng của một số Nhà tư vấn.2 Mục tiêu nghiên cứu: - Mục tiêu 1: Xác định các nguyên nhân gây phát sinh khối lượng. - Mục tiêu 2: Xác định các hành động điều chỉnh để giảm nhẹ các nguyên nhân gây phát sinh khối lượng. - Mục tiêu 3: Xác định mức độ hiệu quả và xếp hạng các hành động điều chỉnh trong việc giảm nhẹ các nguyên nhân gây phát sinh khối lượng.3 Phạm vi nghiên cứu: - Đối tượng nghiên cứu: Các nguyên nhân gây phát sinh khối lượng và các hành động điều chỉnh để giảm nhẹ chúng.

- Góc độ phân tích: dựa trên quan điểm của Nhà tư vấn cho Chủ đầu tư thực hiện các dự án dân dụng và công nghiệp. - Không gian khảo sát: chủ yếu ở Thành phố Hồ Chí Minh và một số tỉnh lân cận - Đối tượng khảo sát: những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng, đã và đang tham gia vào dự án xây dựng. HVTH: Lê Tấn Tài Trang 3 Luận Văn Thạc Sĩ GVHD: TS. Lê Hoài Long CHƯƠNG 2.

TỔNG QUAN Chương này tổng hợp các khái niệm liên quan đến vấn đề nghiên cứu như: Thay đổi, Phát sinh, Bảng khối lượng, Quy tắc đo lường khối lượng và Thứ tự ưu tiên của Hợp đồng từ tham khảo các bài viết kinh nghiệm của các cá nhân đăng trên các trang web và tạp chí uy tín. Tiếp theo là hệ thống lại các nghiên cứu trước về các nguyên nhân gây phát sinh khối lượng và các hành động điều chỉnh. Dựa vào đó, tác giả đề xuất áp dụng phương pháp định lượng Quality Function Deployment (QFD) để đánh giá được mức độ hiệu quả của các hành động điều chỉnh này và thể hiện sự đóng góp về mặt thực tiễn của Luận Văn.1 CÁC KHÁI NIỆM LIÊN QUAN 2.1 Thay đổi trong xây dựng (Construction Variation): Theo luật xây dựng Việt Nam, trong quá trình thực hiện Hợp đồng xây dựng (HĐXD), các bên có thể thỏa thuận về các loại điều chỉnh và thay đổi như sau (Nguyễn Thị Thu Thảo, 2023): i. Thay đổi khối lượng công việc; ii.

Thay đổi đơn giá và giá; iii. Thay đổi tiến độ thi công. Điều khoản hợp đồng về sự thay đổi trao cho Chủ đầu tư (CĐT) quyền yêu cầu thay đổi công việc, mà công việc này đã được định rõ ban đầu. CĐT có thể kích hoạt điều khoản về thay đổi vì nhiều lý do, với hầu hết các thay đổi có các dạng sau (Contract Bites, 2020): i.

Một chỉ thị xóa bỏ công việc; ii. Một chỉ thị thực hiện thêm công việc; iii. Thay đổi chỉ dẫn kỹ thuật, vị trí, biện pháp hoặc trình tự công việc. Việc đánh giá sự thay đổi thường đơn giản vì hầu hết các mẫu hợp đồng đều có cách thức rõ ràng và chính xác để tính toán, đánh giá sự thay đổi.

Những đánh giá này sẽ bao gồm nhân công, máy móc và vật liệu cần thiết để thực hiện thay đổi, kể cả mức chi phí chung và lợi nhuận đã thỏa thuận. HVTH: Lê Tấn Tài Trang 4 Luận Văn Thạc Sĩ GVHD: TS. Lê Hoài Long 2.2 Phát sinh trong xây dựng (Construction Claims): Theo quy định tại Nghị định số 37/2015/NĐ-CP, công việc phát sinh đối với mỗi loại HĐXD sẽ khác nhau (Nguyễn Thị Thu Thảo, 2023): i. Đối với hợp đồng thi công xây dựng, công việc phát sinh là các công việc không thuộc phạm vi công việc được xác định theo thiết kế của chủ đầu tư và được thực hiện bởi nhà thầu; ii.

Đối với hợp đồng tư vấn, công việc phát sinh là các công việc được thực hiện mà không thuộc nhiệm vụ tư vấn được xác định trong hợp đồng. Điều khoản về phát sinh để bồi thường cho nhà thầu về các sự kiện hoặc phát hiện bất ngờ nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà thầu và được thỏa thuận trong hợp đồng là rủi ro của CĐT. Chúng có thể có các dạng sau (Contract Bites, 2020): i. Ảnh hưởng của việc thực hiện các thay đổi; ii.

Các vấn đề tranh chấp liên quan đến thanh toán; iii. Thời điểm chỉ thị và/hoặc phê duyệt của kỹ sư/CĐT; iv. Tác động của CĐT hoặc cơ quan theo luật định đến tiến độ công trình. Việc đánh giá các sự kiện phát sinh như vậy được xử lý khác với việc đánh giá một thay đổi vì nó có thể bao gồm yêu cầu gia hạn thời gian và/hoặc hoàn trả chi phí kéo dài, khả năng mất năng suất/gián đoạn và mất lợi nhuận.

Do đó, phát sinh là một cơ chế được cung cấp trong hợp đồng mà qua đó nhà thầu có thể tìm cách khắc phục do ảnh hưởng của các sự kiện được coi là rủi ro của CĐT theo các điều kiện của hợp đồng. Theo quan điểm của nhà thầu, những sự kiện này đã làm chậm trễ tiến độ công việc của nhà thầu hoặc khiến nhà thầu phải chịu thêm chi phí mà không thể thu hồi được thông qua các điều khoản khác của hợp đồng.