Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần quốc tế ZOMA" do sinh viên Hà Thị Hạnh thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Hưng Long tại Khoa Hệ thống thông tin kinh tế và thương mại điện tử, Trường Đại học Thương Mại (năm 2019). Nghiên cứu xuất phát từ yêu cầu thực tiễn về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị doanh nghiệp trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập kinh tế. Đối với mọi tổ chức, việc nắm bắt và xử lý thông tin chính xác, kịp thời đóng vai trò quan trọng trong điều hành; trong đó, quản lý nhân sự là hoạt động phản ánh toàn diện tiềm năng trí lực và thể lực của người lao động.

Đơn vị thực tập và khảo sát thực tế là Công ty Cổ phần quốc tế ZOMA (tên giao dịch: ZOMA INTER., JSC; địa chỉ: 35A Ngõ 102 Trường Chinh, Phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Hà Nội; Mã số thuế: 0107346709; đại diện pháp luật: Nguyễn Văn Khiêm). Doanh nghiệp thành lập ngày 20/06/2015, là công ty con thuộc Công ty Cổ phần Butaba Việt Nam (đại diện pháp luật: Hoàng Quang Thịnh). Ban đầu, công ty hoạt động trong lĩnh vực đào tạo và kết nối nhân sự; đến cuối năm 2017, doanh nghiệp chuyển hướng sang kinh doanh thương mại điện tử các mặt hàng sản phẩm chăm sóc tóc, mỹ phẩm, thuốc đông y và marketing online (thông qua website chính thức zoma.vn). Cùng với sự mở rộng quy mô kinh doanh, số lượng nhân sự tăng gấp đôi sau 3 năm (từ 20 người năm 2016 lên 40 người năm 2018). Tuy nhiên, công tác quản lý nhân sự tại công ty vẫn thực hiện hoàn toàn bằng phương pháp thủ công kết hợp bảng tính Excel đơn lẻ. Việc lưu trữ hồ sơ trên giấy tờ tại kho thư viện gây cồng kềnh, dễ thất lạc, quy trình sửa chữa thông tin phức tạp, công tác tính lương và ký nhận tiền mặt tốn nhiều thời gian và dễ nhầm lẫn. Do đó, yêu cầu xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự chuyên dụng trở nên cấp thiết.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể:

  1. Mục tiêu tổng quát:
    • Nghiên cứu cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống và quy trình mô hình hóa bằng ngôn ngữ UML.
    • Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần quốc tế ZOMA; từ đó đề xuất giải pháp và tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự phù hợp, đáp ứng các yêu cầu quản lý lao động, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật và lương thưởng.
  2. Mục tiêu cụ thể:
    • Hệ thống mới phải đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty.
    • Hệ thống dễ sử dụng, thuận tiện trong công tác bảo hành và bảo trì.
    • Đảm bảo khả năng mở rộng và tích hợp với các hệ thống khác trong tương lai.
    • Dễ dàng trích xuất dữ liệu để đưa lên môi trường web.
    • Đảm bảo tính bảo mật cao, ngăn chặn sự xâm nhập trái phép.

Nhiệm vụ nghiên cứu: Dựa vào tình hình kinh doanh sản xuất và hoạt động thực tế của công ty trong giai đoạn 3 năm (2016 - 2018) để phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự với đầy đủ các tính năng cần thiết, đáp ứng yêu cầu của ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần quốc tế ZOMA.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Về mặt lý luận: Nghiên cứu các khái niệm về thông tin, hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý nhân sự qua các giáo trình, tài liệu chuyên ngành.
    • Về mặt thực tiễn: Khảo sát các hoạt động, quy trình nghiệp vụ quản lý nhân sự diễn ra tại trụ sở Công ty Cổ phần quốc tế ZOMA.
    • Về thời gian: Dữ liệu khảo sát hoạt động kinh doanh và biến động nhân sự thu thập trong giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2018.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Về khung lý thuyết, tác giả sử dụng các khái niệm và nguyên lý nền tảng từ các tài liệu học thuật chuyên ngành:

  • Khái niệm Hệ thống thông tin (HTTT): Dẫn theo Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý của TS. Đàm Gia Mạnh (2017, Trường Đại học Thương Mại), xác định HTTT là tập hợp gồm phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong tổ chức.
  • Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý: Tiếp cận theo tài liệu của PGS.TS. Nguyễn Văn Ba (2003, Trường Đại học Quốc gia Hà Nội), coi hạt nhân của hệ thống là cơ sở dữ liệu phản ánh trạng thái hiện thời của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin phục vụ công tác điều hành.
  • Mô hình 5 thành phần cấu thành HTTT: Con người (nhóm xây dựng/bảo trì và nhóm sử dụng), Phần cứng máy tính (Computer Hardware), Phần mềm máy tính (Computer Software), Cơ sở dữ liệu (Database), và Hệ thống mạng kết nối.
  • Quy trình xử lý dữ liệu 5 bước: Nhập dữ liệu đầu vào -> Xử lý dữ liệu thành thông tin -> Lưu trữ dữ liệu -> Xuất thông tin đầu ra -> Đánh giá điều kiện hệ thống (phản hồi để hiệu chỉnh).
  • Quy trình phát triển dự án HTTT: Gồm 3 giai đoạn cơ bản: (1) Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án (gồm 4 bước: đánh giá hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu mới, đề xuất ý tưởng giải pháp và lập kế hoạch tổng quát); (2) Phân tích hệ thống (xác định chức năng nghiệp vụ, phân tích cơ sở dữ liệu); (3) Thiết kế hệ thống (thiết kế biểu mẫu nhập liệu, báo cáo đầu ra, cơ sở dữ liệu và lập đặc tả thiết kế).
  • Phương pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng (OOAD) sử dụng Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML - Unified Modeling Language): Ánh xạ các thực thể đời thực thành các đối tượng độc lập gồm dữ liệu (thuộc tính) và hành vi (phương thức). Vận dụng các công cụ mô hình hóa của UML qua các pha: Biểu đồ ca sử dụng (Use Case Diagram) ở giai đoạn khảo sát yêu cầu; Biểu đồ lớp (Class Diagram), Biểu đồ trạng thái (State Diagram), Biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram) và Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram) ở giai đoạn phân tích và thiết kế chi tiết.
  • Các công trình tham khảo nền tảng: Giáo trình của Trần Thị Song Minh (Đại học Kinh tế Quốc dân), sách thiết kế hướng đối tượng của Đặng Văn Đức, cùng các tài liệu quốc tế như "Management Information System" của Indrajit Chatterjee, "Human Resource Management" của John M., và bài báo khoa học "Design of company’s salary management system" của tác giả Lei Xiong (2015, Jiangxi University of Technology).

Phương pháp nghiên cứu thực tế được triển khai đồng bộ:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Kế thừa và trích xuất dữ liệu từ các báo cáo hoạt động kinh doanh, báo cáo nhân sự nội bộ của Công ty Cổ phần quốc tế ZOMA giai đoạn 2016 - 2018; tra cứu thông tin giới thiệu, sản phẩm và tuyển dụng trên trang web chính thức zoma.vn; tham khảo các văn bản, giáo trình và khóa luận tốt nghiệp cùng chuyên ngành tại Đại học Thương Mại (Nguyễn Thị Liên - 2016, Vương Thị Thảo - 2016, Chu Thị Thủy - 2018).
  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Phát phiếu điều tra khảo sát với bảng hỏi chuẩn bị sẵn gửi tới toàn bộ cán bộ, nhân viên công ty (quy mô mẫu khảo sát n = 40 người) nhằm tìm hiểu phương thức quản lý, mức độ hài lòng và nhu cầu xây dựng phần mềm mới; phỏng vấn trực tiếp ban lãnh đạo và các trưởng bộ phận; quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng CNTT, không gian lưu trữ hồ sơ và thao tác nghiệp vụ hành chính - kế toán.
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Sử dụng kỹ thuật thống kê mô tả, tổng hợp bảng biểu, so sánh tỷ lệ phần trăm và đối chiếu số liệu qua các năm để rút ra kết luận về thực trạng, làm cơ sở xác định yêu cầu hệ thống mới.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận của phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Chương 1 tập trung xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết chuẩn mực phục vụ cho đề tài. Tác giả làm rõ bản chất của nguồn nhân lực là tổng hòa thể lực và trí lực của người lao động, đồng thời khẳng định quản trị nhân sự là nhiệm vụ xuyên suốt của mọi nhà quản trị nhằm bố trí đúng người, đúng việc vào đúng thời điểm. Tác giả phân tích chi tiết 5 thành phần cấu thành một hệ thống thông tin hoàn chỉnh, nêu bật vai trò quyết định của nguồn lực con người bên cạnh phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng.

Tiếp đó, chương này phân tích quy trình 5 bước chuyển hóa dữ liệu thành thông tin và trình bày 3 giai đoạn tiêu chuẩn trong phát triển phần mềm: khảo sát hiện trạng, phân tích hệ thống và thiết kế hệ thống. Tác giả so sánh hai phương pháp luận phân tích thiết kế chính (hướng chức năng và hướng đối tượng), qua đó luận chứng việc lựa chọn phương pháp hướng đối tượng kết hợp chuẩn UML. Lý do lựa chọn là khả năng mô hình hóa trực quan, tính tái sử dụng cao qua cơ chế kế thừa, tính đóng gói dữ liệu và khả năng thích ứng linh hoạt khi yêu cầu nghiệp vụ thay đổi. Cuối chương, tác giả tổng thuật các giáo trình chuyên ngành và 3 khóa luận tốt nghiệp tiêu biểu của sinh viên Đại học Thương Mại cùng các công trình quốc tế về hệ thống quản lý tiền lương, tạo nền tảng lý luận vững chắc cho các chương sau.

Chương 2: Kết quả phân tích đánh giá thực trạng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần quốc tế ZOMA

Chương 2 phản ánh toàn diện tình hình hoạt động và thực trạng quản lý nhân sự tại đơn vị khảo sát. Về cơ cấu tổ chức, công ty vận hành theo mô hình trực tuyến chức năng đứng đầu là Giám đốc, hỗ trợ bởi Phó Giám đốc và 4 bộ phận chuyên môn: Phòng Kinh doanh, Phòng Marketing, Phòng Hành chính - Nhân sự và Phòng Tài chính - Kế toán.

Tác giả phân tích chuỗi dữ liệu thứ cấp phản ánh quy mô và kết quả hoạt động của doanh nghiệp qua 3 năm (2016 - 2018):

Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Số lượng nhân viên (người) 20 32 40
Trình độ Trên đại học (người) 1 2 2
Trình độ Đại học (người) 8 15 22
Trình độ Cao đẳng - Trung cấp (người) 11 15 16
Doanh thu (VNĐ) 13.325.632.000 19.437.326.000 32.266.432.000
Tổng chi phí (VNĐ) 7.836.255.000 9.213.427.000 13.912.305.000
Lợi nhuận trước thuế (VNĐ) 5.489.377.000 10.223.899.000 18.354.127.000
Thuế thu nhập doanh nghiệp (VNĐ) 428.364.000 2.513.472.000 971.382.000
Lợi nhuận sau thuế (VNĐ) 5.061.013.000 9.710.427.000 17.382.745.000

Nguồn: Phòng Nhân sự và Phòng Kế toán Công ty ZOMA

Cơ cấu phân bổ 40 nhân viên tính đến năm 2018 bao gồm: Giám đốc (1 người); Phòng Hành chính (2 người: 1 trưởng phòng, 1 nhân viên); Phòng Kinh doanh (13 người: 1 trưởng phòng, 3 trưởng nhóm, các nhân viên); Phòng Marketing (21 người: 1 trưởng phòng, 4 trưởng nhóm, các nhân viên); Phòng Tài chính - Kế toán (3 người: 1 trưởng phòng, 1 trợ lý, 1 nhân viên).

Về thực trạng quản lý nhân sự, toàn bộ quy trình từ tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ, quản lý khen thưởng kỷ luật đến tính lương đều xử lý thủ công. Thông tin nhân viên mới được ghi tay vào tập sổ hồ sơ và lưu trữ tại kho tài liệu; khi phát sinh thay đổi (chuyển phòng ban, nghỉ việc), nhân viên nhân sự phải tẩy xóa hoặc lập văn bản đính chính. Bảng lương hàng tháng do kế toán lập trên Excel, nhân viên nhận tiền mặt trực tiếp và ký xác nhận vào sổ.

Kết quả xử lý phiếu điều tra khảo sát n = 40 nhân viên cung cấp bằng chứng định lượng rõ nét về hạn chế của hệ thống cũ:

  • Về phương thức quản lý: Đa số nhân viên xác nhận công ty chỉ kết hợp ghi chép thủ công và bảng tính Excel, chưa có phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng.
  • Về mức độ hài lòng đối với HTTT nhân sự hiện tại: Có 70% nhân viên đánh giá không hài lòng; 10% đánh giá bình thường; chỉ có 20% cảm thấy hài lòng.
  • Về nhu cầu xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới: Có 80% nhân viên cho rằng rất cần thiết; 15% cho rằng chưa cần lắm; chỉ có 5% cho rằng không cần thiết.

Đánh giá tổng hợp cho thấy công ty có ưu điểm về hạ tầng mạng, máy tính đầy đủ và đội ngũ nhân sự trẻ có trình độ học vấn cao (tỷ lệ đại học tăng từ 40% lên 55%). Tuy nhiên, hệ thống bộc lộ nhược điểm lớn: tốc độ cập nhật chậm, không đáp ứng kịp báo cáo đột xuất cho lãnh đạo, tra cứu thủ công mất thời gian, nguy cơ thất lạc tài liệu giấy cao, tính bảo mật kém và thông tin chia sẻ giữa các phòng ban thiếu tính đồng bộ. Nguyên nhân chủ yếu do doanh nghiệp chưa có cơ sở dữ liệu tập trung, chưa có bộ phận chuyên trách về CNTT và các nhà quản trị phải kiêm nhiệm công việc quản trị hệ thống.

Chương 3: Phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự cho công ty cổ phần quốc tế ZOMA

Chương 3 là nội dung trọng tâm của khóa luận, trình bày chi tiết bản thiết kế hệ thống mới. Tác giả đề xuất định hướng phát triển 9 phân hệ chức năng: Quản lý tuyển dụng, Quản lý hồ sơ nhân sự, Quản lý hợp đồng (có tính năng tự động cảnh báo hợp đồng sắp hết hạn), Quản lý bảo hiểm, Quản lý đánh giá nhân viên định kỳ, Quản lý đào tạo, Quản lý chấm công, Quản lý bảng lương (tính toán tự động từ chấm công, hợp đồng, bảo hiểm), và Quản lý báo cáo thống kê.

Tác giả tiến hành mô tả bài toán thực tế, phân tích các yêu cầu kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu ngay khi nhập liệu và đặc tả chức năng chi tiết cho hệ thống. Mô hình Use case tổng quát và các phân rã chức năng được xác định dựa trên hai tác nhân chính là Nhân viên nhân sự và Nhân viên kế toán. Mô hình dữ liệu tĩnh được đặc tả qua biểu đồ lớp gồm 8 thực thể quan hệ chặt chẽ. Hệ thống cũng được mô hình hóa hành vi thông qua biểu đồ trạng thái cho lớp nhân viên, các biểu đồ tuần tự cho các ca sử dụng tiêu biểu và biểu đồ hoạt động của các luồng nghiệp vụ chính, kèm theo thiết kế sơ bộ các biểu mẫu giao diện người dùng.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới của Công ty Cổ phần quốc tế ZOMA được thiết kế theo phương pháp hướng đối tượng với các đặc tả kỹ thuật chi tiết như sau:

  1. Kiến trúc chức năng và mô hình Use Case: Hệ thống xác định 2 tác nhân (Actors) trực tiếp tương tác với các ca sử dụng:
  • Nhân viên nhân sự (NVNS): Đảm nhận các ca sử dụng "Cập nhật hồ sơ nhân viên" (thêm, sửa, xóa thông tin), "Cập nhật phòng ban", "Cập nhật hợp đồng lao động" (ký mới, gia hạn, hủy hợp đồng), "Cập nhật thông tin về bằng cấp", và "Cập nhật khen thưởng kỷ luật".
  • Nhân viên kế toán (NVKT): Đảm nhận ca sử dụng "Cập nhật bảng lương" (thêm mới, sửa, xóa bảng lương) và "Báo cáo thông tin lương" (kết xuất báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm trình Giám đốc).
  • Ca sử dụng "Tìm kiếm thông tin" được thiết lập quan hệ phụ thuộc <<include>> với các chức năng quản lý nhân sự và quản lý lương, cho phép người dùng tra cứu dữ liệu sau khi đăng nhập thành công.
  1. Cấu trúc cơ sở dữ liệu và Biểu đồ lớp (Class Diagram): Hệ thống thiết kế 8 lớp thực thể dữ liệu tương ứng với các bảng lưu trữ trong cơ sở dữ liệu:
Tên lớp (Bảng CSDL) Danh sách thuộc tính Mối quan hệ liên kết
Nhanvien (NV) MaNV, TenNV, Gioitinh, SDT, Diachi, SoCMT, MaPB, MaBC, MaHD Quan hệ kết hợp với Hopdong, Bangluong, Bangcap, Phongban, Khenthuongkyluat
Bangluong (BANGLUONG) MaBL, MaNV, TenNV, LuongCB Quan hệ kết hợp với Nhanvien; Quan hệ phụ thuộc với Chitietbangluong
Chitietbangluong (CHITIETTBANGLUONG) MaCTBL, MaNV, MaBL, Thang, Nam, Songaytangca, Luongtangca, Baohiem, Thuclinh Quan hệ phụ thuộc với Bangluong
Hopdong (HOPDONG) MaHD, TenHD, MaNV, MaLHD, Nagybatdau, Ngayketthuc Quan hệ kết hợp với Nhanvien; Quan hệ phụ thuộc với Loaihopdong
Loaihopdong MaLHD, TenLHD Quan hệ phụ thuộc với Hopdong
Bangcap MaBC, LoaiBC, Ngaycap, Truong Quan hệ kết hợp với Nhanvien
Phongban (PHONGBAN) MaPB, TenPB Quan hệ kết hợp với Nhanvien
Khenthuongkyluat (KTKL) MaKTKL, TenKTKL, Lydo, MaNV Quan hệ kết hợp với Nhanvien
  1. Thiết kế mô hình động (Dynamic Modeling):
  • Biểu đồ trạng thái: Xây dựng cho lớp Nhanvien, kiểm soát các trạng thái thêm mới, hiệu chỉnh hoặc xóa bản ghi; ràng buộc dữ liệu đầu vào phải thỏa mãn đúng định dạng quy định của các trường CSDL trước khi lưu trữ.
  • Biểu đồ tuần tự (Sequence Diagram): Xây dựng chi tiết thông điệp tương tác giữa các đối tượng giao diện, đối tượng điều khiển và đối tượng thực thể cho 3 chức năng cốt lõi: "Thêm Khen thưởng kỷ luật", "Thêm nhân viên", và "Cập nhật bảng lương".
  • Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram):
    • Luồng sự kiện Đăng nhập (6 bước): Người dùng chọn đăng nhập -> Hệ thống hiển thị form yêu cầu nhập thông tin -> Người dùng nhập username và password -> Hệ thống tiếp nhận và xác thực thông tin -> Nếu hợp lệ hiển thị thông báo thành công -> Kết thúc.
    • Luồng sự kiện Thêm nhân viên (5 bước): Đăng nhập thành công -> Hệ thống hiển thị form nhập thông tin nhân viên -> Người dùng nhập dữ liệu -> Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ -> Lưu trữ vào CSDL.
    • Các luồng hoạt động chuẩn hóa cho chức năng: Xóa thông tin, Sửa thông tin, và Xem thông tin.
  1. Thiết kế giao diện và kiểm soát an toàn hệ thống:
  • Thiết kế 6 màn hình giao diện biểu mẫu chính: Form đăng nhập tài khoản, Form Main (màn hình điều khiển chính), Form quản lý nhân sự, Form Khen thưởng kỷ luật, Form quản lý bảng lương, và Form phòng ban.
  • Quy định an toàn và phân quyền: Quy ước tên đăng nhập theo định dạng chuẩn (tên nhân viên + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của tên đệm); cơ chế cấp lại mật khẩu tự động gửi mã xác thực về email nhân viên; quản lý trạng thái tài khoản người dùng từ "chưa kích hoạt" chuyển sang "kích hoạt"; phân quyền truy cập theo nhóm người dùng; hỗ trợ chức năng in báo cáo và kết xuất dữ liệu trực tiếp ra định dạng Excel.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hoàn thành các nội dung nghiên cứu thực nghiệm và thiết kế kỹ thuật:

  • Lượng hóa thực trạng quản trị tại doanh nghiệp: Phản ánh sự phát triển của Công ty Cổ phần quốc tế ZOMA qua chuỗi dữ liệu 3 năm: doanh thu tăng từ 13,33 tỷ đồng (năm 2016) lên 32,27 tỷ đồng (năm 2018); quy mô nhân sự tăng từ 20 lên 40 người. Số liệu điều tra n = 40 chỉ rõ 70% nhân viên không hài lòng với phương thức quản lý thủ công/Excel và 80% nhân viên yêu cầu cấp thiết phải xây dựng hệ thống mới.
  • Hoàn thiện bản hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Xác định đầy đủ 9 phân hệ chức năng định hướng; đặc tả chi tiết 2 tác nhân (NVNS, NVKT) và các use case tương ứng; thiết lập biểu đồ lớp gồm 8 bảng dữ liệu quan hệ chặt chẽ; chuẩn hóa 3 biểu đồ tuần tự, biểu đồ trạng thái, biểu đồ hoạt động và hệ thống 6 biểu mẫu giao diện người dùng.
  • Các giải pháp và kiến nghị đề xuất cho doanh nghiệp:
    • Khuyến nghị ban lãnh đạo công ty nhanh chóng phê duyệt chuyển đổi từ hình thức ghi chép sổ sách và bảng tính Excel sang phần mềm quản lý chuyên dụng có cơ sở dữ liệu tập trung.
    • Đề xuất quy trình phân quyền chặt chẽ giữa bộ phận nhân sự và kế toán; chuẩn hóa công thức tính lương tích hợp dữ liệu chấm công, bảo hiểm và hợp đồng nhằm loại bỏ sai sót và giảm thiểu thời gian xử lý thủ công.
    • Khuyến nghị công ty đầu tư chính sách phát triển nguồn nhân lực CNTT, thành lập bộ phận chuyên trách về hệ thống thông tin thay vì để các cấp quản lý kiêm nhiệm.
  • Đóng góp khoa học và thực tiễn của đề tài:
    • Đóng góp một trường hợp nghiên cứu cụ thể về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực cho một doanh nghiệp thương mại điện tử quy mô vừa và nhỏ tại Việt Nam trong giai đoạn chuyển đổi mô hình kinh doanh.
    • Ứng dụng quy trình phân tích hướng đối tượng bằng UML vào một bài toán thực tiễn hoàn chỉnh, tạo tiền đề kỹ thuật vững chắc để đội ngũ lập trình viên tiến hành cài đặt mã nguồn trong giai đoạn tiếp theo.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận chỉ rõ những giới hạn trong phạm vi nghiên cứu:

  • Hạn chế: Đề tài dừng lại ở giai đoạn khảo sát hiện trạng, phân tích bài toán và thiết lập bản đặc tả thiết kế hệ thống (gồm mô hình Use case, biểu đồ lớp, biểu đồ trạng thái, biểu đồ tuần tự, biểu đồ hoạt động và thiết kế giao diện form tĩnh). Tác giả chưa tiến hành lập trình cài đặt mã nguồn phần mềm trên một ngôn ngữ cụ thể, chưa triển khai cơ sở dữ liệu vật lý trên hệ quản trị CSDL thực tế, và chưa thực hiện cài đặt thử nghiệm để đo lường hiệu năng vận hành thực tế trong môi trường doanh nghiệp.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Lựa chọn ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng (như C#, Java) và hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp để hiện thực hóa các lớp thiết kế thành phần mềm ứng dụng hoàn chỉnh.
    • Triển khai quy trình kiểm thử toàn diện theo đúng lý thuyết đã đề xuất: thử nghiệm đơn vị (Unit Test) dựa trên đặc tả lớp, thử nghiệm tích hợp (Integration Test) dựa trên biểu đồ thành phần, và thử nghiệm hệ thống (System Test) dựa trên biểu đồ Use case.
    • Nghiên cứu phát triển tích hợp thêm các phân hệ nâng cao như chấm công tự động qua máy chấm công, xây dựng tiêu chí đánh giá KPI định kỳ, và mở rộng giao diện cổng thông tin tra cứu nhân sự trực tuyến trên nền tảng Web.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị ứng dụng và tham khảo rõ ràng:

  • Đối tượng thụ hưởng:
    • Sinh viên các ngành Hệ thống thông tin quản lý, Hệ thống thông tin kinh tế, Thương mại điện tử, Quản trị kinh doanh và Công nghệ thông tin có thể sử dụng tài liệu như một khóa luận mẫu về phương pháp phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng bằng chuẩn UML.
    • Các nhà quản lý, nhân viên nhân sự và chuyên viên phân tích nghiệp vụ (BA) tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (đặc biệt trong lĩnh vực thương mại điện tử) muốn tham khảo quy trình nghiệp vụ và cấu trúc dữ liệu để số hóa công tác quản trị nhân lực từ Excel sang hệ thống cơ sở dữ liệu.
  • Các nội dung đáng tham khảo nhất:
    • Phương pháp xây dựng bảng hỏi khảo sát thực trạng và cách thức xử lý, đối chiếu số liệu định lượng về mức độ hài lòng và nhu cầu người dùng.
    • Bộ biểu đồ UML được xây dựng chi tiết, bám sát nghiệp vụ quản lý nhân sự thực tế (biểu đồ use case tổng quát và phân rã, biểu đồ lớp, biểu đồ tuần tự và biểu đồ hoạt động).
    • Cấu trúc lược đồ dữ liệu gồm 8 thực thể quan hệ, phản ánh đầy đủ các thông tin nhân thân, hợp đồng, bằng cấp, khen thưởng kỷ luật và chi tiết bảng lương của người lao động.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tình hình hoạt động kinh doanh và biến động nhân sự của Công ty ZOMA trong giai đoạn 2016 - 2018 diễn ra như thế nào? Theo số liệu trong văn bản, công ty có sự tăng trưởng mạnh cả về quy mô và tài chính: số lượng nhân viên tăng gấp đôi từ 20 người (năm 2016) lên 32 người (năm 2017) và đạt 40 người (năm 2018). Trình độ đại học tăng từ 8 người lên 22 người. Về tài chính, doanh thu năm 2016 đạt 13,33 tỷ đồng (lợi nhuận sau thuế 5,06 tỷ đồng), năm 2017 đạt 19,44 tỷ đồng (lợi nhuận sau thuế 9,71 tỷ đồng), và năm 2018 đạt 32,27 tỷ đồng (lợi nhuận sau thuế 17,38 tỷ đồng).

  2. Khảo sát 40 nhân viên công ty phản ánh thực trạng quản lý nhân sự hiện tại ra sao? Kết quả khảo sát bằng phiếu điều tra n = 40 cho thấy đa số nhân viên xác nhận công ty chỉ quản lý bằng sổ sách thủ công kết hợp bảng tính Excel, chưa có phần mềm chuyên dụng. Có tới 70% nhân viên không hài lòng về hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện tại (chỉ 20% hài lòng, 10% bình thường). Đồng thời, có 80% nhân viên khẳng định việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới là rất cần thiết (15% cho rằng chưa cần lắm, 5% cho rằng không cần thiết).

  3. Hai tác nhân chính trong hệ thống thông tin mới tương tác với các chức năng nào? Hai tác nhân chính được xác định là: (1) Nhân viên nhân sự: chịu trách nhiệm thực hiện các ca sử dụng cập nhật hồ sơ nhân viên, cập nhật danh mục phòng ban, cập nhật hợp đồng lao động, cập nhật bằng cấp và cập nhật khen thưởng kỷ luật; (2) Nhân viên kế toán: chịu trách nhiệm cập nhật bảng lương và lập các báo cáo thông tin lương định kỳ hàng tháng, quý, năm gửi Giám đốc.

  4. Cơ sở dữ liệu của hệ thống mới gồm những thực thể nào và quan hệ giữa chúng ra sao? Cơ sở dữ liệu được thiết kế gồm 8 lớp thực thể chính: Nhanvien, Bangluong, Chitietbangluong, Hopdong, Loaihopdong, Bangcap, Phongban, và Khenthuongkyluat. Trong đó, lớp Nhanvien giữ mối quan hệ kết hợp (Association) với các lớp Hopdong, Bangluong, Bangcap, Phongban, và Khenthuongkyluat. Lớp Bangluong có mối quan hệ phụ thuộc (Dependency) với Chitietbangluong, và lớp Hopdong có quan hệ phụ thuộc với Loaihopdong.

  5. Quy tắc cấp tài khoản người dùng và bảo mật hệ thống mới được quy định như thế nào? Mỗi người dùng được cấp một tài khoản với định dạng tên đăng nhập bắt buộc: tên nhân viên + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của tên đệm. Khi mới tạo lập trong hồ sơ nhân sự, tài khoản ở trạng thái mặc định là "chưa kích hoạt", sau khi được kích hoạt mới chuyển sang trạng thái hợp lệ. Khi người dùng quên mật khẩu, chức năng cấp lại mật khẩu sẽ gửi mật khẩu mới trực tiếp về địa chỉ email lưu trong hồ sơ nhân viên.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Hà Thị Hạnh đã giải quyết toàn diện bài toán phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần quốc tế ZOMA dựa trên phương pháp luận hướng đối tượng và chuẩn mô hình hóa UML. Thông qua việc khảo sát thực tế và phân tích chuỗi số liệu hoạt động giai đoạn 2016 - 2018, nghiên cứu đã chỉ rõ sự bất cập của phương thức quản lý thủ công trên bảng tính Excel trước sự phát triển nhanh chóng về quy mô doanh nghiệp. Kết quả nghiên cứu cung cấp một bộ hồ sơ thiết kế hoàn chỉnh từ mô hình ca sử dụng, cấu trúc dữ liệu 8 thực thể đến các biểu đồ tương tác hành vi và giao diện người dùng, mang tính ứng dụng cao cho giai đoạn lập trình tiếp theo. Công trình là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật đối với sinh viên chuyên ngành hệ thống thông tin kinh tế và cung cấp giải pháp hữu ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong quá trình chuẩn hóa quản trị nhân lực.