CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Một số khái niệm 1. Khái niệm quản lý Cùng với sự phát triển của phương thức xã hội hóa sản xuất và sự mở rộng trong nhận thức của con người thì sự khác biệt về nhận thức và sự lý giải khái niệm quản lý càng trở nên rõ rệt.
Xuất phát từ những góc độ nghiên cứu khác nhau, nhiều học giả trong và ngoài nước đã đưa ra rất nhiều giải thích không giống nhau về quản lý như sau: Theo F.W Taylor (1856-1915): là một trong những người đầu tiên khai sinh ra khoa học quản lý và là “ông tổ” của trường phái “quản lý theo khoa học” tiếp cận quản lý dưới góc độ kinh tế-kĩ thuật đã cho rằng: “Quản lý là hoàn thành công việc của mình thông qua người khác và biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất” Theo Henrry Fayol (1886-1925): là người đầu tiên tiếp cận quản lý theo quy trình và là người có tầm ảnh hưởng to lớn trong lịch sử tư tưởng quản lý từ thời kì cận-hiện đại tới nay, quan niệm rằng: “ Quản lý là một tiến trình bao gồm tất cả các khâu: lập kế hoạch, tổ chức, phân công điều khiển và kiểm soát các nỗ lực của cá nhân, bộ phận và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực vật chất khác của tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra” JH Donnelly James Gibson và J.M Ivancevich trong khi nhấn mạnh tới hiệu quả sự phối hợp hoạt động của nhiều người đã cho rằng: “ Quản lý là một quá trình do một người hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được” Stephan Robbins quan niệm: “ Quản lý là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hành động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra” Robert Albanese: "Quản lý là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 7 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức" Harol Koontz: "Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những người khác" (Những vấn đề cốt yếu của quản lý. NXB khoa học - Kỹ thuật, 1993). Nguyễn Minh Đạo: "Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra" (Cơ sở khoa học quản lý, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội 1997). Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của tổ chức" (Khoa học quản lý, tập I, Trường ĐH KTQD, Hà Nội 2001) Từ những quan niệm này cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và cần thiết khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức.
Đó là quá trình tạo nên sức mạnh gắn liền các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung. Từ các khái niệm trên, tôi xin đưa ra khái niệm quản lý như sau: Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động. Khái niệm công tác văn thư Văn thư dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật kí, di chúc…) và văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị-xã hội, các tổ chức kinh tế…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác.
Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ, lập hồ sơ…những công việc này được gọi là công tác văn thư. Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 8 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Có rất nhiều định nghĩa, khái niệm đưa ra về công tác văn thư. Theo giáo trình “Nghiệp vụ văn thư” của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội (2009): “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị-xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức). Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư: “ Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”.
Tuy nhiên, khóa luận của tôi thống nhất sử dụng khái niệm về công tác văn thư trong Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư để tiến hành khảo sát công tác văn thư tại VPCKTHTVPTNT. Khái niệm văn bản Hiện nay, có rất nhiều quan điểm khác nhau về văn bản. Theo từ điển “Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước xuất bản năm 1992, đã đưa ra định nghĩa như sau về thuật ngữ “văn bản”: Hiểu theo nghĩa rộng, văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ, có giá trị pháp lý. Hiểu theo nghĩa hẹp, văn bản là các công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan như Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo, Kế hoạch, Báo cáo… Theo giáo trình “Văn bản học và Lưu trữ học đại cương” do Nhà xuất bản Giao dục ấn hành năm 1996, khái niệm “văn bản” được hiểu theo hai nghĩa: Hiểu theo nghĩa rộng, văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ (tức là các loại chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ của con người) Hiểu theo nghĩa hẹp, văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan).
Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 9 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hiện nay, thông thường văn bản được hiểu theo nghĩa hẹp được chấp thuận nhiều hơn. Song, dù văn bản được hiểu theo nhiều cách khác nhau, nhưng đều có điểm chung là: - Là vật mang tin được ghi lại bằng ký hiệu ngôn ngữ - Đều là công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức - Dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin. Khái niệm văn bản đi, văn bản đến Theo Điều 2 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
Khái niệm con dấu Có rất nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm con dấu. Tuy nhiên khóa luận của tôi thống nhất sử dụng khái niệm con dấu theo giáo trình “Nghiệp vụ văn thư” của Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội như sau: - Con dấu là vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một hình dấu cố định trên văn bản. - Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. con dấu được quản lý theo quy định của Nhà nước.
- Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý của văn bản [2;78]. Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ Có nhiều quan điểm khác nhau về hồ sơ và lập hồ sơ. Tuy nhiên theo Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH 13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc Hội Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 10 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khóa XIII: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Khái niệm lưu trữ cơ quan Theo Khoản 4, Điều 2 Luật lưu trữ số 01/ 2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóa XIII: Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 1. Vị trí của công tác văn thư Công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng.