Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất cơ khí và xây lắp công trình, chi phí nguyên vật liệu luôn chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm. Việc quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ thu mua, vận chuyển, nhập kho, bảo quản dự trữ đến xuất kho sử dụng trực tiếp ảnh hưởng đến việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Do đó, tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu chính xác, kịp thời là yêu cầu quản trị trọng yếu nhằm cung cấp số liệu cho việc tính giá thành và kiểm soát vốn kinh doanh.

Khóa luận tốt nghiệp "Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH TM và SX Quỳnh Phúc" do sinh viên Võ Thị Bích Huyền thực hiện nhằm phân tích thực trạng công tác hạch toán vật tư tại một đơn vị sản xuất và thi công xây dựng.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được tác giả xác định cụ thể theo 3 nhiệm vụ:

  1. Nhận thức rõ ràng và chính xác hơn về các kiến thức kế toán đã tiếp thu trên phương diện lý thuyết.
  2. Tìm hiểu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu từ khâu thu mua, quản lý đến quá trình hạch toán, ghi chép chứng từ, sổ sách tại kho và phòng kế toán; theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu, qua đó đánh giá ưu điểm và chỉ ra những hạn chế cần khắc phục trong công tác quản trị vật tư tại doanh nghiệp.
  3. So sánh giữa lý thuyết với thực tế hạch toán tại doanh nghiệp, rút ra những điểm tương đồng và khác biệt, từ đó đề xuất các kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị thực tập.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán kho và kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Quỳnh Phúc.
  • Phạm vi không gian: Phòng Kế toán và hệ thống kho của Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Quỳnh Phúc (địa chỉ: Số 02, đường ĐX 68, tổ 49, khu 6, Phường Định Hòa, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và chứng từ kế toán phát sinh được thu thập trong tháng 05 năm 2017.
  • Giới hạn nội dung: Đề tài tập trung vào các số liệu và quy trình nghiệp vụ liên quan trực tiếp đến công việc của kế toán kho và kế toán nguyên vật liệu.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các quy định pháp lý, chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành và các nguyên tắc kế toán căn bản tại Việt Nam:

  • Văn bản quy phạm và chuẩn mực áp dụng:
    • Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính: Áp dụng Điều 23 quy định về nguyên tắc kế toán Hàng tồn kho; Điều 69 về phương pháp kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái liên quan đến hàng nhập khẩu; quy định kết cấu và nội dung phản ánh của các tài khoản kế toán liên quan như TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu), TK 151 (Hàng mua đang đi đường), TK 611 (Mua hàng), TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ), TK 331, TK 621, TK 627, TK 138, TK 338, TK 222, TK 128, TK 412.
    • Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) – "Hàng tồn kho": Áp dụng các nguyên tắc xác định giá gốc hàng tồn kho, phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, xác định giá trị thuần có thể thực hiện được và nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đoạn 25 của chuẩn mực.
  • Hệ thống các nguyên tắc kế toán cơ bản: Đề tài vận dụng đầy đủ 7 nguyên tắc kế toán chung gồm: Cơ sở dồn tích, Hoạt động liên tục, Giá gốc, Phù hợp, Nhất quán, Thận trọng và Trọng yếu.
  • Phân loại và phương pháp tính giá nguyên vật liệu:
    • Phân loại: Phân chia theo công dụng (nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản, phế liệu, vật liệu khác); phân loại theo nguồn hình thành (mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, được cấp/biếu tặng, thu hồi); phân loại theo mục đích sử dụng (trực tiếp sản xuất kinh doanh, phục vụ quản lý phân xưởng/tổ đội, phục vụ bán hàng và quản lý doanh nghiệp).
    • Xác định giá nhập kho: Phân biệt theo phương pháp tính thuế GTGT (phương pháp khấu trừ và phương pháp trực tiếp), nguồn tự chế/thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, phế liệu thu hồi.
    • Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp thực tế đích danh, phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO), phương pháp bình quân gia quyền (bình quân gia quyền cuối kỳ và bình quân gia quyền liên hoàn).
  • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
    • So sánh chi tiết giữa Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) (sử dụng TK 152, phản ánh liên tục tình hình nhập - xuất - tồn) và Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) (sử dụng TK 611 để tập hợp giá trị mua và xuất dùng, chỉ dùng TK 152 để phản ánh tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ).
    • Hệ thống 3 phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư.
Tiêu chí Phương pháp Thẻ song song Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp Sổ số dư
Ghi chép tại kho Thủ kho ghi Thẻ kho về mặt số lượng theo từng chứng từ nhập, xuất. Thủ kho ghi Thẻ kho về mặt số lượng theo từng chứng từ nhập, xuất. Thủ kho ghi Thẻ kho về mặt số lượng và tính số dư sau mỗi lần nhập, xuất; cuối tháng lập Sổ số dư.
Ghi chép tại phòng kế toán Mở Sổ (thẻ) kế toán chi tiết; ghi cả số lượng và giá trị theo từng chứng từ. Mở Sổ đối chiếu luân chuyển; ghi 1 lần vào cuối tháng cho từng danh điểm vật liệu trên cơ sở Bảng tổng hợp chứng từ. Không mở sổ chi tiết; định kỳ nhận phiếu giao nhận chứng từ để lập Bảng lũy kế nhập - xuất kho theo chỉ tiêu giá trị.
Công tác đối chiếu cuối kỳ Lập Bảng tổng hợp chi tiết nhập - xuất - tồn để đối chiếu với Thẻ kho và Sổ cái. Đối chiếu số liệu trên Sổ đối chiếu luân chuyển với Thẻ kho (về số lượng) và Sổ cái (về giá trị). Đối chiếu số dư cuối tháng trên Sổ lũy kế với Sổ số dư của thủ kho và số liệu kế toán tổng hợp.
  • Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả sử dụng:
    • Phương pháp thu thập và nghiên cứu tài liệu: Tham khảo các văn bản pháp quy, chuẩn mực kế toán, giáo trình chuyên ngành Kế toán tài chính.
    • Phương pháp thống kê, tổng hợp: Tập hợp các chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao) và sổ sách kế toán phát sinh trong tháng 05/2017.
    • Phương pháp quan sát trực tiếp và tìm hiểu thực tế quy trình làm việc của kế toán kho và thủ kho tại công ty.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu

Chương mở đầu trình bày tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh các doanh nghiệp phải tối ưu hóa chi phí sản xuất để gia tăng lợi nhuận và sức cạnh tranh. Tác giả xác định 3 mục tiêu nghiên cứu cụ thể, giới hạn đối tượng nghiên cứu là kế toán kho tại Công ty TNHH SX & TM Quỳnh Phúc, phạm vi thời gian thu thập dữ liệu trong tháng 05/2017. Đồng thời, chương 1 phác thảo phương pháp nghiên cứu và bố cục tổng thể của khóa luận gồm 5 chương.

Chương 2: Cơ sở lý luận về kế toán NVL

Chương 2 hệ thống hóa toàn diện các lý thuyết kế toán nguyên vật liệu áp dụng cho doanh nghiệp:

  • Định nghĩa nguyên vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản cấu thành nên thực thể sản phẩm và chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành.
  • Trình bày chi tiết các tiêu thức phân loại nguyên vật liệu (theo công dụng, nguồn hình thành, mục đích sử dụng) và yêu cầu quản lý ở 4 khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng.
  • Nêu rõ 7 nguyên tắc kế toán mà kế toán viên phải tuân thủ khi hạch toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp.
  • Hướng dẫn nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu nhập kho từ các nguồn (mua ngoài theo phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp, tự chế, thuê ngoài gia công, góp vốn liên doanh, cấp phát, thu hồi phế liệu) và xuất kho (thực tế đích danh, FIFO, bình quân gia quyền).
  • Phân tích quy trình kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết NVL theo 2 phương pháp: Kê khai thường xuyên (sử dụng TK 152, TK 151) và Kiểm kê định kỳ (sử dụng TK 611); quy trình xử lý các trường hợp hàng và hóa đơn cùng về, hàng về chưa có hóa đơn (dùng giá tạm tính và các phương pháp sửa sổ), hóa đơn về nhưng hàng chưa về.
  • Trình bày cơ sở lý luận về việc lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu theo Chuẩn mực kế toán số 02 (đoạn 25) khi giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, cùng ý nghĩa của thông tin kế toán vật tư đối với công tác quản trị và báo cáo tài chính.

Chương 3: Tổng quan về Công ty TNHH TM & SX Quỳnh Phúc

Chương này giới thiệu chi tiết về lịch sử hình thành, tư cách pháp nhân, cơ cấu tổ chức và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị thực tập:

  • Thông tin doanh nghiệp:
    • Tên đơn vị: Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Quỳnh Phúc.
    • Ngày cấp phép: 21/12/2006; Ngày bắt đầu hoạt động: 01/01/2007.
    • Địa chỉ trụ sở: Số 02, đường ĐX 68, tổ 49, khu 6, Phường Định Hòa, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương.
    • Vốn điều lệ: 20 tỷ đồng (100% vốn kinh tế tư nhân, loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên ngoài quốc doanh).
    • Phân loại ngân sách: Cấp chương (3 - 754) Kinh tế hỗn hợp ngoài quốc doanh; Loại khoản (160 - 161) Xây dựng nhà các loại.
    • Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Văn Trí.
    • Ngành nghề kinh doanh chính: Xây dựng nhà các loại, thi công công trình dân dụng, nhà xưởng công nghiệp, sản xuất cơ khí, sản xuất thép và khung kèo tiền chế cho ngành xây dựng trên địa bàn tỉnh Bình Dương.
    • Tiền thân: Cơ sở sản xuất cơ khí và đội thi công công trình hoạt động từ giai đoạn 1995 – 2005 trước khi thành lập công ty pháp nhân vào cuối năm 2006.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị: Gồm Ban Giám đốc (Giám đốc phụ trách chung, ký kết hợp đồng, nhân sự; Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật, biện pháp và chất lượng thi công tại công trường) và 3 phòng chức năng: Phòng Kỹ thuật, Phòng Hành chính, Phòng Tài chính - Kế toán.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Đứng đầu là Kế toán trưởng, phụ trách các bộ phận trực thuộc gồm: Phòng Tài vụ (tập hợp chi phí, tính giá thành công trình, kiêm kế toán tiền lương), Kế toán tiền (theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng), Kế toán kho (trực tiếp theo dõi nhập - xuất vật tư, lập thẻ kho và chứng từ) và Thủ quỹ (quản lý quỹ tiền mặt).
  • Đánh giá hoạt động và khó khăn nội tại của doanh nghiệp:
    • Thuận lợi: Đội ngũ kỹ sư, công nhân có kinh nghiệm thi công nhiều loại địa hình; trang thiết bị, máy móc cơ giới đa dạng phục vụ thi công.
    • Khó khăn: Hiệu quả sử dụng vốn còn thấp; năng lực quản lý kinh tế của cán bộ quản lý còn hạn chế do xuất thân chuyên môn kỹ thuật xây dựng; ý thức bảo quản thiết bị của công nhân chưa cao; vốn cấp cho các phương án thi công chưa kịp thời; thủ tục phê duyệt bảo dưỡng, sửa chữa máy móc qua các phòng ban còn chậm trễ; phụ tùng thay thế chính hãng có giá thành cao hoặc khan hiếm trên thị trường.

Chương 4: Thực trạng công tác kế toán NVL tại Công ty TNHH TM & SX Quỳnh Phúc

Chương 4 phản ánh thực tế quy trình hạch toán kế toán tại công ty qua số liệu tháng 05/2017:

  • Phân tích trình tự ghi sổ kế toán đang được áp dụng tại đơn vị.
  • Làm rõ đặc điểm cơ cấu nguyên vật liệu phục vụ thi công xây lắp và sản xuất kết cấu thép tại Công ty Quỳnh Phúc.
  • Quy trình tính giá nguyên vật liệu đầu vào và phương pháp tính giá thực tế xuất kho phục vụ từng công trình xây dựng.
  • Trình bày cụ thể quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho (hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho), chứng từ xuất kho (phiếu xin lĩnh vật tư, phiếu xuất kho phục vụ công trường), cách ghi chép của thủ kho trên Thẻ kho và sự phối hợp xử lý số liệu giữa kế toán kho với phòng tài vụ.
  • Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc tăng, giảm nguyên vật liệu tại đơn vị.

Chương 5: Nhận xét và kiến nghị công ty

Chương cuối cùng tổng kết và đưa ra các đánh giá chuyên môn:

  • Nhận xét tổng quát: Đánh giá tình hình tổ chức sản xuất kinh doanh, sự nỗ lực duy trì việc làm cho người lao động và quy trình điều hành của bộ máy quản lý.
  • Nhận xét công tác kế toán: Chỉ ra những mặt làm được trong việc tuân thủ chế độ kế toán và những tồn tại trong khâu lập chứng từ, luân chuyển hồ sơ, kiểm soát hao hụt vật tư tại công trường.
  • Kiến nghị: Đề xuất giải pháp hoàn thiện hạch toán chi tiết NVL, rút ngắn thời gian xử lý thủ tục sửa chữa máy móc, tăng cường quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu, nâng cao trình độ quản lý kinh tế cho cán bộ điều hành và định hướng tập trung mở rộng năng lực thi công công trình cầu đường làm mũi nhọn kinh doanh.

Kết quả và đóng góp

  • Hệ thống hóa quy trình nghiệp vụ: Khóa luận làm rõ bức tranh tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp tư nhân ngành xây dựng với quy mô vốn điều lệ 20 tỷ đồng, hoạt động theo mô hình hạch toán hàng tồn kho bằng phương pháp kê khai thường xuyên theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Phản ánh trung thực dữ liệu thực tế: Khóa luận cung cấp các thông tin hành chính, số hiệu tài khoản ngân hàng, mã chương loại khoản ngân sách (Chương 3-754, Loại khoản 160-161), cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và phòng kế toán tại Công ty Quỳnh Phúc.
  • Nhận diện các điểm nghẽn quản trị: Tác giả đã chỉ ra 6 khó khăn thực tế mà doanh nghiệp đang gặp phải về hiệu quả sử dụng vốn, trình độ quản trị kinh tế của cán bộ kỹ thuật, thủ tục hành chính nội bộ trong phê duyệt bảo trì và biến động giá phụ tùng thay thế.
  • Đóng góp về mặt giải pháp: Đề xuất các định hướng cụ thể giúp doanh nghiệp củng cố khâu kiểm soát nội bộ vật tư, hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ giữa công trường - kho - phòng kế toán, đồng thời định hướng nâng cao năng lực thi công cầu đường nhằm gia tăng hiệu quả kinh doanh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của khóa luận:
    • Phạm vi dữ liệu chỉ giới hạn trong 01 tháng (tháng 05/2017), chưa phản ánh được sự biến động nguyên vật liệu theo chu kỳ thi công trọn vẹn của các công trình xây dựng vốn thường kéo dài qua nhiều quý hoặc nhiều năm tài chính.
    • Nội dung nghiên cứu tập trung chủ yếu vào phần hành kế toán kho và kế toán nguyên vật liệu, chưa đi sâu phân tích mối quan hệ tương hỗ với các phần hành kế toán chi phí sản xuất (TK 621, 622, 627) và tính giá thành sản phẩm xây lắp (TK 154).
  • Hướng mở rộng nghiên cứu:
    • Mở rộng khảo sát chu kỳ hạch toán vật tư trong cả năm tài chính để đánh giá đầy đủ công tác kiểm kê định kỳ và xử lý chênh lệch kiểm kê thừa/thiếu cuối năm.
    • Nghiên cứu ứng dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng để tự động hóa quy trình luân chuyển chứng từ giữa các đội thi công xây dựng tại công trường và bộ phận kế toán trung tâm.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán, Kế toán tài chính: Sử dụng làm tài liệu tham khảo về phương pháp xây dựng khung lý thuyết kế toán nguyên vật liệu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, cách thức phân loại vật tư và sơ đồ hóa các bút toán hạch toán hàng tồn kho.
  • Người nghiên cứu về kế toán doanh nghiệp xây lắp: Tham khảo mô hình tổ chức bộ máy kế toán tinh gọn (Kế toán trưởng, Phòng tài vụ, Kế toán tiền, Kế toán kho, Thủ quỹ) và quy trình luân chuyển chứng từ nguyên vật liệu đặc thù tại các doanh nghiệp thi công xây dựng dân dụng và sản xuất kết cấu thép.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH TM & SX Quỳnh Phúc hoạt động trong lĩnh vực gì và có quy mô vốn điều lệ là bao nhiêu?
Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nhà các loại, thi công công trình dân dụng, nhà xưởng công nghiệp, sản xuất cơ khí, sản xuất thép và khung kèo tiền chế cho ngành xây dựng tại tỉnh Bình Dương. Vốn điều lệ của công ty là 20 tỷ đồng, thuộc loại hình kinh tế tư nhân (Công ty TNHH 2 thành viên trở lên ngoài quốc doanh).

2. Khóa luận căn cứ vào văn bản pháp lý và chuẩn mực kế toán nào để xây dựng cơ sở lý thuyết?
Khóa luận căn cứ vào Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính (đặc biệt là Điều 23 quy định về nguyên tắc kế toán hàng tồn kho và Điều 69 về tỷ giá hối đoái) cùng Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) – "Hàng tồn kho" (đoạn 25 về nguyên tắc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho).

3. Cơ cấu bộ máy kế toán tại Công ty Quỳnh Phúc được phân công như thế nào?
Bộ máy kế toán của công ty gồm: Kế toán trưởng phụ trách chung; Phòng tài vụ (chịu trách nhiệm tập hợp chi phí, tính giá thành và kiêm nhiệm kế toán tiền lương); Kế toán tiền (theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng); Kế toán kho (trực tiếp theo dõi nhập - xuất nguyên vật liệu vào từng công trình, lập thẻ kho và chứng từ vật tư); Thủ quỹ (quản lý quỹ tiền mặt và thu - chi hàng ngày).

4. Những khó khăn lớn nhất trong hoạt động và quản trị tại Công ty Quỳnh Phúc được nêu trong khóa luận là gì?
Các khó khăn chính gồm: Hiệu quả sử dụng vốn còn thấp; đội ngũ cán bộ quản lý có chuyên môn sâu về kỹ thuật xây dựng nhưng năng lực quản lý kinh tế chưa cao; ý thức bảo quản máy móc thiết bị của công nhân chưa tốt; vốn cấp cho các phương án thi công chưa kịp thời; thủ tục trình duyệt bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị qua các phòng ban còn chậm; phụ tùng thay thế chính hãng đắt đỏ hoặc khan hiếm trên thị trường.

5. Cơ sở lý luận trong đề tài trình bày những phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu nào?
Đề tài trình bày chi tiết 3 phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu gồm: Phương pháp thẻ song song, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và Phương pháp sổ số dư, phân tích rõ quy trình ghi chép tại kho của thủ kho và tại phòng kế toán của kế toán viên cho từng phương pháp.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Võ Thị Bích Huyền đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Chuẩn mực kế toán VAS 02. Đề tài phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức bộ máy kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán vật tư tại Công ty TNHH TM & SX Quỳnh Phúc thông qua dữ liệu thực tế thu thập trong tháng 05/2017. Trên cơ sở phân tích những khó khăn nội tại về quản lý kinh tế và hiệu quả sử dụng vốn, công trình đã đề xuất các định hướng thiết thực nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật tư và nâng cao hiệu quả quản trị cho doanh nghiệp.