CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH THỰC HIỆN BỞI ĐƠN VỊ KIỂM TOÁN ĐỘC LẬP. Khái quát về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 1. Khái niệm Chi phí sản xuất kinh doanh là những chi phí gián tiếp, không trực tiếp góp phần tạo ra sản phẩm nhưng có đóng góp quan trọng trong hoạt động vận hành doanh nghiệp. Là các chi phí doanh nghiệp đã bỏ ra có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm) bao gồm: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
*Chi phí bán hàng: “là những khoản chi phí phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,.” được quy định theo khoản 1 Điều 91 Thông tư 200/2014/TT-BTC. Theo khoản 2 điều 91 Thông tư 200/2014/TT-BTC thì nội dung chi phí bán hàng gồm: - “Chi phí nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hoá,. bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp,. - Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,.
dùng cho bộ phận bán hàng. 6 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,. - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng. - Chi phí bảo hành sản phẩm: Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá.
Riêng chi phí sửa chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở TK 627 “Chi phí sản xuất chung” mà không phản ánh ở TK này. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi bán, tiền trả hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu,. - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng. Theo khoản 1 Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về chi phí quản lý doanh nghiệp như sau: *Chi phí quản lý doanh nghiệp: “là các khoản chi phí phát sinh liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng cho bất kỳ một hoạt động nào.
Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm tiền lương thưởng, phúc lợi cho Ban Giám đốc, nhân viên quản lý, khấu hao nhà xưởng, phương tiện vận tải, đồ dùng bộ phận văn phòng và cho các cá nhân thuộc bộ phận quản lý, thuế đất, các chi phí văn phòng, chi phí quản lý hành chính và các chi phí khác.” - “Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp. 7 - Chi phí vật liệu quản lý: Phản ứng chi phí sản xuất vật liệu dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng sản phẩm. vật liệu sử dụng để sửa chữa tài sản cố định, công cụ, dụng cụ,. - Chi phí đồ dùng văn phòng: Trả lời chi phí công cụ, sử dụng văn bản trong phòng để quản lý công việc (có giá thuế hoặc không có giá trị gia tăng thuế).
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ứng chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận chuyển tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,. - Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,. và các khoản phí, lệ phí khác. - Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,. (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ. - Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,. Vai trò của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Để góp phần cho sự thành công của doanh nghiệp cần sự kết hợp chặt chẽ, nhịp nhàng của nhiều bộ phận khác nhau.
Một trong số những bộ phận cốt lõi, quan trọng trong công ty là bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp. Doanh nghiệp được thành lập với đa phần mục đích là kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ. Do vậy, bộ phận bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm tìm kiếm, tiếp cận và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Đây là bộ phận trực tiếp tạo ra doanh thu, và xây dựng thương 8 hiệu.
Ngoài ra, bộ phận bán hàng còn thu thập thông tin thị trường, phản hồi từ khách hàng để hỗ trợ cải thiện sản phẩm và chiến lược kinh doanh. Chi phí quản lý doanh nghiệp có vai trò điều hành và quản lý chung. Bên cạnh đó, bộ phận này còn giúp thúc đẩy quá trình sản xuất, hoạt động, kiểm soát chi phí này giúp tối ưu hóa lợi nhuận và nâng cao hiệu quả hoạt động. Vì vậy, chi phí để hoạt động cho hai bộ phận này là tất yếu với các doanh nghiệp.
Hai khoản chi phí này thường chiếm phần khá lớn trên tổng chi phí, do đó sẽ có ánh hưởng đáng kể đến việc đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, số thuế phải nộp trên BCKQHĐKD, CPBH, CPQLDN, từ đó gây ảnh hưởng đến lợi nhuận trước thuế, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, lợi nhuận sau thuế doanh nghiệp, các chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động, định hướng của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc ghi nhận phát sinh hai khoản chi phí này còn ảnh hưởng đến các khoản mục trên Bảng cân đối kế toán như chi phí khấu hao, chi phí trả trước, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước… Chính vì vậy, nên việc phân bổ, xác định chi phí hợp lý, đầy đủ là vô cùng quan trọng Không chỉ mang tính ảnh hưởng nội tại doanh nghiệp, với ngân sách Nhà nước, chỉ tiêu chi phí là một trong những cơ sở để xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp, do đó đơn vị phải luôn có sự theo dõi chặt chẽ, ghi nhận đầy đủ, tuân thủ theo đúng quy định. Điều này còn đòi hỏi các kiểm toán viên phải thận trọng khi kiểm toán các phần hành này. Đặc điểm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ảnh hưởng đến kiểm toán BCTC Chi phí bán hàng có đặc điểm tính biến động, dễ bị tác động bởi chiến lược kinh doanh, có thể chiếm tỷ trọng lớn trong xác định kết quả kinh doanh và liên quan đến chỉ tiêu khác ở BCTC doanh nghiệp.
Vì vậy, cả người ghi nhận và kiểm toán viên đều cần phải đảm bảo năng lực chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp để tránh sự gian lận hoặc ghi nhận sai lệch. Bên cạnh đó, chứng từ của chỉ tiêu này cũng nhiều và phức tạp do có liên quan đến bên ngoài như: vận chuyển, bốc dỡ, quảng cáo, tiền hoa hồng… Điều này đòi hỏi kiểm toán viên phải kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ các hợp đồng, hóa đơn liên quan, đảm bảo ghi nhận đúng kỳ kế toán 9 Với chi phí quản lý doanh nghiệp thường có tính ổn định cao, ít biến động. Tuy nhiên, trong chi phí này sẽ bao gồm rất nhiều khoản chi phí nhỏ khác cấu thành, liên quan đến nhiều phần hành khác. Do đó, rất dễ phát sinh chi phí không hợp lý, các loại chi phí được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế và có thể bị phân bổ chưa hợp lý.
Vì khoản mục này thường lớn và phức tạp, do đó kiểm toán viên với thời gian ngắn không thể kiểm tra hết 100% phát sinh mà phải tiến hành chọn mẫu. Ngoài chạy mẫu trên bảng tính, kiểm toán viên cần phải dựa vào xét đoán nghề nghiệp, kinh nghiệm làm nghề để chọn ra những mẫu có thể có nguy cơ rủi ro. Dựa vào số mẫu để đưa ra nhận định của tổng thể nên có thể sẽ vẫn có những rủi ro, gian lận tiềm ẩn mà kiểm toán viên không phát hiện được, hoặc do bên doanh nghiệp cố tình và chủ động trong việc làm giả hồ sơ, cố ý che dấu gian lận, sai sót. Sự biến động của hai khoản mục này có tính chất lan tỏa đến BCTC doanh nghiệp như: chi phí khấu hao TSCĐ, lợi nhuận chưa phân phối, tiền lương nhân viên…từ đó ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và nguồn thu ngân sách.