Khóa luận: Xây dựng module quản lý đơn hàng đang giao tại Giao Hàng Tiết Kiệm

Khóa luận tốt nghiệp chi tiết về phát triển module quản lý đơn hàng cho Giao Hàng Tiết Kiệm. Tổng quan quy trình, phân tích và thiết kế hệ thống.

• Tác giả: Phạm Thị Trang
• Người hướng dẫn: TS. Bùi Thị Hồng Nhung
• Trường học: Học viện Ngân Hàng
• Chuyên ngành: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý
• Đề tài: Phát Triển Module Quản Lý Đơn Hàng Đang Giao Tại Công Ty Cổ Phần Giao Hàng Tiết Kiệm
• Loại tài liệu: Khóa Luận Tốt Nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Giới thiệu về Khóa Luận Module Quản Lý Đơn Hàng Giao Hàng Tiết Kiệm

Khóa luận module quản lý đơn hàng là một nghiên cứu học thuật được thực hiện tại Học viện Ngân hàng, Khoa Hệ Thống Thông Tin Quản Lý. Đề tài này tập trung vào phát triển module quản lý đơn hàng đang giao cho Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm, một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực logistics và giao hàng tại Việt Nam. Nghiên cứu được tiến hành bởi sinh viên Phạm Thị Trang dưới sự hướng dẫn của TS. Bùi Thị Hồng Nhung, hoàn thành vào tháng 5 năm 2022. Mục tiêu chính của khóa luận là xây dựng một giải pháp công nghệ thông tin hiệu quả, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý các đơn hàng trong giai đoạn giao vận, nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.

1.1. Bối cảnh và ý nghĩa của đề tài

Trong bối cảnh ngành logistics phát triển nhanh chóng, quản lý đơn hàng trở thành yếu tố quyết định sự thành công của các công ty giao hàng. Khóa luận này giải quyết những thách thức trong quản lý đơn hàng đang giao, bao gồm cập nhật trạng thái, liên lạc khách hàng, xử lý các sự cố và báo cáo hiệu suất. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài nằm ở khả năng ứng dụng trực tiếp vào hoạt động kinh doanh thực tế.

1.2. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu tập trung vào phát triển module quản lý đơn hàng tại Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm. Đối tượng chính là các nhân viên giao hàng, bộ phận quản lý đơn hàng và khách hàng sử dụng dịch vụ. Phạm vi bao gồm các chức năng như cập nhật trạng thái, xử lý thông tin khách hàng, liên lạc nội bộ và báo cáo sự cố.

II. Phân Tích Hệ Thống và Các Chức Năng Chính

Phân tích hệ thống là bước quan trọng trong quá trình phát triển module quản lý đơn hàng. Khóa luận sử dụng các công cụ UML như biểu đồ ca sử dụng, biểu đồ tuần tự để mô tả các quy trình nghiệp vụ. Các chức năng chính được phân tích bao gồm: cập nhật trạng thái Hoàn thành đơn hàng, Yêu cầu check khách, Liên lạc với khách hàng/shop, Sắp xếp đơn hàng, Thêm tag thông tin, Thêm ghi chú nội bộ, Xem chi tiết đơn hàng, Thông báo quá cân, Báo xấu shop, Report hàng cấm, Báo xấu người nhận, Report vỡ hỏng, Liên lạc nội bộ và Tìm kiếm đơn hàng. Mỗi chức năng được mô tả chi tiết thông qua kịch bản ca sử dụng và sơ đồ tương tác.

2.1. Biểu đồ ca sử dụng quy trình quản lý đơn hàng

Biểu đồ ca sử dụng là công cụ trực quan giúp hiểu rõ các chức năng quản lý đơn hàng đang giao. Nó thể hiện mối quan hệ giữa các tác nhân (nhân viên, khách hàng) và các ca sử dụng (các tính năng chính). Sơ đồ này cung cấp cái nhìn tổng quát về toàn bộ quy trình, từ việc tiếp nhận đơn hàng đến khi hoàn thành giao dịch.

2.2. Các kịch bản ca sử dụng chính

Khóa luận mô tả chi tiết các kịch bản ca sử dụng cho từng chức năng. Ví dụ, chức năng cập nhật trạng thái Hoàn thành đơn hàng bao gồm các bước: đăng nhập, tìm đơn hàng, xác nhận giao thành công, cập nhật dữ liệu. Các kịch bản này giúp lập trình viên hiểu rõ yêu cầu từng tính năng.

III. Thiết Kế Giao Diện và Cơ Sở Dữ Liệu

Thiết kế giao diện của module quản lý đơn hàng được xây dựng theo nguyên tắc thân thiện với người dùng và tối ưu hóa trải nghiệm. Khóa luận trình bày chi tiết về các thực thể tham gia vào hệ thống như đơn hàng, khách hàng, shop, nhân viên giao hàng. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý sử dụng mô hình quan hệ, với sơ đồ thực thể liên kết (ERD) mô tả các bảng dữ liệu và mối quan hệ giữa chúng. Các giao diện chính được thiết kế để hỗ trợ các chức năng như Hoàn thành đơn hàng, Yêu cầu check khách và nhiều tính năng khác. Mỗi giao diện được tối ưu hóa để đảm bảo tính dễ sử dụng và hiệu suất cao.

3.1. Sơ đồ thực thể liên kết ERD

Sơ đồ ERD là nền tảng của thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý đơn hàng. Nó thể hiện các bảng chính như Orders, Customers, Shops, Delivery_Staff và các mối quan hệ giữa chúng. Sơ đồ này đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu và hỗ trợ các truy vấn phức tạp.

3.2. Giao diện người dùng

Giao diện hệ thống được thiết kế với bố cục logic, cung cấp truy cập nhanh chóng đến các chức năng quản lý đơn hàng chính. Giao diện Hoàn thành đơn hàng cho phép nhân viên cập nhật trạng thái và xác nhận giao hàng thành công. Các tab, nút và biểu mẫu được bố trí hợp lý để tối ưu hóa quy trình làm việc.

IV. Kiểm Thử và Ứng Dụng Thực Tiễn

Kiểm thử hệ thống là giai đoạn quan trọng để đảm bảo chất lượng của module quản lý đơn hàng. Khóa luận trình bày chi tiết các kịch bản kiểm thử cho từng chức năng, bao gồm kiểm thử chức năng (functional testing), kiểm thử hiệu suất (performance testing) và kiểm thử bảo mật (security testing). Các kịch bản kiểm thử chức năng cập nhật trạng thái xác minh rằng hệ thống chính xác ghi nhận các thay đổi trạng thái đơn hàng. Kết quả kiểm thử cho thấy hệ thống hoạt động ổn định, đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ. Ứng dụng thực tiễn tại Giao Hàng Tiết Kiệm chứng minh hiệu quả của module trong nâng cao hiệu suất quản lý đơn hàng.

4.1. Kế hoạch và thực hiện kiểm thử

Kiểm thử hệ thống được tiến hành theo kế hoạch chi tiết, đảm bảo bao phủ toàn bộ chức năng quản lý đơn hàng. Mỗi kịch bản kiểm thử bao gồm điều kiện tiên quyết, các bước thực hiện, dữ liệu đầu vào và kết quả mong đợi. Quá trình kiểm thử phát hiện và khắc phục các lỗi trước khi triển khai.

4.2. Kết quả và khuyến nghị

Kết quả kiểm thử chứng minh module quản lý đơn hàng đáp ứng các yêu cầu được xác định. Hệ thống xử lý chính xác các giao dịch, cập nhật trạng thái nhanh chóng và cung cấp báo cáo chi tiết. Khóa luận đưa ra các khuyến nghị để cải thiện hơn nữa hiệu suất và thêm các tính năng mới trong tương lai.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 1.1 Giới thiệu đơn vị thực tập Công ty Cổ phần Giao hàng tiết kiệm (GHTK) là một đơn vị vận chuyển hàng hóa chuyên nghiệp trong lĩnh vực thương mại điện tử.Công ty được thành lập vào năm 2013, chuyên cung cấp dịch vụ giao hàng và thu tiền tận nơi dành cho các shop hay doanh nghiệp kinh doanh buôn bán trực tuyến. Giá trị cốt lõi của Giao hàng tiết kiệm: - Fast (nhanh): Đây là giá trị cốt lõi mà tập thể GHTK đang nỗ lực từng ngày với mong muốn đem lại những trải nghiệm tốt nhất dành cho khách hàng, “nhanh” ở đây có nghĩa là hàng hóa luôn luôn được luân chuyển, nó còn là quá trình cải thiện năng suất làm việc trên từng nhân viên, là tự động hóa quy trình giao hàng trên các thiết bị công nghệ. - Flexible (linh hoạt): GHTK luôn tin rằng đây chính là một lợi thế cạnh tranh, giúp GHTK trở nên khác biệt so với các đơn vị vận chuyển khác. Tại GHTK tập thể nhân viên luôn tập trung tối đa trong việc xây dựng nền tảng công nghệ một cách tối ưu nhất để các shop hay doanh nghiệp có thể phục vụ khách hàng linh hoạt.

- Friendly (thân thiện): Là giá trị tất yếu khi hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ. Nhân viên GHTK luôn nỗ lực đem lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng từ việc giao, nhận hàng hóa, hỗ trợ người dùng cho đến xử lý các vấn đề phát sinh. Không riêng với tập thể nhân viên mà hệ thống công nghệ cũng như quy trình vận hành của công ty luôn hướng đến sự đơn giản hóa đem đến sự thân thiện, dễ hiểu nhất cho người dùng.2 Cơ cấu tổ chức Hình 1. 1: Các bộ phận tại Giaohangtietkiem 3 - Vận hành: Hướng dẫn, triển khai cách thức hoạt động đến người dùng - Công nghệ: Phát triển, sáng tạo và thực hiện cải tiến công nghệ thông tin bao gồm app cho nhân viên giao - nhận hàng, app nội bộ vận hành… - Phát triển & sáng tạo: Theo dõi và nghiên cứu quy trình vận hành để đề ra và triển khai các kế hoạch nâng cao, tối ưu chất lượng vận hành.

- Kinh doanh: Tìm kiếm và tư vấn dịch vụ cho các KH tiềm năng, chăm sóc và phát triển mối quan hệ với khách hàng qua app, điện thoại, email, SMS …. tiếp thu những ý kiến, nhu cầu của khách hàng; từ đó phối hợp chặt chẽ cùng team vận hành tỉnh để nâng cao chất lượng dịch vụ, đem lại sự hài lòng của khách hàng. - Chăm sóc khách hàng: Xử lý khiếu nại, sự vụ của khách hàng, các shop. - CSKH Marketplace: Xử lý khiếu nại, sự vụ của các đơn liên quan đến các sàn thương mại điện tử (Shopee, Vatgia,.

- Kế toán lương: Phụ trách vấn đề lương và thuế thu nhập cá nhân của nhân viên, giám sát và thực hiện việc đối soát dữ liệu và thanh toán các dịch vụ của GHTK với khách hàng, theo dõi tiền mặt thu chi tại kho và các khoản bồi hoàn, làm các công việc liên quan đến thuế, quyết toán thuế - Khác: các bộ phận như tuyển dung, pháp chế, văn hóa truyền thông 1.3 Tổng quan chức năng toàn hệ thống “Drivers&X” là một ứng dụng dành cho cả nhân viên văn phòng và nhân viên giao hàng. Ứng dụng được thiết kế dựa trên 03 (ba) nhóm thông tin chính như sau: 1.1 Thông tin hành chính nhân sự và quản lý tài khoản Chức năng này được chia thành các phần chi tiết để COD thuận lợi trong việc tra cứu và nắm bắt thông tin kịp thời, cụ thể gồm 4 phần chính: Thông báo – Chấm công – Hồ sơ nhân viên – SOS nội bộ. - Thông báo: Tính chất công việc của các COD không thường trực tại nơi làm việc mà thường xuyên phải di chuyển ngoài đường hàng ngày nên họ có thể bỏ lỡ các thông tin quan trọng của Công ty. Màn hình Thông báo được thiết kế như 4 một công cụ cập nhập tin tức, thông báo và các tài liệu đào tạo – lương – chính sách của Công ty.

- Chấm công: Hệ thống đội ngũ nhân viên COD của GHTK có số lượng khổng lồ lên đến hơn 10.000 nhân viên và thay đổi nhân sự liên tục, dẫn đến việc theo dõi công làm việc hàng ngày trở thành một vấn đề nan giải đối với bộ phận Hành chính – Nhân sự của Công ty. Vậy nên, chức năng Chấm công được tạo ra với mục đích ghi nhận các ngày công làm việc của toàn bộ COD trong Công ty. - Hồ sơ nhân viên: gồm các thông tin cá nhân và loại hình làm việc của COD. Nếu có sai sót về thông tin cá nhân của mình, COD có thể báo ngay với trưởng bộ phận hoặc phòng Hành chính – Nhân sự để được hỗ trợ sửa lại thông tin.

- SOS nội bộ: là kênh giao tiếp, đề xuất các nhu cầu, mong muốn và thắc mắc của COD về tất cả các vấn đề lương, thưởng, đóng thuế, bảo bảo hiểm xã hội, đồng phục, thiết bị hỗ trợ công việc việc,…và sẽ được chính các quản lý bộ phận của COD trả lời và giải quyết hàng ngày. - Lịch sử công việc: Các thông tin lịch sử làm việc được mô tả chi tiết trên màn hình lịch sử công việc,bao gồm cách tính lương, các chỉ số hiệu suất công việc của COD, thưởng/phạt và lương tạm tính, số tiền bồi hoàn, cảnh báo các lỗi sai phạm được tổng theo từng tuần và tháng.2 Thông tin nghiệp vụ của COD Bộ phận COD đảm nhiệm các công việc lấy hàng tại các shop, giao hàng cho khách hàng và trả hàng cho shop (với các đơn không giao được phải hoàn về cho shop), và mỗi nghiệp vụ sẽ được thao tác trên các màn hình Chờ lấy hàng – Lấy hàng - Nhập kho và tạo bao nhanh – Chờ giao hàng – Giao hàng - Chờ trả hàng - Trả hàng. - Chờ lấy hàng: Bao gồm các đơn chưa được chỉ định đích danh COD nào lấy hàng. COD vào màn hình Chờ lấy hàng và chọn các đơn hàng mình muốn lấy, sau đó bấm xác nhận thì đơn hàng nhảy sang màn lấy hàng.

- Lấy hàng: Bao gồm các đơn hàng COD đang đi lấy. Các đơn hàng được nhóm theo từng shop. Trên màn hình này COD có thể thao tác Xác nhận lấy hàng 5 (đơn hàng sẽ nhảy sang tab H.thành) – Hoãn lấy hàng (đơn hàng nhảy sang tab Delay) – Hủy lấy hàng (đơn hàng sẽ nhảy sang tab Hủy). Các trạng thái lấy hàng sẽ được báo về APP của shop để shop nắm thông tin.

- Nhập kho và tạo bao nhanh: COD sau khi lấy hàng sẽ phải mang về kho để nhập kho và phân loại hàng hóa, sao đó quét các đơn hàng vào từng bao để chuyển đến nơi giao. - Chờ giao hàng: Bao gồm danh sách các đơn hàng đã được nhập kho và khách hàng cùng giỏ với COD giao. COD giao sẽ thao tác lấy đơn hàng và sắp xếp tuyến giao thuận tiện trong quá trình đi giao của mình. - Quản lý các đơn hàng đang giao: Sau khi được nhân viên bưu cục đẩy đơn vào app, COD giao sẽ thao tác cập nhật trạng thái đơn khi giao hoàn thành, giao một phần, delay hoặc huỷ không giao được hàng.

- Chờ trả hàng: Bao gồm những đơn hàng COD giao cho khách có trạng thái delay 3 lần hoặc trạng thái huỷ giao hàng. COD trả sẽ thao tác lấy đơn hàng và sắp xếp các đơn hàng trả theo tuyến mình chọn. - Trả hàng: Bao gồm những đơn hàng COD mang đi trả đến Shop, danh sách đơn hàng trả sẽ được nhóm theo từng Shop. Trên màn hình COD sẽ thao tác trả hàng thành công hoặc thao tác delay trả hàng với một lý do cụ thể.3 Quản lý hiệu suất công việc Các thông tin liên quan được mô tả chi tiết trên màn hình lịch sử công việc, bao gồm cách tính lương, các chỉ số hiệu suất công việc của COD, thưởng/phạt và lương tạm tính theo từng tuần và tháng.4 Tìm hiểu bài toán Trong phạm vi phân tích, khóa luận quan tâm tới nghiệp vụ quản lý đơn hàng đang giao.

Sau khi được nhân viên bưu cục quản đẩy đơn vào app, COD sẽ tiến hành giao các đơn hiển thị trên màn hình Đang giao. Mỗi đơn hàng đều có đẩy đủ các thông tin cơ bản như: tên shop, số điện thoại của shop, tên khách hàng, số điện thoại của khách hàng, địa chỉ của khách hàng, tổng số tiền thu hộ. Dựa vào các thông tin này để đem hàng đi giao cho khách. Sau khi giao hàng thành công hoặc 6 không giao được hàng thì COD đều phải cập nhật trạng thái cho đơn hàng.

Trong quá trình giao hàng, COD có thể quản lý các đơn hàng đang giao theo nguyên tắc: - Tìm kiếm đơn hàng: Cho phép tìm kiếm đơn hàng muốn thao tác Hình 1. 2: Biểu đồ hoạt động chức năng Tìm kiếm đơn hàng - Hoàn thành đơn hàng: Sau khi đơn hàng được giao thành công, COD sẽ thao tác cập nhật trạng thái đã hoàn thành Hình 1. 3: Biểu đồ hoạt động chức năng hoàn thành đơn hàng hiện tại - Yêu cầu check khách: Nếu chưa giao được hàng cho khách, COD sẽ cập nhật lý do chưa giao được hàng Hình 1. 4: Biểu đồ hoạt động chức năng Delay giao hàng hiện tại - Liên lạc với khách hàng/shop: Cho phép gọi điện, nhắn tin với khách hàng khi cần thiết 7 Hình 1.

5: Biểu đồ hoạt động chức năng Liên lạc với khách hàng/Shop - Sắp xếp đơn hàng: Sắp xếp lại danh sách đơn hàng Hình 1. 6: Biểu đồ hoạt động chức năng Sắp xếp đơn hàng - Thêm tag thông tin khách hàng: Cập nhật các tag thông tin cho khách hàng Hình 1. 7: Biểu đồ hoạt động chức năng Thêm tag thông tin KH - Thêm ghi chú nội bộ cho đơn hàng: Cập nhật ghi chú cho đơn hàng nếu có Hình 1. 8: Biểu đồ hoạt động chức năng Thêm ghi chú nội bộ cho đơn hàng - Xem chi tiết đơn hàng: Giúp COD có thể xem các thông tin chi tiết của đơn hàng 8 Hình 1.

9: Biểu đồ hoạt động chức năng Thêm ghi chú nội bộ cho đơn hàng - Thông báo quá cân: Cập nhật cân nặng thực tế cho đơn hàng Hình 1. 10: Biểu đồ hoạt động chức năng Thông báo quá cân - Báo xấu shop: Thực hiện báo xấu nếu shop có những hành vi không đúng Hình 1. 11: Biểu đồ hoạt động chức năng Báo xấu shop - Report shopp gửi hàng cấm: Gửi báo cáo nếu shop gửi các loại hàng cấm: vũ khí, chất độc hại,… Hình 1.